Memo auditcie jaarrekening 2022, voorjaarsrapportage 2023, nota reserves en voorzieningen en de kadernota 2024

Memo Audit commissie Van:

Auditcommissie (Kees Tesselaar, Mike Walter, Ben Hoejenbos, Hudson Louis en Jorrit Bakkum)

Aan:

gemeenteraad van Dijk en Waard

Betreft: toelichting en advies auditcommissie inzake jaarstukken 2022, nota reserves & voorzieningen, voorjaarsrapportage 2023, kadernota 2024 Datum: 29 juni 2023

Geachte gemeenteraad van Dijk en Waard, De auditcommissie (verder AUC) wil met dit memo een korte toelichting en een advies geven omtrent de behandeling en verwerking van de jaarstukken 2022 (inclusief conceptaccountantsverklaring), nota reserves & voorzieningen, voorjaarsnota, kadernota 2024 van de gemeente Dijk en Waard op 11 jul 2023 in de gemeenteraad. De AUC heeft op 29 juni 2023 een auditcommissievergadering gehouden waarin wij een toelichting hebben gekregen van de accountant Baker Tilly met betrekking tot de jaarcijfers 2022 en het concept-accountantsverslag. Wij zoomen met deze memo in op: 1) het planning & control proces, 2) de jaarstukken 2022 en accountantsverslag Baker Tilly, 3) nota reserves & voorzieningen, 4) voorjaarsrapportage en kadernota 2024 en 5) Afspraken AUC. 1. Planning & control proces De AUC is niet tevreden over het planning & control proces sinds 1 januari 2022 tot op heden. De AUC is tijdens de cyclus rondom het opleveren van de jaarstukken 2022 door accountant en organisatie onvoldoende meegenomen omtrent de voortgang van dit proces. Wij gaan als AUC met zowel de organisatie als de accountant in september/oktober 2023 in gesprek om dit proces te evalueren en afspraken te maken voor een sterk verbeterd planning & control proces vanaf november 2023. De AUC komt voor de begrotingscyclus in november 2023 met een voorstel aan de raad (spoorboekje).

De AUC signaleert net als de overige stakeholders dat de jaarrekening controle een uitdagend proces was omdat i) het de 1e jaarcontrole is na de fusie van 2 gemeenten en de werkorganisaties, ii) de invoering van een nieuw financieel pakket de nodige problemen opleverde in de aanlevering van informatie aan de accountant, iii) de tijdige en volledige aanlevering van informatie door de organisatie aan de accountant niet altijd goed ging, iv) de communicatie met de nieuwe accountant over het proces stroef verliep. Daar heeft nog een interventie plaatsgevonden door de voorzitter van de auditcommissie, samen met de wethouder, de griffie en de organisatie. De AUC spreekt hierbij zeker haar waardering uit voor de organisatie en de accountant. Zij hebben in een moeizaam proces wel hun werkzaamheden kunnen afronden, zodat de gemeenteraad van Dijk en Waard volgens de AUC op 11 juli 2023 over kan gaan tot besluitvorming. Het proces moet beter, maar het eindresultaat over de jaarstukken 2022 en de bevindingen in het accountantsverslag stemt de AUC tevreden.

2. De jaarstukken 2022 en accountantsverslag Baker Tilly De accountant Baker Tilly heeft het concept-accountantsverslag met de AUC doorgenomen waarbij de accountant naar verwachting een goedkeurende verklaring zal gaan afgeven op 11 juli 2023. De definitieve getekende jaarstukken 2023 volgen digitaal op 11 juli 2023. De AUC is inhoudelijk overwegend positief over de jaarstukken 2022 en de bevindingen in het accountantsverslag van Baker Tilly. De rechtmatig- en getrouwheid is vastgesteld. Een goedkeurende verklaring volgt. De jaarstukken voldoen aan de actuele voorschriften en de BBV richtlijnen. De financiële rechtmatigheidscontrole heeft geleid tot 2 aanbestedingsfouten hetgeen in vergelijking met andere gemeenten een goede score is. Het resultaat 2022 is met EUR 21,8 miljoen goed en onze solvabiliteitspositie is met 35% uitstekend. De AUC is kritischer over de planning en control cyclus rondom de jaarrekening inclusief aanlevering van de definitieve jaarrekening op 6 juli 2023. De AUC heeft de accountant en de organisatie ook gevraagd een was-wordt lijst te maken voor de laatste aanpassingen die gedaan worden aan de jaarrekening n.a.v. de laatste werkzaamheden van de accountant. Dit heeft geen invloed op het rekeningresultaat en leidt tot kleine wijzigingen in de balans. De AUC is ook kritisch over de onzekerheden in het Sociaal Domein inzake de kosten jeugdwet en de Wmo.

De organisatie geeft aan dat er aandachtspunten zijn en dat hiervoor meer interne beheersmaatregelen komen. De organisatie gaat daarop investeren. De AUC acht deze onzekerheid fors, maar weegt deze wel als acceptabel. Wethouder Ruiten heeft aangegeven aan de slag te gaan met de aandachtspunten die de accountant heeft geconstateerd in het concept-accountantsverslag. De AUC heeft ook artikel 197 en 200 (zie bijlage) van de gemeentewet gewogen waarbij wij vaststellen dat de concept jaarstukken 2022 op 9 juni 2023 zijn aangeleverd waardoor de raad hier kennis van heeft kunnen nemen. Vervolgens stellen wij vast dat de concept-accountsverklaring 2022 op donderdag 29 juni 2023 is gepubliceerd. Dit schuurt enigszins met artikel 197 van de gemeentewet. De AUC adviseert met klem om de besluitvorming rondom de jaarstukken 2022 af te ronden op 11 juli 2023 omdat i) artikel 200 een strekking heeft van een fatale termijn met betrekking tot het aanleveren van de jaarstukken richting de provincie Noord Holland voor 15 juli 2023, ii) artikel 197 een strekking heeft van een ordemaatregel om te komen tot besluitvorming en iii) de organisatie in ontwikkeling is waarbij de organisatie met veel energie aan de slag is om het beter te gaan doen.

De AUC vindt dat de gemeenteraad op basis van de verkregen stukken: concept jaarcijfers 2022 op 9 juni 2023, concept-accountantsverslag op 29 juni 2023, de ongetekende definitieve jaarstukken 2022 op 6 juli 2023 inclusief een was/wordt-lijst en het definitieve ongetekende accountantsverslag op 4 juli 2023 zorgvuldig haar besluitvorming op 11 juli 2023 kan doen. 3. Nota reserves & voorzieningen De AUC adviseert de organisatie op basis van de nota reserves & voorzieningen om voor de begrotingscyclus in november 2023 naast volledig inzicht te geven in de reserves ook volledig inzicht te geven in de voorzieningen waarbij de organisatie de grondslag van de voorziening benoemt en een inzicht geeft in de financiële mutaties. De AUC adviseert dit op te nemen in de Bestuurlijke Termijn Agenda. Ook constateert de AUC dat er een discussie nodig is met de raad over de reserves & voorzieningen. Hoe is dit nu georganiseerd en hoe kan dat beter?

4. Voorjaarsrapportage en kadernota 2024 De AUC adviseert de organisatie om de voorjaarsnota 2024 en kadernota 2025 op een andere wijze op te stellen en te organiseren. De AUC zal na de evaluatie met de accountant en de organisatie in september/oktober 2023 samen met de griffier met een voorstel voor de gemeenteraad komen voor een aangepaste en betere planning & control cyclus vanaf november 2023. Het is van belang dat er een financieel spoorboekje komt voor 2024. 5. Afspraken AUC 1. Er komt een evaluatie met de accountant over het doorlopen van het proces in september/oktober met de organisatie en de wethouder. 2. Er komt een gesprek met de wethouder en de organisatie over de planning & controle-cyclus voor 2024. Er komt een spoorboekje met een strakke planning. Het werk van de accountant moet hierop aansluiten. Het is dan ook van belang om naar de vorm en de omvang van de producten te kijken. Het kan compacter. Ook wordt dan gekeken naar de technische vragenrondes voor de jaarstukken en de kadernota. 3. De AUC gaat de behandeling van de actualisatie nota reserves & voorzieningen voor de gemeenteraad voorbereiden in september/oktober 2023.

Bijlage Gemeentewet (artikel 197 en 200) Artikel 197 1. Het college legt aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. 2. Het college voegt daarbij de verslagen, bedoeld in artikel 213a, tweede lid. 3. De raad legt de in het eerste en tweede lid, alsmede de in artikel 213, derde en vierde lid, bedoelde stukken, wanneer de bespreking daarvan geagendeerd is op de in artikel 19, tweede lid, bedoelde wijze, voor een ieder ter inzage en stelt ze algemeen verkrijgbaar. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling wordt openbaar kennis gegeven. De raad beraadslaagt over de jaarrekening en het jaarverslag niet eerder dan twee weken na de openbare kennisgeving.

Artikel 200 Het college zendt de vastgestelde jaarrekening en het jaarverslag, vergezeld van de overige in artikel 197 bedoelde stukken binnen twee weken na vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli van het jaar, volgend op het begrotingsjaar, aan gedeputeerde staten. Het college voegt daarbij, indien van toepassing, het besluit van de raad over een voorstel voor een indemniteitsbesluit met de reactie, bedoeld in artikel 198, derde lid.