LIS B02a Bijlage 1. Programmaverantwoording RHCA 2021 incl controleverklaring.pdf

Bijlage 9

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

Inleiding en vaststelling

3

1.

5

Jaarverslag 1.1

Programmaverantwoording 1.1.1 Baten en lasten Regionaal Archief 2021

1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8

5 14

Paragrafen

15

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bedrijfsvoering Beleidsindicatoren Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Overzicht Overhead Verbonden partijen Vennootschapsbelasting

15 18 18 18 19 21 21 21

2. Jaarrekening

22

2.1

Balans

23

2.2

Programmarekening

24

2.3

Toelichtingen

25

2.3.1 Grondslagen financiële verslaglegging 2.3.2 Toelichting op de balans 2.3.3 Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen 2.3.4 Gebeurtenissen na balansdatum 2.3.5 Toelichting op de programmarekening 2.3.6 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi-) publieke sector 3.

25 27 31 31 32 36

Controleverklaring

38

Bijlage 1 Gemeentelijke bijdrage per gemeente 2021 Bijlage 2 Overzicht Baten en lasten per taakveld 2021

2

42 43

INLEIDING EN VASTSTELLING

Hierbij bieden wij u de Jaarstukken 2021 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar aan.

Deze verantwoording is opgemaakt conform de richtlijnen die in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn opgenomen. In de jaarrekening is waar nodig per balans- en exploitatie-post een toelichting opgenomen in relatie tot in de Programmabegroting 2021 opgenomen bedragen. Het resultaat a este

i g edraagt € 102.366 voordelig.

Bij het aanbieden van de jaarstukken zullen wij een voorstel doen voor de bestemming van dit resultaat.

Alkmaar, 1 april 2022

Het Dagelijks Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.

3

Vaststelling Conform het gestelde in artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar, zal door het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar in zijn openbare vergadering van 13 juli 2022 de Jaarstukken 2021 worden vastgesteld.

A. Schouten

P.J. Post

Voorzitter

Secretaris-directeur

4

1. Jaarverslag 1.1

Programmaverantwoording Regionaal Archief Wat willen we ereiken?

Het Regionaal Archief (Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) is een gemeenschappelijke regeling die wordt gevormd door 91 gemeenten in Noord-Holland Noord (Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel). Het Regionaal Archief voert de archiefwettelijke taken uit voor de aangesloten gemeenten. De gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst. Naast de archieven van de deelnemers, beheert het Regionaal Archief een groot aantal archieven van particuliere organisaties uit de regio. Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de geschiedenis. Om die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor iedere burger openbaar.

Kerntaken Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar voert voor de aangesloten gemeenten de wettelijke taken uit zoals beschreven in de Archiefwet 1995: • De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers in een goede, geordende en toegankelijke staat te beheren (artikel 30 Archiefwet 1995) en het kosteloos verstrekken van inzage daaruit aan het publiek (artikel 14 Archiefwet 1995); • Het toezicht uitoefenen op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995); Naast deze taken heeft de gemeenschappelijke regeling ook nog de opdracht tot het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op dit gebied (artikel 4 GR RHCA 2018).

Dit komt neer op de volgende taken: - acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer van archivalia, zowel analoog als digitaal; - analoge archivalia in goede staat bewaren, hetgeen goede bewaaromstandigheden vereist in een veilig depot met klimaatbeheersing (een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen); - opslaan van digitaal gevormde archieven in een aan de archiefwet voldoend e-depot; - conserveren en restaureren van de archivalia en collecties; - het in stand houden en ontsluiten van een wetenschappelijke bibliotheek en een topografischhistorische atlas; 1 Voorheen 10 gemeenten, per 2022 zijn Heerhugowaard en Langedijk samengevoegd tot de nieuwe gemeente Dijk en

Waard.

5

- het periodiek uitvoeren van inspecties bij de aangesloten gemeenten op het beheer van het niet overgebrachte archief; - het uitvoeren van controle op tijdige en ordelijke overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archieven; - beschikbaar stellen van informatie, zowel aan bezoekers op de studiezaal als via website en social media; - educatieve activiteiten, zowel voor scholen als voor volwassenen; - bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening, o.m. door (verlenen van medewerking aan) historische publicaties, tentoonstellingen en evenementen. In het kader van de bovenstaande taken en conform het vigerende beleidsplan is in 2021 extra aandacht geschonken aan de volgende beleidslijnen2: 1. Het verder ontwikkelen van een e-depot en het aansluiten van de gemeenten op deze voorziening voor het duurzaam bewaren van digitale archieven (zie pagina 8). 2. Het vergroten van de digitale dienstverlening aan zowel de burger als de aangesloten overheden, door het erder o t ikkele a estaa de produ te zoals digitalisere op erzoek , het geschiedenislokaal en het e-loket bouwdossiers), waarmee een meer vraaggestuurde digitale dienstverlening gerealiseerd wordt (zie pagina 8-9). Wat he

en we gedaan?

Acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer Vanuit Archiefwet 1995: het bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven, particuliere archieven en collecties en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archieven bij de aangesloten gemeenten en enkele andere openbare lichamen. Dit met de volgende doeleinden: • bewijs en geheugen voor overheid en burger • tijdige en ordelijke overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats • geschiedschrijving en bewaring van het culturele erfgoed. Kengetallen/indicaties

Archieven (in m1): overgebrachte archieven gemeenten aanwinsten overige archieven Digitale archieven (in Gb) archief gemeenten en particulier Wetenschappelijke bibliotheek (in aantal titels): aantal aanwinsten aantal beschrijvingen

werkelijk 2020

begroot 2021

werkelijk 2021

615 131

200 50

273 47

-3

-

2.140

358 479

350 600

234 361

2 Voor een gedetailleerder overzicht van alle activiteiten wordt verwezen naar het los hiervan opgestelde overzicht van activiteiten, het

Jaarverslag 2021. 3 Eerder niet apart opgenomen.

6

Topografisch-historische atlas: aantal aanwinsten (collecties) aantal beschrijvingen

79 7.177

60 5.000

48 8.661

In 2021 werd een bijzondere mijlpaal bereikt: het aantal beschreven en digitaal beschikbare afbeeldingen in de beeldbank passeerde de grens van 100.000! Per 1 januari waren er bijna 102.000 afbeeldingen te bekijken. Depotgebruik (in meters, totaal beschikbaar: 18.589 m1) Kengetallen/indicaties

Archieven & Collecties Regionaal Archief Hoogheemraadschap Noorderkwartier Verhuur derden Totaal

werkelijk 2020

begroot 2021

werkelijk 2021

12.800 818 2.300

12.400 825 2.000

13.185 818 1.780

15.307 m1

14.825m1

15.783m1

Sinds de ingebruikname van het depot in 2013 wordt er ruimte aan derden beschikbaar gesteld om de lasten voor huisvesting te dempen. Het verloop van de inkomsten in het kader van verhuur van ruimte aan derden is: Jaar €

2014 204.000

2015 235.000

2016 216.000

2017 245.000

2018 290.000

2019 279.000

2020

2021

149.000

144.000

Als gevolg van het aflopen van een groot contract, zijn de opbrengsten i.v.m. de verhuur van ruimte aan derden sinds eind 2019 aanzienlijk lager. Huisvesting Bergerweg in m2: Kantoor- en publieksruimten (BVO) Depotruimte (BVO)

1.591 m2 2.586 m2

Algemene verordening persoonsgegevens Met de invoering van de Wet AVG is het werk op het gebied van de gegevensbescherming flink toegenomen. Dit wordt met name veroorzaakt doordat steeds meer DIV-afdelingen van gemeenten advies vragen over AVG en privacy in het kader van over te brengen archieven. De samenhang tussen de Wet AVG en de Archiefwet zorgt daarbij soms voor onduidelijkheden. Vele concepttoegangen van gemeenten moesten dan ook gecheckt worden op dataminimalisatie, openbaarheidstermijnen en de mogelijkheid op aanwezigheid van bijzondere persoonsgegeven. Daarbij wordt er regelmatig door de Functionaris Gegevensbeheer (FG) van het Regionaal Archief uitgebreid geadviseerd aan DIV. Daarnaast moeten ook aanvragen worden beoordeeld van klanten die (nog niet openbare) archieven in willen zien, en moeten de al overgebrachte archieven (en archieftoegangen) retrospectief beoordeeld worden op openbaarheid. En dan worden er ook nog regelmatig verzoeken ontvangen tot verwijdering van persoonsgegevens uit de diverse databases, die beoordeeld moeten worden. De ontwikkelingen rond de toepassing van de AVG bij archiefinstellingen worden bijgehouden en er wordt deelgenomen aan diverse landelijke werkgroepen op dit gebied. Zo is er een bijdrage geleverd aan een overzicht van meest gestelde vragen (met bijbehorende antwoorden) t.a.v. de AVG gericht

7

op de dagelijkse praktijk bij archiefinstellingen. Daarnaast is gewerkt aan praktische richtlijnen t.a.v. specifieke soorten van archieven met veel persoonsgegevens, zoals politiearchieven, oorlogsarchieven, ziekenhuisarchieven en kerkarchieven. Met onder meer als resultaat de praktische Concept richtlijn ope aarheid politiear hie e . Verder heeft de FG ollega s van het RAA geadviseerd inzake AVG in het kader van digitalisering, particuliere archieven, E-loket bouwdossiers, beeldbank, E-depot, Informatieveiligheid, thuiswerken, social-media, archieven WOII, verwerkingsovereenkomsten, woningkaarten, zuiveringsdossiers, notarisarchieven, gezinskaarten en persoonskaarten.

Digitaal depot (e-depot) O de digital or -archieven op een verantwoorde manier te bewaren is een e-depot noodzakelijk. Het e-depot van het Regionaal Archief functioneert inmiddels en wordt verder ontwikkeld. Er is in 2021 gewerkt om te voldoen aan de voorwaarden voor de certificering door middel van het Core Trust Seal (CTS), een internationaal erkend certificaat dat aangeeft dat het e-depot een betrouwbare en duurzame bewaarplaats voor digitale materialen genoemd mag worden. Daarvoor moet het e-depot als voorziening en als dienst ingebed zijn in de organisatie. Begin 2022 is de aanvraag hiervoor ingediend. Op deze manier kunnen we de wettelijke taken, die het Regionaal Archief namens de gemeenten op dit gebied uitvoert, op een goede en verantwoorde manier vervullen. In 2021 is bij overbrengingen van archief met de gemeenten samengewerkt volgens de scrummethodiek. Dit leidde er bijvoorbeeld toe dat de overbrenging van de bouwvergunningen van Heiloo, Bergen en Castricum in een relatief korte tijd werd gerealiseerd. Deze bouwvergunningen zijn inmiddels via het e-loket raadpleegbaar. Ook bij andere samenwerkingsprojecten (in 2021 Den Helder en Schagen) wordt zo veel als mogelijk op deze manier gewerkt.

Daarnaast is er getest met het aansluiten van het documentmanagementsysteem van de gemeente Texel (Mozard) en Hollands Kroon (Decos) op het e-depot, waardoor een directe aanlevering mogelijk wordt. Na uitbreiding van deze tests zal er uiteindelijk een volledige overdracht/overbrenging worden gedaan. Voor de gemeente Den Helder is succesvol gewerkt aan een exporttool die vanuit hun Raadsinformatiesysteem videotulen van de gemeenteraad kan overdragen. Hiermee wordt in 2022 het volledige videotulenarchief van 2007-2020 overgebracht. De gemeenten Langedijk, Heerhugowaard en Schagen (en mogelijk ook Bergen) kunnen ook gebruik maken van deze tool. Ook diverse andere archiefdiensten in het land maken hier inmiddels gebruik van. Ook de (losse) video-opnames van de raadsvergaderingen van de gemeente Heerhugowaard 20102016 zijn opgenomen in het e-depot. Deze video's zijn via de beeldbank te bekijken. Verder zijn we medeoprichter van de landelijke werkgroep standaardisering videotulen. Het doel is een landelijke standaard voor de opslag en beschikbaarstelling van videotulen voor de lange termijn, waaraan alle gemeenten en Raadsinformatiesysteemleveranciers moeten gaan voldoen. Om voorbereid te zijn op overbrengingen is wederom de Monitor Digitale Inventarisatie uitgevoerd, waarmee zicht wordt gekregen op de hoeveelheid en soort digitale informatie die bij de gemeenten in beheer is.

Naast het beheer over de overgebrachte archieven, het toezicht op de niet-overgebrachte archieven en de meer formele adviesrol, krijgt het archief steeds meer een kennisfunctie op het gebied van het duurzaam beheren en beter toegankelijk maken van digitale informatie.

8

Het E-loket Bouwdossiers, een web-portaal waarmee de bouwvergunningen (o.a. tekeningen en berekeningen) makkelijk digitaal kunnen worden aangevraagd en online worden ingezien door zowel de ambtenaar als de inwoner, is verder uitgebreid. Naast Den Helder en Langedijk zijn nu ook Hollands Kroon, Bergen, Heiloo, Castricum en Heerhugowaard aangesloten. Aan de aansluiting van Schagen is gewerkt, die volgt in 2022. In 2021 is het aantal door onszelf gescande bouwdossiers uitgebreid tot 6.356 (2020: 4.479). Vanwege de genoemde overbrenging in 2021 van reeds gedigitaliseerde bouwdossiers staan er nu 109.444 bouwdossiers online. Ook het aantal downloads is daardoor flink toegenomen: sinds 2016 zijn er ruim 120.089 (stand 2020: 78.000) downloads uitgevoerd. Digitaliseren op verzoek: Deze mogelijkheid om vanuit huis gratis een archiefstuk te laten scannen was zeker in deze coronaperiode voor velen een uitkomst. Daarnaast wordt op deze manier in de geest van de Wet open overheid (WOO) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) de openbaarheid en raadpleegbaarheid van stukken optimaal, ook op afstand. In het afgelopen jaar zijn voor klanten 234 (2020: 205) archiefstukken in dit kader gedigitaliseerd. Daarnaast zijn er op verzoek van aangesloten gemeenten ca. 200 (2020: 435) dossiers gescand. Totaal zijn er dus 435 (2020: 635) dossiers en archiefstukken gedigitaliseerd.

Toezicht & Inspectie Het Regionaal Archief is belast met het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden bij de deelnemende gemeenten (art.32 Archiefwet 1995). In de afgelopen jaren is deze toezichtstaak verzwaard. De oorzaken hiervan zijn onder meer de toenemende digitalisering bij de gemeenten (met grote gevolgen voor de werkprocessen en de duurzaamheid van de digitaal opgeslagen informatie) en de verschillende fusie- en samenwerkingsprocessen tussen gemeenten in de regio. Daarnaast wordt het toezicht niet alleen verbreed (dus niet alleen beperkt tot de belangrijkste informatiesystemen, maar organisatiebreed), maar ook dieper (niet alleen een check op de procedures maar ook een check op de navolging van de vastgestelde interne regels) uitgevoerd.

In 2021 is het volgende gerealiseerd: • Op basis van de door de VNG ontwikkelde KPI's is verslag uitgebracht aan colleges van B&W van bijna alle aa geslote ge ee te i l. de G‘ e GGD e V‘ e op asis a deze rapporte is een benchmark samengesteld, die is verspreid onder alle aangesloten gemeenten; • Er zijn aspectinspecties uitgevoerd bij de gemeenten Alkmaar, Den Helder, Hollands Kroon en Schagen. Deze inspecties richten zich specifiek op de toetsing van het zaaksysteem en daaraan gekoppelde taak specifieke applicaties (TSA s). • In tweede helft van 2021 zijn er bij de gemeenten Castricum, Heiloo en Schagen inspecties gehouden ter boordeling van de archiefruimten. • In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven heeft de gemeentelijke archiefinspectie de Sector Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Noord-Holland ondersteund in de uitvoering van haar (inspectie)werkzaamheden. • Verschillende vernietigingslijsten van gemeenten/GR zijn beoordeeld. Namens de archivaris heeft Team Archiefinspectie hiervoor machtigingen tot vernietiging afgegeven. • Namens de archivaris zijn de gedane bevindingen gerapporteerd aan de colleges van B&W. Naast de toezichthoudende taak heeft het Regionaal Archief ook een wettelijke adviestaak.

In het kader daarvan zijn de volgende adviezen uitgegaan: • Op grond van het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Texel en de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord heeft de archivaris (voorbereidende) adviezen

9

uitgebracht over het voorgenomen besluit van die organisaties om archiefbescheiden te gaan vervangen door digitale reproducties. • In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven zijn de ontwikkelingen gevolgd bij de BUCH-gemeenten, de gemeenten Heerhugowaard en Langedijk (Werkorganisatie LangedijkHeerhugowaard), Schagen en de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Waar nodig zijn kaders gesteld en is advies gegeven. • Het hele jaar door is advies (binnen de kaders van archiefwet- en regelgeving) gegeven over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, bewaarstrategie, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer.

Beschikbaar stellen van informatie: bezoekers & gebruikers Het publiek, dat op grond van de Archiefwet 1995 inzage verlangt van archiefbescheiden, moet daartoe faciliteiten worden geboden en bij het zoeken naar informatie terzijde worden gestaan. Daarnaast tracht het Regionaal Archief de lokale en regionale geschiedbeoefening te bevorderen. Het Regionaal Archief zet in op kwalitatieve en efficiënte dienstverlening aan de bezoekers, zowel de fysieke bezoekers in het pand als bezoekers cq. gebruikers van website en social media. De geformuleerde doelen waren: • Meer inzetten op publieksparticipatie, zowel in het pand als via internet; • Vergroting van het bereik door inzet van sociale media; • Klanttevredenheid bovengemiddeld. Door de pu lieksparti ipatie il het ‘egio aal Ar hief zi h o t ikkele tot ee historis he erkplaats , aar de i ges hiede is geï teresseerde ezoeker iet allee de ges hiede is estudeert, maar ook helpt deze toegankelijk te maken en de resultaten van het onderzoek uit te dragen. Op deze manier hoopt het Regionaal Archief andere in geschiedenis geïnteresseerden te verleiden tot het inzien van de publicaties of een bezoek aan website, studiezaal en expositie. Daarnaast heeft het Regionaal Archief ook de plicht om te voldoen aan het wettelijk recht dat elke burger heeft om de archieven die het Regionaal Archief Alkmaar beheert kosteloos te raadplegen.

Hiertoe kan men vier dagen per week terecht in de studiezaal. Gerealiseerd:

Aantal bezoeken studiezaal Aantal bezoeken evenementen/rondl./tentoonst.4 Aantal bezoeken onderwijs/educatieve activiteiten Totaal bezoekers Aantal paginaweergaven website Aa tal olgers Fa e ook Aa tal olgers T itter

werkelijk 2020

begroot 2021

werkelijk 2021

1.867 511 -5 2.378

3.600 2.500 6.100

1.279 56 476 1.435

4.427.786 4.813 2.227

4.200.000 4.500 1.900

4.165.013 5.215 2.310

4 De reguliere activiteiten als de Open Monumentendag, de diverse lezingen die in de regio en de participatie in o.m. het Alkmaars Historisch Café, het Platform Erfgoed Heerhugowaard en het Platform Bergen, Egmond, Schoorl zijn dit jaar vanwege de corona-pandemie grotendeels niet doorgegaan, op enkele online-activiteiten na. 5 Voorheen niet apart opgenomen.

10

Het studiezaalbezoek is ook in 2021 ten gevolge van de corona-epidemie een flink stuk lager. De studiezaal is bijna een half jaar (23 weken) gesloten geweest, een groot deel van de rest van het jaar (17 weken) was er alleen beperkt bezoek (max. 6 personen) mogelijk. Het grootste deel van de activiteiten als evenementen, cursussen en rondleidingen heeft geen doorgang kunnen vinden. Ook een groot deel van de geplande bezoeken van scholieren is helaas afgezegd vanwege de lockdown. De digitale dienstverlening en het gebruik van website en social media heeft zich min of meer gestabiliseerd ten opzichte van het eerste coronajaar. Ondanks dat zijn er dit jaar zijn toch nog 3.771 (2020: 4.552) dossiers aangevraagd op de studiezaal, dit is exclusief de aanvragen voor bibliotheek en atlas. Capaciteit van de studiezaal in m2 Maximumaantal bezoekers tegelijkertijd Openstelling van de studiezaal in dagdelen

238 46 (6 tijdens corona-openstelling) 8x per week

Digitalisering De gestelde doelen waren: • Verdere digitalisering van primaire bronnen; • Mede met behulp van de inzet van vrijwilligers deze gedigitaliseerde bronnen ontsluiten via internet; • Het gebruik van deze bronnen promoten, door marketing en educatie. Gerealiseerd: Aa tal pagi a s digitalisere : • bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.) • atlas pre te , foto s, teke i ge , kaarten etc.) • archieven (m.n. genealogische bestanden)

werkelijk 2020

begroot 2021

werkelijk 2021

5.739 3.900 167.000

25.000 5.000 50.000

22.800 4.400 355.000

Het in 2020 gestarte project om de notariële archieven te scannen voor alle gemeenten, is in 2021 afgerond. Daarnaast zijn ook de oudrechterlijke en weeskamerarchieven gescand van 26 (voormalige) gemeenten, evenals delen van de burgerlijke stand van 39 (voormalige) gemeenten. Ook de militieregisters van Den Helder zijn gescand. Een speciaal project was de scanning van het archief van de familie Kessler-De Lange, dat mogelijk werd gemaakt door een schenking van een van de familieleden. De aan de bibliotheek toege oegde pagi a s etreffe oor a elijk s a s a de Nieu e La gedijker Courant (1892-1899 en 1920-1933) en de Bergensche Bad-, Duin- en Boschbode (1910-1950). Om de genealogische bronnen voor de onderzoeker doorzoekbaar te maken, is er ook in 2021 door circa 25 vrijwilligers hard gewerkt aan het op naam ontsluiten van de gescande genealogische bronnen. Op dit moment bevat de database 2.500.114 persoonsnamen. Dit zijn er minder dan in 2020 (2.860.469), dit is gevolg van de AVG, waardoor een deel van de meer recentere bronnen met persoonsgegevens niet meer beschikbaar mochten worden gesteld. Een andere groep van 30 vrijwilligers heeft gewerkt aan het transcriberen van historisch belangrijke archiefbronnen.

In 2021 kwamen dankzij hun werk de volgende transcripties beschikbaar via de website: een verzameling van door Simon Eikelenberg vervaardigde historische aantekeningen, bewaard gebleven in een afschrift door notaris Jan Cróll en oud-rechterlijke archieven van Alkmaar over de jaren 1665-1699.

11

Ook is ervaring opgedaan met het via de computer laten omzetten van handschrift naar computertekst. De ervaringen waren niet slecht, maar de combinatie van hoge kosten en de vele fouten in relevante termen als eigennamen en topografische namen, heeft doen besluiten deze techniek voorlopig nog niet op grote schaal in te zetten. Steeds meer regionale bronnen zijn op deze manier 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar woon- en/of geboorteplaats en –streek.

Bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening Om de doelstelling te bereiken wordt gestreefd naar samenwerking met de lokale partijen. Het belangrijkst hierbij is het beschikbaar stellen van de infrastructuur van het Regionaal Archief voor met name historische verenigingen, t.w.: • Beschikbaar stellen van de digitale infrastructuur (o.m. de beeldbank en tijdschriftenviewer) van het Regionaal Archief zodat verenigingen hun eigen collecties kunnen tonen, terwijl deze ook integraal doorzoekbaar zijn via de website van het RHCA; • Beschikbaar stellen van het archiefdepot voor opslag van unieke (papieren) collecties van deze verenigingen en erfgoedinstellingen, om deze te behouden voor verval en/of schade; • Samenwerken bij het ontsluiten van deze bronnen. Ook dit jaar zijn er in de tijdschriftenviewer jaargangen opgenomen van de tijdschriften van historische verenigingen uit de regio. Inmiddels zijn 23 van de bijna 30 periodieken van historische verenigingen uit de regio digitaal doorzoekbaar via onze website. Daarnaast zijn er dit jaar weer (delen van) beeldcollecties van historische verenigingen via de databases en website van het Regionaal Archief op internet beschikbaar gekomen. Op dit moment maken zes historische verenigingen gebruik van deze mogelijkheid.

In 2021 is een uitgebreider platform beschikbaar gekomen, waar de historische verenigingen en kleinere musea hun collectie kunnen opnemen en op hun eigen website of die van het Regionaal Archief beschikbaar stellen voor het brede publiek.

Gevolgen COVID-19 virus Ook in 2021 zijn een groot deel van het jaar de publieksvoorzieningen van het Regionaal Archief noodgedwongen gesloten of verminderd toegankelijk geweest. Gelukkig kon een aanzienlijk deel van de dienstverlening digitaal doorgang vinden, waardoor vele klanten toch hun informatie konden krijgen. Ook aan de gemeenten is de dienstverlening gewoon voortgezet, voornamelijk digitaal. De medewerkers hebben grotendeels thuis moeten werken. Hierdoor zijn bij het beschrijven van collecties wel achterstanden ontstaan. Er zijn plannen om dit in 2022-2023 in te halen.

12

Organisatie De organisatie ziet er globaal als volgt uit:

Algemeen Bestuur

Dagelijks Bestuur

Directie

Collectiebeheer & Advies

Regie en Beleid

Dienstverlening

Wat heeft het gekost?

Baten en lasten 2021 Programma Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Totaal baten Totaal lasten Resultaat

€ 2.806.042 € 2.258.131 € 547.912 positief

Als gevolg van de wijzigingen in de verslaggevingsvoorschriften voor Gemeenschappelijke Regelingen, is de exploitatie (met ingang van 2018) verdeeld in een uitvoeringsdeel en een deel overhead. Bij het programma wordt alleen het uitvoeringsdeel weergegeven. Na correctie van dit programmaresultaat voor de kosten van overhead en de onttrekkingen aan de reser es, o tstaat het uitei delijke resultaat a € 02.366.

13

1.1.1 Baten en Lasten Regionaal Archief 2021 Ove rzicht b ate n e n laste n Re alisatie 2021 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Algemene Dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien Sald o van b ate n e n laste n Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Mutatie re se rve s Re sultaat

Bate n

Laste n

Sald o

2.806.042

2.258.131

547.912

6.927

468.817

-461.890

2.812.969

2.726.948

86.022

16.344 16.344 2.829.313

2.726.948

16.344 16.344 102.366

In dit overzicht is het programmaresultaat zoals voorgeschreven door het BBV apart gepresenteerd van de overhead. Het positieve resultaat over 2021 is voornamelijk het gevolg van een nagekomen bate als gevolg van een eerder ingeschatte personele verplichting die niet tot uitbetaling hoefde te komen, alsmede door hoger dan begrote baten voor verrichte diensten en ook door lagere lasten van met name personeel. Als gevolg van deze omstandigheden, is het resultaat in 2021 positief en is het wederom niet nodig gebleken om de Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten aan te wenden (zoals eerder begroot). Zie de jaarrekening voor een nadere toelichting.

14

1.2

Paragrafen

1.2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De financiële positie van het RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. De Algemene Reserve heeft als doel de onverwachte en niet begrote kosten te dekken zodat bij tegenvallers niet meteen een beroep gedaan zou hoeven te worden op de deelnemers. Eind 2021 (voor de bestemming van het resultaat over 2021 a € 102.366 voordelig) bedroeg het eigen vermogen van het RHCA € 438.710. Dit was als volgt verdeeld: Algemene Reserve Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg Bestemmingsreserve Digitalisering Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten Totaal reserves

€ 64.949 € 16.348 € .

Nog te bestemmen resultaat

€ 102.366

€ 150.000 € 286.794

Algemene Reserve De Algemene Reserve bedroeg per 1-1-2021 € 64.949. Het maximum dat is ingesteld voor de algemene reserve bedraagt 2,5% van het kostentotaal. Voor 2021 edraagt dit a i u € 68.174. In het voorstel voor resultaatbestemming wordt daarom een aanvulling van de algemene reserve a € 3.225 opgenomen. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg De Provincie Noord-Holland heeft voor de verbetering van de publiekstoegankelijkheid van de nieuwe huisvesting een subsidie beschikbaar gesteld die in de loop van de jaren (t/m 2022) vrijvalt ter dekking van afschrijvingslasten op investeringen die op dit gebied zijn gepleegd. Deze bestemmingsreserve edraagt per ala sdatu € 16.348. Jaarlijks is hier € . aa o ttrokke . In 2022 zal het restant vrijvallen ten gunste van de exploitatie zodat de reserve eind 2022 is uitgeput. Bestemmingsreserve Digitalisering De komende jaren, tijdens de verdere ontwikkeling het e-depotproject, bestaat het niet goed kwantificeerbare risico dat er uitgaven gedaan moeten worden. Het is daarom niet goed mogelijk om een inschatting te geven van de uitputting van deze reserve. Dit is een logisch gevolg van het pionierende en ontwikkelende karakter van het project.

Dat risico geldt zowel voor het project zelf, voor het integreren van de werkzaamheden in de staande organisatie als voor het bewerken van informatiebestanden of realiseren van koppelingen. De bestemmingsreserve met dit doel zal aa ge e d orde o e e tuele fi a iële ge olge a deze risi o s op te a ge zo der dat oor aanvullende financiering meteen een beroep gedaan hoeft te worden op de deelnemende gemeenten. Tot en met 2021 is een onttrekking uit deze reserve nog niet noodzakelijk geweest. Na afronding van het project (verwacht in 2022) zal opnieuw besloten worden over het op dat moment resterende bedrag.

15

Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten De positieve resultaten ten opzichte van de begroting die zijn gerealiseerd in de afgelopen jaren zijn mede mogelijk gemaakt door aanzienlijke opbrengsten van aanvullende dienstverlening, met name het beschikbaar stellen van depotruimte aan derden. Vanaf het begin was echter duidelijk dat het Regionaal Archief zelf steeds meer ruimte nodig heeft. Daarnaast is eind 2019 één van de grotere contracten beëindigd. Hierdoor is een verwacht einde gekomen aan de voormalige omvang van de opbrengsten voor aanvullende diensten. Om dan niet meteen een beroep te hoeven doen op aanvullende financiering vanuit de deelnemende gemeenten (zoals eerder is besproken), is bij de resultaatbestemming over 2018 besloten tot de vorming van een bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten. Op die manier hoeft met de terugvallende opbrengsten (nog) geen beroep gedaan te worden op aanvullende financiering vanuit de deelnemende gemeenten. De verwachting is er na 2022 met name door verminderingen van afschrijvingslasten weer begrotingsevenwicht zal ontstaan (bij afwezigheid van andere aanpassingen). In de jaarstukken over 2018 is opgenomen dat ongeveer € 150.000 noodzakelijk is ter dekking van deze ontwikkelingen. Voor het jaar 2021 is een onttrekking aan deze egalisatiereserve niet noodzakelijk gebleken.

In de begroting 2022 is een onttrekking voorzien van deze reserve. Bij de aanbieding van de jaarstukken 2022 zal een voorstel opgenomen zijn om (het restant van) deze bestemmingsreserve terug te betalen dan wel te herbestemmen. Onderscheiden risico’s et ogelijke financiële gevolgen Begin 2021 zij de olge de risi o s te o ders heide die effe t ku huishouding van het Regionaal Historisch Centrum:

e he

e op de fi a iële

1. Wegvallen eigen inkomsten depotgebruik derden 2. ‘isi o s ij o t ikkeli g e-depotvoorziening Ad.1 Wegvallen eigen inkomsten depotgebruik derden Over 2021 heeft het Regionaal Archief ruim € 198.000 aan inkomsten uit aanvullende diensten gerealiseerd, met name door het beschikbaar stellen van depotruimte aan derden. Het depot is ge ou d op asis a de e odigde apa iteit oor de papiere periode , aar ij het Alge ee Bestuur de opdracht heeft meegegeven de tijdelijke overcapaciteit in te zetten om de huurkosten te drukken. Hierdoor hoefden de volledige huisvestingslasten nog niet geheel te worden gedragen door de gemeenten. Het Regionaal Archief heeft daarnaast zelf steeds meer depotruimte in gebruik, waardoor de te verhuren capaciteit afneemt. Voor de komende tijd wordt echter verwacht dat de opbrengsten van deze beschikbaarstelling niet veel verder vermindert. Voorzien was dat ee edrag a € . oor ee periode a drie jaar odig is o de ge olge van het wegvallen van de baten te dekken. Na die periode is (bij afwezigheid van andere ontwikkelingen) het waarschijnlijk dat de begroting weer zal sluiten. In 2020 en 2021 is een onttrekking aan deze reserve niet noodzakelijk geweest. Voor het komende jaar 2022 is ee edrag a € . in de begroting opgenomen ter dekking van het tekort.

De kans wordt klein geacht dat er bijvoorbeeld een aanvullende onttrekking van € .000 uit deze bestemmingsreserve nodig is om de exploitatie sluitend te krijgen. Het is dan voldoende om hier oor % a € . aa te houde als weerstandsvermogen.

16

Ad. 2 ‘isi o s ij ontwikkeling e-depotvoorziening In 2021 is verder gewerkt aan de ontwikkeling van het e-depot. Bij de start van het project in 2018 zijn e kele risi o s e oe d, die zi h oor zoude ku e doe . Het gaat daar ij zo el o risi o s die leiden tot hogere kosten en/of vertraging in de uitvoering: A. B. C.

Kosten blijken hoger dan geoffreerd, met als extra risico dat de Europese aanbestedingsnorm wordt overschreden; In de uitvoeringsfase van het project blijkt dat de resultaatafspraken niet door de leverancier kunnen worden nagekomen; Er is onverwacht meer maatwerk nodig, dat leidt tot extra kosten.

De kans dat een a deze risi o s zi h oordoet, werd in de begroting klein geacht. In 2021 is dit risico niet bewaarheid zodat er geen overschrijding van de kosten te zien was. Voor de toekomst blijft dit risico bestaan maar blijft de kans erop niet heel groot. Uitgaande van 25% kans op extra kosten a € 100.000, stellen we het benodigde weerstandsvermogen op € 25.000. In totaal resulteert dit in de volgende bedragen voor benodigd weerstandsvermogen: Bedrag Kans op Benodigd voordoen weerstandsOnderwerp in 2022 vermogen € 50.000 25% € 12.500 1. Wegvallen inkomsten depotgebruik derden miv 2021 € . 25% € 25.000 . ‘isi o s ij o t ikkeli g e-depotvoorziening Totaal benodigd weerstandsvermogen:

€ 37.500

Beschikbaar weerstandsvermogen (algemene reserve):

€ 64.949

De stand van de Algemene Reserve per eind 2021 bedraagt voor resultaat este i g € 64.949 zodat het weerstandsvermogen van voldoende omvang is om de aanwezige risico s per eind 2021 te dekken.

17

1.2.2

Bedrijfsvoering

Ondersteuning De financiële ondersteuning en de ondersteuning op het gebied van personeelszaken is uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden. Ondersteuning op het gebied van automatisering en facilitair beheer verzorgt het RHCA deels zelf en wordt deels uitbesteed. Automatisering Het automatiseringsbeleid blijft, naast het ontwikkelen van het e-depot, gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en communicatie. Investeringsbeleid In het kader van de voorschriften BBV zullen de vervangingen die een langere economische levensduur he e , oete orde gea ti eerd. Ge ruikelijk is dat er a gi ge klei er da € 5.000 niet als investeringen worden gezien. 1.2.3

Beleidsindicatoren

In de onderstaande tabel zijn de relevante beleidsindicatoren opgenomen die volgens het BBV in de progra a s e progra a era t oordi g oete orde opge o e . Omschrijving

Score

Inwoners (1-1-2020; de basis voor de berekening) Apparaatskosten Apparaatskosten per inwoner

449.765 1.398.058 3,11

Formatie (exclusief inhuur) Formatie per 1.000 inwoners

18,04 0,040

Bezetting (exclusief inhuur) Bezetting per 1.000 inwoners

17,72 0,039

Kosten inhuur derden Loonsom (exclusief overige personeelslasten)

142.404 1.308.019

Overheadlasten Totale lasten Overhead in % van totale lasten

468.817 2.726.948 17,19 %

1.2.4

Onderhoud kapitaalgoederen

Kapitaalgoederen De kapitaalgoederen die bij het Regionaal Archief aanwezig zijn, hadden per 31-12-2020 een oek aarde a € 104.642. In 2021 is er € . afgeschreven en zijn er 3 investeringen gedaan. Er zij erkplekke er a ge oor € . , de telefoo e trale is er a ge oor € . e er zij laptops aa ges haft oor € . . I totaal edrage de i esteri ge € . . Op 31-12-2021 bedraagt de boekwaarde van de a ti a € 59.619. Zie voor een nader inzicht in het verloop van de boekwaarde de toelichting op de balans op pagina 27. De boekwaarde bestaat geheel uit machines/apparaten en installaties.

18

1.2.5

Financiering

Algemeen De treasuryfunctie o dersteu t de uit oeri g a de progra a s. De treasur fu tie o at de financiering van beleid en het uitzetten van geldmiddelen die niet direct nodig zijn. Het in het Algemeen Bestuur vastgestelde Treasurystatuut vormt het kader voor het uitvoeren van de treasuryfunctie. Hieronder gaan we in op de belangrijkste onderdelen ervan. Renterisico Er zijn geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening gehouden met de daarmee samenhangende rentebaten. De financiële positie van het Regionaal Archief gaf in 2021 geen aanleiding om externe financiering af te sluiten. Rentevisie De rentevisie is vastgelegd in het Treasurystatuut RHCA en luidt als volgt: de rentevisie van het Regionaal Archief is in het bijzonder gebaseerd op de visies van het Centraal Planbureau, de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank. Kredietrisico Het Regionaal Archief heeft geen gelden verstrekt en loopt daardoor geen kredietrisico. Verder heeft het Regionaal Archief geen garanties verstrekt. Koersrisico Het Regionaal Archief heeft geen vastrentende gelden uitstaan. Derivaten Het Regionaal Archief zal geen derivaten gebruiken. EMU-saldo Het resultaat óór utaties i de reser es edraagt € 86.022 positief. Vermeerderd met de afschrijvingen (€ 66.660) e er i derd et de i esteri ge € . , bedraagt het EMU-saldo over 2021 € 131.045 positief.

Beoordeling financiële positie De financiële positie van het Regionaal Archief is goed te noemen. De Algemene Reserve is op het maximale niveau van 2,5% van de lasten en er zijn bestemmingsreserves aanwezig voor de risi o s die worden gelopen. Het resultaat over 2021 is wederom positief. Het wegvallen van opbrengsten wordt vooralsnog in de lopende begroting opgevangen. De uitdaging wordt om dat ook te blijven doen als de bezetting weer op peil is. Uitgaand van afwezigheid van bezuinigingen, is de verwachting is dat begrotingsevenwicht op termijn zal blijven lukken. Als gevolg van de positiever wordende financiële positie en tevens door afspraken omtrent het betaaltempo van de gemeentelijke bijdragen is het niet noodzakelijk geweest om externe financiering aan te trekken. Financiële kengetallen De kengetallen die hierbij op het RHCA van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote, de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie en de belastingcapaciteit zijn voor het RHCA niet van toepassing.

19

Kengetal

verloop van de kengetallen streefwaarden realisatie 2020 begroting 2021 realisatie 2021

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte

<5%

-12,3%

-7,8%

-11,7%

<5% 5-10% 2,5%

-12,3% 31,4% 2,5%

-7,8% 22,8% -2,5%

-11,7% 28,0% 0,9%

Netto schuldquote Het getal weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de inkomsten. Het geeft een indicatie welk beslag de rentelasten en aflossingen op de begroting leggen. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Definitie: Netto schuld ÷ Inkomsten exploitatie (excl. mutaties reserves) x 100%

Berekening 2021 -329.542 / 2.812.969 x 100%

Onder netto schuld wordt verstaan de langlopende en kortlopende schulden minus de langlopende en kortlopende vorderingen en uitzettingen. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen is gelijk aan de netto schuldquote, omdat het Regionaal Archief geen leningen heeft verstrekt. De schuldquote is eind 2021 van vergelijkbare omvang met eind 2020. Er is geen sprake van een netto schuld en dus is dit kengetal kleiner dan nul. Solvabiliteit Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin het Regionaal Archief in staat is haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe beter. Definitie: Berekening 2021 (Eigen vermogen ÷ Balanstotaal) x 100% 389.160 / 1.388.862 x 100% De solvabiliteit is gunstiger dan begroot. Het Regionaal Archief is financieel gezond en staat er qua solvabiliteit prima voor. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is. Hoe hoger hoe beter. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken. Definitie: Berekening 2021 (Saldo van de structurele baten en lasten en 23.969 / 2.812.969 x 100% saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) ÷ (totale baten (excl. mutaties reserves)) x 100% Dit kengetal is wat verminderd maar blijft positief.

De lasten zijn volledig structureel en slechts beperkt te beïnvloeden en de baten blijven voor het gedeelte boven de gemeentelijke bijdragen afhankelijk

20

van externe partijen. Dit houdt een mogelijkheid in dat deze wegvallen en dus minder structureel zijn dan de lasten. De omvang van de baten blijft afhankelijk van de lopende contracten.

1.2.6

Overzicht overhead

Door het vernieuwde BBV worden de lasten (en baten) van de overhead apart weergegeven. Dit betekent dat alle lasten (en baten) voor sturing en ondersteuning van het primaire proces verantwoord worden onder overhead en dat alle bedrijfskosten en diensten die direct verbonden zijn aan de dienstverlening (en gericht zijn op de externe klant of/en inwoner) zijn opgenomen binnen het programma.

Overhead - totaal baten en lasten

Totaal Baten Totaal Lasten Resultaat

1.2.7

Realisatie 2020 Begroting 2021 Realisatie 2021 5.782 6.927 450.964 477.713 468.817 445.183-

477.713-

461.890-

Verbonden partijen

Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in het werkgebied bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en afdelingen monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en zelfstandig van deze organisaties.

1.2.8 Vennootschapsbelasting Per 2016 zijn de decentrale overheden en dus ook het Regionaal Archief onder Vennootschapsbelasting (VPB) komen te vallen. Een groot deel van de taken van het Regionaal Archief is vrijgesteld. Voor met name de dienstverlening aan derden valt het Regionaal Archief echter wel onder de vennootschapsbelasting. De aangiften vennootschapsbelasting over 2016 t/m 2019 zijn vastgesteld en er is geen vennootschapsbelasting verschuldigd. De aangiften over 2020 en 2021 tonen evenmin een te betalen bedrag maar deze zijn nog niet vastgesteld.

21

2. JAARREKENING

22

2.1.

BALANS i €

ACTIVA

31-12-2021

31-12-2020

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut : Overige investeringen met een economisch nut

59.619 59.619

Totaal vaste activa

104.642 104.642

59.619

104.642

872.743

942.060

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

871.466 1.277

Liquide middelen Kassaldo Banksaldi

308 244.188

941.798 262 244.496

239.259 78 239.181

212.005

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen .

212.005

110.759 110.759

Totaal vlottende activa

1.329.244

1.292.078

TOTAAL

1.388.862

1.396.720

PASSIVA

31-12-2021

31-12-2020

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming

389.160 64.949 221.846 102.366

438.710 66.453 238.190 134.067

389.160

Totaal vaste passiva

438.710

VLOTTENDE PASSIVA Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

111.676 111.676

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen De van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

52.723 52.723

888.026

Totaal vlottende passiva TOTAAL

23

905.286

227.198

264.724

660.828

640.562

999.702

958.009

1.388.862

1.396.720

2.2 PROGRAMMAREKENING 2021 i € Baten en lasten Regionaal Archief per programma Baten: Regionaal Historisch Centrum Overhead Totaal baten

Realisatie 2020 Begroting 2021 Realisatie 2021 2.709.864 2.720.013 2.806.042 5.782 6.927 2.715.646 2.720.013 2.812.969

Lasten: Regionaal Historisch Centrum Overhead Totaal lasten

Realisatie 2020 Begroting 2021 Realisatie 2021 2.146.958 2.312.595 2.258.131 450.964 477.713 468.817 2.597.923 2.790.308 2.726.948

Saldo van baten en lasten

117.723

70.295-

86.022

Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves

16.344 16.344-

70.295 70.295-

16.344 16.344-

Resultaat

134.067

-

102.366

Begrotingsrechtmatigheid Ten opzichte van de begroting is er in totaal een onderschrijding te zien op de lasten van 2,3% € 63.361 te opzi hte a € 2.790.308) en er is dus geen sprake van onrechtmatigheid m.b.t. het kostentotaal. De oorzaken a het positie e saldo a € 102.366 komen deels voort uit een vrijval van een ingeschatte personele verplichting die niet tot uitkering is gekomen, deels uit iets hogere baten van overige dienstverlening en eveneens uit lager dan begrote lasten. De kosten van met name de het eigen personeel en ook de realisatie van het E-depot zijn eveneens positiever dan verwacht zodat in totaal ee positief saldo a € 102.366 gerealiseerd is. Het bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de ontwikkelingen op financieel gebied. Het bestuur is daarmee op de hoogte van over- en onderschrijdingen. Voor 2021 is sprake van onderschrijding van de lasten en hogere realisatie van de baten zodat er geen sprake is van begrotingsonrechtmatigheid. De lasten passen binnen het bestaande beleid. De Algemene Reserve bedraagt per 31-12-2021 € 64.949, zijnde de maximale toegestane omvang per eind 2020. Het maximum van de algemene reserve per eind 2021 edraagt € 68.174 (2,5% van het kostentotaal). In het voorstel voor resultaatbestemming zal o.a. een voorgestelde dotatie opgenomen zijn om te komen tot dit maximum.

24

2.3.

TOELICHTINGEN

2.3.1

Grondslagen financiële verslaglegging

Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke.

Balans Materiële vaste activa met economisch nut Overige investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden vanaf het jaar van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, als deze naar verwachting duurzaam is. In het begrotingsjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken.

25

De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa (Digitalisering)

25 jaar 4 tot 10 jaar 10 jaar

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen.

Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi-) publieke sector heeft het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zich gehouden aan de Beleidsregel toepassing Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT).

26

2.3.2

Toelichting op de balans

ACTIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen: Boekwaarde per Boekwaarde per 31-12-2021 31-12-2020 Overige investeringen met een economisch nut

59.619

104.642

De overige investeringen met economisch nut kunnen als volgt worden onderverdeeld:

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiele vaste activa Totaal

Boekwaarde per Boekwaarde per 31-12-2021 31-12-2020 59.619 104.642 59.619 104.642

Onderstaand overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer:

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiele vaste activa Totaal

Boekwaarde per 31-12-2020 104.642 104.642

Investeringen 21.637 21.637

Bijdragen derden -

Afschrijvingen 66.660 66.660

Boekwaarde per 31-12-2021 59.619 59.619

De afschrijvingen op een deel van de inrichting van het pand worden gedekt door een bestemmingsreserve die met dit doel gevormd is. De resterende omvang van deze bestemmingsreserve bedraagt per 31-12-2021 € 16.348,-. Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen 31-12-2021 31-12-2020 Gemeenten 163.842 357.404 Rijk (vordering i.v.m. Schatkistbankieren) 707.625 584.394 Vorderingen op openbare lichamen 871.466 941.798 Het vergelijkende cijfer voor 2020 is aangepast i.v.m. een herziening van de rubricering van het Schatkisttegoed. Dit bedrag (€ 584.394) was in de programmaverantwoording 2020 opgenomen onder de liquide middelen (banksaldi). Overige vorderingen Debiteuren Stand ultimo boekjaar

31-12-2021 1.277 1.277

31-12-2020 262 262

Liquide middelen 31-12-2021 31-12-2020 Kassaldo 308 78 Banksaldi 244.188 239.181 Stand ultimo boekjaar 244.496 239.259 Het vergelijkende cijfer voor 2020 is aangepast i.v.m. een herziening van de rubricering van het Schatkisttegoed. Dit bedrag (€ 584.394) is in de programmaverantwoording 2021 opgenomen onder de liquide middelen (banksaldi).

27

Overlopende activa Overlopende activa De van EU, Rijk en provincies nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op specifieke uitkeringen:

31-12-2021

31-12-2020

-

-

Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen: Picturae mbt verhuur opslag + webwinkel

1.871

Fox/WSO-systeembeheer

17.052

GGD Hollands Noorden dienstverlening

75.687

Infor licenties

3.543

Gebruikersvereniging Ambachtsschool

3.654

6.927

Picturae opslag digitaal achief

97.519

80.537

Overige

14.550

19.216

Totaal

212.005

110.759

2.209

28

PASSIVA Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:

Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming Totaal

31-12-2021 31-12-2020 64.949 66.453 221.846 238.190 102.366 134.067 389.160 438.710

Het verloop van de reserves wordt in onderstaand overzicht weergegeven:

Reserves Algemene reserve Bestemmingsreserves: - Huisvesting Bergerweg - Digitalisering - Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten Totaal

Onttrekkingen uit Bestemming bestemmingsresultaat reserve vorig boekjaar 31-12-2021 31-12-2020 Toevoeging 66.453 1.505 64.949 32.692 55.498 150.000 304.643

16.344

-

16.344 -

16.348 55.498 150.000 1.505

286.794

In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 7 juli 2021 is de programmaverantwoording over 2020 vastgesteld, waarbij is bepaald dat de Algemene Reserve wordt aangepast aan het maximum van 2,5% van het kostennniveau en waarbij de rest van het positieve saldo (€ 135.572) terugbetaald wordt aan de deelnemende gemeenten. In 2021 is de Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg verder verminderd met het jaarlijkse bedrag dat bij de vorming van de reserve bepaald is ter dekking van de afschrijvingen op een deel van de investeringen. Het is in 2021 niet nodig gebleken om uit de reserve digitalisering te putten om de kosten voor het E-depot te dekken. Onttrekking uit de bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten is evenmin noodzakelijk gebleken. In de aanbieding van de programmaverantwoording zal aandacht besteed worden aan deze bestemmingsreserves. Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

Overige schulden < 1 jaar Totaal

31-12-2021 31-12-2020 111.676 52.723 111.676 52.723

Overlopende passiva De van Europese en Nederlandse overheids31-12-2021 31-12-2020 lichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. Vooruitgefactureerde bijdragen van gemeenten 660.828 640.562 Totaal 660.828 640.562

29

31-12-2021 31-12-2020 Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen: Belastingdienst-Loonbelasting dec '21 ('20) 88.350 97.544 Belastingdienst-Omzetbelasting dec '21 ('20) 52.318 57.869 Te betalen pensioenverplichtingen 18.003 Te betalen salarisverplichtingen 30.323 59.250 Te betalen accountantskosten 4.970 5.861 Te betalen Picturae mbt 2021 36.287 Project Videotulen+Digitalisering Kessler-De Lange 7.755 4.233 Te betalen inzake E-depot 5.000 Te betalen Hoogduin mbt digitalisering 11.307 Diversen 7.194 5.657 Totaal 227.198 264.724

30

2.3.3

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

Voor de huisvesting van het Regionaal Archief aan de Bergerweg zijn twee contracten afgesloten. De huurverplichtingen voor het hoofdgebouw bedragen € 226.129 voor 2022. Het huurcontract hiervoor is afgesloten tot 12 december 2030. Voor het depot is voor 2022 € 541.985 verschuldigd. Dit contract heeft een looptijd tot 31 mei 2033. 2.3.4

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

In het voorjaar van 2020 is ons land getroffen door een uitbraak van het COVID-19 virus (corona). Als gevolg hiervan zijn de voorzieningen voor de inwoners gesloten en is de dienstverlening op kantoor tot een minimum beperkt. Het is niet de verwachting dat deze ontwikkeling omvangrijke negatieve financiële of organisatorische gevolgen heeft voor het jaar 2022 en het is te vroeg om op het moment van opstellen van deze verantwoording, de effecten op langere termijn in te schatten.

31

2.3.5

Toelichting op de programmarekening

Baten: Verrichte diensten Gemeentelijke bijdragen Incidentele baten Totaal baten

Realisatie 2020 189.281 2.479.271 47.094 2.715.646

Begroting 2021 163.765 2.556.248 2.720.013

Realisatie 2021 198.489 2.556.084 58.397 2.812.969

Lasten: Salarissen Overige personele lasten Personeel van derden Kapitaallasten Huisvestingskosten Kosten automatisering Digitalisering Materiële kosten Directe productkosten Totaal lasten

Realisatie 2020 1.278.258 17.920 119.254 65.970 821.795 121.764 36.403 54.396 82.164 2.597.923

Begroting 2021 1.340.906 34.692 144.715 67.399 842.438 140.009 25.425 65.929 128.795 2.790.308

Realisatie 2021 1.308.019 48.321 142.404 66.660 845.884 146.810 53.378 57.290 58.183 2.726.948

Saldo van baten en lasten

117.723

70.295-

86.022

Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves

16.344 16.344-

70.295 70.295-

16.344 16.344-

Resultaat

134.067

-

102.366

Het positieve resultaat over 2021 heeft als voornaamste oorzaken de afboeking van een ingeschatte personele verplichting die niet tot betaling heeft geleid, hoger dan begrote opbrengsten van dienstverlening voor derden alsmede lagere lasten (met name van eigen personeel en voor het Edepot). In totaal is een positief resultaat van € 102.366 gerealiseerd.

32

Analyse van het resultaat BATEN Verrichte diensten

Verrichte diensten

Realisatie 2020 189.281

Begroting 2021 163.765

Realisatie 2021 198.489

De opbrengsten zijn hoger dan begroot door extra geleverde diensten, hogere opbrengsten van de webwinkel en een bijdrage als gevolg van tijdelijke arbeidsongeschiktheid van een medewerker. Gemeentelijke bijdragen

Gemeentelijke bijdragen

Realisatie 2020 2.479.271

Begroting 2021 2.556.248

Realisatie 2021 2.556.084

Realisatie 2020 47.094

Begroting 2021 0

Realisatie 2021 58.397

Incidentele baten

Incidentele baten

In 2021 is duidelijk geworden dat een ingeschatte personele verplichting niet tot uitkering hoeft te komen en is deze vrijgevallen (€ 57.660).

LASTEN Personeelskosten

Salarissen Overige personele lasten Totaal Personeelskosten

Realisatie 2020 1.278.258 17.920 1.296.177

Begroting 2021 1.340.906 34.692 1.375.598

Realisatie 2021 1.308.019 48.321 1.356.340

Onder de post salarissen worden de salariskosten en de sociale lasten van de medewerkers van het Regionaal Archief verantwoord. Onder salariskosten wordt het bruto bedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen lonen verstaan, vermeerderd met de sociale lasten, de uitbetaalde vakantiegeldrechten en de uitbetaalde eindejaarsuitkering. De sociale lasten betreffen de ter zake van de werknemersverzekeringen verschuldigde werkgeverslasten, evenals het werkgeversaandeel in de pensioenvoorziening. De overige personele lasten zijn kosten van personeelsvoorzieningen, reiskostenvergoedingen en overige personeelskosten. De gerealiseerde personeelskosten zijn in 2021 1,4% lager dan in de begroting, met name als gevolg van zwangerschap waardoor per saldo lagere lasten voor de betreffende medewerkers te zien zijn.

33

Personeel van derden

Personeel van derden

Realisatie 2020 119.254

Begroting 2021 144.715

Realisatie 2021 142.404

Realisatie 2020 65.970

Begroting 2021 67.399

Realisatie 2021 66.660

Realisatie 2020 821.795 821.795

Begroting 2021 842.438 842.438

Realisatie 2021 845.884 845.884

Kapitaallasten

Afschrijvingen investeringen

Huisvestingskosten

Bergerweg 1 Totaal Huisvestingskosten

De huisvestingslasten zijn in 2020 door het doorwerken van lagere energielasten over eerdere jaren laag geweest. In 2021 liggen de lasten in lijn met de begroting en is een stijging te zien ten opzichte van 2020. Kosten automatisering

Kosten automatisering

Realisatie 2020 121.764

Begroting 2021 140.009

Realisatie 2021 146.810

Realisatie 2020 36.403

Begroting 2021 25.425

Realisatie 2021 53.378

Digitalisering

Digitalisering

Na enkele jaren van weinig kosten is hier in de afgelopen jaren meer aandacht voor geweest en zijn er dus meer kosten voor gemaakt. In 2021 is hier een verdere inhaalslag op uitgevoerd.

34

Materiële kosten Specificatie materiële kosten Aanschaf meubilair PR en voorlichting Kantoorbehoeften Frankeerkosten Telefoonkosten Representatiekosten Onderhoud kantoormachines Accountantskosten Bedrijfsgezondheidszorg Verzekeringen Kosten kopiëren Huur externe ruimte Lasten voorgaand boekjaar Overige kosten Totaal Materiële kosten

Realisatie 2020 6.078 2.236 5.986 4.151 715 4.135 1.500 9.813 2.366 3.796 33 2.428 11.160 54.396

Begroting 2021 4.000 4.000 4.577 5.085 750 5.085 1.271 9.869 2.500 2.543 250 26.000 65.929

Realisatie 2021 4.283 2.768 3.353 7.139 7.339 330 3.205 10.108 2.340 3.490 11 237 12.688 57.290