Kwartiermakersplan 2021-2022_versie 2.0.docx

Bij de keuze voor de werkwijze van de raad staat de vraag centraal: hoe kunnen de inwoners beter bij de politieke besluitvorming worden betrokken. Ambitie van de raad: • Een raad die: o transparant is voor zijn inwoners o toegankelijke is voor zijn inwoners, zowel bij de vergaderingen (technisch en fysiek) als bij zijn besluitvorming o daar waar mogelijk participatie stimuleert. Uitgangspunten bij de werkwijze vd werkgroep: • Niet op de stoel van de nieuwe raad gaan zitten. De werkgroep zorgt voor een soepele start en levert werkbare processen en regels af, maar de details hiervan zijn voor de nieuwe raad. • Daarom kijkt de werkgroep naar het beste van twee de raden: daar waar mogelijk worden bestaande regels en afspraken geharmoniseerd. • Wat betreft de verordeningen dient daar waar mogelijk de Modelverordening van de VNG als basis. • De RvO Dijk&Waard is kort en krachtig: wat er niet in hoeft, komt er ook niet in. • De basistekst wordt daar waar noodzakelijk aangevuld met HHWdse en LDse verschillen. De werkgroep adviseert over deze verschillen. Dit wordt per artikel in de RvO Dijk&Waard aangegeven. • Bij de volksvertegenwoordigende rol van de raad wordt onderzocht op welke wijze inwoners en derden hun bijdrage kunnen leveren.

Gemeenteraad Resultaat vd werkgroep • De uitkomsten van deze werkgroep (verordeningen en oplegnotitie + advies over volksvertegenwoordigende rol van de raad) worden aangeboden aan de fusieraad, waarna het samen met de zienswijze van het college ter besluitvorming naar nieuwe raad Dijk&Waard gaat. WAAR GAAT DE WERKGROEP OVER Onderwerp vd werkgroep: • Werkwijze gemeenteraad/vergaderstructuur, - daaraan ondersteunende Verordeningen en Reglement van Orde, - een adequate in en externe raadscommunicatie strategie (multichanel) en - een accommodatie die de gekozen werkwijze faciliteert • Volksvertegenwoordigende rol in een grotere meerkernige gemeente producten vd werkgroep: - RvO- Regelement op de Fora- Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Rechtspositie-Gedragscode gemeenteraad -Burgerinitiatief -Inspraak Werkgeverscommissie -Gedragscode omgaan persoonsgegevens -Verordening onderzoeksrecht gemeenteraad -Functioneringsgesprek burgemeester en raad - Communicatiestrategie in en extern - producten gekoppeld aan de volksvertegenwoordigende rol van de raad, zoals bv een QuickScan Lokale Democratie aantal bijeenkomsten (zie bijlage 1 planning) Bij de start per maand twee bijeenkomsten. Op verzoek van griffier (drukte van de raadsleden) is dat teruggebracht naar 1 x per maand. Totaal tot zo ver: 9 bijeenkomsten (incl de gezamenlijke eerste bijeenkomst).

5 daarvan gingen over de werkwijze van de raad, 3 over de volksvertegenwoordigende rol van de raad. WAT IS HET RESULTAAT VAN DE WERKGROEP TOT NU TOE 1 Wat: Eerste bijeenkomst: kennismaking en brainstorm. Het format werd aangeleverd door de projectleider. Doel was om bij elke van de producten stil te staan en via een waarderende gesprekstechniek te bepalen welke toekomstdromen de werkgroepleden over dit onderwerp hadden. Resultaat: zie paragraaf 3 (DOEL AMBITIE UITGANGSPUNTEN EN RESULTAAT) Wat vijf bijeenkomsten over de werkwijze van de raad Resultaat: - concept- RvO Gemeenteraad - concept- RvO raadsfora - concept- Verordening op het Raadsconvent Dijk en Waard Uitwerking: Tav van de RvO en de Verordening op de Fora is afgesproken dat: 1 Van alle vergaderingen zijn verslagen/besluitenlijsten gemaakt.

Gemeenteraad •

• • • • • •

Gezien de ambitie en uitgangspunten die de werkgroep eerder al heeft bepaald (zie paragraaf 3 van deze notitie), wordt het vergadermodel van Langedijk wordt overgenomen. Het Fora-overleg van Langedijk kent twee fasen: o Oriënterende fase: fase waarin informatie wordt verzameld over het betreffende onderwerp. Alle betrokken partijen (incl. inwoners en wethouders) mogen plaatsnemen aan de vergadertafel. o Meningsvormende fase: hierin bepalen de fracties hun standpunt tav van het onderwerp en geven advies over de behandeling in de raadsvergadering (hamer/bespreekstuk). Alleen de raads,- en commissie/burgerleden zitten aan de vergadertafel. Gezien de ambitie en de uitgangspunten die de werkgroep eerder al heeft bepaald (zie bovenaan de notitie) wordt het HHW-se debatmodel voor raadsvergaderingen aangehouden: debatopstelling met spreker-microfoons De werkgroep adviseert de nieuwe gemeenteraad om 3 a 4 Fora in te stellen. Dit aangezien de fusiegemeente meer raadsleden heeft, kan woordvoerderschap per beleidsthema makkelijker worden gerealiseerd. In de nieuwe RvO wordt de term gespreksronde ipv termijnen gebruikt passende term voor commissieleden/burgerleden: forumleden dinsdag is vaste vergaderdag van raad en fora geen simultane vaste vergaderingen

Tav van de Verordening op het raadsconvent is afgesproken dat: …… Wat drie bijeenkomsten over de volksvertegenwoordigende rol van de raad Resultaat: (zie bijlage 2) Als eerste is gekeken naar wat de volksvertegenwoordigende rol in een veelkernige gemeente betekent en welke aspecten daarbij belangrijk zijn: 1) Zoek naar verbinding met en in de wijk 2) Stimuleer en experimenteren met (burger-, en overheids-) participatie en democratische vernieuwing Vervolgens formuleerde de werkgroep hiervoor adviezen en tips. Met een daarvan gaat zij nu alvast aan de slag: • De QuickScan Lokale Democratie wordt voorafgaand aan de fusie in beide gemeenten uitgevoerd. De QSLD wordt samen met inwoners en het college uitgevoerd en geeft de stand van zaken van de lokale democratie in LD en HHW weer. Aan de hand hiervan kan eventueel ook een verbeteragenda worden opgesteld die de nieuwe raad kan gebruiken voor zijn raadsprogramma bij het thema participatie en democratische vernieuwing. Begripsverkenning Als eerste is gekeken naar wat de volksvertegenwoordigende rol in een veelkernige gemeente betekent: • raad is een homogene groep met oog voor elke kern • raad verbindt zich met de wijk • inwoners voelen zich gehoord

Gemeenteraad • •

raad heeft kennis van een wijk, wat er speelt en wat de cultuur is je bent direct/hoofdelijk gekozen dan moet je weten wie die inwoners zijn, in welke wijken ze leven en welke problemen er spelen.

. Vervolgens hebben we bekeken wat daarbij belangrijk is. Bij de volksvertegenwoordigende rol in een veelkernige gemeente bleken twee aspecten van belang: 3) Verbinding met en in de wijk: De raad hoort te weten wat er speelt in elke wijk en kern, ook die van de ‘andere gemeente’. De werkgroep vindt het daarnaast belangrijk dat de onderlinge betrokkenheid in de wijk gestimuleerd wordt. Als tip geeft zij onder meer mee om via elkaar de ‘nieuwe’ wijken te leren kennen: nodig mekaar uit, loop rond en geef uitleg aan elkaar (samen met de inwoners)over de wijk. In een volgende vergadering van de werkgroep worden twee andere fusiegemeenten uitgenodigd (Schagen en Hollands Kroon) om van hen te leren hoe zij deze verbinding hebben aangepakt. Advies Werkgroep: - leer van elkaar ; neem mekaar mee naar elkaars wijken, nodig mekaar uit. Dit kan bijvoorbeeld onderdeel zijn van het inwerkprogramma van de nieuwe raad.

Zorg ervoor dat ook de belangrijkste successen en pinpunten in de wijk gedeeld worden, alsook welke projecten er nu spelen en van belang waren, bv via een rondgang in een wijk - Neem dit mee in het inwerkprogramma - Geef het college opdracht om een overzicht van elke kern/wijk te maken, waarin naast samenstelling van de bevolking ook de bestuursgeschiedenis van de wijk wordt benoemd - Leer van de andere fusiegemeenten zoals Hollands Kroon en Schagen - Leer van oud-raadsleden - Koppelen aan kernenbeleid en LTA 4) Participatie / democratische vernieuwing waarbij we een onderscheid maken tussen burgerparticipatie en overheidsparticipatie • burgerparticipatie: Je zorgt als raad middels kaderstelling dat het college ook bij beleidsvoorbereiding en -uitvoering inwoners betrekt en controleert of dat goed gebeurt. En je gaat ook zelf de wijk in om je te laten informeren, of nodigt inwoners uit op het stadhuis om plaats te nemen in de Forum bijeenkomst een informatieavond of een rondetafelgesprek. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat je als raad apolitiek bezig bent. • Overheidsparticipatie/doe-democratie : de raad vindt het belangrijk dat bewonersinitiatieven van de grond komen en dat de doe-democratie gestimuleerd wordt. Van belang is dat de democratische beginselen zoals bijvoorbeeld inclusiviteit en transparantie, worden nageleefd.

• Ook wil de raad meer sturen op experimenten door bijvoorbeeld twee onderwerpen uit de Lange Termijn Agenda aan te wijzen en die op een democratische

Gemeenteraad vernieuwende wijze op te pakken. En ook in zijn besluitvormende rol wil de raad gaan experimenteren, denk bijvoorbeeld aan wijkbesturen of burgerraadsleden. Advies werkgroep: - Voer voor de fusie de QuickScan Lokale Democratie uit, zodat de nieuwe raad aan de hand van de stand van zaken van de lokale democratie in LD en HHW en de (eventuele) verbeteragenda die aan de hand van de QSLD wordt gemaakt, na de start weet welke richting hij aan de participatie en doe-democratie moet geven, en wat hij zelf op dit gebied kan doen - nodig inwoners uit op het stadhuis om plaats te nemen in de Forum vergadering, een - informatieavond of een rondetafelgesprek. - aandachtspunt wees apolitiek - stel goede spelregels op: zorg ervoor dat je niet alleen naar de tegenstanders luistert de zwijgende meerderheid en de voorstanders ook een stem geven. Luister daarom niet alleen naar de tegenstanders maar ga actief op zoek naar de voorstanders. Daarvoor kan je bijvoorbeeld een actorenanalyse maken waardoor je in beeld krijgt wie de doelgroepen, zodat je weet dat je niemand overslaat in je beraadslaging.

- Vooral bij de doe-democratie moet veel aandacht gaan naar de democratische beginselen, zoals bijvoorbeeld inclusiviteit en transparantie - niet te hard van stapel lopen: Kernenbeleid en werkgroep DIP zijn voor nu genoeg Algemene adviezen van de werkgroep aan de nieuwe raad: • blijf doen wat er goed gaat; • ga niet gelijk bij aanvang van start maar pas na bv een half jaar; • experimenteer ook binnen je eigen besluitvorming (vb Groningen); • leer van elkaar, laat bijvoorbeeld Langedijkse raadsleden meedoen in de Heerhugowaardse raadswerkgroep Democratie Interactie en Participatie; • leer van anderen, bijvoorbeeld door het uitnodigen van experts en het bezoeken van proeftuinen • ga experimenteren en leer daarvan; • selecteer via de LTA een aantal projecten; • doe bij burgerparticipatie aan verwachtingsmanagement: blijf herhalen wat je met de input van burgers gaat doen, en koppel dit terug. Harmonisatie Raadseigen Producten - Werkgroep Facilitair Onderwerpen De werkgroep Facilitair heeft zich gebogen over de volgende onderwerpen • Aanbesteding RIS/BIS • Vergaderlocaties • Benodigde devices De werkgroep is een aantal keer bij elkaar gekomen en hebben zonder (rand) voorwaarden vooraf, gesproken over de genoemde onderwerpen en doen wij een voorstel om onderstaande adviezen over te nemen.

Gemeenteraad In dit document leest u de adviezen van de werkgroep met betrekking tot de vergaderlocaties, de ondersteunende apparatuur voor raadsleden (en burgerraadssteunfractieleden) en hebben we nog 2 overige aanbevelingen. Vergaderlocaties De werkgroep komt met de volgende adviezen. 1. Raadsvergaderingen Raadsvergaderingen worden gehouden in het gemeentehuis in Heerhugowaard. De voorkeur gaat uit om het Heerhugowaards model over te nemen. (Debat opstelling en gebruik maken van sprekersmicrofoons. 2. Fora De vergaderingen van de fora worden gehouden in De Binding in Langedijk, dan wel maandelijks te wisselen tussen Langedijk en Heerhugowaard De werkgroep heeft een voorkeur voor meerdere fora op een avond. Groot voordeel is dat er vaste vergaderdagen ( dinsdagen) overblijven voor het organiseren van BOToverleggen, Politiek bestuurlijke avonden etc. 3. Fractievergaderingen Fractievergaderingen kunnen zowel in het gemeentehuis van Heerhugowaard als in De Binding plaatsvinden. Dit zal mede afhankelijk zijn van de samenstelling van de fractie. 4. Raadskamer De werkgroep adviseert een raadskamer ter beschikking te stellen die te allen tijde beschikbaar is voor de raad en fractieleden/ondersteuners. Randapparatuur 1. Telefoon De werkgroep is van mening dat het hebben van een smart-phone inmiddels algemeen goed is en adviseert geen telefoons te verstrekken 2.

IPad / laptop De werkgroep is van mening dat het hebben van een IPad / laptop essentieel is om het raadswerk goed te kunnen doen. Zij adviseert om de raadsleden een keus te bieden om gebruik te maken van een vergoeding om zelf randapparatuur aan te schaffen (BYOD), dat wel een door de gemeente gekozen device in bruikleen te krijgen. Overige aanbevelingen

Gemeenteraad 1. De werkgroep adviseert om in de conceptbegroting voor de gemeente Dijk en Waard per fractie budget op te nemen voor een fractiemedewerker. Het raadswerk voor een gemeente van 80.000 inwoners vraagt een meer professionele aanpak. Dit zou tevens betekenen dat er per fractie een ruimte beschikbaar moet zijn. Harmonisatie Raadseigen Producten - Werkgroep Processen en Procedures Invulling van de actieve informatieplicht door het college In de bijlage bij de uitnodiging zat een infographic “Hoe informeer ik de raad”. Artikel 169 Gemeentewet is de basis voor de actieve en passieve informatieplicht door het college, maar die geeft alleen aan dat het moet gebeuren en laat de uitvoering verder aan de (politieke) verantwoordelijkheid van het college over en de afspraken die de raad maakt. De focus van de harmonisatievergaderingen lag op het nadenken over wensen voor het toekomstige proces. Hoe ziet u de actieve informatie(plicht) van het college het liefst vormgegeven en vastgelegd? De volgende opmerkingen zijn gehoord: - De raadsinformatiebrieven kunnen beter gestructureerd worden ontsloten. - De rib’s bij voorkeur per onderwerp c.q. agendapunt herkenbaar maken. - Ook doorzoekbaaarheid rib’s via inhoud mogelijk maken. - Onderscheid maken in “need to know” en “nice to know”.

- Uitgangspunt moet voor het college zijn “Eerst de raad, dan de rest informeren” - B&W-besluitenlijst de dag na de vergadering beschikbaar voor raadsleden. - B&W-besluitenlijst na vaststelling publiceren op de website. - niet te veel informatie - soms schriftelijk afdoen - voor informatieoverdracht en bot-avonden al vast agenderen in vergaderschema. - Vaststelling van de invulling van die data via het presidium - BOT-bijeenkomsten wel aankondigen via een Rib en aangeven van: Wat willen we bereiken en welk middel past daar bij: Puur mededelen = memo/mondeling; aftasten = Bot-overleg - in beginsel gesloten bijeenkomsten / worden niet opgenomen en/of uitgezonden - bij info van max 10 minuten, kan dat ook in een commissievergadering - Bij een Bot-overleg weten raadsleden vooraf wat er van het die bijeenkomst gevraagd wordt (luisteren, presenteren, meedoen). Dus niet alleen zenden. Het waarom van de avond moet vooraf helder gemaakt worden in de uitnodiging. - Presentatie moet ‘boeien’. (= sprekerskwaliteit) Niet te technisch, wel over keuzen praten - Het brengt ‘winst’ als je als raadslid bij het Bot-overleg geweest bent bij de verdere besluitvormingsprocedure - Liever geen parallelle sessies. - vastleggen dat presidium de invulling van de Bot-avonden bepaalt. - Bot-avonden op een vaste vergaderdag plannen. - voorstel is om een vaste dag in de week + vaste begintijd (20:00 uur) als

Gemeenteraad vergaderavond aan te houden. Daarbij ook voorkeur voor vaste dag voor fractieoverleggen. - In de uitnodiging voor een Bot-avond duidelijk vermelden van wel of geen aanmelding vooraf nodig. - fysieke bijeenkomsten hebben de voorkeur (als dat weer mag). - Bot-overleggen kunnen ook op locatie plaatsvinden / aansluiting bij onderwerp.

Gemeenteraad Harmonisatie Raadseigen Producten - Werkgroep P&C Inleiding De werkgroep P&C heeft als opdracht het “Inventariseren en opstellen van raadseigen producten en werkwijzen ten aanzien van de Planning en Control-cyclus van de nieuwe gemeente”. Het gaat dan om de volgende deel producten: - Invulling rekenkamerfunctie - Verordening auditcommissie - Aanstelling accountant - Wensen t.a.v. de P&C-Cyclus ✓ Voorjaarsnota/kadernota/kaderbrief ✓ Vorm en indeling programmabegroting ✓ Bestuursrapportages ✓ Begrotingswijzigingen ✓ Procesafspraken ✓ Wijze van presenteren en toegankelijkheid P&C-producten Deze startnotitie is bedoeld als groeidocument en zal uiteindelijk voorstellen en adviezen bevatten als onderlegger voor een raadsvoorstel t.b.v. de nieuwe raad van Dijk & Waard. Per product vindt de lezer hierin de onderzochte alternatieven, de afweging van de werkgroep en het advies van de werkgroep. Hiermee wordt de nieuwe raad in de positie gebracht om direct na 1 januari 2022 richtinggevende besluiten te nemen. Bij het opstellen van dit document zijn de uitganspunten opgenomen zoals geformuleerd in de startbijeenkomst d.d. 16 september. Zie hiervoor het verslag van deze bijeenkomst 1. Per producten zal bij het advies zoveel mogelijk hetzelfde afwegingskader gehanteerd worden: -

Functionele bijdrage aan de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad; Transparantie, leesbaarheid en toegankelijkheid voor lekenbestuurders en inwoners; Balans tussen hoofdlijnen en specifieke informatie Relatie met externe wet- en regelgeving en interne porcessen en systemen Bestaat er bij de inrichting van het proces een duidelijk onderscheid tussen het bestuurlijke en het operationele deel; Mate van aandacht voor vooruit- en terug-(jaarrekening)kijken Is het proces ingericht in de geest van de BBV in plaats van naar de letter Bestaat er balans in het aantal programma’s (niet te veel, niet te weinig) Is de ontschotting in het sociaal domein evenwichtig.

2. Bij de inhoud en de vormgeving van de producten zijn de volgende zaken van belang: -

Werk met heldere doelstellingen;

Gemeenteraad -

Zorg voor correcte aansluitingen zodat het saldoverloop goed te volgen is; Er is sprake van duidelijke en uniforme (deel)producten en dit is vertaald naar de lay-out;

3. Tot slot liggen worden er in het document een aantal aanbevelingen opgenomen: -

Voer verbeteringen door waar nodig en mogelijk t.o.v. het huidige proces. Dit is vertaald naar een adequate politiek-bestuurlijke termijn-kalender; Er worden heldere en eenduidige definities en begrippen gehanteerd; Formuleer als raad kaders die zich over langere tijd uitstrekken. In de kadernota en begroting hoeven dan alleen de jaarschijven te landen die een materiële bijdrage leveren aan het realiseren van het beleid;

Begroting Met oog op het doorontwikkelen van de begroting zijn enkele referentiegemeenten onderzocht. Deze gemeenten hebben de volgende kenmerken: - Ze maken onderdeel uit van de G40; - Werken met een digitale begroting; - Voldoen aan criteria zoals opgenomen onder 1 en 2 De werkgroep heeft gemeenten onderzocht waaronder: ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

Delft Hoorn Purmerend Haarlemmermeer Zaanstad

Voor al deze gemeenten geldt dat de stukken terug te vinden zijn op een aparte toepassingsgerichte website of financieel portaal zoals deze ook in Langedijk en Heerhugowaard gebruikt worden. Die omgeving is bij de ene gemeente makkelijker te vinden dan de andere. De portalen van Zaanstad en Haarlemmermeer onderscheiden zich daarbij in positieve zin. Via de startpagina van de gemeente is het eenvoudig navigeren naar het financiële portaal. Daar worden niet alleen worden per programma de relevante beleidskaders opgesomd; het is ook mogelijk om ze direct aan te klikken en te bekijken. De meeste gemeenten hanteren een indeling van 4 tot 10 programma’s. Het advies van de werkgroep is dan om het huidige aantal (Langedijk 10 en Heerhugowaard 9) als richtinggevend te beschouwen Afweging en advies

Gemeenteraad Kijkend naar de aspecten opgesomd onder 1 dan geldt dat voor steeds meer gemeenten sprake is sprake is van een apart financieel portaal. Niet iedere gemeente benut de functionaliteiten optimaal. De werkgroep adviseert mede gelet op de aspecten toegankelijkheid, leesbaarheid en terugen vooruitkijken om het financiële portaal van Dijk & Waard verder door te ontwikkelen, daarbij de gemeente Zaanstad en/of Haarlemmeer als referentie te gebruiken en het huidige aantal programma’s als uitgangspunt te nemen. Daarbij dient in ook aandacht geschonken te worden aan een koppeling naar de voormalige gemeenten met oog op de monitoring van langlopende projecten. Voorjaarsnota/Kadernota/kaderbrief Als voorbereiding op de begroting biedt het college de raad een richtinggevend document aan. De gedachte is dat deze nota na uitgebreide bespreking in de raad richtinggevend is voor het opstellen van de begroting. De raad hoeft vervolgens bij de bespreking van de begroting alleen te beoordelen of de nota “goed in de begroting geland is”. Afweging en advies De werkgroep stelt voor om in Dijk& Waard het begrip Kadernota te hanteren. Dit begrip geeft het meest nauwkeurig doel en functie aan. Het is wel belangrijk dat er voor de raad ruimte is om alternatieve af te wegen en keuzes te maken. Het begrip kaderbrief dient vermeden te worden.

Dit is een niet -openbaar document gebruikt door de minister van financiën. Rekenkamerfunctie De raad kan een rekenkamer instellen(artikel 81a GW) met oog op de controlerende rol. Als de raad geen rekenkamer instelt dan stelt de raad bij verordening regels vast voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie(81 0a GW). Het voornaamste verschil tussen een gemeentelijke rekenkamer en een rekenkamerfunctie is dat bij de laatste de gemeenteraad meer vrijheid heeft in de samenstelling. Zo is het bij een rekenkamerfunctie mogelijk dat ook raadsleden lid zijn. Een gemeentelijke rekenkamer(functie) kan bestaan uit enkele raadsleden, externe leden of een combinatie van beide, die benoemd worden door de gemeenteraad. Als er meerdere leden zijn spreekt men van een rekenkamercommissie, als er één lid is van een directeursmodel. Deze laatste vorm kennen we nu in HHW en LD. Een externe partij voert onderzoeken uit. De keuze wordt afgestemd middels een workshop met alle raadsleden/leden van de auditcommissie(Heerhugowaard) en in Langedijk met een vaste

Gemeenteraad klankbordgroep van (burger)raadsleden. Het contract met deze partij loopt tot 1 januari 2022. -

Alkmaar en de BUCH-gemeenten kennen een rekenkamercommissie bestaande uit externe leden.

-

Hoorn en Purmerend kennen een rekenkamercommissie bestaande uit interne(raadsleden) en externe leden en een externe voorzitter.

-

Amsterdam, Zaanstad en Weesp maken gebruik van een (gemeentelijke rekenkamer). Dit geldt b.v. ook voor Lelystad en Utrecht.

Afweging en advies Een deel van de werkgroep vindt het directeursmodel te smal heeft een voorkeur voor een onafhankelijke rekenkamer of rekenkamercommissie een ander deel is tevreden over de huidige werkwijze. De positie van raadsleden is een aandachtspunt in welke vorm dan ook; tegelijk dient politisering voorkomen te worden. Daarnaast kan het interessant zijn om op termijn met andere middelgrote gemeenten in Noord-Holland(Noord) de mogelijkheden te onderzoeken om tot een regionale rekenkamer te komen. Auditcommissie Gemeenten stellen een auditcommissie in op grond van artikel 84 lid 1 van de Gemeentewet. Heerhugowaard kent een auditcommissie die bestaat uit vijf leden. De auditcommissie voert namens de gemeenteraad het periodieke overleg met de accountant en brengt advies uit aan de gemeenteraad over het controleprotocol en de jaarrekening van de gemeente. Daarnaast adviseert de auditcommissie over de kwaliteit van de financiële stukken. Ook voert de auditcommissie de jaarlijkse controle uit over de verantwoording van de fractievergoedingen. De auditcommissie van Langedijk bestaat uit ook uit vijf leden en heeft globaal dezelfde taken met uitzondering van de jaarlijkse controle over de fractievergoedingen. Ook hier is bij wijze van verkenning met name gekeken naar referentiegemeenten met een omvang hebben van meer dan 60.00 inwoners.

Auditcommissies zijn er in verschillend verschijningsvormen. In de meest beperkte variant heeft de commissie een adviseren rol richting de raad als het gaat om de jaarrekening, de contacten met de account hieromtrent en de aanbesteding en selectie van de accountant. In algemene zin adviseert de auditcommissie de raad over de controle op de financiële huishouding (beheer en inrichting) van de gemeente.

Gemeenteraad Veel gemeenten hebben het takenpakket van de auditcommissie verbreed b.v. met een rol als klankbordgroep voor de een rekenkamer(commissie). Hieronder een overzicht van deeltaken die bij de auditcommissie belegd kunnen worden. -

-

-

-

de commissie bereidt, in overleg met het college en de raad, de aanbesteding en benoeming van de accountant voor onderhoudt contacten tussen de gemeenteraad, de accountant en de ambtelijke organisatie over de jaarrekening adviseren over de opdracht aan de accountant en het vast te stellen controleprotocol voor de accountantscontrole; het aandragen van onderzoeksonderwerpen ten behoeve van de interim controle door de externe accountant adviseert de gemeenteraad over de omgang met de jaarrekening en de rapportering daarover door de accountant; adviseren over de overige tussentijdse rapportages en producten; evalueren van het functioneren van de accountant; gevraagd en ongevraagd adviseren over verbetering van de planning en control coördineert de onderzoeken van de accountant, de financiële onderzoeken door het college en de onderzoeken van de Rekenkamer(commissie) adviseert over aanpassingen in de vorderingen o.b.v. 212, 213 en 213a Gemeentewet opvolging van door de raad overgenomen of gedane aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole, rekenkamercommissie onderzoeken en cyclusdocumenten voor zover dit raakt aan de financiële positie van de gemeente of de governance.

de jaarrekeningen en overige documenten uit de P&C cyclus van verbonden partijen, voor zover dit raakt aan de financiële positie van de gemeente of de governance, en de raad de auditcommissie hiertoe opdracht geeft. functioneert als kascommissie in het kader van de verordening op de fractieondersteuning. afhankelijk van in inrichting rekenkamerfunctie: de commissie doet een voordracht aan de raad bij de vervulling van een vacature in de rekenkamercommissie. Haar werkzaamheden daartoe stemt zij af met de rekenkamercommissie. het voorbereiden van een standpunt over onderzoeksrapportages van de gemeentelijke rekenkamercommissie draagt zorg voor kennisverzameling en kennisoverdracht aan de raad voor wat betreft relevante bedrijfsvoeringsthema’s.

Afweging en advies Veel gemeenten zetten een auditcommissie en de daarin aanwezige expertise en betrokkenheid breed in. Een aantal onderdelen lenen zich voor verder discussie. Deze staan vet gedrukt. De overige taken zouden een plaats kunnen krijgen in de auditcommissie met een daar op toegesneden professionele ondersteuning van uit de griffie. In deze fase liggen de volgende opties voor:

Gemeenteraad -

-

de huidige verordeningen harmoniseren en vaststellen bij aanvang van de nieuwe raadsperiode en de nieuwe raad/auditcommissie deze notitie meegeven als toekomstpersperspectief; in de aanloop naar 2022 een nieuwe invulling en verordening opstellen en deze laten vaststellen bij aanvang van de nieuwe raadsperiode.

Aanstelling accountant PM Afweging en advies Aanbevelingen Schenk in de breedte aandacht aan de politieke sensitiviteit van de ambtelijke organisatie Bevorder het doelgroep gericht schrijven. Zorg voor permanente training van raadsleden waar het de gemeentefinanciën betreft. Creëer binnen de kadernota afwegingsruimte en keuzemogelijkheden voor de raad. Verken de mogelijkheden naar een burgerbegroting(zie ook werkgroep werkwijze raad en processen en procedures). Relevante bronnen P&C-cyclus/toegankelijkheid Zaanstad Haarlemmermeer Rekenkamer Amsterdam Utrecht Alkmaar Purmerend Auditcommissie Capelle aan den IJssel Purmerend Hoorn Leidschendam-Voorburg Arnhem