IS E56. Bouwen aan SORA, Nieuwsbrief 5 – december 2021.pdf

Bouwen aan SORA

Nieuwsbrief

Sociale Onderneming Regio Alkmaar

#5 - december 2021 Gemeenteraden regio Alkmaar

De gemeenten in de regio Alkmaar gaan de Participatiewet en de aanpalende taken inburgering, schuldhulpverlening en bijzondere bijstand/uitvoering minimaregelingen gezamenlijk uitvoeren, via één regionale uitvoeringsorganisatie. Om méér inwoners beter te helpen. Op de naar de realisatie Begin november werd de besluitvorming door de gemeenteraden uit de regio Alkmaar (gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Heerhugowaard, Heiloo, Langedijk en Uitgeest) afgerond. Alle zeven stemden positief in met het plan dat beschrijft hoe deze organisatie eruit gaat zien en werken. SORA wordt een feit. We gaan verder met de implementatie, het feitelijk vormgeven van de nieuwe organisatie. In deze nieuwsbrief een update over:

overleg en overeenstemming met de BOR en Lokaal Overleg nodig. We brengen op dit moment de planning nader in kaart zodat we u begin 2022 kunnen informeren op welke datum we de operationele start kunnen realiseren. Aanpak - projectgroepen Door de drie organisaties bij elkaar in één onderneming te brengen, staat er nog geen werkende nieuwe organisatie. Om als één organisatie te kunnen werken en inwoners de gewenste dienstverlening te bieden, zal SORA ingericht moeten worden.

In deze nieuwsbrief een update over: • • • • • •

Besturing Formele en operationele start Aanpak – projectroepen De projectgroepen Communicatie Naamcreatie

Besturing Hoe ziet de besturing er tijdens deze fase uit? • De bestuurlijke commissie is het bestuurlijk platform voor besluitvorming tot de formele oprichting van SORA. Daarna is het algemeen bestuur van SORA verantwoordelijk. In januari geven de colleges aan welke twee bestuurders hier deel van gaan uitmaken. • De bestaande opdrachtnemers, de directeuren Jack Rutten (HW), Willem van Eijk (WNK) en Peter Schouten (BUCH-werkorganisatie) zijn verantwoordelijk voor de implementatiefase. Zodra de kwartiermaker/beoogd directeur in dienst treedt (voorjaar 2021) vormt deze of hij/zij samen met hen de overgangsdirectie die het implementatieproces aanstuurt. • Diederik Hommes van Rijnconsult is overall projectleider totdat de kwartiermaker van start gaat. Formele en operationele start Er zijn twee startmoment, de formele en operationele start: Formele start 1 januari 2022 wijzigt de GR WNK in GR SORA, de organisatie is dan geformaliseerd. Operationele start Randvoorwaarde voor de operationele start is een werkend ICT-systeem en een zorgvuldig plaatsingsproces zodat de organisatie kan starten in de nieuwe structuur, functies en werkprocessen. Op verschillende onderwerpen is goed

Dit vergt op tal van gebieden een gedegen voorbereiding en uitvoering. We werken hiervoor met projectgroepen. We lichten HR apart uit. Projectgroep HR De projectgroep HR bereidt alles voor op HR-gebied zodat medewerkers een plek krijgen in de nieuwe organisatie en teams worden gevormd. Ze zorgt o.a. dat de formatie en teams duidelijk zijn (welke functies in welke teams), dat functies zijn beschreven, het vastgestelde plaatsingsproces kan worden uitgevoerd en dat er duidelijkheid is over de arbeidsvoorwaarden in SORA. Ze bereidt een sociaal statuut voor met regelingen en voorzieningen om gevolgen voor medewerkers op te vangen. Hierin staan afspraken over het plaatsingsproces, de rechten en plichten van werkgever en werknemers en eventuele aanvullende afspraken. Over het sociaal statuut is overeenstemming met de bonden nodig. De gesprekken tussen de bonden en de bestuurders van SORA vinden plaats in het Lokaal Overleg. Met de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) vindt afstemming over deelresultaten en waar nodig besluitvorming (instemming of advies) plaats. De BOR heeft bijvoorbeeld adviesrecht als het gaat over de definitieve organisatie-inrichting, de functies en de formatie. De BOR is namens de drie OR-en aanspreekpunt voor de directies.

Bouwen aan SORA

Sociale Onderneming Regio Alkmaar

#5 - december 2021 - Gemeenteraden regio Alkmaar De projectgroepen Dit zijn de projectgroepen en wat zij doen: Governance Deze projectgroep buigt zich over verschillende en beleid onderwerpen zoals: o Formele besluiten zoals benoeming leden algemeen en dagelijks bestuur o Inrichting gezamenlijke raadscommissie en cliëntenraad o Voorleggen nieuwe gemeenschappelijke regeling aan raden voor technische zaken als naamswijziging en vorming gemeente Dijk en Waard Vaststellen bijdrageverordening en omzetten bestaande verordeningen en beleidsregels naar de nieuwe organisatie ICT Het doel van de ICT-projectgroep is ervoor te zorgen dat bij de start van SORA de ICTinfrastructuur zo is geregeld dat medewerkers goed hun werk kunnen doen en de dienstverlening aan inwoners goed wordt voortgezet. Concreet houdt het o.a. in dat alle klantgegevens Participatiewet dan beschikbaar zijn in één SORA Suite, SORA een eigen 088-telefoonnummer heeft, alle medewerkers gebruikmaken van Microsoft 365, een SORA-e-mailadres hebben, digitaal kunnen samenwerken (Teams) en agenda’s delen. Werk- De beschreven hoofdwerkprocessen in het processen eindrapport werken we uit tot werkprocessen per deeltaak. We focussen op werkprocessen die door de samenvoeging veranderen; Re-integratie & participatie, Bezwaar & beroep, Inkomen en Beleid & innovatie.

We volgen grofweg deze stappen: 1. Huidig proces in kaart: wat zijn voor- en nadelen en best practices? 2. Gewenst proces in kaart: hoe loopt het proces ideaal? 3. Hoe komen we tot gewenst proces: wat is daarvoor nodig? We doen dit in co-creatie met medewerkers, zij kennen de processen het beste. Inburgering Het inburgeringsstelsel verandert. 1 januari 2022 treedt de nieuwe Wet Inburgering in werking. Het doel is dat inburgeringsplichtigen zo snel mogelijk meedoen in Nederland. En dat ze daarnaast zo snel mogelijk werk vinden. Inburgering wordt onderdeel van SORA. De projectgroep Inburgering zorgt voor de organisatorische randvoorwaarden zodat het team Inburgering per 1 januari kan starten. Het team wordt tot aan de operationele start van SORA bij Halte Werk ondergebracht.

Bedrijfs- Het doel is een SORA-werkomgeving met de juiste voering en middelen te creëren zodat medewerkers hun financiën werk binnen SORA voor inwoners zo goed mogelijk kunnen doen. Denk aan zaken als: o Inrichten huisvesting/gebouwenbeheer en werkplekken (bureaus, stoelen) o Toegang tot de verschillende locaties o Wagenparkbeheer o Inregelen in- en uitgaande post, inkoop/ aanbesteding o Opstellen begroting o Uitwerking Planning &Control processen o Aanpassen DVO’s met Dijk & Waard, Alkmaar, BUCH Cultuur De projectgroep Cultuur zet de komende maanden cultuurinterventies uit. Dit zijn de eerste stappen naar een gezamenlijke, nieuwe cultuur.

Communicatie Het is belangrijk de verschillende doelgroepen zo goed mogelijk mee te nemen in de stappen en gevolgen van SORA en eventuele veranderingen die dat met zich meebrengt. Communicatie blijft dan ook hoog op onze agenda staan. Zowel met medewerkers als met u, gemeenteraden, cliënten- en adviesraden en straks ook inwoners, werkgevers en andere stakeholders. Naamcreatie Bij een nieuwe organisatie hoort een nieuwe naam. Deze ontwikkel je niet ‘zomaar’. Zo moet de naam bijvoorbeeld passen bij onze identiteit en werkveld, de gewenste associaties oproepen en uiteraard beschikbaar zijn. Daarom is een professioneel communicatiebureau ingeschakeld.

Het bureau startte met drie brainstormsessies met medewerkers om input op te halen op onderwerpen als: wie zijn we en waar staan voor? Wat zijn wensen en behoeften van onze inwoners? Ook deden we een oproep voor naam ideeën per mail. Na deze sessies, en de ingezonden naam ideeën, startte het bureau met het creatieve proces om tot naamvoorstellen te komen. Deze naamvoorstellen toetsen we, niet via een grootschalige enquête, maar via 1 op 1 gesprekken met een mix van collega’s en leden van de cliëntenraden. Om meer de diepte in te kunnen gaan: wat roept de naam op, welke associaties, hoe komt het over, etc. Wat de naam gaat worden weten we binnenkort! Hartelijk dank voor uw aandacht! Diederik Hommes, Jack Rutten, Willem van Eijk en Peter Schouten