IS D07a. Jaarverslag 2019 cie bezwaarschriften en klachten.pdf
Tekst van het document
JAARVERSLAG 2019
1
Commissie voor de Bezwaarschriften en Klachtencommissie van de gemeente Langedijk
1
Commissie voor de Bezwaarschriften en Klachtencommissie van de gemeente Langedijk
JAARVERSLAG 2019 Op grond van de Verordening Commissie bezwaarschriften en op grond van de Klachtenverordening van de Gemeente Langedijk zijn een onafhankelijke commissie voor de bezwaarschriften en een onafhankelijke Klachtencommissie bevoegd om de gemeentelijke bestuursorganen te adviseren over de ingediende bezwaarschriften en klachten. De commissie voor de bezwaarschriften adviseert over de bezwaarschriften op alle beleidsterreinen, met uitzondering van de bezwaren inzake belastingen.
Samenstelling van de commissie De samenstelling van de commissie in 201 9 is als volgt: De heer drs. J.C. Bekius, voorzitter De heet mr. drs. V.M. Behrens, vice-voorzitter Mevrouw mr. ES. Bruijn De heet J.A. Wammes Mevrouw S. Wijnker De heet M. Mooij
Aantal afgedane bezwaren en klachten Voor het jaarverslag is het aantal afgeronde bezwaarschriften en klachten in het betreffende jaar bepalend, maar er wordt ook informatie opgenomen over het aantal ontvangen bezwaren en klachten. In 2019 zijn 48 bezwaarschriften, en 15 klachten afgedaan. Tezamen zijn dat er 63. Hiermee is het aantal weer gedaald tot onder het gemiddelde (benoemen) van de afgelopen jaren. Daling ontvangen bezwaren en klachten In 2019 zijn er 68 bezwaren en klachten ontvangen. Dit betreffen 50 bezwaarschriften en 18 klachten. Dit is ongeveer gelijk ten opzichte van 2018 waarin 64 bezwaren en klachten werden ontvangen. Hiermee ligt het aantal ontvangen bezwaren en klachten ongeveer op het gemiddelde (benoemen). Afdoening bezwaren en klachten Van de 63 bezwaarschriften en klachten zijn er 27 afgedaan zonder tussenkomst van de commissie. In deze gevallen kon een andere minder formele afhandelingsroute worden gevolgd door mediation, intrekking van de beschikking of herziening van het besluit. Er is in de meeste van deze gevallen persoonlijk contact opgenomen met de bezwaarmakers of klagers over de inhoud van hun bezwaarschrift of klacht. In andere gevallen is de vakafdeling gevraagd om het door hun voorbereide besluit zelf kritisch te bekijken.
Dit heeft ook een aantal maal geleidt tot een nieuw besluit dat tegemoet kwam aan het bezwaar en daarna tot intrekking van het bezwaar door bezwaarde.
2
Aantal klachten afgedaan Het uitsplitsen naar bezwaren en klach ten toont een significant verschil. Het aantal klachten dat is behandeld is licht gedaald. Dit jaar zijn er 15 klachten behandel d, waarvan 14 via de 1 lijn zijn afgedaan en er 1 door de commissie is behandeld. Minder bezwaren behandeld Nadat de afgelopen jaren het aanta l behandelde bezwaarschriften schommelde rond gemiddeld 85 (bezwaren + klachten) bezwaarschriften per jaar en vorig jaar 67, zijn er in 2019, 48 bezwaarschriften afge handeld. Dit is dus een forse afname in vergelijking met de afgelopen jaren.
Afsluiting De leden van de commissie hebben hun werk zaamheden in 2019 met genoegen verricht en zij danken het bestuur en de medewerkers van de gemeente voor de samenwerking. Voor een getalsmatige indruk wordt verwezen naar de bijlagen. Daarin zijn teven s opgenomen aantekeningen door het secre tariaat, die de fases voor en na de commissiezittingen beslaan.
Langedijk, 16 november 2020 de vo rzitte
D’4Bekius
3
INFORMATIE EN GEGEVENS 2019
erking
Inleiding Het hoofdproces is helder, maar valt bij nadere beschouwing uiteen in een veelheid aan processtappen. Elk processtap vraagt tijd, hetgeen niet in alle gevallen onder de invloed van het secretariaat valt. Ook in 2019 wordt het proces ondersteund met softwarepakket Perfect View.
Voor de cijfers 2019 in het jaarverslag wordt uitgegaan van het aantal bezwaarschriften en klachten dat in het jaar 2019 afgedaan is. Deze systematiek wordt gehanteerd omdat die de consistente vergelijking met vorige jaren mogelijk maakt. De volgende wijze van afhandeling is mogelijk: een beslissing door het college na advies van de commissie voor de bezwaarschriften of de klachtencommissie. Het kan echter ook zijn dat de afhandeling heeft plaatsgevonden door intrekking van het bezwaarschrift of de klacht: vôôr formele behandeling door commissie, na tussenkomst van het secretariaat of na tussenkomst van de betrokken afdeling.
-
-
-
-
-
Aantal ontvangen bezwaren en klachten Het aa!7tal ontvangen bezwaren en klachten stabiliseert
in 2019 ontvangen bezwaren & klachten
c
140 120 100 80 60 40 20 0
—Reeks2
__
2015
2016
2017
89
117
104
2019 64
68
Het verslag gaat uit van het aantal afgedane bezwaarschriften en klachten, maar voor het jaarverslag is het goed om ook het aantal bezwaarschriften en klachten, die in 201 9 bij de gemeente zijn ontvangen, te melden. In 2019 zijn 68 bezwaren en klachten ontvangen. Na een piek in 2016 ligt het aantal ontvangen bezwaren & klachten in 2019 onder het gemiddelde. 5
Aantal afgedane bezwaren en klachten Het aantal afgedane bezwaren en klachten blijft dalen
Aantal afgedane bezwaren en klachten 120
100 80
=
CD
c
CD CD
60
40 20 0
Reeks2
2015 87
2016 83
2017
2018
2019
112
85
62
Het aantal afgedane bezwaarschriften en klachten ligt onder het gemiddelde. Nadat in de afgelopen jaren er gemiddeld rond de 85 bezwaarschriften (inclusief klachten) per jaar werden afgedaan zijn er in 2017 112 bezwaarschriften (inclusief klachten) afgedaan. In 2018 is dit weer afgenomen tot gemiddeld 85. In 2019 is het nu verder afgenomen naar 62. Dit komt mede doordat het aantal ontvangen bezwaarschriften in 2019 weer gedaald is. Het aantal hoorzittingen van 2019 (10 hoorzittingen) zit ook onder het gemiddelde van de afgelopen jaren, wat op circa 14 hoorzittingen per jaar ligt.
Cateorien bezwaarschriften en klachten r6O 50 40 30 F 20 10 15 -
-
Uit bovenstaande grafiek en bijlage 4 kan worden opgemaakt of er in bepaalde categorieën sprake is van een daling of een stijging van het aantal bezwaarschriften in die categorie. Zo valt af te leiden dat het aantal bezwaarschriften in bijna alle categorieën de laatste jaren redelijk constant blijft. Uitzonderingen hierop is de Participatiewet. Deze was in 2017 met 60 bezwaarschriften op zijn hoogtepunt, maar is met 39 in 2018 weer gedaald tot ongeveer het gemiddelde en in 2019 verder gedaald tot 18. Het aantal bestreden besluiten inzake omgevingsvergunningen is redelijk stabiel gebleven, dat waren er 10 in 2018 en zijn er 8 in 2019. Het aantal klachten is ook redelijk stabiel gebleven. Namelijk 18 in 2018 en 15 in 2019. Het aantal opgelegde dwangsommen/bestuursdwang is licht gestegen van 4 naar 6. Bij alle andere categorieën varieert het aantal van 0 tot en met 4 afgehandelde bezwaren. Ook ten opzichte van voorgaande jaren zijn de verschillen marginaal. 6
Het percentage van zaken dat door het college ongegrond is verklaard was in 2018 gedaald van 80% naar 71%. In 2019 is het percentage weer terug naar 80%. Het percentage van bezwaarschriften dat gegrond is verklaard (0%) is in 2019 wederom licht gedaald ten opzichte van vorig jaar (4 %). Hiermee ligt het ruim onder het gemiddelde van de jaren daarvoor waarbij het percentage tussen 16 en 25 % heeft gelegen. Door het aantal intrekkingen als gevolg van de alternatieve afhandeling kunnen er geen harde conclusies over de kwaliteit van de beschikkingen worden getrokken. Het gevolg van een intrekking is dat de inhoud van de bestreden besluiten door de commissie niet meer wordt getoetst.
7
Het aantal bezwaren en klachten dat ongegrond wordt verklaard is weer gestegen
bezwaren & klachten ongegrond 85%
-z
60%
75% 70%
65% 60%
2015
—Reeks2
2016
68%j67%
2017
2018
80%j71%
2019 80%]
Alternatieve afhandeling
Alternatieve afhandeling stabiliseert
Alternatieve afhandeling 60% 50% 4-
40%
1
---
10%
0%
—Reeks2
2015
2016
2017
31%
31%
19%
2018
2019 43%
j
Sinds 2009 wordt in de voorfase van de bezwaarschriftenprocedure de alternatieve geschilbeslechting door het secretariaat of door de vakafdeling als werkwijze toegepast. Er wordt in de meeste van deze gevallen persoonlijk contact opgenomen met de bezwaarmakers of klagers over de inhoud van hun bezwaarschrift of klacht waarna in de
tegel de klacht of het bezwaar (al dan niet na aanpassing van het besluit) wordt ingetrokken. Opvallend in 2019 is dat procentueel gezien het aantal intrekkingen, voor de formele behandeling door de commissie, na een daling in de jaren 2015/2017, in 2018 weer sterk is toegenomen. Ook in 2019 blijft het ongeveer op hetzelfde niveau als 2018 Waar dit in 2017 maar 1/5e deel van de bezwaren en klachten was, is dit nu ongeveer de helft. Vooral bij klachten is het opvallend dat er veel zijn ingetrokken. Namelijk 14 van de 15 klachten zijn ingetrokken voor behandeling door de commissie. Hieruit kan in ieder geval de conclusie getrokken worden dat de alternatieve (informele) afhandeling daar succesvol is. In deze gevallen zijn de bezwaarschriften en klachten zonder tussenkomst van de commissie afgedaan. Redenen van intrekkingen zijn echter verschillend. Eén van de oorzaken kan zijn dat na een nieuwe beoordeling er tegemoet is gekomen aan de inhoud van de bezwaren. Tevens is het mogelijk dat bezwaarden of klagers, na nader uitleg over de genomen besluiten, alsnog hebben besloten om hun bezwaarschriften of klachten in 8
te trekken. Ook geslaagde mediation kan een van de redenen van intrekking zijn. Bij mediation wordt geprobeerd om het geschil op een ander manier op te lossen. Een van de redenen voor het hoge percentage alternatieve afdoening kan worden gevonden in het verhoudingsgewijs hoge aantal klachten die zijn afgedaan. Klachten worden namelijk vaak in de le fase (dus voordat deze bij de commissie komen) afgedaan, zo ook weer dit jaar. Alternatieve afhandeling als werkwijze blijkt permanent succesvol te zijn. Het belang daarvan, wordt binnen de Organisatie gezien en op bestendige wijze benut om waar mogelijk formele procedures te voorkomen. Alternatieve behandeling is tevens in het belang van de burger om administratieve (gemeentelijke) procedures te voorkomen. Contraire besluiten Twee contraire besluiten in 2019 Nadat de afgelopen jaren het college slechts één keer contrair had besloten zijn er in 2019 twee contraire besluiten door het college genomen. Een contrair besluit is als het college gemotiveerd afwijkt van het advies van de commissie voor de bezwaarschriften. Het college neemt derhalve praktisch altijd het advies van de commissie ter harte.
Bij de zaken waarbij het college contrair is gegaan is er geen vervolgprocedure (rechtbank/Nationale Ombudsman) ingesteld Behandelingstermijn bezwaarschriften Behandeltermijn bezwaarschriften licht afgenomen Voor bezwaarschriften geldt een wettelijke termijn van 12 weken met de bevoegdheid van het college tot verlenging met 6 weken, dus in totaal 18 weken. De termijn vangt aan op de dag dat de termijn om bezwaar te maken is verlopen.
(bruto) gemiddelde behandelingstermijn bezwaren 25 20 -— -
c
w
.—
10 5 0
HRe52
2015
2016
2017
2018
2019
13
14
20
21
18
In 2018 lag de (bruto) gemiddelde afdoeningstermijn van bezwaarschriften op 21 weken. In 2019 is deze licht gedaald naar 18 weken.
9
bezwaarzaken
behandeld bïnnen (bruto) 12 en 18 weken
100%
80% 60% 40% 20%
-‘
e
..
.
..
.
.
-
.-.
.‘..—....., --
0%
--
2015
2016
Reeks2
47%
40%
16%
24%
29%
Reeks3
80%
88%
50%
55%
42%
oranje lijn = behandeld binnen 12 weken,
2017
2018
2019
grijze lijn = behandeld binnen 18 weken
Van de bezwaarschriften werd 29% binnen de termijn van 12 weken afgehandeld. Van de bezwaarschriften werd 42% binnen de termijn van 18 weken afgehandeld. Dat is iets minder dan het aantal in 2018. Desondanks is de gemiddelde behandeltermijn gedaald.. Ter verduidelijking betreffen dit de bruto afdoeningstermijnen. Er heeft geen correctie in verband met aanhoudingen plaatsgevonden. Dit betekent dat dit de langst mogelijke termijnen zijn en niet de werkelijke behandeltermijnen. De werkelijke behandeltermijnen zijn veelal een stuk korter. Het overgrote deel van de bezwaren zijn binnen de officiële behandeltermijn afgedaan. Evenals vorig jaar is er door het secretariaat bekeken hoe de toegenomen gemiddelde behandeltermijn te verklaren is. Hieruit blijkt het volgende Er zijn met name 4 zaken met een behandeltermijn variërend van 34 tot 55 weken. Deze drukken zwaar op de gemiddelde behandeltermijn. -
Bij de langst lopende zaak heeft de commissie na de zitting nog extra tijd nodig gehad om het advies uit te werken. Bovendien heeft de vakafdeling besloten om een contrair advies aan het college voor te leggen. Bij twee andere zaken (die met elkaar te maken hadden) moesten eerst de gronden van bezwaar worden opgevraagd. Vervolgens heeft de advocaat van bezwaarde, de zitting steeds uitgesteld tot ruim 2 maanden nadat de hoorzitting oorspronkelijk gepland stond. Bij een andere zaak heeft de vakafdeling hangende de bezwaarprocedure het bestreden besluit ingetrokken vanwege gebrekkige procedure bij de totstandkoming van het besluit. Daarna is een nieuw besluit genomen dat verder in procedure bij de bezwaarcommissie is behandeld. Het eerste bezwaar is in combinatie met het nieuwe bezwaar afgehandeld, waardoor de termijn van de le bezwaarzaak is opgelopen.
10
KLACHTENBEHANDELING Lichte daling ten opzichte vorig jaar
totaal aantal klachten behandeld 20
—_______________________
15
0
2015
2016
2017
2018
2019
4
9
7
18
15
In 2019 zijn 15 klachten behandeld. Dit is iets minder ten opzichte van vorig jaar toen er 18 klachten waren. Het aantal klachten blijkt in de loop der jaren steeds te wisselen, maar komt regelmatig op een getal rond 14. Het aantal van 15 klachten ligt daarmee ongeveer op het gemiddelde.
Alternatieve afhandeling Aantal klachten behandeld door commissie blijft relatief gezien laag.
klachten door commissie behandeld 6
E___________ 2015
—Reeks2
1
2016
2017
2018
2019
2
Van de 15 klachten in 2019 is 1 klacht formeel door de klachtencommissie behandeld. Dit is een afname ten opzichte van vorig jaar, en ligt onder op het gemiddelde van voorgaande jaren. De overige klachten zijn in de le fase door de afdelingsmanagers naar tevredenheid van klagers afgedaan.
11
BehandelIng sterm ij n Behandeltermijn klachten sterk gedaald
gemiddelde behandeltermijn klachten 25
20
15
10
5 0
—Reeks2
2015
2016
2017
10
5
17
2018
2019 8
20
Voor de klachten geldt een wettelijke termijn van 10 weken met de bevoegdheid tot verlenging met 4 weken, dus in totaal 14 weken. Uit de handmatige berekening blijkt dat de gemiddelde (bruto) afdoeningstermijn van klachten 8 weken is. Dit is een afname ten opzichte van vorig jaar toen het nog 20 weken waren.
klachten afgehandeld binnen 10 en 14 weken 120% 100% 4-,
80%
0 1
60% 40%
-ç---
—
-_____________________________________________
20% 0%
—Reeks2 Reeks3
2015
2017
2016
75%
100%
75%
100%
j
2018
43%
77%
43%
83%
2019
1 86%
Van de klachten in 2019 werd 73% ¾ binnen de termijn van 10 weken (en daarmee ook binnen de termijn van 14 weken) afgehandeld. 86% werd binnen de termijn van 14 weken afgehandeld. Dit is weer een lichte verbetering ten opzichte van vorig jaar.
12
Bijlage 1
jaar 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
zaken 81 82 132 107 72 103 126 104 86 150 90 92 79 87 83 112 85 62
160
140
120
100
80
60
40
20
0 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 201$ 2D
Deze grafiek laat zien dat het aantal afgedane bezwaarschriften en klachten in 2019 onder het jaarlijkse gemiddelde tussen 80 en 100 per jaar ligt. 13
Bijlage 2 Totaal advisering door Commissie voor de Bezwaarschriften Klachtencommissie -
-
Jaar 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
Aantal Bezwaarden 72 103 65 84 46 62 41 41 38 56 70 69 37 30
Aantal klagers 8 14 4 2 5 8 3 1 2 1 0 2 4 0
Totaal adviezen 80 117 69 86 51 90 56 44 40 57 70 71 41 30
Aantal vergaderingen Bezwaarschriften 13 15 15 15 15 19 12 14 11 14 14 15 14 10
Aantal vergaderingen klachten 0(4)” 0(5)* 0(4)* 0(2)* 0(2)* 0(6)* 0(3)* 0(1)* 0(2)* 0(1) 0(0) 0(5) 0(4) 0(0)
Totaal aantal vergaderingen 13 15 15 15 15 19 12 14 11 14 14 15 14 10
De Klachtencommissie vergadert aansluitend aan de maandelijkse vergadering van de Commissie voor de Bezwaarschriften. Tussen haakjes vermeld, het aantal gecombineerde vergaderingen van de Klachtencommissie met de Bezwarencommissie. Er is 1 klacht behandeld door de commissie, maar de hoorzitting van deze klacht vond nog in het jaar ervoor (2018) plaats. Vandaar dat er geen klacht bij de hoorzittingen van 2019 staat.
Bijlage 3 Advisering door de commissie bezwaarschriften en door de klachtencommissie
1
Advies Commissie Ongegrond Deels gegrond deels ongegrond Niet ontvankelijk Gegrond overiq Eindtotaal
1
2014) 65% 10% 12.5% 12.5% 0% 100%
1
2015) 68% 3% 12% 12% 3% 1 00%
1
2016) 67% 5% 16% 9% 3% 100%
1
2017) 80% 3% 8% 7% 2% 100%
1
2018) 71% 9% 14% 4% 2% 100%
1
2019) 74% 6% 14% 3% 3% 100%
2015) 60 0 0 60
2016) 56 1 0 57
2017) 90 1 0 91
2018) 42 1 0 43
2019) 32 2 1 35
1
Besluitvorming college nav advisering commissie
1
Opvolgen advies Conform Contrair Overig Eindtotaal
2014) 37 3 0 40
1
1
1
1
1
14
1
Bill- e 4 2015 2016 2017 Categorie 2018 APV 5 2 0 Bestuursdwang/dwangsom 8 8 8 Omgevingsvergunning 10 10 22 Drank- en horecavergunning 0 1 0 Gehandicaptenparkeerkaart 2 2 0 Gehandicaptenparkeerplaats 0 1 0 Klacht 4 9 7 Leerlingenvervoer 1 0 1 Rechtspositie ambtenaren 5 0 1 Subsidie 3 4 4 Urgentieverklaring 4 0 1 Verkeersmaatregel 0 0 1 WMO 7 5 1 WNB/Participatiewet 27 32 60 Wob 1 1 0 G BA 1 2 1 Overiqe 9 5 5 Eindtotaal 83f 871 1121
2019 1 4 10 0 2 0 18 2 0 2 0 1 1 39 1 1 3 85!
1 6 8 1 0 0 15 2 1 2 1 2 3 18 1 2 0 63
15
t -t
t t
0 t 0? bJ/
16