IS D03a. Brief Provincie N-H, oordeel IBT informatie- en archiefbeheer 2021.pdf

Provincie Noord-Holland POSTBUS 3007 | 2001 DA HAARLEM

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Langedijk Postbus 1 5 1 723 ZC Noord-Scharwoude.

ONTVANGEN 13 ŨKT 2021

Gedeputeerde Staten Uw contactpersoon Mw. F. C. Tempelaars AD/KAB/KAB

*21SC003407* Telefoonnummer +31 631 690554 tempelaarsf@noord-holland.nl

1

Verzenddatum

Betreft: oordeel IBT informatie- en archiefbeheer 2021

12 oktober 2021 Kenmerk

Geacht college, In deze brief stellen wij u op de hoogte van onze beoordeling van de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in uw organisatie in 2021. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als adequaat, redelijk adequaat of niet adequaat. Het oordeel voor uw organisatie luidt redelijk adequaat. In het onderstaande geven wij een toelichting.

1545698/1701035

Uw kenmerk Uw upload d.d. 25 mei 2021

Wij hebben op 25 mei 2021 het Verslag KPľs Informatiebeheer 2021 van u ontvangen. Naar aanleiding hiervan hebben onze toezichthouders op 3 augustus een verificatiegesprek gevoerd met uw ambtelijke vertegenwoordiging. Onze beoordeling over 2021 is gebaseerd op dezelfde criteria uit Archiefwet- en regelgeving als in voorgaande járen. Uit bovengenoemde informatie en het gesprek bleek, dat zich sinds onze vorige beoordeling de volgende ontwikkelingen hebben voorgedaan: De herindeling met de gemeente Heerhugowaard tot de gemeente Dijk en Waard wordt goed voorbereid. In de werkorganisatie wordt nauw en multidisciplinair samengewerkt om alle actiepunten op te pakken. Het inrichten van een nieuw archiefsysteem is daarvoor het belangrijkste actiepunt voor het komende jaar. Een gezamenlijk Strategisch Informatieoverleg (SIO) heeft plaatsgevonden. Dit overleg bestaat uit verschillende specialisten die de organisatie op strategisch niveau over het informatiedomein kunnen adviseren. Voor de toekomstige gemeente Dijk en Waard wordt een zaaksysteem ingericht zodat elke medewerker na de herindeling met dit systeem kan werken. Bovenstaande ontwikkelingen zijn een compliment waard. In het kader van de herindeling staan er diverse acties open. Daar is uw gemeente zich van bewust. Er zijn echter ook nog enkele verbeterpunten:

Postbus 3007 2001 DA Haarlem Telefoon (023) 514 3143

Houtplein 33 201 2 DE Haarlem www.noord-holland.nl Kvk-nummer 34362354 Btw-nummer NL.001 0.03.1 24.B.08

1.

Let er op dat de archieven van Heerhugowaard goed gescheiden blijven van de archieven van Langedijk. In een bedrijfsvoeringsorganisatie werken veel ambtenaren voor beide gemeenten. Dit heeft het risico dat de archieven onbedoeld vermengen. 2. Zorg voor goed informatiebeheer op netwerkschijven. De afspraak binnen uw organisatie is dat elke medewerker verantwoordelijk is om de informatie die daarvoor in aanmerking komt op te nemen in het archiefsysteem. Sturing en controle op dit beheer is van belang, ook voor het tijdig vernietigen van informatie. Omdat dit aandachtspunt al enkele járen voortbestaat ontvangen wij graag uiterlijk 1 5 juli 2022 een plan van aanpak. Dit plan van aanpak dient een beschrijving te bevatten van de manier waarop u de netwerkschijven zult beheren en welk tijdpad u daarbij voor ogen heeft. 3. Archiefwaardige informatie in vakapplicaties wordt gemigreerd naar nieuwe applicaties of gekoppeld aan het nieuwe zaaksysteem. Vervolgens moet er nog achterstallig beheer worden uitgevoerd op deze informatie. 4. U bent samen met de gemeente Heerhugowaard bezig een kwaliteitstool aan te schaffen voor het informatiebeheer. Deze tooi moet het mogelijk maken een kwaliteitssysteem te ontwikkelen zoals bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling.

Zorg dat dit kwaliteitssysteem vervolgens organisatiebreed en zowel op strategisch, tactisch als operationeel niveau geïmplementeerd wordt. Wat wordt van uw gemeente gevraagd? Wij vertrouwen erop dat u de herindeling conform uw planningen voorbereidt. Tegelijkertijd is het van belang dat de kwaliteit van het informatiebeheer in de periode tot de herindeling in stand blijft. Wij ontvangen in 2022 graag opnieuw informatie op dit gebied, die wij zullen beoordelen en met u zullen bespreken. Toezichtregime voor komende járen Met het oog op de komende bestuurlijke herindeling zullen wij in 2022 regulier toezicht toepassen op de gemeente Dijk en Waard. Dat betekent een reguliere beoordeling, gevolgd door een verificatiegesprek en een beoordelingsbrief. Horizontale verantwoording In het kader van horizontale verantwoording en controle adviseren wij u deze brief kenbaar te maken aan de gemeenteraad.

3 | 3

Nadere informatie Mocht deze brief nog vragen bij u oproepen, dan kunt u contact opnemen met mevrouw F. C. Tempelaars. Hoogachtend, gedeputeerde staten van Noord-Holland, namens dezen,

sectormanager Kabinet dhr. drs. A. A. Dalenoort Deze brief is digitaal vastgesteld en daarom niet ondertekend.

1545698/1701035