IS D03. B&W besluit 02-11-21, Oordeel IBT informatie- en archiefbeheer 2021.pdf

Collegevoorstel gemeente Langedijk

Langedijk

Reg.nr:

Heerhugowaard

Reg.nr:

14 oktober 2021

Datum Agendanummer Adviseur

C.H. (Kees) Ruigrok

Afdeling I team

Informatisering en Automatisering

Vertrouwelijk

Nee

Onderwerp

Oordeel Interbestuurlijk Toezicht (IBT) informatie- en archiefbeheer 2021

Is preventief toezicht van de provincie op het voorstel van toepassing?: Ē3

Nee

Ligt dit besluit in beide colleges voor? 0 Ja D Nee, besluit is alleen van toepassing op Langedijk ū Nee, besluit ligt volgende week/lag vorige week in Heerhugowaard voor ū Anders: Gevraagde beslissing(en) Het college besluit: 1. kennis te nemen van het oordeel IBT met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer 2021 en deze ook ter kennisname aan te bieden aan de gemeenteraad in het kader van de horizontale verantwoording. Afdoening Paraaf manager Paraaf medeadviseur

WH

BMO

OW

Conform aantekening gemeentesecretaris

Conform voorstel

ļ f ŗ\

LU)

Burgemeester

B&P

PUZA

Bespreken

4r

Wethouder Wethouder Wethouder

1

Wethouder Gemeentesecretaris Aantekening secretaris:

Collegebesluit:

Oj. //. J oJì S

Burgemeester erťwethouders van Langedijk, E. (Erik) AnpÜŜSĽ__ gemeentesecretarisidüjećteur

^ y? o

L.A.M. (Leontien) Kompier burgemeester

Inleiding Onlangs is een beoordelingsgesprek gevoerd met de provinciaal archiefinspecteur in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht informatie- en archiefbeheer. Naar aanleiding van dit gesprek en de gegevens die zijn aangeleverd vanuit de jaarlijkse archiefinspectie heeft de provincie een beoordeling opgesteld. Het beoordelingsgesprek heeft dit jaar plaatsgevonden met de ambtelijk vertegenwoordiger van de gemeente Heerhugowaard om zo de genoemde verbeterpunten op elkaar af te stemmen richting de nieuwe gemeente Dijk en Waard. Het eindoordeel van de provincie is redelijk adequaat hetgeen betekent dat er nog enkele verbeter­ punten te realiseren zijn zoals genoemd in de brief. Daarnaast complimenteert de provincie, sinds de vorige beoordeling, beide gemeenten met de reeds behaalde ontwikkelingen richting de nieuwe gemeente. Geadviseerd wordt om de gemeenteraad te informeren over de beoordeling door de provincie over het IBT2021. Beoogd resultaat Kennis te nemen van het eindoordeel van de provincie m.b.t. het informatie- en archiefbeheer en dit besluit van de provincie ter kennisname aan te bieden aan de gemeenteraad. Argumenten 1

Eindoordeel is redelijk adequaat met nog enkele verbeterpunten deze zullen in het kader van het harmoniseren van de processen op informatie- en archiefbeheer richting de nieuwe gemeente Dijk en Waard opgepakt worden.

Kanttekeningen nvt

Communicatie De gemeenteraad zal in het kader van de horizontale verantwoording worden geïnformeerd. Participatie (Interactief werken) nvt Juridisch Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995 en Archiefregeling. Impact op de capaciteit WLH nvt Impact op ICT nvt Financiën nvt Preventief toezicht nee Vervolgstappen De genoemde verbeterpunten worden meegenomen bij de inrichting van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Dijk en Waard. De gemeente Dijk en Waard zal de provincie in het kader van interbestuurlijk toezicht voor 15 juli informeren over de stand van zaken m.b.t. het informatiebeheer. Bijlagen die onderdeel uitmaken van het besluit Bijlagen ter informatie 1. Brief van de provincie van 12 oktober 2021 inzake oordeel Informatie en Archiefbeheer 2021. Collegevoorstel

2-

-