Handleiding vergadermodel Dijk en Waard

Vergaderingen van de gemeenteraad Dijk en Waard

De wijze van vergaderen en de werkzaamheden van de raad vinden hun grondslag in het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Dijk en Waard. In deze handleiding staat de praktische vertaling daarvan. De gemeenteraad van Dijk en Waard vergadert volgens het BOB-model. Dit zijn de stappen die gezet worden om tot een besluit te komen: Beeldvorming (informatie-uitwisseling)Oordeelsvorming (wat vindt de raad van een voorstel) en Besluitvorming (welk besluit neemt de raad uiteindelijk). De beeld- en oordeelsvorming vinden grotendeels plaats tijdens de Politieke Avond. In de week die volgt op de PA, is er altijd een raadsvergadering. Schematisch ziet dat er als volgt uit. De avonden worden doorlopend ingepland.

Week 1 Voorbereiding vergaderingen

→

Week 2 Dinsdag Politieke avond (tafels)

→

Week 3 Dinsdag Raadsvergadering Woensdag Vergadering agendacommissie Donderdag Publicatie agenda Politieke Avond en Raad

Aanloop naar de agenda In week 3 van de cyclus, de week van de raadsvergadering, vergadert de agendacommissie op woensdag. Deze commissie maakt op basis van de stukken die in de werkvoorraad van de raad zitten, een conceptagenda voor de PA (twee weken later) en voor de raadsvergadering (drie weken later). De publicatie van de stukken vindt op donderdag plaats. Politieke Avond Tijdens de Politieke Avond vinden er twee tafels plaats. Dat zijn twee parallelle vergaderingen, waarvan één in het gemeentehuis in Heerhugowaard en één in de Binding. De vergaderingen vinden plaats van 20.00 tot 23.00. De agenda van zo’n tafel bestaat uit verschillende onderwerpen, zo veel mogelijk geclusterd per onderwerp. Dat wil zeggen, aan de ene tafel sociale onderwerpen en aan de andere tafel fysieke onderwerpen. De agendacommissie schat in hoeveel onderwerpen behandeld kunnen worden, de agenda van de tafel is doorlopend. We werken dus niet met bloktijden. De agendacommissie beslist ook in welke ‘fase’ de onderwerpen behandeld worden. Onderwerpen op de tafels worden beeldvormend of oordeelsvormend behandeld. Dit wordt hieronder toegelicht. 1

Beeldvormende fase - Meer informatie over een onderwerp - Kennis opdoen over een bepaald thema - Adviseren of consulteren van het college bij de raad - Beeldvormen over een voorliggend plan/voorstel/ander document van het college in gesprek met de andere fracties In de beeldvormende fase is de raad aan het verkennen en informatie aan het ophalen. Hier is ruimte voor in- of meesprekers, maar ook voor het uitnodigen van experts etc. Hier kan een raadsbesluit voorliggen. Maar, de beeldvormende fase kan ook juist worden gebruikt voor onderwerpen waar nog geen besluit voorligt, onderwerpen waar de raad aan de voorkant van een project wordt meegenomen en agendaverzoeken vanuit de raad zelf. De beeldvormende fase kan de volgende uitkomsten hebben, daarover trekken de deelnemers van de tafel een conclusie: Betreft het een consultatie en is één sessie genoeg? → Onderwerp wordt hier afgerond. Is het onderwerp onvoldoende beeldvormend behandeld? → Opnieuw in de beeldvorming; Is het onderwerp voldoende beeldvormend behandeld? ➔ Door naar de oordeelsvormende fase ➔ Of direct naar de besluitvormende fase (raadsvergadering), dit kan alleen als er een raadsbesluit voorligt. Oordeelsvormende fase - Politiek gesprek over een voorliggend onderwerp - Standpunten kenbaar maken over een raadsvoorstel of ander onderwerp - Concluderen of een voorstel besluitrijp is

In de oordeelsvormende fase gaan fracties samen het gesprek aan over het voorliggende onderwerp. Wat zijn de standpunten? Welke aspecten zorgen voor politieke discussie? De uitkomsten van een oordeelsvorming kunnen zijn: Informatie onvoldoende duidelijk? → Terug naar de beeldvormende fase Behoefte aan langer politiek gesprek? → Opnieuw in de oordeelsvorming, of als bespreekstuk naar de raadsvergadering Besluitrijp? → Onderwerp naar de raadsvergadering (hamerstuk/bespreekstuk) Onderwerp zonder raadsbesluit? → Onderwerp wordt hier afgerond Als één of meerdere fracties wensen een onderwerp als bespreekstuk te agenderen voor de gemeenteraad, geven zij hierbij één of meerdere politieke vragen mee. Zo voorkomen we dat de gevoerde discussie van de tafel opnieuw wordt gevoerd tijdens de raad én kan er richting worden gegeven aan het debat in de raadsvergadering. Voorbeelden van politieke vragen zijn: Hoe denken de andere fracties over […]? Vinden wij als raad dat […]? Hoe kijken wij aan tegen ontwikkelingen zoals […]? Indien er fracties zijn die moties of amendementen aankondigen, wordt een onderwerp sowieso als bespreekstuk op de agenda van de raadsvergadering geplaatst. 2

De agenda van een tafel kan er als volgt uitzien: 1. Opening 2. Onderwerp 1 (B) 3. Onderwerp 2 (O) 4. Onderwerp 3 (O) 5. Sluiting (B) = Beeldvorming (O) = Oordeelsvorming

Agendacommissie De agendacommissie bestaat uit 7 leden: de plaatsvervangend voorzitter van de raad en zes raadsleden (niet zijnde fractievoorzitters). De agendacommissie heeft tot taak het bewaken van de rol en positie van de raad door middel van het organiseren van de Politieke Avond, het opstellen van diens agenda. Prioriteit daarbij is dat er rekening wordt gehouden met de focus van de raad, het belang van de gemeente en haar inwoners, de zwaarte van onderwerpen enzovoort. De agendacommissie stelt de conceptagenda’s op. De agendacommissie vergadert op de dag na de raadsvergadering (de woensdag in week 3 van de cyclus). De dag erna worden de conceptagenda’s voor de aanstaande politieke avond en de raadsvergadering gepubliceerd. De agenda van de raadsvergadering is in concept. Dat biedt ruimte: tafeldeelnemers kunnen er tijdens de tafels voor kiezen om onderwerpen die besluitrijp zijn, op de raadsvergadering die de week erna gepland staat, te plaatsen. Schematisch ziet dat er als volgt uit: Week 3 Dinsdag Raadsvergadering Woensdag Vergadering agendacommissie Donderdag Publicatie agenda Politieke Avond en Raad

→

Week 1 Voorbereiding vergaderingen

→

Week 2 Dinsdag Politieke Avond (tafels) Woensdag Conclusies PA verwerken: Agenda raadsvergadering (indien van toepassing) aanvullen met besluitrijpe onderwerpen uit de tafels

De werkvoorraad Voor een goede en up-to-date informatievoorziening werken we met een werkvoorraad. In deze werkvoorraad, worden iedere week (op woensdag) de stukken toegevoegd die door het college naar de raad zijn gestuurd ter behandeling. Daarnaast bevinden zich in de werkvoorraad ook andere agendaverzoeken, vanuit fracties zelf, of voor informatiebijeenkomsten en werkbezoeken. Omdat alle raadsleden inzicht hebben in deze stukken, kunnen vanaf dat moment technische en inhoudelijke vragen over de stukken gesteld worden. Ook al staan de onderwerpen nog niet geagendeerd. Dit zorgt voor een langere voorbereidingstijd en een zorgvuldigere aanloop. 3

Vergaderschema In het vergaderschema worden alle vergaderingen ingepland. De Politieke Avonden en Raadsvergaderingen, maar ook eventueel langer durende raadsvergaderingen zoals bij de behandeling van de Kadernota, en bijvoorbeeld extra bijeenkomsten zoals die van de regioraad. Daarnaast plannen we in het vergaderschema extra avonden in. We reserveren een aantal avonden per jaar, waarin de raad onderwerpen kan behandelen die ruim de tijd nodig hebben. Deze ‘oriënterende avonden’ kunnen gevuld worden met inhoudelijke bijeenkomsten, consultatie, maar ook opleiding- en trainingsmomenten. De agendacommissie geeft invulling aan deze extra avonden. Inwoners Om inwoners en andere belanghebbenden de gelegenheid te geven om mee te spreken en contact te hebben met de gemeenteraad, zijn er twee mogelijkheden om dit te doen: meespreken en inspreken. Bij onderwerpen die in de beeldvorming worden behandeld, kan men meespreken. Dat wil zeggen: aan tafel zitten en actief deelnemen aan het gesprek. Bij onderwerpen die in de oordeelsvorming worden behandeld, kan men inspreken. Daar is een tijdslimiet van 5 minuten aan verbonden, maar zorgt toch voor ruimte om de raad bij te praten.

Daarnaast starten we met het concept ‘Dijk & Waard – inloop’, een reguliere bijeenkomst, bijvoorbeeld iedere twee maanden, waar inwoners en andere betrokkenen kunnen komen inspreken over een onderwerp dat niet op de agenda staat. Zie het als een soort zeepkist. Inwoners en andere belanghebbenden kunnen inspreken, fracties kunnen vragen stellen en zo komt er extra contact tussen inwoner en vertegenwoordiger. Fracties of de raad, kunnen dan zelf kiezen of ze hier een opvolging aan geven. De Dijk&Waard – inloop vindt plaats als er voldoende aanmeldingen zijn verzameld, en duurt ongeveer een uur. Dit is tijdens de Politieke Avond. Proces technische vragen en deadlines Vanaf het moment dat stukken in de werkvoorraad worden geplaatst, kan de raad hierover al technische vragen stellen. Zodra antwoorden binnen zijn, worden deze toegevoegd aan de betreffende stukken. Zo krijgen andere fracties ook inzicht in de vragen en antwoorden die er tot dan toe zijn. Hiermee kunnen we voorkomen dat er vragen dubbel worden gesteld en is er een continue informatiestroom. Uiteraard blijft er de mogelijkheid om technische vragen te stellen wanneer stukken vanuit de werkvoorraad door de agendacommissie op de voorlopige agenda’s van de tafels worden geplaatst.

Als een onderwerp niet op een tafel wordt geagendeerd, maar als hamerstuk naar de raad gaat, kunnen daarover ook technische vragen worden gesteld. In principe worden alle technische vragen gesteld voorafgaand aan de behandeling op een tafel en worden er geen technische vragen meer gesteld tussen de behandeling op de tafel en de behandeling tijdens de raadsvergadering. De agenda’s worden op de donderdag van week 3 gepubliceerd, nadat de agendacommissie op woensdag heeft vergaderd. Vanaf donderdagmiddag zijn de agenda’s dus beschikbaar. De deadline voor het stellen van technische vragen is de donderdag (week 1) daarop, uiterlijk om 12.00. Beantwoording volgt in dat geval de maandag of dinsdag (vergaderdag). 4