Handleiding Politieke Avond_Dijk en Waard_151221.docx

Handleiding Politiek Avond Dijk en Waard Hoe werkt de Politieke Avond? Iedere 2 weken op dinsdagavond houdt de gemeenteraad een 'Politieke Avond'. Elke Politieke Avond begint om 19.30 uur en eindigt uiterlijk om 23.00 uur. In de agenda zijn de onderwerpen opgevoerd die de raad bespreekt tijdens de Politieke Avond. Vaste onderdelen zijn: Gespreks- en discussietafels (zo nodig parallel) Raadsvergadering.

• •

De wijze van vergaderen en de werkzaamheden van de raad vinden hun grondslag in het Reglement van Orde van de raad van Dijk en Waard. We volgen hierbij het BOB-model. Dit zijn de stappen die gezet worden om tot een besluit te komen: Beeldvorming(informatie-uitwisseling)Oordeelsvorming(wat vindt de raad van een voorstel) en Besluitvorming (welk besluit neemt de raad uiteindelijk). Tafels In plaats van sessies, fora, commissies, benen-op-tafel- overleggen en politiek-bestuurlijke avonden maken we gebruik van verschillende (vergader)tafels. Een gesprekstafel richt zich op beeldvorming door het verzamelen en uitwisselen van informatie. Een discussietafel op het geven van een oordeel en een raadsvergadering(raadstafel) op besluitvorming. Per tafel wordt een onderwerp besproken. De duur is afhankelijk van het onderwerp en wordt bepaald door de agendacommissie met een agendaverzoek als onderlegger. Er wordt dus een onderscheid gemaakt tussen gesprekstafels en discussietafels. Bij het plannen en prioriteren spelen een college en/of raadsprogramma een belangrijk rol. Bij voorkeur zijn de onderwerpen/thema’s/ speerpunten vertaald naar een Lange Termijnagenda. Boven alles gaat de raad natuurlijk over zijn eigen agenda.

In het algemeen zijn de gesprektafels bedoeld om de raad meer zijn eigen agenda te laten bepalen en daarmee beter in positie te brengen aan de voorkant van het bestuurlijke proces. Maar ook meer ruimte te geven aan interactie met de Dijk en Waardse samenleving. Nu nog is de raad vaak reactief en vooral gericht op raadsvoorstellen; over het algemeen het sluitstuk van een heel traject. Investeren in de voorkant kan bijdragen aan meer draagvlak in de raad en de samenleving. Onderwerpen die aan bod komen tijdens een gesprekstafel kunnen het volgende doel dienen: • • •

•

Bespreken van een burgerinitiatief of agendaverzoek van een raadslid bijvoorbeeld n.a.v. een ingekomen stuk of een initiatiefvoorstel; Kennistafel: de raad wil zich laten inspireren en informeren door (externe) deskundigen; Informeren: het college en/of ambtelijke organisatie of een andere partij geeft de raad informatie over een bepaald onderwerp. Raadsleden of fractievertegenwoordigers kunnen vragen stellen om het onderwerp beter te begrijpen en op een zelfde informatieniveau te komen. Adviseren of consultatie: het college vraagt de raad om advies of haalt de meningen en opvattingen bij de raad op. Er ligt nog geen dichtgetimmerd voorstel. De inbreng vanuit de raad kan later landen in een kaderstellend document of koers en richting bepalen. De inbreng kan ook betrokken worden bij de wijze waarop het college een participatietraject op wil zetten of de participatiekaders die meegeven worden aan een ontwikkelaar

•

Beeldvormen: de raad vormt zich een beeld over een plan, voorstel of ander document van het college. Raadsleden of fractievertegenwoordigers en inwoners of belanghebbenden kunnen aan elkaar en het college en de ambtenaren informatieve vragen stellen over een kaderstellend document, een voorstel of bijvoorbeeld een startnotitie. Inwoners kunnen hun opvattingen over een onderwerp delen met de raad. Dit komt in plaats van de inspraak in commissie of raadsvergadering. Mocht inspraak in dit stadium niet mogelijk zijn geweest dan kan dit alsnog nog tijdens een discussietafel.

Het onderwerp op een discussietafel dient het volgende doel: •

oordeelsvorming: raadsleden en college vertellen elkaar wat ze van een voorstel vinden. Ze proberen de ander te overtuigen van hun standpunten. Er kunnen moties en/of amendementen aangekondigd worden of (en dat heeft de voorkeur) zelfs in conceptvorm besproken worden. De discussietafel is eigenlijk een commissie van advies volgens artikel 82 van de Gemeentewet. De uitkomst is een advies voor de behandeling in de raad. Er wordt geconcludeerd of een voorstel besluitrijp is of dat het nogmaals op de discussietafel besproken moet worden. Is het besluitrijp dan is het of een hamerstuk (eventueel met een korte stemverklaring) of een debatstuk. In principe neemt de raadscommissie geen besluiten, behalve over geheimhouding of de orde. Bij het uitbrengen van dat advies geldt wel dat het resultaat van de uitkomst van discussietafel wordt bepaald op basis van het gewicht van de verdeling van de raadszetels in de gemeenteraad. Uiteindelijk stelt de raad de agenda vast. Een debat wordt gevoerd in de raad aan de hand van geschilpunten. Als iedereen op een fractie na het eens is dan is de vraag wat het debat nog gaat veranderen. Het ligt voor de hand dat zo’n fractie dan stemt met een korte stemverklaring. Moties en amendementen vormen altijd aanleiding om een voorstel als debatstuk te agenderen.

Bij een discussietafel zijn maximaal twee vertegenwoordigers per fractie aanwezig. Dit geldt ook voor een gesprekstafel tenzij het om een plenaire tafel gaat. Dit is afhankelijk van het agendaverzoek en ter beoordeling aan de agendacommissie. In de pauze wordt de uitkomst van de tafels terugkoppelt aan de griffier. De uitkomst van een tafel kan namelijk zijn dat er over een voorstel dezelfde avond nog een besluit genomen kan worden. De griffier stemt dit vervolgens af met de voorzitter van de raad. Raadsvergadering Na een korte pauze volgt de raadsvergadering. We starten met een vragenkwartiertje. Raadsleden die daar gebruik van willen maken laten dat uiterlijk om 12 uur op de dag van de Politiek Avond via de griffie aan het college weten. Deze vragen hebben betrekking op de actualiteit. Geen vragen over onderwerpen die eerder op een van de tafels besproken zijn of reeds in de toekomst geagendeerd zijn of worden. De politieke partijen stellen vragen aan het college. Het college van beantwoordt de vragen meestal direct. Daarnaast een aantal vaste punten zoals het vaststellen van de afhandeling van de ingekomen stukken en de besluitlijsten van de vorige Politiek Avond. Vervolgens neemt de raad een besluit over de hamerstukken al dan niet met een korte stemverklaring. Vervolgens komen de debatstukken aan bod.

Is het debat afgerond dan stemt de raad direct over het voorstel en eventuele aanpassingen of toevoegingen. Ook hier kan bij de stemming een kort stemverklaring afgelegd worden. Van agendering tot besluitvorming Agendering In de nieuwe vergaderwijze vervult de agendacommissie met ondersteuning van de griffie een gezaghebbende rol. De agendacommissie bestaat uit vijf leden: de eerste of tweede

plaatsvervangend voorzitter van de raad en vier leden, niet zijnde fractievoorzitter. Minstens een van de leden is ook beschikbaar als tafelvoorzitter tijdens een Politiek Avond. De agendacommissie komt op de donderdag volgend op een Politieke Avond bij elkaar. Hier wordt de agenda voor de komende Politieke Avond vastgesteld waarna deze de volgende dag(vrijdag) wordt gepubliceerd. Ook kunnen procedurele en organisatorische aspecten aan bod komen. Zo nodig kan de agendacommissie het presidium consulteren dan wel verzoeken om een uitspraak te doen. Bij het vaststellen van de agenda dienen de agendaverzoeken als onderlegger. Met een goed ingevuld agendaverzoek kan de Politieke Avond adequaat ingevuld worden. Deze verzoeken gebruikt de griffie om per tafel een bespreekvoorstel te maken zodat de voorzitter en de deelnemers weten en wat er van ze verwacht wordt en wat het gesprek moet opleveren. Er zijn een viertal formats met oproepbare invulinstructie beschikbaar: - een agendaverzoek voor raadsleden: onderwerp voor een gesprekstafel - twee agendaverzoeken voor het college: onderwerp voor een gesprekstafel of oordeels- en besluitvorming - een agendaverzoek voor het presidium, de werkgeverscommissie, de auditcommissie en de griffie. Agendaverzoeken dienen uiterlijk de woensdag voorafgaand aan de agendacommissie om 12.00 uur aangeleverd te worden.

Zodra stukken van de collegetafel naar de raad kunnen worden ze direct toegevoegd aan iBabs. Technische vragen Strikt genomen moet een raadsvoorstel voldoende zijn om onderling debat te voeren en uiteindelijk een besluit te nemen. Raadsleden richten zich op de hoofdlijnen. Het stellen van technische vragen is uiteraard mogelijk. Bij iedere vraag is het eerst van belang dat het raadslid zich afvraagt of het antwoord bepalend is voor het nemen van het besluit m.a.w. : moet ik het weten of vind ik het leuk om te weten. Voorlopig worden technische vragen(dat gaat dus om feitelijke informatie) via de griffie ingediend. Als vragen maandagochtend voor 12 uur gesteld zijn dan worden ze de donderdag daarop voor 17 uur beantwoord. Graag de bestuursadviseurs meenemen in CC. Antwoorden worden via iBabs gedeeld met de raadsleden en fractievertegenwoordigers. Mochten er veel vragen gesteld worden over een voorstel of kwestie dan kan dat aanleiding vormen voor het college om raadsleden van aanvullend informatie te voorzien. Het kan ook een teken zijn dat een voorstel nog niet besluitrijp is of aanleiding vormen om de kwaliteit van raadsvoorstellen te verbeteren. Moties en amendementen Moties en amendement worden voor de vergadering voorzien van een schriftelijk college-advies. Dat richt op feitelijke informatie en een juridische toets: is het mogelijk en haalbaar in formele zin.

Tijdens het debat over een motie of amendement kan over de politiek wenselijkheid gesproken worden. Door deze benadering is het mogelijk om invulling te geven aan de duale rollen. Moties en amendement worden uiterlijk om 12 uur op de maandag voorafgaand aan de Politieke Avond aangeleverd aan de griffie. Het advies wordt dinsdagmiddag om 14 uur verzonden naar de griffie zodat het verspreid kan worden naar de raadsleden.