Bijlage Rapport van BYOD naar CYOD

Rapport van BYOD naar CYOD Beter, veiliger en efficiënter gebruik van ICT devices

Van Steller Datum Versie Status

: Projectteam CYOD : Johan Hoogewerf (projectleider CYOD) : 31 januari 2023 : 1.0 : definitief

Van BYOD naar CYOD

pag. 1

Inhoudsopgave 0.

MANAGEMENTSAMENVATTING..................................................................................................................................................3

1.

INLEIDING........................................................................................................................................................................................................7 1.1

2.

CYOD is de nieuwe standaard.............................................................................................................................................8

CYOD devices ..............................................................................................................................................................................................8 2.1

Smartphone .......................................................................................................................................................................................9

2.2

Notebook .............................................................................................................................................................................................9

2.3 Waarom geen MacBooks?...................................................................................................................................................10 2.4 Tablet....................................................................................................................................................................................................10 2.5 Koop of huur CYOD-devices ..............................................................................................................................................10 2.6 BEDRAGEN CYOD-devices .................................................................................................................................................10 2.7 Termijnen van de CYOD-devices....................................................................................................................................12 2.9 Hergebruik boven nieuwkoop ...........................................................................................................................................12 2.10 Hoe ziet de standaard set eruit? ......................................................................................................................................12 2.11 Arbo

accessoires..........................................................................................................................................................................13 3.

BYOD- en leendevices ........................................................................................................................................................................14 3.1

BYOD-devices................................................................................................................................................................................14

3.2 Leen-devices..................................................................................................................................................................................14 4.

Financiële consequenties overstap van BYOD naar CYOD....................................................................................16 4.1

5.

CYOD-Kostenbegroting .........................................................................................................................................................16

Fiscale consequenties overstap van BYOD naar CYOD............................................................................................17 5.2 Fiscale gevolgen..........................................................................................................................................................................17

6.

Wie komen er in aanmerking voor welke CYOD-devices?.....................................................................................19 6.1

Virtuele grafische werkplek................................................................................................................................................20

6.2 Specials ..............................................................................................................................................................................................20 7.

Planning en termijnen..........................................................................................................................................................................22

Van BYOD naar CYOD

pag. 2

0.

MANAGEMENTSAMENVATTING

Door de invloed van allerlei digitale mogelijkheden ontwikkelt de maatschappij zich steeds sneller. Deze ontwikkeling is uiteraard ook te zien in de gemeente Dijk en Waard en daarom belangrijk voor de gemeentelijke organisatie. De organisatie van Dijk en Waard staat voor de opgave om zich voor te bereiden en goed te organiseren op de groeiende rol van digitalisering en data gedreven werken, terwijl tegelijkertijd ook de uitdaging om gemeentelijke informatie veilig te houden steeds groter wordt en de risico’s van cybercriminaliteit groeien. De uitvoering van deze opgave start met een aantal noodzakelijke projecten. Zo moet de ITinfrastructuur noodzakelijk vervangen worden, uiterlijk medio 2024. We kiezen hierbij voor een migratie naar cloudtoepassingen en voor een groot deel uitbesteding van ICT-diensten aan externe partners. De werkplek moet beter beveiligd worden, volgens de baseline informatieveiligheid overheid (BIO). Daarnaast willen we de medewerker beter faciliteren in o.a. het samenwerken en het videobellen. Om dit te realiseren dient een overstap plaats te vinden van het huidige BYOD-model naar een CYOD-model (CYOD staat voor: Choose Your Own Device). De medewerker kan straks met CYOD en het nieuwe werkplekconcept beter zijn werk doen, doordat functionaliteit binnen applicaties beter kan worden benut.

Daarnaast wordt de medewerker ontzorgd bij nieuwe installaties, storingen en problemen met het device. Verder zullen de devices voor zowel werk als privé kunnen worden gebruikt. In deze managementsamenvatting vindt u de volgende onderwerpen terug waar in dit rapport een besluit over wordt gevraagd.

BYOD-Regeling beëindigen

Allereerst is het van belang om zo spoedig mogelijk de huidige BYOD-regeling te beëindigen. De verwachting is namelijk dat eind 2023 de CYOD-apparaten worden aangeschaft die bij de start van 2024 kunnen worden gebruikt door de organisatie. BYOD-declaraties die nu nog worden verstrekt brengen extra kosten met zich mee in de vorm van een additionele afdracht richting de Belastingdienst. Bovendien wordt er in 2023 een BYOD-declaratie uitbetaald, met een gebruikstermijn van drie jaar waarvan wij nu al weten dat die niet gehaald gaat worden, en vervolgens moet ook in 2023 een CYOD-apparaat worden aangeschaft voor dezelfde werknemer. Dat is kapitaalvernietiging. In het personeelshandboek is onder artikel 2.1 het onderdeel BYOD opgenomen (2.1 BYOD 2022 BRING YOUR OWN DEVICE). Als het personeelshandboek moet worden gewijzigd, dan moet dit gebeuren d.m.v. een collegebesluit, zoals staat vermeld in de mandaatregeling Dijk en Waard onder artikel 5 lid 3.

Het advies is daarom om voor te stellen dat: - het college van B&W instemt met de beëindiging van de BYOD regeling per 1 maart 2023 en hierop het personeelshandboek op aan te passen; - het college van B&W instemt met het van kracht worden van de overgangsregeling per 1 maart 2023, totdat de CYOD regeling van kracht is; - het college van B&W instemt met het beëindigen van de overgangsregeling en het van kracht worden van de CYOD regeling per januari 2024. Dit houdt in dat met ingang van 1 maart 2023 medewerkers die nieuw bij de gemeente Dijk en Waard in dienst komen of waarbij het BYOD-apparaat moet worden vervangen, voorzien worden van gehuurde leenapparatuur (overgangsregeling). In januari 2024 worden nieuwe CYODapparaten verstrekt aan alle in dit besluit genoemde medewerkers. De projectgroep Van BYOD naar CYOD zal in het gehele proces de OR meenemen in het traject. De OR heeft adviesrecht (art. 25 WOR).

Van BYOD naar CYOD

pag. 3

Besluit 1:

Het college van B&W te adviseren in te stemmen om de BYOD-regeling per 1 maart 2023 te beëindigen en hierop het personeelshandboek op aan te passen.

Besluit 2:

Het college van B&W te adviseren in te stemmen om per 1 maart 2023 de overgangsregeling van BYOD naar CYOD van kracht te laten worden.

Besluit 3:

Het college van B&W te adviseren in te stemmen om de overgangsregeling te beëindigen en de CYOD-regeling van kracht te laten worden (huidige planning januari 2024).

CYOD-Devices Een ander belangrijk punt van aandacht is welke devices, welke formaten en welke besturingssystemen we opnemen in het CYOD-assortiment. Het advies is in het CYOD-assortiment de volgende devices op te nemen: - Verschillende Samsung Android en Apple iOS smartphones; - Verschillende Windows notebooks en geen MacBooks; - Uitsluitend de Apple iPad als tablet. Om ervoor te zorgen dat de CYOD-devices tijdig geleverd gaan worden, is het van belang z.s.m. de aanbesteding voor CYOD-devices te starten. Dit zal plaatsvinden voordat de gemeenteraad de Kadernota 2024 zal behandelen waarin voor CYOD ook twee belangrijke besluiten gevraagd worden (zie besluit 5 en 6). Besluit 4:

In te stemmen met het starten van een aanbesteding voor CYOD-devices, dit onder voorbehoud van goedkeuring door de gemeenteraad m.b.t. voteren van het investeringskrediet en het afwijken van de nota activabeleid gemeente Dijk en Waard ten aanzien van de afschrijvingstermijn van notebooks en tablets door deze te verkorten van vijf naar vier jaar.

Financiën Uiteraard zijn de financiën ook een belangrijk punt waarover het college een besluit dient te nemen. Bij de totstandkoming van de uitgaven voor CYOD-device zijn er twee elementen belangrijk geweest, namelijk de prijs per device en de termijn dat het device gebruikt dient te worden. Prijs Om te komen tot een reële inschatting voor de CYOD-budgetten zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. De gemeente Dijk en Waard is een goede werkgever en de gemeente blijft een aantrekkelijke gemeente om voor te werken; 2. De medewerkers kunnen met de CYOD-devices goed hun werk doen en hebben er ook privé hun voordeel mee. Hierdoor wordt de scheiding tussen werk en privé kleiner; 3. De devices zijn niet storingsgevoelig en kunnen de gebruikstermijnen van drie resp. vier jaar mee. Om hieraan te voldoen kiezen wij voor A-kwaliteit apparatuur. Dit heeft geleid tot de geschatte CYOD-prijzen zoals deze benoemd zijn in het overzicht. Termijnen De gemeenteraad heeft in maart 2022 de ‘Nota activabeleid voor Dijk en Waard’ met daarin de tabel met de afschrijvingstermijnen vastgesteld. De termijn voor hardware (rekencentrum- en werkplekapparatuur) is daarbij gesteld op vijf jaar en die voor mobiele telefonie op drie jaar. De

Van BYOD naar CYOD

pag. 4

technische levensduur van notebooks en tablets is echter beperkt en zeker geen vijf jaar. Gebruikelijk is een termijn van drie of maximaal vier jaar. Zodoende adviseren wij de afschrijvingstermijn voor de notebooks en tablets (werkplekapparatuur) op vier jaar te zetten.

CYOD-Kostenbegroting De overstap van BYOD naar CYOD leidt tot een investering van € 1.720.000. Het voteren van een investeringskrediet is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Daarnaast worden in de paragraaf ‘Termijnen van de CYOD-devices’ argumenten aangedragen om af te wijken op de Nota activabeleid Dijk en Waard. Ook het afwijken van afschrijvingstermijnen is een raadsbevoegdheid. Investeringen leiden tot kapitaallasten (afschrijving en rente) in de exploitatie. Deze kapitaallasten worden voornamelijk gedekt door de vrijval van het structurele budget voor de BYOD-vergoeding (€ 370.000) en de vrijval van exploitatiebudgetten (€ 100.000). Daarnaast is de verwachting dat er middelen overblijven vanuit de beschikbare structurele middelen voor het project Cloudmigratie Het voteren van een (investerings-)krediet en het afwijken van de (door de raad vastgestelde) Nota activabeleid is een bevoegdheid van de raad. Besluit 5:

Het aan de raad voorleggen om een investeringskrediet van € 1.720.000 te voteren.

Besluit 6:

Het aan de raad voorleggen om af te wijken op de Nota activabeleid Dijk en Waard wat betreft de afschrijvingstermijn voor notebooks en tablets (werkplekapparatuur).

Het BYOD-device Bij de start van CYOD gaat de organisatie met de CYOD-devices werken en is het de vraag wat er met de bestaande BYOD-devices dient te gebeuren? Het advies is de medewerker het device laten houden om niet, hetgeen fiscaal wordt gezien als een verstrekking als loon in natura. Besluit 7:

In te stemmen met het advies om het laten behouden van het BYOD-device ‘om niet’ door de medewerker.

Belastingdienst De overgang van BYOD naar CYOD, alsmede de implementatie van CYOD heeft fiscale consequenties. In het kader van onze goede relatie met de Belastingdienst en het (gewenste) horizontaal toezicht is het van belang deze consequenties aan de voorkant af te stemmen met de Belastingdienst. Met een verzoek tot vooroverleg is door ons aan de Belastingdienst gevraagd onze fiscale standpunten te bevestigen. De Belastingdienst heeft vervolgens bevestigd dat de gerichte vrijstelling op het CYOD-model van toepassing is. Overgangsperiode tussen BYOD en CYOD Om in de tussenliggende periode, tussen einde BYOD en start CYOD, de organisatie te kunnen voorzien van de benodigde ICT-devices, is het advies hiervoor leenapparatuur in te zetten. Nieuwe medewerkers die in dienst van de gemeente komen voorzien wij van leenapparaat. Voor de medewerkers waarvan de BYOD-termijn van het device van drie jaar is verstreken doen wij als eerste een beroep op de medewerker om het device langer te blijven gebruiken totdat de CYOD-apparatuur zijn uitgerold.

Van BYOD naar CYOD

pag. 5

Besluit 8:

In te stemmen om de periode tussen einde BYOD en start CYOD de organisatie te faciliteren met leenapparatuur en aan te sturen op een langer gebruik van de huidige BYOD-apparatuur.

Wie komt in aanmerking voor welk CYOD-device? Advies is om alle medewerkers met een kantoorfunctie, die in (vaste of tijdelijke) dienst zijn van de gemeente Dijk en Waard in aanmerking te laten komen voor een CYOD-telefoon en CYODnotebook. Voor alle inhuurkrachten en stagiaires met een kantoorfunctie, van de gemeente Dijk en Waard is het advies om deze medewerkers te voorzien van een CYOD-telefoon en CYOD-notebook. Besluit 9:

In te stemmen met het advies om alle medewerkers die in (vaste of tijdelijke) dienst zijn van de gemeente Dijk en Waard te voorzien van een CYOD-telefoon en om alle medewerkers, met een kantoorfunctie, ook te voorzien van een CYODnotebook.

Besluit 10:

In te stemmen met het advies om alle inhuurkrachten en stagiaires van de gemeente Dijk en Waard te voorzien van een CYOD-telefoon en om alle inhuurkrachten en stagiaires met een kantoorfunctie ook te voorzien van een CYOD-notebook.

Overige aanbevelingen In het rapport verder wordt aan de directie de volgende aanbevelingen gedaan. 1. Het advies om de CYOD-apparatuur te kopen i.p.v. te huren. 2. Het in bruikleen verstrekken van de CYOD-devices aan de medewerkers en dat het device na afloop weer wordt ingeleverd bij de werkgever. 3. Hergebruik van CYOD-devices gaat boven aanschaf nieuwe CYOD-devices. 4. De standaard accessoires muis, toetsenbord en een tas of sleeve voor een notebook en een smartphonehoesje en screenprotector voor een smartphone. 5. Het in één keer uitleveren van CYOD-devices bij de start van CYOD en niet gefaseerd.

Van BYOD naar CYOD

pag. 6

1.

INLEIDING

Door de invloed van allerlei digitale mogelijkheden ontwikkelt de maatschappij zich steeds sneller. Deze ontwikkeling is uiteraard ook te zien in de gemeente Dijk en Waard en daarom belangrijk voor de gemeentelijke organisatie. De organisatie van Dijk en Waard staat voor de opgave om zich voor te bereiden en goed te organiseren op de groeiende rol van digitalisering en data gedreven werken, terwijl tegelijkertijd ook de uitdaging om gemeentelijke informatie veilig te houden steeds groter wordt en de risico’s van cybercriminaliteit groeien. De afdeling I&A heeft binnen de organisatie de rol om deze opgave vorm te geven en om belangrijke voorwaarden te scheppen voor de digitale ontwikkeling van de organisatie. De uitvoering van deze opgave start met een aantal noodzakelijke projecten. Zo moet de ITinfrastructuur noodzakelijk vervangen worden, uiterlijk medio 2024. We kiezen hierbij voor een migratie naar cloudtoepassingen en voor een groot deel uitbesteding van ICT-diensten aan externe partners. De werkplek moet beter beveiligd worden, volgens de baseline informatieveiligheid overheid (BIO). Daarnaast willen we de medewerker beter faciliteren in o.a. het samenwerken en het videobellen. Om dit te realiseren dient een overstap plaats te vinden van het huidige BYOD-model naar een CYOD-model (CYOD staat voor: Choose Your Own Device).

De organisatie heeft deze noodzakelijk ontwikkeling ook al erkend en recentelijk is het organisatieplan Dijk en Waard vastgesteld. Hierin staat plaats- en tijdonafhankelijk werken hoog in het vaandel (het zgn. nieuwe werken). Het uitgangspunt is dat de gemeente in 2025 volledig in de Cloud of via een SAAS-oplossing werkt. Het faciliteren van de gemeentelijke organisatie alsmede inwoners en ondernemers middels ICT staat daarbij centraal. De werkplek van de medewerker is nauw verwant aan de migratie naar de Cloud-infrastructuur. Het in de Cloud brengen van ICT-diensten ontslaat de gemeente niet van de verplichting grip te houden op de werkplek en in het bijzonder op de data. Dit is op dit moment met het BYODconcept slechts beperkt het geval; de medewerker is eigenaar van de apparatuur en de apparatuur is zeer divers. Dit zorgt voor een toenemende beheerlast bij I&A en een afnemende betrouwbaarheid. Het BYOD-concept staat nieuwe ontwikkelingen (zoals de ‘modern workplace’) en het veilig kunnen werken met bijvoorbeeld Teams en SharePoint in de weg. Het is noodzakelijk de overstap te maken naar het CYOD-concept. De medewerker kan straks met CYOD en het nieuwe Werkplekconcept beter zijn werk doen doordat functionaliteit binnen applicaties beter kan worden benut. Daarnaast wordt de medewerker ontzorgd bij nieuwe installaties, bij storingen en bij problemen met het device.

Verder zullen de devices voor zowel werk als privé kunnen worden gebruikt. De verwachting is dat eind 2023 de CYOD-apparaten worden aangeschaft die bij de start van 2024 kunnen worden gebruikt door de organisatie. BYOD-declaraties die nu nog worden verstrekt brengen namelijk extra kosten met zich mee in de vorm van een additionele afdracht richting de Belastingdienst. Bovendien wordt er in 2023 een BYOD-declaratie uitbetaald, met een gebruikstermijn van drie jaar waarvan wij nu al weten dat die niet gehaald gaat worden, en vervolgens moet ook in 2023 een CYOD-apparaat worden aangeschaft voor dezelfde werknemer. Dat is kapitaalvernietiging. In het personeelshandboek is onder artikel 2.1 het onderdeel BYOD opgenomen (2.1 BYOD 2022 BRING YOUR OWN DEVICE). Als het personeelshandboek moet worden gewijzigd, dan moet dit

Van BYOD naar CYOD

pag. 7

gebeuren d.m.v. een collegebesluit, zoals staat vermeld in de mandaatregeling Dijk en Waard onder artikel 5 lid 3. Het advies is daarom om voor te stellen dat: - het college van B&W instemt met de beëindiging van de BYOD regeling per 1 maart 2023 en hierop het personeelshandboek op aan te passen; - het college van B&W instemt met het van kracht worden van de overgangsregeling per 1 maart 2023, totdat de CYOD regeling van kracht is; - het college van B&W instemt met het beëindigen van de overgangsregeling en het van kracht worden van de CYOD regeling per januari 2024. Dit houdt in dat met ingang van 1 maart 2023 medewerkers die nieuw bij de gemeente Dijk en Waard in dienst komen of waarbij het BYOD-apparaat moet worden vervangen, voorzien worden van gehuurde leenapparatuur (overgangsregeling). In januari 2024 worden nieuwe CYODapparaten verstrekt aan alle in dit besluit genoemde medewerkers. De projectgroep Van BYOD naar CYOD zal in het gehele proces de OR meenemen in het traject. De OR heeft adviesrecht (art. 25 WOR). Besluit 1:

Het college van B&W te adviseren in te stemmen om de BYOD-regeling per 1 maart 2023 te beëindigen en hierop het personeelshandboek op aan te passen.

Besluit 2:

Het college van B&W te adviseren in te stemmen om per 1 maart 2023 de overgangsregeling van kracht te laten worden.

Besluit 3:

Het college van B&W te adviseren in te stemmen om de overgangsregeling te beëindigen en de CYOD-regeling van kracht te laten worden (huidige planning januari 2024).

Het college van B&W besluit akkoord te gaan met het: - beëindigen van de BYOD-regeling per 1 maart 2023 en hierop het personeelshandboek op aan te passen; - instemmen om per 1 maart 2023 de overgangsregeling van kracht te laten worden; - in te stemmen om de overgangsregeling te beëindigen en de CYOD-regeling van kracht te laten worden (huidige planning januari 2024). 1.1 CYOD IS DE NIEUWE STANDAARD De hoofdlijn is eenvoudig: medewerkers kunnen straks kiezen uit verschillende zakelijke (en dus beheerde) devices (notebooks, tablets en smartphones). Deze standaard heet CYOD: Choose Your Own Device. Deze devices brengen we onder beheer van MDM (generiek grip houden op devices via Mobile Device Management) en indien nodig MAM (conditioneel toegang verlenen tot applicaties via Mobile Application Management). Welke vrijheden de medewerkers krijgen op de CYOD-devices en/of welke mogelijkheden zij hebben op privé devices zijn punten die in het advies over het Werkplekconcept aan bod zullen komen.

2.

CYOD devices

Om de gebruikersbehoefte te peilen in de organisatie hebben we een vragenlijst uitgezet. De resultaten hiervan hebben we meegenomen in het bepalen van welke (type) devices wij beschikbaar gaan stellen in het CYOD-assortiment. Definitieve uitvraag zal plaatsvinden in de aanbesteding naar CYOD-devices waar in een Programma van Eisen (PvE) wordt aangeven aan welke eisen de devices dienen te voldoen en welke diensten de leverancier verder dient te leveren.

Van BYOD naar CYOD

pag. 8

Om ervoor te zorgen dat de CYOD-devices tijdig geleverd gaan worden, is het van belang z.s.m. de aanbesteding voor CYOD-devices te starten. Dit zal plaatsvinden voordat de Raad de Kadernota 2024 zal behandelen waarin voor CYOD ook twee belangrijke besluiten gevraagd worden (zie besluit 5 en 6). In te stemmen met het starten van een aanbesteding voor CYOD-devices, dit onder voorbehoud van goedkeuring door de gemeenteraad m.b.t. voteren van het investeringskrediet en het afwijken van de nota activabeleid gemeente Dijk en Waard ten aanzien van de afschrijvingstermijn van notebooks en tablets door deze te verkorten van 5 naar 4 jaar. 2.1 SMARTPHONE Voor telefoons adviseren wij om zowel Android (Samsung) als iOs (Apple) te faciliteren. Bij Android kiezen wij alleen voor Samsung-modellen zodat hierin één merk is. Android biedt namelijk een enorme variatie aan toestellen met helaas ook een variatie aan Android-dialecten. Je kan verschillende merken hebben op allemaal dezelfde Android-versie, maar ze kunnen allemaal totaal verschillend werken. Daarnaast biedt Samsung ook een beheerplatform genaamd Knox waarmee toestellen beheerd en beveiligd kunnen worden. Bij iOs is dit net als bij iPadOS strak geregeld en eenvoudig en eenduidig onder beheer te brengen in Microsoft Intune.

In het op te stellen PvE zullen we specificeren aan welke eisen de smartphones dienen te voldoen maar bij zowel de iOS als de Android toestellen zal er minimaal één mogelijkheid moeten zijn voor een duo-sim (één fysieke simkaart en één e-sim). Zo heeft een medewerker de mogelijkheid om zowel een zakelijke simkaart als een privé simkaart in één toestel te kunnen gebruiken. Daarnaast moet de accu dusdanig krachtig zijn dat de telefoon minimaal één dag mee kan gaan bij intensief gebruik (Teams, Bellen, E-mail, etc.). Ook dienen de toestellen voorzien te zijn van de nieuwste besturingssystemen, zodat ze nog minimaal drie jaar updates ontvangen. Neem in het CYOD-assortiment verschillende Samsung Android en Apple iOS telefoontoestellen op. Voor die toestellen moet gelden dat security ondersteuning gegarandeerd is voor een periode van 3 jaar. T.a.v. de Samsung Android devices geldt tevens dat eisen gesteld gaan worden aan de standaard geïnstalleerde apps (zo weinig mogelijk en veilig). 2.2 NOTEBOOK De markt levert notebooks met Windows, Mac of Linux OS. Onbetwiste marktleider is Windows. Notebooks. Voor de notebooks adviseren wij een A-kwaliteit high-end notebook die vier jaar intensief zakelijk gebruikt moet kunnen worden, een minimale garantie van 3 jaar heeft en geleverd met de laatste versie van het Windowsbesturingssysteem.

In deze periode moeten de notebooks de belangrijke beveiligings- en systeemupdates kunnen installeren. De notebooks dienen geschikt te zijn voor videobellen, het gebruik van Microsoft365 en de overige applicaties die gebruikt worden binnen de gemeente. In het CYOD-assortiment bieden we de volgende formaten notebooks aan: - Surface achtige notebooks/tablets (12-13”); Deze rusten we uit met touchscreen. - Middelgrote notebooks (13-14”); zonder touchscreen. - Grote notebooks (15-16”); zonder touchscreen.

Van BYOD naar CYOD

pag. 9

-

Grote notebooks (17”); ook deze rusten we uit zonder touchscreen

2.3 WAAROM GEEN MACBOOKS? Feitelijk is er geen functionele noodzaak om MacBooks in het assortiment op te nemen. Daarnaast worden de aanschaf- en beheerkosten er wel hoger door. Verder is Microsoft 365 geoptimaliseerd voor Windows. De Office client apps zijn echter ook beschikbaar voor MacBooks van Apple. Compatibiliteit is op dit moment goed. Daarnaast zou het ondersteunen van MacBooks en besturingssysteem extra zijn. Dat betekent daardoor duurder beheer. Een laatste reden ligt bij de Servicedesk. Support geven aan gebruikers van MacBooks over bijvoorbeeld specifieke foutmeldingen van het MacOS, vereist bij de Servicedesk medewerkers die op dagelijkse basis zelf werken met MacBooks. Dat is alleen rendabel als een grote groep medewerkers van Dijk en Waard voor MacBooks kiest. De verwachting is dat dit niet het geval is. Neem in het CYOD-assortiment verschillende Windows notebooks op en geen MacBooks.

2.4 TABLET Wij adviseren om in het CYOD-assortiment alleen de iPad als tablet op te nemen. De markt levert tablets met Windows, Android of iPadOS. Dominant in de gemeentelijke (bestuurlijke) wereld is de iPad. iPadOS tablets zijn eenvoudig en eenduidig onder beheer te brengen van de MDM-tool Microsoft Intune. Het voordeel van het gesloten Apple ‘hardware/OS’ platform. Apple garandeert daarnaast langdurig security updates op het besturingssysteem. Een tablet is primair een device voor contentconsumptie en niet voor contentcreatie. Daarom bieden we medewerkers geen keuze tussen een notebook of tablet. Een tablet is daarmee een extra device. Medewerkers komen in aanmerking voor een tablet in de volgende situaties: • Als mobiele taken dat afdwingen (bijvoorbeeld toezicht en handhavingstaken die ondersteuning met een handheld device vereisen); • Als een applicatie dat afdwingt; • Als het takenpakket van de medewerker uitsluitend uit contentconsumptie bestaat (lees: vergaderen). Tablets worden alleen verstrekt na goedkeuring van de manager. Neem in het CYOD-assortiment uitsluitend de Apple iPad op als tablet. 2.5 KOOP OF HUUR CYOD-DEVICES Bij de aanbesteding van CYOD moet aan de markt kenbaar worden gemaakt of wij de devices willen kopen of huren. Dit staat los van de gevraagde dienstverlening van de leverancier en betreft feitelijk een financiële afweging.

Doordat bij huur wordt gerekend met een opslag zijn de totale kosten van huur in vergelijking tot koop doorgaans hoger. Derhalve wordt geadviseerd om de devices te kopen. Akkoord gaan met het kopen van de CYOD-apparatuur i.p.v. huren 2.6 BEDRAGEN CYOD-DEVICES Bij de BYOD-regeling in 2019 is rekening gehouden met een budget van € 750 (incl. BTW) voor een mobiele telefoon en € 1000 (incl. BTW) voor een zakelijke notebook. Kijkend naar de huidige markt is het duidelijk dat deze bedragen niet meer volstaan. Vanwege de inflatie en de wisselende Euro/Dollar koers moet het budget worden bijgesteld.

Van BYOD naar CYOD

pag. 10

Om te komen tot een reële inschatting voor de CYOD-budgetten zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1 De gemeente Dijk en Waard is een goede werkgever en de gemeente blijft een aantrekkelijke gemeente om voor te werken; 2 De medewerkers kunnen met de CYOD-devices goed hun werk doen en hebben er ook privé hun voordeel mee. Hierdoor wordt de scheiding tussen werk en privé kleiner; 3 De devices zijn niet storingsgevoelig en kunnen een gebruikstermijn van drie (telefoons) en vier jaar (werkplekapparatuur) mee. Om hieraan te voldoen kom je uit op devices met een A-kwaliteit en hierop zijn ook de ingeschatte prijzen op gebaseerd. Er zijn meerdere acties uitgevoerd om tot een realistische prijsbepaling te komen. Zo is er navraag gedaan naar de budgetten voor CYOD-devices bij onze buurtgemeenten Alkmaar, Hollands Kroon en Hoorn. Dit zijn allen gemeenten die al langere tijd met CYOD werken. Verder is het adviesbureau Quarant aan de hand van het (concept) PVE tot een prijsindicatie per device gekomen. Tenslotte heeft ook het projectteam CYOD een inschatting gemaakt naar verwachte kosten en welke aantallen er worden verwacht. Dit heeft geleid tot de budgetten zoals deze benoemd zijn in onderstaand overzicht. Model

Aantal

Totaal

100 200 400 100 700 800

Indicatie prijs € 1.100 € 900 € 950 € 1.000 € 100 € 110

Surface achtig tablet device 12 - 13 inch Notebook 13 - 14 inch Notebook 15 - 16 inch Notebook 17 inch Notebook tas / rugtas Draadloze muis en toetsenbord Smartphone Android klein Smartphone Android groot Apple iPhone type klein Apple iPhone type groot Smartphone beschermhoes plus screenprotector

200 200 100 400 900

€ 600 € 800 € 525 € 850 € 40

€ 120.000 € 160.000 € 52.500 € 340.000 € 36.000

IPAD klein IPAD groot IPAD klein met verwijderbaar keyboard IPAD groot met verwijderbaar keyboard Sleeve tablet

25 25 25 25 100

€ 550 € 800 € 750 € 1.000 € 60

€ 13.750 € 20.000 € 18.750 € 25.000 € 6.000

TOTAAL Tabel 1:

€ 110.000 € 180.000 € 380.000 € 100.000 € 70.000 € 88.000

€ 1.720.000 Prijzen per CYOD-device

Kennis te nemen van de geschatte CYOD-bedragen en aantallen.

Van BYOD naar CYOD

pag. 11

2.7 TERMIJNEN VAN DE CYOD-DEVICES De gemeenteraad heeft in maart 2022 de ‘Nota activabeleid voor Dijk en Waard’ met daarin de tabel met de afschrijvingstermijnen vastgesteld. De termijn voor hardware (rekencentrum- en werkplekapparatuur) is daarbij gesteld op vijf jaar en die voor mobiele telefonie op drie jaar. De aanleiding hiervoor is een motie geweest waarbij wordt gevraagd onderzoek te doen naar de mogelijkheden om hardware over een langere termijn af te schrijven. Deze motie is destijds in april 2021 door de gemeenteraad van Heerhugowaard unaniem aangenomen. Helaas is daarbij niet aan de orde gekomen dat de technische levensduur van dergelijke apparaten vaak beperkt is en zeker geen vijf jaar is voor zakelijke notebooks. Gebruikelijk is een termijn van drie of vier jaar. Een termijn van drie jaar is gehanteerd in de huidige BYOD-regeling. Ondanks dat de afschrijvingstermijnen recent door de raad van Dijk en Waard zijn vastgesteld, wordt voorgesteld om de volgende gebruikstermijnen te hanteren: • voor de notebooks en tablets (werkplekapparatuur) wordt een termijn geadviseerd van vier jaar, • voor mobiele telefonie wordt een termijn van drie jaar geadviseerd (overeenkomstig de Nota Activabeleid).

Verder wordt geadviseerd dat de geleverde configuraties werkplekapparatuur minimaal één jaar leverbaar te laten zijn en dat een garantietermijn van toepassing is van minimaal twee jaar ‘collect en return’. Voor mobiele telefonie wordt een garantietermijn van minimaal twee jaar ‘carry-in’ geadviseerd. Akkoord gaan met het toepassen van een afschrijvingstermijn van vier jaar voor notebooks en tablets en drie jaar voor de mobiele telefoons. De wijziging van het activabeleid m.b.t. notebooks en tablets moet worden meegenomen in de kadernota 2024. 2.9 HERGEBRUIK BOVEN NIEUWKOOP Gedurende de CYOD-periode zullen medewerkers de gemeente gaan verlaten en zullen er nieuwe medewerkers in dienst treden. Om kapitaalvernietiging tegen te gaan is het advies om de nieuwe medewerker bij voorkeur te voorzien van een gebruikt CYOD-device. Mocht dit niet voorradig zijn, dan de medewerker voorzien van een nieuw CYOD-device.

Hergebruik van CYOD-devices gaat boven aanschaf nieuwe CYOD-devices. 2.10

HOE ZIET DE STANDAARD SET ERUIT?

De persoonlijke standaarduitrusting Uitgangspunt is dat iedere medewerker moet beschikken over een device waarmee alle werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd. Wij adviseren de volgende accessoires behorende bij een notebook: • Muis en toetsenbord (om hygiënische redenen zijn dit persoonlijke items geworden) • Tas of sleeve; Voor de smartphones bestaat de standaarduitrusting uit een: • Smartphonehoesje • Screenprotector

Van BYOD naar CYOD

pag. 12

Overige accessoires zullen als deze nodig zijn voor de uitoefenen van de taak voor de gemeente Dijk en Waard, na goedkeuring van het afdelingshoofd, worden verstrekt. De procedure hiervoor wordt verder uitgewerkt in het project en zal na een periode van 4 maanden worden geëvalueerd. Tot de standaard accessoires behoren een muis, toetsenbord en een tas of sleeve voor een notebook en een smartphonehoesje en screenprotector voor een smartphone. 2.11 ARBO ACCESSOIRES Deze vallen buiten het CYOD-concept en kunnen via het reguliere proces bij de Arbo-coördinator (HR) worden aangevraagd.

Van BYOD naar CYOD

pag. 13

3.

BYOD- en leendevices

3.1

BYOD-DEVICES

Nu we weten dat we overgaan van BYOD naar CYOD is ieder BYOD-device dat nu wordt aangekocht in feite kapitaalvernietiging. Enerzijds omdat de BYOD-termijn van drie jaar niet gehaald gaat worden (de planning is tot januari 2024) en anderzijds omdat de Belastingdienst het BYOD-device dat om niet aan de medewerkers wordt gegeven als beloning ziet en hier een economische waarde aan toekent. Het is zodoende belangrijk z.s.m. een alternatief te vinden om de organisatie te kunnen faciliteren in ICT-devices, zodat Dijk en Waard de huidige BYOD-regeling kan stopzetten. De oplossing zien wij in het verstrekken van leen devices. Bij de start van CYOD krijgen alle medewerkers CYOD-devices en is het de vraag wat er met de bestaande BYOD-devices dient te gebeuren? Er zal op dit moment ook sprake zijn van BYOD-devices waarvan de BYOD-termijn (36 maanden) nog niet verstreken is. Opties zijn: 1. Medewerker het device laten houden na betaling van het resterende aantal van de 36 termijnen; 2. Medewerker levert het device in. De organisatie laat deze schonen en hergebruiken/ vernietigen. Aan het schonen van devices zijn kosten verbonden waarvan de hoogte afhankelijk is van de vervolginzet van de devices, intern of extern; 3. Medewerker het device laten houden om niet, hetgeen fiscaal wordt gezien als een verstrekking als loon in natura (zie tevens fiscale consequenties).

Feitelijk zijn de BYOD-devices eigendom van de medewerker en zijn optie 1 en 2 juridisch niet haalbaar en getuige beide opties ook niet van goed werkgeverschap. Zodoende is het advies om voor optie 3 te kiezen. Er zijn geen fiscale consequenties voor de medewerker door het verstrekken ‘om niet’, Advies is om te kiezen voor het laten behouden van het BYOD-device ‘om niet’ door de medewerker.

3.2 LEEN-APPARATUUR Om de tussenliggende periode tussen einde BYOD en start CYOD de organisatie te kunnen voorzien van de benodigde ICT-devices, is het advies hiervoor leen-devices in te zetten. Voor het huren van leen-devices is reeds een meervoudig onderhandse aanbesteding opgestart, onder voorbehoud van een positief besluit van het college om over te gaan van BYOD naar CYOD. Een voorlopige inschatting die gemaakt is geeft een éénmalige kostenpost van € 80.000,- weer voor het kunnen verstrekken van leen-devices voor het jaar 2023. We gaan dan uit van een kleine 200 smartphones (kosten rond de €30,- p/m per stuk) en ruim 100 notebooks (kosten rond de €40,- p/m per stuk). Tevens stellen we een tas, muis en toetsenbord beschikbaar bij een notebook en een beschermhoes bij een smartphone. Nieuwe medewerkers die in dienst van de gemeente komen voorzien wij van leen-devices. Voor de medewerkers waarvan de BYOD-termijn van het device van drie jaar is verstreken doen wij als eerste een beroep op de medewerker om het device langer te blijven gebruiken. Mocht het device echter stuk gaan of geen nieuwe updates meer kunnen ontvangen, dan kan de medewerker een beroep doen op een leen-device.

Van BYOD naar CYOD

pag. 14

Het kan ook zo zijn dat een medewerker aangeeft het BYOD-device na deze drie jaar niet meer te willen inzetten voor het werk, De werkgever zal in deze gevallen ook een leen-device ter beschikking stellen aan de medewerker. Als smartphone zullen wij zowel Samsung als Apple smartphones aanbieden. Als notebook beiden wij een 15” Windows-notebook aan. In de periode tussen einde BYOD en start CYOD faciliteren wij de organisatie met leendevices en sturen wij aan op een langer gebruik van de huidige BYOD-apparatuur. De medewerker krijgt het CYOD-device in bruikleen en tekent bij ontvangst een CYODbruikleenovereenkomst. Na einde diensttijd of einde CYOD-termijn levert de medewerker het CYOD-device weer in bij de werkgever. De devices zijn eigendom van de werkgever. Overname van het device is niet mogelijk, alleen bij hoge uitzondering en geheel geschoond zal dit mogelijk zijn. De directeur Bedrijfsvoering zal hier een akkoord op moeten geven. De overnameprijs wordt bepaald op basis van de economische waarde, vermeerderd met de kosten van opschoning en wordt via de salarisadministratie verwerkt. Deze handelswijze zal ook worden opgenomen in de nog op te stellen CYOD-bruikleenovereenkomst. De CYOD-devices worden in bruikleen verstrekt aan de medewerkers en worden na afloop door de medewerkers weer ingeleverd bij de werkgever.

Verder is het van belang dat in de wervingscampagnes de teksten van BYOD worden verwijderd en dat deze wordt aangepast naar de nieuwe situatie na 1 maart 2023. Namelijk leen-devices tot het moment dat de CYOD-devices beschikbaar en ingericht zijn. Advies is de tekst over de BYOD-regeling uit de wervingscampagnes voor nieuw personeel te halen.

Van BYOD naar CYOD

pag. 15

4.

Financiële consequenties overstap van BYOD naar CYOD

De overgang van BYOD naar CYOD, alsmede de implementatie van CYOD, hebben financiële gevolgen. 4.1 CYOD-KOSTENBEGROTING Hieronder treft u de geactualiseerde CYOD-kostenbegroting. Investering

Bedrag

Jaar van investeren € 934.000 2023 € 708.500 2023 € 77.500 2023 € 1.720.000

Laptops Smart phones Tablets Totale investering

2023

2024

2025

2026

€ 234.000 € 236.000 € 19.000 € 489.000

€ 234.000 € 236.000 € 19.000 € 489.000

€ 234.000 € 236.000 € 19.000 € 489.000

Belastingdienst overstap BYOD -> CYOD Kosten overbrugging BYOD -> CYOD met leendevices

€ 250.000 € 80.000

€0 €0

€0 €0

€0 €0

TOTAAL

€ 330.000

€ 489.000

€ 489.000

€ 489.000

2023

2024

2025

2026

€ 370.000 € 3.000 € 100.000 € 16.000

€ 370.000 € 3.000 € 100.000 € 16.000

€ 370.000 € 3.000 € 100.000 € 16.000

DEKKING

Bedrag

Gevoteerd budget begroting 2023 BYOD budget HR (overhevelen naar I&A) Laptops ICT Vrijval exploitatiebudget I&A (vanwege de migratie naar CYOD) Vrijval exploitatiebudget cloudmigratie

€ 175.000 € 185.000 € 3.000

Beschikbaar budget Benodigd budget

€ 363.000 € 330.000

€ 489.000 € 489.000

€ 489.000 € 489.000

€ 489.000 € 489.000

RESULTAAT

€ 33.000

€0

€0

€0

Tabel 2:

CYOD-kostenbegroting

Financiële dekking en bestuurlijke route De overstap van BYOD naar CYOD leidt tot een investering van € 1.720.000. Het voteren van een investeringskrediet is een bevoegdheid van de raad. Daarnaast worden in de paragraaf ‘Termijnen van de CYOD-devices’ argumenten aangedragen om af te wijken op de Nota activabeleid Dijk en Waard. Ook het afwijken van afschrijvingstermijnen is een raadsbevoegdheid. Investeringen leiden tot kapitaallasten (afschrijving en rente) in de exploitatie. Deze kapitaallasten worden voornamelijk gedekt door de vrijval van het structurele budget voor de BYOD-vergoeding (€ 370.000) en de vrijval van exploitatiebudgetten (€ 100.000). Daarnaast is de verwachting dat er middelen overblijven vanuit de beschikbare structurele middelen voor het project Cloudmigratie Het voteren van een (investerings-)krediet en het afwijken van de (door de raad vastgestelde) Nota activabeleid is een bevoegdheid van de raad.

Wij adviseren het college van B&W om de raad de twee beslispunten te laten besluiten.

Van BYOD naar CYOD

pag. 16

5.

Fiscale consequenties overstap van BYOD naar CYOD

De overgang van BYOD naar CYOD, alsmede de implementatie van CYOD heeft fiscale consequenties. In het kader van onze goede relatie met de Belastingdienst en het (gewenste) horizontaal toezicht is het van belang deze consequenties aan de voorkant af te stemmen met de Belastingdienst. Met een verzoek tot vooroverleg is door ons aan de Belastingdienst gevraagd onze fiscale standpunten te bevestigen. De Belastingdienst heeft dit vervolgens ook gedaan. Hieronder worden de fiscale gevolgen voor de overgang van BYOD en de CYOD-regeling uiteengezet. 5.2

FISCALE GEVOLGEN

5.2.1 Overgang van BYOD naar CYOD Medewerker het device laten houden om niet zoals geadviseerd wordt, wordt fiscaal gezien als een verstrekking als loon in natura. De voorziening wordt aangemerkt als loon in natura, op het moment waarop de werknemer op grond van de nieuwe CYOD-regeling nieuwe ICTvoorzieningen ontvangt, waarmee niet langer wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium. Op grond van artikel 13 lid 1 Wet LB is de waarde economisch verkeer de basis voor de hoogte van loon in natura. In 2015 en 2019 heeft de rechtsvoorganger van de gemeente (gemeente Heerhugowaard) afstemming gezocht met de Belastingdienst over het kunnen toepassen van een praktische wijze waarop na 36 maanden de restwaarde (waarde economisch verkeer, artikel 13 lid 1 Wet LB) van een ICT-middel kan worden bepaald. Goedgekeurd is dat vanuit praktisch oogpunt de restwaarde van een drie jaar IC-middel op 10% wordt gesteld. Indien een werknemer minder dan drie jaar gebruikt maakt van een BYOD apparaat op moment van verstrekking als loon in natura, wordt de restwaarde naar rato van de nog niet verlopen maanden. Logischerwijze vertegenwoordigen de meest recente BYOD declaraties de hoogte fiscale restwaarde. Een BYOD declaratie uitgekeerd in januari 2023 vertegenwoordigt op 1 januari 2014 nog ongeveer 2/3 fiscale restwaarde.

Indien een werknemer langer dan 36 maanden gebruik gaat maken van de BYOD-regeling, moet de (eventuele) restwaarde volgens de gemaakte afspraak hierover met de Belastingdienst worden bepaald op basis van de hoofdregel: waarde in het economisch verkeer, en is de praktische afspraak van 10% restwaarde niet van toepassing. Omwille van een uitvoerbare en praktische afwikkeling van de bestaande BYOD-regeling, heeft de gemeente voorgesteld om in deze situatie de 10% restwaarde (na 36 maanden) in 12 maanden stapsgewijs af te bouwen naar € 0, zodat na -in totaal- 48 maanden de restwaarde op € 0 gesteld kan worden. Met dit voorstel is de Belastingdienst echter niet akkoord. Zij stelt dat de waarde na 4 jaar niet op nihil kan worden gesteld, omdat het wel degelijk een waarde economisch verkeer vertegenwoordigt op bijvoorbeeld Marktplaats. Dat betekent dat na drie jaar de fiscale restwaarde sowieso 10% is. Op basis van de BYOD-declaraties tot en met oktober 2022 zou op de gekozen systematiek de restwaarde bij een directe overgang (levering van CYOD-devices in één keer, niet gefaseerd) als volgt zijn:

Computer Telefoon Totaal

1-1-2024 1-7-2024 € 121.394,17 € 76.249,57 € 78.401,16 € 43.916,24 € 199.795,33 € 120.165,82

Deze restwaarde valt vervolgens binnen de reikwijdte van de Werkkostenregeling (WKR). Afhankelijk van de hoogte en benutting van de vrije ruimte is er eindheffing verschuldigd. De vrije

Van BYOD naar CYOD

pag. 17

ruimte wordt doorgaans elk jaar volledig benut. Daarmee is er over het bedrag aan fiscale restwaarde 80% eindheffing verschuldigd. 5.2.2

CYOD

Loonheffingen: Het ter beschikking stellen van noodzakelijke mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn conform artikel 31a lid 2 onderdeel g Wet LB gericht vrijgesteld indien aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Dit zijn: 1) de voorziening is noodzakelijk voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium); 2) een werknemer moet de voorziening teruggeven of de restwaarde van deze voorziening betalen aan de werkgever als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking en 3) de voorziening maakt geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling. In 2015 en 2019 heeft de rechtsvoorganger van de gemeente (gemeente Heerhugowaard) succesvol afstemming gezocht met de Belastingdienst over het kunnen toepassen van de gerichte vrijstelling. De Belastingdienst heeft op 20 januari 2023 bevestigd dat de gerichte vrijstelling op de CYOD-regeling ook van toepassing is. Concreet houdt dat in dat de gemeente geen extra belasting verschuldigd is bij het verstrekken van CYOD apparaten (zolang aan de voorwaarden wordt voldaan). Kennis te nemen van het feit dat de Belastingdienst bevestigt dat de gerichte vrijstelling op de CYOD-regeling ook van toepassing is. BTW: Bij de BYOD kan de gemeente de btw op apparaten niet terugvragen. Dit komt omdat de werknemers de ICT-middelen zelf kopen.

De gemeente kan namelijk alleen btw terugvragen van diensten of goederen die zij zelf afneemt en waarbij facturen gericht zijn aan de gemeente. Bij de CYOD-regeling is de gemeente eigenaar van de ICT-middelen en ontvangt een factuur voor de aankoop van deze middelen. De btw kan daarmee wel grotendeels teruggevraagd worden bij de Belastingdienst. De btw wordt geboekt tegen het zogenoemde forfaitaire btw-percentage van de gemeente. Dit is een gemiddeld mengpercentage waarop overhead kosten geboekt kunnen worden.. De gemeente kan namelijk handelen in verschillende hoedanigheden met elk een verschillend btw-regime. Bijvoorbeeld 1) als overheid, dan is de btw te compenseren bij het btwcompensatiefonds, 2) als ondernemer, dan is de btw te verrekenen bij de reguliere btw-aangifte en als 3) vrijgestelde ondernemer, dan is de btw niet terug te vragen en dus kostenverhogend. Omdat de ICT-middelen voor alle drie de categorieën wordt gebruikt wordt het label forfaitair toegepast. Deze is over 2022: Compensabel 94,65%, verrekenbaar 3,61% en kostenverhogend 1,74%. Deze dient elk jaar opnieuw vastgesteld en eventueel gewijzigd te worden. Bij de kostenberekening wordt uitgegaan van dit percentage.

Van BYOD naar CYOD

pag. 18

6.

Wie komen er in aanmerking voor welke CYOD-devices?

Op dit moment kennen we een BYOD-regeling waarin het volgende geldt: - Medewerkers in (vaste of tijdelijke) dienst van de gemeente Dijk en Waard: Zij hebben zowel BYOD-smartphone als BYOD-notebook, met uitzondering van de medewerkers Stadsbedrijf buitendienst, zij hebben alleen BYOD- smartphone; - Stagiairs en inhuur Zij doen niet mee met de BYOD-regeling en nemen hun eigen notebook en smartphone mee naar kantoor. - Griffie Zij doen mee met de BYOD-regeling voor zowel notebook als smartphone; - College B&W Zij doen niet mee met de BYOD-regeling, maar hebben een smartphone en notebook in bruikleen, welke wordt geleverd door de Afdeling I&A. - Gemeenteraadsleden Zij doen niet mee aan de BYOD-regeling, maar hebben een notebook in bruikleen, welke wordt geleverd en beheerd door een externe partij. - leden Cliënten Advies Raad (CAR) Zij doen niet mee aan de BYOD-regeling, maar hebben een smartphone en notebook in bruikleen, welke wordt geleverd en beheerd door een externe partij. Uitgangspunten bepaling keuze CYOD of niet voor inhuurkrachten 1. Gelijke arbeidsvoorwaarden Op dit moment is in de wet bepaald dat uitzendkrachten in beginsel niet meer ongelijk behandeld mogen worden ten opzichte van vaste werknemers. Bepaalde arbeidsvoorwaarden moeten gelijk zijn. Het is alleen mogelijk af te wijken van deze hoofdregel, mits er een akkoord is tussen sociale partners.

Minister van Gennip heeft in juli 2022 een hoofdlijnenbrief uitgebracht voor de arbeidsmarkt. Hierin staat bij het onderdeel gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden: Er mag geen concurrentie op arbeidsvoorwaarden plaatsvinden. Dat betekent dat uitzendkrachten evenveel moeten krijgen als vaste medewerkers. Het gaat hierbij over het totaalpakket aan arbeidsvoorwaarden. In dit kader van gelijke arbeidsvoorwaarden is het advies om ook voor inhuurkrachten CYOD mogelijk te maken. 2. Beveiliging devices Ook in het kader van beveiligingsissues is het advies om voor inhuurkrachten CYOD devices te verstrekken. Deze devices leveren ze na afloop van de inhuurperiode weer in. Om dezelfde reden is het advies om voor stagiairs ook deze lijn te hanteren. Advies ten aanzien van de medewerkers gemeente Dijk en Waard 1. Akkoord te gaan om alle medewerkers, met een kantoorfunctie, die in (vaste of tijdelijke) dienst zijn van de gemeente Dijk en Waard in aanmerking te laten komen voor een CYODsmartphone en CYOD-notebook. Dit houdt in dat medewerkers van de buitendienst van het Stadsbedrijf alleen in aanmerking komen voor een CYOD-smartphone en niet voor een CYODnotebook, aangezien ze geen notebook nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie. Het advies is wel om voor deze medewerkers bij de werf een aantal notebook te stationeren, waar medewerkers gebruik van kunnen maken om bijv.

hun verlof op aan te vragen of hun declaraties in te dienen;

Van BYOD naar CYOD

pag. 19

2. Akkoord te gaan om alle inhuurkrachten en stagiaires met een kantoorfunctie van de gemeente Dijk en Waard te voorzien van een CYOD- smartphone en CYOD-notebook. Aangezien inhuurkrachten en stagiairs vaak een relatief korte periode werkzaam zijn voor de gemeente is het advies voor inhuur en stagiairs die meedoen aan CYOD geen keuze voor het device voor te leggen. Kortom zij krijgen een CYOD-device wat op dat moment beschikbaar is. 1.

2.

In te stemmen met het advies om alle medewerkers die in (vaste of tijdelijke) dienst zijn van de gemeente Dijk en Waard te voorzien van een CYOD-telefoon en om alle medewerkers, met een kantoorfunctie ook te voorzien van een CYOD-notebook. In te stemmen met het advies om alle inhuurkrachten en stagiaires van de gemeente Dijk en Waard te voorzien van een CYOD-telefoon en om alle inhuurkrachten en stagiaires met een kantoorfunctie ook te voorzien van een CYOD-notebook.

Advies ten aanzien van de griffie In gesprek te gaan met de werkgeverscommissie over het al dan niet overgaan van BYOD naar CYOD en onder welke voorwaarden. Advies ten aanzien van college-, raad- en CAR-leden De huidige situatie ongewijzigd laten. 6.1

VIRTUELE GRAFISCHE WERKPLEK

Veruit de meeste medewerkers maken gebruik van de standaard virtuele omgeving. Er zijn ook ca. 20 medewerkers die gebruik maken van de grafische virtuele omgeving t.b.v. Microstation en GEO-applicaties. Aangezien de dataverwerking daarbij centraal blijft binnen de VDI-omgeving maken deze medewerkers op dit ogenblik gebruik van een eigen standaard BYOD-apparaat. Voor de toekomstige situatie adviseren wij voor deze groep medewerkers een Proof-Of-Concept (PoC) te starten die moet leiden tot een device keuze. Uitgangspunt hierbij is om ook voor deze situatie zoveel mogelijk aan te sluiten op de standaard werkplekuitrusting. Het advies is derhalve te starten met een PoC met gebruikers van de virtuele grafische werkplek om te komen tot de juiste werkplekdefinitie 6.2

SPECIALS

Naast de reguliere modellen zijn er ook enkele notebooks nodig voor zware grafische toepassingen zoals videobewerking. Hiervoor zijn notebooks nodig met een extra sterke grafische kaart. Het gaat hierbij om ca. 10 werkplekken. BOA’s Iedere BOA heeft naast een BYOD-device een eigen Samsung smartphone waar alleen het handhavingsprogramma Citycontrol op draait. Dit heeft te maken dat het programma Citycontrol veel opslag/belasting vraagt van een toestel. Het gaat thans om ongeveer 10 medewerkers (en 4 vacatures). Deze Samsung- smartphones vallen buiten de nieuwe CYOD-regeling. K&D en Sociaal Domein De volgende groepen zijn voorzien van een headset: - Ca. 25 Medewerkers K&D met een EPOS Sennheiser IMPACT SC 660 headset - Ca. 65 Medewerkers Sociaal Plein/Sociaal Domein met een Jabra Evolve headset Tot slot zijn er enkele groepen die een tablet gebruiken, dit zijn: - College B&W + Gemeentesecretaris (8x iPad)

Van BYOD naar CYOD

pag. 20

- Ingenieursbureau (4x iPad) - Medewerkers Fixi app (50x iPad) - Stadsbedrijf (2x iPad en 50x Samsung tablet) In totaal gaat het thans om 64 iPad’s en 50 Samsung tablets. Daarnaast loopt er een aanvraag voor Burgerzaken voor een tablet met touchscreen en pen. Wij gaan uit van het toewijzen van speciale apparatuur aan de volgende gebruikersgroepen: o Gebruikers van software voor videobewerking (10 devices) o College B&W + Gemeentesecretaris (8x iPad) o Ingenieursbureau (4x iPad) o Stadsbedrijf (2x iPad en 50x Samsung tablets) o Burgerzaken (één tablet met touchscreen en pen), o BOA’s (9x Samsung smartphone) o Medewerkers KCC (ieder een specifieke headset), o Medewerkers Sociaal Plein/Sociaal Domein (ieder een specifieke headset).

Van BYOD naar CYOD

pag. 21

7.

Planning en termijnen

Door allerlei factoren (o.a. chiptekort, maar ook onzekerheid duur aanbesteding) is het lastig om een strakke planning te kunnen geven. Toch vinden wij het belangrijk om globaal de belangrijkste beslismomenten op te nemen in dit document. Wat op dit moment al duidelijk is dat wij als organisatie eigenlijk niet kunnen ontkomen aan een overgang van BYOD naar CYOD. Met dit in ons achterhoofd is het van belang dat wij z.s.m. gaan stoppen met de huidige BYOD-regeling. Dat kan echter pas als wij de organisatie op een andere wijze kunnen faciliteren in ICT-devices. Dat gaan wij doen zoals al eerder is vermeld met leendevices en door langer gebruik bestaande BYOD-devices. Tevens zal direct na besluitvorming van het college van B&W gestart worden met de aanbesteding naar CYOD-devices. Zodra deze aanbesteding is gegund heeft de leverancier enige maanden nodig om de devices ingericht met de benodigde beheersystemen te kunnen leveren. Voor het uitleveren van de devices zijn twee opties mogelijk. Gaan we in één keer over naar CYOD of kiezen we ervoor om gefaseerd over te gaan naar CYOD. De keuze voor optie 1 betekent dat er sprake is van veel nog niet afgeschreven devices (36 maanden termijn nog niet verstreken). Een keuze voor optie 2 (uitsterfconstructie) betekent dat de organisatie nog een paar maanden BYOD naast CYOD heeft lopen.

Gezien de korte periode die zit tussen de verwachte datum van het kunnen leveren van de CYODdevices (= 1 januari 2024) en de datum dat iedere medewerker in het bezit moet zijn van een beheerd CYOD-device (= 1 augustus 2024), is het advies de CYOD-devices in één keer uit te leveren aan de organisatie. Extra voordeel hierbij is dat we dit kunnen meegeven in de aanbesteding wat een hogere korting op de devices met zich meebrengt. Ook voor het uitleveren zelf en het beheer hierop heeft deze optie de voorkeur. Lever de CYOD-devices bij de start van CYOD in één keer uit en doe dit niet gefaseerd. Globale planning: Januari 2023 Februari 2023 Februari 2023 Maart 2023 Maart 2023 Juni 2023 Oktober 2023 Januari 2024 Augustus 2024

Start aanbesteding leen-devices Collegebesluit (plus instemming OR) Einde BYOD-Regeling Start aanbesteding CYOD-devices Gunning en levering leen-devices. Gunning CYOD-devices Levering CYOD-devices Start CYOD-Regeling Levering CYOD-devices aan medewerkers Operationele Cloud-omgeving Dijk en Waard

Van BYOD naar CYOD

pag. 22