Bijlage - Jaarplan auditcommissie Dijk en Waard

Jaarplan auditcommissie

Aan: Van: Datum: Onderwerp:

Auditcommissie Boyd de Groot 5 juli 2024 Jaarplan auditcommissie

Inleiding: de auditcommissie De auditcommissie is een financieel-technisch verlengstuk van de gemeenteraad en richt zich op het versterken van zijn controlerende taak. Zij adviseert de raad en organisatie over financieeltechnische aspecten van de planning en control cyclus. In het werkplan van de griffie is opgenomen dat de gemeenteraad een professionaliseringsslag maakt. Dat geldt ook voor de auditcommissie. Om de auditcommissie beter in positie te brengen wordt een ontwikkeltraject ingezet. Dat gebeurt met ondersteuning van de griffie. Soort auditcommissie Op 30 januari 2024 heeft Henk Boshove – extern adviseur planning & control – een training gegeven aan de auditcommissie. Daar is gesproken over manieren waarop de auditcommissie meer sturing en grip kan krijgen op de P&C cyclus. Door dit op een juiste manier te organiseren, kan de auditcommissie zichzelf bijvoorbeeld beter positioneren en voorbereiden, de raad beter adviseren over P&C aangelegenheden, de accountant scherper aansturen en meer rendement halen uit de accountant en de controle. De trend onder auditcommissies in gemeenteland is er één van vergroting en professionalisering.

Van kleine auditcommissies die zich beperken tot de aansturing van de accountant en de jaarrekening tot grotere auditcommissies die ook een procedureel bestuurlijke klankbord zijn en het hele jaar door zware adviezen geven aan de raad over de P&C. Om de professionaliseringsslag te maken dient eerst de basis op orde te zijn: het opdrachtgeverschap van de accountant en de controlerende taak van de raad ondersteunen in de P&C cyclus. Daarnaast kan de auditcommissie zich bezighouden met zogeheten ‘specials’ en andere nietjaarlijkse activiteiten. Op deze manier wordt langzaam een solide basis neergezet voor een stevige en proactieve auditcommissie.

Vertaling Bij deze auditcommissie hoort ook een nieuwe verordening waar de taken en bevoegdheden duidelijk zijn beschreven. De verordening bepaalt wat een auditcommissie kan en mag doen. Om dat concreet te maken ligt voorliggend jaarplan voor. Daarin staat wat de auditcommissie ook daadwerkelijk gaat doen de aankomende periode. In de jaarplanning staan diverse onderdelen waar de auditcommissie zich op gaat richten en wordt benoemd bij welke categorie (‘basis op orde’, ‘special’ of ‘niet-jaarlijkse activiteit’) deze onderdelen horen. Hieronder staan deze onderdelen per categorie kort beschreven. Basis op orde – basis is orde De basis van de auditcommissie is een goede ondersteunende rol vervullen bij de controlerende taak van de raad én het opdrachtgeverschap voor de accountant. Concreet richt de auditcommissie zich daarbij op: • De aanbesteding, opdrachtverlening en aansturing van de accountant evenals de evaluatie daarvan; • De planning; • De inhoud van de controle van de jaarstukken; • De controleverklaring; • Het verslag van bevindingen; • Volledigheid en relevantie van alle nota’s; • De management- en boardletter. Niet jaarlijkse activiteiten De niet jaarlijkse activiteiten waar de auditcommissie zich de komende periode op gaat richten zijn: • Het risicomanagement en weerstandsvermogen; • De voorzieningen en reserves.

Specials De specials waar de auditcommissie een rol in speelt zijn: • De financiële verordening van de gemeente Dijk en Waard (in opdracht van het presidium); • De workshop van ze accountant aan de raad; • Indicatoren in de P&C cyclus opnemen, zoals bedoeld in de motie leesbare begroting d.d. 7 november 2023. Concrete overige activiteiten Naast bovenstaande onderwerpen, houdt de auditcommissie zich ook bezig met een aantal gemakkelijk te realiseren randzaken. Dit zijn onder andere het beter leesbaar en doorklikbaar maken van documenten, een betere doorkijk in de programmabegroting geven op het meerjarenperspectief en uniforme naamgeving in raadsvoorstellen. Conclusie De auditcommissie zet in op een verandering om meer grip en sturing te krijgen op de P&C cyclus. Daarbij is het belangrijk om niet te snel en te veel te willen en zaken goed te laten landen – ook bij de raad. De basis op orde krijgen kost tijd en begint met een degelijke verordening en jaarplan. Daarbij wordt de raad zo goed mogelijk geïnformeerd en betrokken.

2

Bijlage – jaarplanning auditcommissie 2024-2025 Actie Begrotingscyclus moment Advies auditcommissie op Controle op concept-accountantsverslag jaarstukken ‘23 (en jaarstukken en kadernota?) Reactie wethouder op concept accountantsverslag

Pyramide onderwerp Basis op orde

Datum vergadering auditcie Woe 12 juni

Basis op orde Basis op orde

Di 9 juli (raad)

Raadsbesluit over verordening en jaarplan auditcie Evaluatie auditcie/accountant Pre-audit met accountant Planning accountantscontrole Speerpunten meegeven controle

N.v.t.

Workshop in aanloop naar behandeling begroting

Begroting 2025

Specials

Woe 16 oktober

Bespreken boardletter jaarstukken 2024 en eventueel reactie college op boardletter.

Vooruitlopend op controle jaarstukken ’24

Basis op orde

Do 28 november

Vervolg indicatoren (inclusief budgetrecht raad) Financiële verordening

Op verzoek presidium

Controle op jaarstukken ’23 Boardletter Controle op jaarstukken ’24

Do 19 september

Special Special

Spoorboekje P&C Cyclus 2025 Stand van zaken accountantscontrole incl. speerpunten

Basis op orde

Ma 20 januari 2025

Advies auditcommissie op concept-accountantsverslag (en jaarstukken en kadernota?) Reactie wethouder op concept accountantsverslag

Controle op jaarstukken ’23

Basis op orde

Woe 11 juni 2025

Evaluatie auditcie/accountant Pre-audit met accountant Planning accountantscontrole Speerpunten meegeven controle

Controle op jaarstukken ’24 Boardletter Controle op jaarstukken ’25

Basis op orde

Do 18 september

Volledigheid van alle nota’s

N.v.t.

N.t.b.

Risico’s, risicomanagement en weerstandsvermogen

N.v.t.

Voorzieningen en reserves

N.v.t.

Basis op orde Nietjaarlijkse activiteiten Nietjaarlijkse activiteiten

3

N.t.b. N.t.b.