Bijlage 7 - Plan van aanpak locatieprofielen evenemententerreinen 22 maart 2023

Plan van aanpak

Plan van aanpak Locatieprofielen evenemententerreinen

Versie: 5.0 Datum: 22 maart 2023

Inhoudsopgave 1. Ambitie bestuur en evenementen 1.1 Aanleiding 1.2 De ambitie • Onderzoek • 2023 1.3 Locatieprofielen 1.4

Evenementenbeleid

2. Plan van aanpak 2.1.

Stappenplan Stap 1: uitgangspunten Stap 2: analyseren Stap 3: verbinden en participatietraject Stap 4: conclusies en advies Stap 5: vaststellen locatieprofielen en evenementenbeleid

3. Procesvoorstel 4. Projectorganisatie

5. Investering 5.1.

Termijnen

5.2.

Financiën

1. Ambitie bestuur en evenementen 1.1 Aanleiding Evenementen en festivals dragen op veel manieren bij aan de aantrekkingskracht van de gemeente, net als aan de werkgelegenheid, het leefklimaat en de economische vitaliteit. Daarnaast zorgen evenementen en festivals voor verbinding tussen inwoners, ondernemers, bezoekers en toeristen. Met het groeiende aantal inwoners is de verwachting dat de behoefte aan evenementen de komende jaren verder toeneemt. Door deze bevolkingsverdichting kan echter ook de ervaren hinder groter worden. Dijk en Waard wil een aantrekkelijk evenementenaanbod behouden, de gemeente levendig en leefbaar houden en het draagvlak voor evenementen vergroten. In het Coalitieakkoord 20232026 staat: “Naast een veilige gemeente moet Dijk en Waard ook een levendige en bruisende gemeente zijn. Hierbij horen evenementen en (grote) terrassen op locaties waar dit mogelijk is en past binnen de omgeving”. Het aanbod aan evenementen is de laatste jaren al sterk gegroeid. Met name het aantal grootschalige muziekevenementen is toegenomen. Tegelijkertijd wordt er veel gebouwd en wordt de ruimte voor evenementen schaarser. Dit maakt het nodig om onderzoek te doen naar locaties waar evenementen worden georganiseerd en per locatie vast te stellen voor welke evenementen deze geschikt zijn, welke voorzieningen er zijn en welke specifieke regels er gelden.

Locatieprofielen geven inzicht in de (on-)mogelijkheden van een locatie. Het locatie-onderzoek wordt gestart, vooruitlopend op een nog op te stellen nieuw, algemeen evenementenbeleid.

1.2 De ambitie Gemeente Dijk en Waard heeft de ambitie om een bruisende en levendige gemeente te zijn, zonder daarbij de belangen van de verschillende doelgroepen uit het oog te verliezen en een goede balans te vinden tussen leefbaarheid en levendigheid. Onderzoek Het aanbod aan evenementen is de laatste jaren al sterk gegroeid. Met name het aantal grootschalige muziekevenementen is toegenomen. Tegelijkertijd wordt er veel gebouwd en wordt de ruimte voor evenementen schaarser. Dit maakt het nodig om onderzoek te doen naar locaties waar evenementen worden georganiseerd en per locatie vast te stellen voor welke evenementen deze geschikt zijn, welke voorzieningen er zijn en welke specifieke regels er gelden. Locatieprofielen geven inzicht in de (on-)mogelijkheden van een locatie. Het locatieonderzoek wordt gestart, vooruitlopend op een nog op te stellen nieuw, algemeen evenementenbeleid. Dit jaar wordt begonnen met het opstellen van locatieprofielen voor de vier evenementenlocaties waar op dit moment het meest dringend behoefte aan duidelijkheid bestaat wegens het ontbreken van duidelijke, werkbare kaders. Het betreft de locaties IJsbaan t Kruis; Geestmerambacht, De Speelweide in Noord-Scharwoude en kermisterrein Zuid-Scharwoude. Op het terrein Geestmerambacht vinden de grootste evenementen plaats met de meeste bezoekers en veel verkeersbewegingen.

De overige drie locaties, IJsbaan ’t Kruis, de Speelweide in NoordScharwoude en kermisterrein Zuid-Scharwoude, liggen in woonwijken. Genoemde vier locaties behoeven speciale aandacht op het gebied van leefbaarheid. Het onderzoek wordt volgens het stappenplan in hoofdstuk 2 uitgevoerd.

2023 -

-

-

-

Voor de locaties IJsbaan ’t Kruis; recreatieschap Geestmerambacht, De Speelweide en kermisterrein Zuid-Scharwoude, vóór 2024, een nieuw locatieprofiel vast te stellen. Door het aantal, de duur en de omvang van evenementen en de geluidbelasting te begrenzen (inclusief de toegestane tijd voor op- en afbouw) is er meer en betere sturing mogelijk op de balans tussen leefbaarheid en levendigheid. Er moet worden voorzien in een evenwicht tussen de verschillende belangen rondom een evenement (rust en reuring). Op termijn zullen de locatieprofielen worden vertaald in vast te stellen Parapluherziening bestemmingsplan evenemententerreinen of - na inwerkingtreding Omgevingswet - in het omgevingsplan. Tot die tijd kunnen de (nieuw) vastgestelde locatieprofielen dienen als toetsingskader van de benodigde vergunningen. Per locatie is onderzoek van, om en nabij, 2 maanden geraamd waarin de locaties worden geprioriteerd op basis van evenementen die op korte danwel langere termijn plaatsvinden. Voor het recreatieschap Geestmerambacht geldt een uitzondering in verband met de omvang van de locatie en de plaats te vinden evenementen.

1.3 Locatieprofielen Locatieprofielen geven een helder beeld van de mogelijkheden van een specifieke locatie voor de eigenaar, exploitant, omwonenden en/of organisator. Er wordt gekeken naar belemmeringen vanuit milieuregels en omgevingswaarden en de wensen en zorgen van omwonenden. Dit alles leidt tot een profiel per locatie waaruit een aantal, type en omvang van de evenementen volgt, alsmede de voorwaarden die daarbij gelden. Hiermee wordt voorgesorteerd op de aanvragen voor vergunningplichtige evenementen en kan een aanvraag evenementenvergunning snel worden afgehandeld. Onderdelen die worden meegenomen in de locatieprofielen zijn: - omvang en duur evenement; - geluid; - externe veiligheid; - flora en fauna; - mobiliteit; - de beschikbare oppervlakte voor publiek; - de doorstroomcapaciteit van aan en afvoerroutes; - infrastructuur. -

Omvang en duur evenementen o In de locatieprofielen zal per locatie onderzocht worden hoeveel evenementen en hoeveel evenementendagen er mogen plaatsvinden. Ook worden hierin meerdaagse evenementen en de – (on)mogelijkheden – in opgenomen. Ook wordt onderzocht, hoe om te gaan met meer (voor) aanmeldingen dan beschikbare dagen. Daarnaast wordt er gekeken wat de locatie kan dragen aan aantal bezoekers. Dit gebeurt in samenhang met de geluidonderzoeken, mobiliteit onderzoeken, op- en afbouwtijden, onderzoeken naar bescherming van flora- en fauna en de participatietrajecten.

-

-

-

-

-

-

Locatiemogelijkheden en variatie aan evenementen o Bij de vier locaties wordt onderzoek gedaan naar de condities en aandachtspunten die voor evenementen op die locaties belangrijk zijn. Voor deze locaties worden locatieprofielen ontwikkeld die vervolgens ter inspraak worden gelegd, waarna details worden verwerkt in de locatieprofielen en ten slotte door het college van burgemeester en wethouders worden vastgesteld. Ook wordt gekeken naar een gevarieerd aanbod aan evenementen per locatie. Hierbij kan gedacht worden aan muziekevenementen, theater, food festivals, sportevenementen. Geluid o Geluidbelasting is één van de belangrijkste onderdelen bij evenementen. Het is van belang om een goed profiel per locatie te ontwikkelen dat een gespecialiseerd bureau onderzoek gaat doen naar de (on)mogelijkheden qua geluidbelasting. Dit geldt voor de vier genoemde locaties. Hiervoor moet maatwerk toegepast worden om te bepalen hoeveel evenementendagen met een hogere geluidsbelasting mogen plaatsvinden. Op- en afbouw o Om overlast voor en na een evenement te beperken moet worden onderzocht in welk tijdsbestek de op- en afbouw kan worden gerealiseerd. Aangezien niet elk evenement en elke locatie dezelfde aanpak vergt, zullen hier richtlijnen voor opgesteld moeten worden. Externe Veiligheid o Per locatie dient onderzocht te worden welke veiligheidsaspecten voor die specifieke locaties gelden.

Hierbij zal onder andere gekeken worden naar de omgeving (woonwijk, natuur etc.), aanwezigheid water (drenkelingen). Flora en fauna o In het kader van de Wet natuurbescherming (Wnb) is het van belang om te weten of het geplande evenement niet in strijd is met de Wnb. Om deze reden moet inzichtelijk worden gemaakt of er beschermde planten- en/of dierensoorten aanwezig zijn op basis waarvan bepaald moet worden of het evenement al dan niet doorgang kan vinden. Dit kan ook betekenen dat uit het onderzoek naar voren komt organisatoren van evenementen een QuickScan dienen uit te voeren. Mobiliteit o Specificaties over de bereikbaarheid van een evenement zijn een belangrijk onderdeel van het mogelijk maken en toestaan van evenementen. Wegennetwerken, bereikbaarheid OV, parkeren, in- en uitstroom mogelijkheden bezoekers en bereikbaarheid nood- en hulpdiensten vormen een zeer belangrijk onderdeel van een te organiseren evenement. Een mobiliteitsbureau dient per locatie en in samenhang met de andere onderzoeken te komen tot kaders wat mogelijk is.

. De locatieprofielen en het evenementenbeleid hebben tot doel: - organisatoren duidelijk, actueel en gebundeld te informeren en te inspireren over welke locatie geschikt is voor welk evenement; - omwonenden en belanghebbenden duidelijkheid te geven over de mogelijkheden voor evenementen in hun omgeving; - het vergunningverleningsproces van de gemeente te ondersteunen.

1.4 Evenementenbeleid Het bieden van diverse evenementenlocaties draagt bij aan de waarborging van de balans tussen levendigheid en leefbaarheid (rust en reuring). Naast de vier genoemde evenemententerreinen worden er ook op andere locaties binnen de gemeente evenementen georganiseerd, namelijk op onder andere het Raadhuisplein, in het Rosariumpark en bij het strand van Luna. In vervolg op de vaststelling van de vier eerder genoemde locatieprofielen worden in 2024 ook voor deze evenementenlocaties locatieprofielen opgesteld. De locatieprofielen worden opgesteld met het oog op het opstellen van een evenementenbeleid. Op dit moment ontbreekt dergelijk beleid voor het grondgebied Langedijk. Daarnaast is het bestemmingsplan Evenementen van Heerhugowaard uit 2018 alweer deels achterhaald, mede door de snelle (woningbouw-) ontwikkelingen binnen de gemeente. In het evenementenbeleid zal de visie ten aanzien van evenementen worden opgenomen waarbij wordt gezocht naar een balans tussen levendigheid en leefbaarheid. De resultaten van de onderzoeken voor de locatieprofielen zullen input voor dit beleid vormen. Ook zullen alle trends & ontwikkelingen, veiligheidseisen en processen in het kader van het vergunningentraject in het evenementenbeleid worden opgenomen.

Met een evenementenbeleid, aan de hand van de op te stellen locatieprofielen, weten alle betrokkenen (zowel organisatoren als omwonenden en eventuele andere belanghebbenden) op voorhand welke mogelijkheden en kaders er zijn ten aanzien van (het organiseren van) evenementen. Daarmee wordt ook het vergunningverleningsproces eenvoudiger en bespoedigd.

2. Plan van aanpak Bij het opstellen van locatieprofielen en het evenementenbeleid is het van belang om keuzes te maken. Dit geldt bijvoorbeeld ten aanzien van levendigheid versus leefbaarheid (welke mate van overlast is acceptabel) en ten aanzien van veiligheid versus flexibiliteit (welke ruimte kun je een organisatie van een evenement bieden zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid). 2.1 Stappenplan Het kader waarbinnen de locatieprofielen en het evenementenbeleid wordt opgesteld is vormgegeven door zes uitgangspunten. Deze uitgangspunten worden gezien als vertrekpunt en bieden onder meer houvast bij het realiseren van onze doelen. Hiermee bieden wij duidelijkheid ten aanzien van verwachtingspatronen. Bij aanvang is dit de inzet, maar op basis van het proces en de uitkomst kunnen hier wijzigingen in optreden. Stap 1: uitgangspunten Acties: Verzamelen van informatie zoals onderzoeksrapporten, beleidsdocumenten, besluitvorming om de uitgangspunten te inventariseren. Resultaat Uitgangspunten voor de evenementen binnen gemeente Dijk en Waard: 1. gevarieerd evenementenaanbod; 2. waarborgen van veiligheid tijdens evenementen; 3. evenementen voor iedereen; 4. locaties en maximumaantal evenementen; 5. overlast beperken; 6. aandacht voor duurzaamheid. Gevarieerd evenementenaanbod Gemeente Dijk en Waard hecht waarde aan de verscheidenheid van evenementen.

Voor zover het binnen de bevoegdheid van het bestuur ligt, zal in de locatieprofielen van een evenement daarop worden gestuurd. Dit betekent dat de gemeente ernaar streeft om evenementen voor diverse doelgroepen te faciliteren. Waarborgen van veiligheid Een belangrijk uitgangspunt is het redelijkerwijs waarborgen van veiligheid en openbare orde. Het is belangrijk dat een evenement veilig verloopt voor deelnemers en bezoekers. Daarnaast moet er ook voor omwonenden geen onacceptabele overlast zijn. Evenementen voor iedereen Elk evenement moet toegankelijk zijn voor iedereen en dus ook voor mensen met beperkingen, zoals ouderen en lichamelijk en verstandelijk beperkten. Kleine aanpassingen in de openbare ruimte of aan voorzieningen kunnen al een groot verschil maken. Locaties en maximumaantal evenementen Voor de locaties en het aantal evenementen wordt het evenementenjaar 2022 als basis genomen. Wijzigingen hierop zijn mogelijk, dit zal naar voren komen uit het onderzoek. Voor evenementen geldt dat de gemeente deze indeelt in de categorie A (regulier evenement), B (aandacht evenement) of C (risicovol evenement).

Overlast beperken Het houden van evenementen kan tot overlast leiden. Gemeente Dijk en Waard probeert een veelzijdig aanbod van evenementen mogelijk te maken, en tegelijkertijd de vermijdbare overlast voor de omgeving en de locatie zelf te beperken door middel van afspraken met organisatoren. Toezicht en handhaving tijdens evenementen waarborgt een betere naleving van de voorschriften in een evenementenvergunning. Aandacht voor duurzaamheid Gemeente Dijk en Waard stimuleert maatschappelijk verantwoord ondernemerschap, ook bij het organiseren van evenementen. Het stimuleren van duurzaamheid op en rondom evenementen is daarom van belang. De gemeente wil voor evenementen in overleg met de organisatie bezien op welke wijze een evenement duurzamer kan worden georganiseerd. Stap 2: analyseren In samenwerking met de projectgroep, in- en externe partners en onderzoeksbureaus zullen onderzoeken worden verricht om locatieprofielen op te stellen voor de vier locaties. Daarnaast wordt er gekeken naar een passend en bijbehorend evenementenbeleid dat aansluit op de doelen en uitgangspunten. Acties Onderzoek in het veld. Analyseren van informatie zoals onder andere onderzoeksrapporten, beleidsdocumenten, besluitvorming, etc.

Resultaat De analyse geeft een onderbouwing voor het bepalen van de bezoekerscapaciteit, de (on)mogelijkheden op het vlak van mobiliteit, geluidsnormen, veiligheid, overlast, omvang, aard en opzet van het evenement. In de analyse wordt o.a. rekening gehouden met factoren zoals: de beschikbare oppervlakte voor publiek, de invloed van de inrichting en programmering, omvang en duur, de doorstroomcapaciteit van aan- en afvoerroutes, infrastructuur, mogelijkheden tot parkeren, het type publiek etc. Stap 3: verbinden en participatietraject Bij het onderzoek naar de locatieprofielen en het evenementenbeleid is het van belang om keuzes te maken. Dit geldt bijvoorbeeld ten aanzien van levendigheid versus leefbaarheid (welke mate van overlast is acceptabel) en ten aanzien van veiligheid versus flexibiliteit (welk ruimte kun je een organisatie van een evenement bieden zonder dat dit ten koste gaat van de veiligheid). Om tot keuzes te komen is het van belang om een breed participatietraject op te zetten, waarin enerzijds ruimte is voor de hulpdiensten die de veiligheid moeten garanderen en anderzijds voor betrokkenen zoals bewoners, omwonenden, ondernemers, bezoekers en organisatoren. Gezien de verscheidenheid in belangen is het wenselijk hier tijdens de participatie nadrukkelijk aandacht aan te besteden. Stakeholdersanalyse Alles begint met in kaart brengen van het speelveld.

De volgende partijen zijn belanghebbenden bij dit traject. Beslissers • Gemeenteraad; • college.

Belanghebbenden • Bewoners (inwoners, omwonenden evenementenlocaties (inclusief bedrijven/organisaties); • ondernemers; • bezoekers; • evenementenorganisatoren; • diverse interne disciplines van de gemeente (economie, verkeer, beheer & onderhoud, duurzaamheid, vergunningen, openbare orde en veiligheid, handhaving, communicatie); • externe adviseurs zoals de omgevingsdienst, GGD en veiligheidsdiensten; • natuur en milieuorganisaties. Participatie Een zeer belangrijk onderdeel van het onderzoek is een participatietraject met alle belanghebbenden. Dit is een zeer waardevol instrument. Wat vinden onze inwoners omtrent de evenementen en locaties echt belangrijk? Waar zitten de zorgen? Zijn er ook bezwaren? Het is van belang dat belanghebbenden hierbij worden betrokken, een stem hebben en hun zienswijze over dit onderwerp kunnen geven. Daarbij kan er een helder beeld geschetst worden over het onderzoek. Er zal tijdens deze trajecten steeds worden gezocht naar een goede balans en het borgen van kwaliteit voor de leefomgeving. Er zal in beeld worden gebracht wat de waarde is en welke belangen er spelen voor die vier specifieke locaties. De informatie zal breed opgehaald worden door middel van drie participatiefasen. Hieronder worden de verschillende fasen afzonderlijk toegelicht. Fase 1 In deze fase worden de stakeholders van alle groepen (per locatie) uitgenodigd.

Deze fase bestaat uit een plenaire sessie. Hierin wordt de uitkomst van het onderzoek per locatie in hoofdlijnen gepresenteerd en krijgen de discussiepunten die hieruit komen de aandacht. De uitkomst van deze fase wordt vervolgens verwerkt in de concept locatieprofielen en meegenomen in het op te stellen evenementenbeleid. Naast deze sessie nemen we ook een enquête af. De resultaten van de enquête moeten in beeld brengen wat de ervaringen en aandachtspunten zijn op het gebied van evenementen. Fase 2 Om alle partijen vrij te laten spreken en om goed door te kunnen vragen op de wensen en behoeften van verschillende stakeholders, worden in deze fase de groepen afzonderlijk uitgenodigd. Fase 3 De concept locatieprofielen worden voorgelegd aan de in- en externe partners. Deze groepen toetsen vanuit hun adviserende rol het concept op haalbaarheid, uitvoerbaarheid en veiligheid. Vervolgens wordt voor de overige groepen het concept ter inspraak vrijgegeven.

Stap 4: conclusie en advies Actie Analyseren, interpreteren en rapporteren van de resultaten van het onderzoek Resultaat Conclusies en adviezen worden opgesteld en gedeeld met de bestuurders. Stap 5: Vaststelling locatieprofielen De locatieprofielen zullen in het laatste kwartaal in 2023 worden vastgesteld.

3. Procesvoorstel Wat Stafoverleg ambitie bestuur en evenementen Portefeuillehouders overleg Collegebehandeling Raad informeren via collegebericht Onderzoek in- en extern: opstarten projectgroep inzetten onderzoeksbureau (onderzoek locatieprofielen) inzet behoefte onderzoek evenementen maximumaantal evenementen locatieprofielen juridische kaders Participatietrajecten Update portefeuillehouders Concept locatieprofielen ter inzage leggen Finale bespreking college aansluitend vaststelling locatieprofielen Raad infomeren (actieve informatieplicht) Opdrachtformulering evenementenbeleid • opstarten/doorstart projectgroep • behoefte onderzoek lange termijn • participatietraject • juridische kaders Beleid opstellen

Planning 30 januari 2023 15 februari 2023, 13 maart 2023 en 27 maart 2023 4 april 2023 Medio maart t/m december 2023

Vanaf april 2023 (parallel aan het onderzoek) Ieder kwartaal Vierde kwartaal 2023 Eerste kwartaal 2024 Ieder kwartaal Start in het eerste kwartaal 2024 met een doorloop in 2024/ 2025 Eerste kwartaal 2024 met een ruime doorloop in 2024 / 2025

2025

4. Projectorganisatie Het betreft een intensief traject met een groot aantal participanten en dito wensen en belangen. Om en tot een breed gedragen beleid te komen dient een projectteam opgericht te worden. Hieronder een voorstel voor de inrichting van het team. Projectteam en rollen Projectleider: stuurt het proces, verbindt partijen met elkaar, vertaalt de wensen en behoeften van alle partijen naar een gedragen beleid, is verantwoordelijk voor het opleveren van de locatieprofielen. Projectmedewerker stroomlijnt het proces op zijn/haar expertise, zorgt ervoor dat het proces conform wordt uitgevoerd en dat de kennis en kunde met elkaar wordt gedeeld. Vaste leden van het projectteam is de jurist van APV-vergunningen, jurist ruimtelijke ordening en senior algemeen jurist, beleidsadviseur economische zaken, senior adviseur wijk- en dorpsgericht werken / samenwerking, recreatieschap en externe collega’s van diverse onderzoeksbureaus. Het projectteam is dynamisch: afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt schuiven relevante collega’s aan zoals collega’s van beleid, duurzaamheid, verkeer- en beheer, onderhoud, veiligheid etc.

5. Investering Het benodigde budget voor het opstellen van de locatieprofielen 2023: € 120.000 (op te nemen in de voorjaarsrapportage 2023) en 2024: € 54.000 (op te nemen in de kadernota 2024) kan gedekt worden uit de reserve B056 Reserve Bedrijfsvoering Werkvoorraad CUP. De raad wordt door een collegebericht hierover geïnformeerd. de benodigde budgetten hebben daardoor geen effect op het begrotingssaldo. Onderstaand worden de benodigde budgetten toegelicht. Ten behoeve van de uitvoering van de locatieonderzoeken, het opstellen van de locatieprofielen en het evenementenbeleid is de volgende begroting opgesteld: Opstellen locatieprofielen (2023) en evenementenbeleid (2024) Fase 1: Onderzoekskosten voor kaderstelling Fase 1: Onderzoekskosten geluid, mobiliteit, flora en fauna etc. Fase 2: Participatietrajecten (o.a. organiseren en begeleiden) Projecturen Onvoorzien Totale begroting opstellen locatieprofielen en evenementenbeleid

2023 15.000 35.000 25.000 35.000 10.000 120.000

2024

54.000 54.000

Projecturen Het projectteam bestaat uit zes vaste projectleden. Vanuit dit team zal ieder project lid minimaal 4 uur per week vrijgemaakt worden om conform plan van aanpak te werken. Het projectteam is

verder dynamisch: afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt schuiven relevante collega’s aan zoals collega’s van beleid, duurzaamheid, verkeer- en beheer, onderhoud en veiligheid. Voor de reguliere werkzaamheden van de projectleden zal externe vervanging nodig zijn. Deze kosten zijn geraamd onder het onderdeel “projecturen”. In de programmabegroting 2023 zijn aanvullende budgetten toegevoegd voor de handhaving bij evenementen. Daarnaast is ook de subsidie ten behoeve van het houden van evenementen alsook het beroepsevenement Dijk en Waard on Stage verhoogd. Echter, er zijn geen middelen beschikbaar gesteld om onderzoek te doen naar de locatieprofielen en het opstellen en vaststellen hiervan. Voor dit project is dekking vanuit de reserve B056 Reserve Bedrijfsvoering Werkvoorraad CUP beschikbaar. Wil Dijk en Waard uitvoering geven aan de doelen, en uitgangspunten zoals beschreven in het plan van aanpak Opstellen locatieprofielen evenemententerreinen en daarbij de bruisende, levendige en veilige stad blijven met een goede balans tussen levendigheid en leefbaarheid, dan is dit budget ten behoeve van dit project nodig.