Bijlage 5 - Controleprotocol gemeente Dijk en Waard 2025-2027

Controleprotocol gemeente Dijk en Waard 2025-2027 1 Inleiding In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. De controleverordening is door de raad van gemeente Dijk en Waard vastgesteld in maart 2022. In het verlengde van de controleverordening wordt in het controleprotocol door de raad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dijk en Waard. Het controleprotocol heeft een geldigheidsduur van het verslagjaar 2025 tot en met het verslagjaar 2027. Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van de gemeenteraad of wijziging van accountant kan aanleiding geven tot tussentijdse aanpassing van het protocol. Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan: • College van B&W over te hanteren verantwoordingsgrens en rapportagegrens voor de controle op de rechtmatigheid en de daarvoor geldende normstellingen en; • De accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeuringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.

Rol auditcommissie Er vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie. Bij deze overleggen zijn ook aanwezig de portefeuillehouder financiën en vertegenwoordigers vanuit de griffie en de ambtelijke organisatie. Minimaal de volgende overleggen vinden plaats: • Controleplan accountant voor aanvang van de controlewerkzaamheden • Bespreking boardletter (bestuurlijke samenvatting managementletter) na afronding van de interim-controle • Bespreking na afronding van de controle van de jaarstukken (accountantsverslag en controleverklaring) 2 Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening worden uitgevoerd door de door de gemeenteraad benoemde accountant en gericht zijn op het geven van een oordeel over: • De getrouwe weergaven van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten; • De grootte en samenstelling van het vermogen; • De getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording; • Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de of bij krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); • De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en

rechtmatige verantwoording mogelijk maken; • De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. • De bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen (SISA), bedoeld in artikel 58a van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

1

De accountant stelt de getrouwheid van de jaarrekening vast, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Deze rechtmatigheidsverantwoording van het College is een onderdeel van de jaarrekening. In de controleverklaring wordt geen afzonderlijk oordeel meer gegevenover het aspect van de rechtmatigheid. Het college neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening en meer specifiek in de paragraaf bedrijfsvoering als onderdeel van het jaarverslag. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is en toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave geeft. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213 lid 6 Gemeentewet, het besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de kadernota rechtmatigheid alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie BBV en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van het NBA, bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Rechtmatigheid richt zich volgens artikel 213 lid 3b van de Gemeentewet op het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties; dat wil zeggen, in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde externe en interne regelgeving zoals deze zijn opgenomen in het normenkader.

In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden negen rechtmatigheidscriteria onderkend: Criteria Calculatiecriterium Valuteringscriterium Adresseringscriterium Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheidscriteriu m Leveringscriterium Begrotingscriterium

Balans en overzicht van baten en lasten Balans en overzicht van baten en lasten Balans en overzicht van baten en lasten Balans en overzicht van baten en lasten Balans en overzicht van baten en lasten Balans en overzicht van baten en lasten Rechtmatigheidsverantwoordin g

Voorwaardencriterium

Rechtmatigheidsverantwoordin g

Misbruik en oneigenlijk

Rechtmatigheidsverantwoordin g

Soort verklaring Getrouwheidsverklaring accountant Getrouwheidsverklaring accountant Getrouwheidsverklaring accountant Getrouwheidsverklaring accountant Getrouwheidsverklaring accountant Getrouwheidsverklaring accountant Rechtmatigheidsverantwoordin g van College van B&W Rechtmatigheidsverantwoordin g van College van B&W Rechtmatigheidsverantwoordin g van College van B&W

De eerste zes criteria vallen onder de getrouwheidsnormen waarop de accountant de accountantscontrole bij de jaarrekening inricht. Deze criteria komen niet afzonderlijk aan de orde in de rechtmatigheidsverantwoording door het College. Wel zijn deze onderdeel van de interne controlewerkzaamheden die het College uitvoert. 3 Te hanteren goedkeuringstolerantie, verantwoordingsgrens en rapporteringstoleranties De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en 2

baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. Het uitvoeren van werkzaamheden met inachtneming van toleranties impliceert dat de controle zodanig wordt uitgevoerd, dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening inclusief de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van deze kwalitatieve beoordeling. Goedkeuringstolerantie De definitie van de goedkeuringstolerantie is: “De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed”. In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn bovengrenzen voorgeschreven van de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening. De gemeenteraad mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen. Dit moet dan bij dit controleprotocol worden vastgesteld door de raad en worden toegelicht in de controleverklaring van de accountant.

De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring. Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, verstrekt de accountant in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring. Als de goedkeuringstolerantie wordt overschreden verstrekt de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring, maar één van de andere hieronder aangegeven verklaringen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor de te controleren jaren en deze komen overeen met de Bado. Goedkeuringstolerantie

Goedkeurende verklaring

Verklaring met beperking

Verklaring van oordeelonthouding/ afkeurende verklaring

Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle (%de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves)

≤ 2%

>2% ≤ 4%

>4%

Verantwoordingsgrens Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt worden gedefinieerd: “De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het College de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves”. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens gelijk aan de goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden zoals die, op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), door de account wordt gehanteerd bij de getrouwheidsgrens (2% van de totale lasten exclusies de dotaties aan de reserves). Dit is ook vastgelegd in de Financiële Verordening artikel 11.

3

Rapporteringstoleranties Voorgeschreven is dat het college onrechtmatigheden toelicht in de paragraaf bedrijfsvoering indien de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles. Daarom beperkt het college zich niet alleen tot het geven van een toelichting alleen bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens. Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapportagegrens. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat het college elke fout of onduidelijkheid groter dan € 100.000 rapporteert in de paragraaf bedrijfsvoering. Hierbij wordt een toelichting gegeven. 4 Reikwijdte rechtmatigheidscontrole Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader.

Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door gemeente opgenomen worden in de jaarrekening. Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria: • • •

Begrotingscriterium; Voorwaardencriterium; Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O).

Bovenstaande criteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording. Begrotingscriterium Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheers handelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. In de (programma)begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheers handelingen moeten passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Hierin is opgenomen dat bestedingen die uitstijgen boven de in de begroting opgenomen programmabudgetten niet als onrechtmatig worden aangemerkt, als deze begrotingsoverschrijding binnen de beleidskaders van de gemeenteraad valt of compensatie mogelijk is door met de hogere lasten rechtstreeks samenhangende inkomsten. Het bepalen of begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad.

Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de raad, zijnde overschrijdingen overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording Voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door het college wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de 4

voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. In het normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die het college in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. Oftewel voor de interne regelgeving vindt uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen. Indien en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden de onrechtmatige handelingen in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende collegebesluiten vallen hierbuiten. Misbruik en oneigenlijke gebruik criterium Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig.

In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruikte voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. De gemeente dient effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. De controle richt zich op toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik zijn genomen alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen; 5 Inwerkingtreding en intrekken oude protocol Dit protocol treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2025. Het controleprotocol 2023-2025 wordt ingetrokken. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Dijk en Waard in zijn openbare vergadering van … de raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, Ondertekening

5