Bijlage 3 Uitwerking Gunningscriterium

Bijlage 3

Uitwerking Gunningscriterium

Gunningscriterium Prijs (P) Kwaliteit (K) Dienstverleningsplan (K1)

Interview (K2)

Onderdeel

Wegingsfactor 30 70

Proces en adviesfunctie Het voorkomen van meerwerk Ontwikkeling en meerwaarde Communicatie en team Kennis en ervaring, samenwerking binnen het team, omgevingsbewust, politiek/bestuurlijk, sparringpartner.

Totaal

10 5 15 5 35

100

Prijs (P) De Prijs dient te bestaan uit één vaste prijs over de onderstaande controlejaren: 

Vaste Prijs over controlejaar 2022



Vaste Prijs over controlejaar 2023



Vaste Prijs over controlejaar 2024



Vaste Prijs over controlejaar 2025



Vaste Prijs over de optie jaren 2026 – 2027

Indien de gemeente, naast de natuurlijke adviesvraag, een adviesvraag heeft wil zij ook graag de tarieven hebben. Inschrijver dient hiertoe de tabel te vullen met functies en tarieven op het Prijzenblad, bijlage 7. Voor het gunningscriterium Prijs zijn 30 punten te verdelen. De Inschrijver met de laagste prijs krijgt 100% van deze punten. De volgende Inschrijvers krijgen punten op basis van de volgende formule: Score op criterium Prijs: laagst ingediende prijs / ingediende prijs * 30

Kwaliteit (K) K1

Dienstverleningsplan

Het Dienstverleningsplan bestaat uit de volgende onderdelen:    

Proces en adviesfunctie: efficiënt proces en tijdigheid van processtukken, invulling adviesfunctie, data en IT controls en monitoring dienstverlening Het voorkomen van meerwerk Ontwikkeling en meerwaarde: inspelen op ontwikkelingen van en meerwaarde voor Dijk en Waard, het wegnemen van controldruk, visie op en mate van digitalisering; Communicatie en team: communicatie en samenstelling team

In het dienstverleningsplan geeft de Inschrijver een duidelijke visie op:





    





Een zo efficiënt mogelijk proces voor de uitvoering van de werkzaamheden voor zowel de gemeente als de Inschrijver en op de controleaanpak die wordt gebruikt. Deze aanpak wordt onderbouwd met een geschatte tijdsbesteding van de interim- en eindejaarcontrole. Hierbij wordt op hoofdlijnen aangegeven welke informatie door de gemeentelijke organisatie moet worden aangeleverd, via welk digitaal platform en hoe deze te standaardiseren is. Alsmede dient specifiek ingegaan te worden op het onderdeel IT control; De wijze waarop specifiek invulling wordt gegeven aan de adviesfunctie en de wijze waarop de Inschrijver faciliteert in de verantwoording van de rechtmatigheid door het college en het traject daar naar toe; Op welke wijze door de gemeente en de Inschrijver gebruik gemaakt kan worden van data en IT voor controle en verbetering van de bedrijfsvoering; De wijze waarop door de gemeente Dijk en Waard de dienstverlening van de Inschrijver gedurende het contract gemonitord kan worden en op welke wijze Inschrijver dit faciliteert.

De wijze waarop wordt voorkomen dat sprake is van meerwerk en op welke wijze ermee wordt omgegaan als er toch sprake van is; De wijze waarop ingespeeld wordt op ontwikkelingen tijdens uitvoering van de controle; De manier waarop een meerwaarde voor de gemeente Dijk en Waard wordt geboden en waarin Inschrijver zich onderscheidt ten opzichte van de concurrentie. Inschrijver geeft hierbij aan welke kans zij ziet. Klantgerichtheid en hoe de Inschrijver communiceert met de raad of een voor dit doel ingestelde vertegenwoordiging van de raad, het college, de directie, de concerncontroller alsmede overige ambtenaren van de organisatie. De samenstelling en kwalificatie van het dienstverleningsteam voor de reguliere controle, waaruit de in dit programma opgenomen brede ervaring kan worden afgeleid.

In het dienstverleningsplan van maximaal 5 leesbare A4 pagina’s geeft u antwoord op / gaat u in op de bovenstaande vragen/aspecten. Elk criterium moet daar waar mogelijk SMART uitgewerkt worden. Inschrijver stelt het Dienstverleningsplan anoniem op (geen logo’s, (bedrijfs-)namen, productnamen etc.). K2

Interview

De Inschrijvers, die voldoen aan de uitsluitingsgronden en gestelde eisen kunnen worden uitgenodigd voor de interviewronde. Alleen die Inschrijvers die zich op basis van de tussentijdse totaalscore op de gunningscriteria Prijs (P) en Kwaliteit (K1) in de top 3 bevinden worden uitgenodigd voor het interview. De interviews vinden plaats in week 23 van 2022 op het Gemeentekantoor te Heerhugowaard met inachtneming van de dan geldende corona-maatregelen. Definitieve dag en tijdstip wordt uiterlijk op vrijdag 3 juni 2022 aan u kenbaar gemaakt. Gelieve hier al rekening mee te houden in uw agenda. Sleutelpersonen De sleutelpersonen vervullen een doorslaggevende rol in de toekomstige samenwerking en leveren daarmee een belangrijke bijdrage aan het bereiken van de ambities en doelstellingen. In een motivatiebrief vermeldt de Inschrijver wie de sleutelpersonen zijn, wat zijn/ haar rol is, en onderbouwt de Inschrijver waarom dit de sleutelrollen zijn en waarom de voorgestelde personen de juiste sleutelpersonen zijn. Het aantal sleutelpersonen bestaat uit twee personen. Met de sleutelpersonen zal het interview worden gehouden. De Inschrijver geeft in zijn motivatiebrief aan met wie het interview gehouden wordt en waarom juist met deze sleutelpersonen.

De te interviewen personen moeten ook daadwerkelijk in de samenwerking in de voorgestelde rol worden ingezet en kunnen alleen in overleg worden vervangen.

De motivatiebrief voegt u toe aan uw Inschrijving, met als naam ’Motivatiebrief t.a.v. de sleutelpersonen’. Het interview De interviews zijn gestructureerd van aard en duren plusminus 30 minuten. De Inschrijver heeft in zijn motivatiebrief de keuze voor de sleutelpersonen gemotiveerd. Aan de hand van het interview wordt beoordeeld of de sleutelpersonen de visie van uw organisatie en de doelstellingen van deze aanbesteding goed doorgrondt. Vervolgens wordt nader ingegaan op de praktijk en handelswijze van de sleutelpersonen met betrekking tot de samenwerking. Uitgaande van gelijkwaardigheid en vertrouwen wordt het interview zo geleid door een interviewer dat er sprake is van een constructief gesprek tussen twee gelijkwaardige partijen. (Een deel van) de beoordelingscommissie is bij het interview aanwezig en kan na afloop van het interview nog aanvullende vragen stellen.

Wijze van waardering De leden van de beoordelingscommissie zullen per onderdeel K1 en K2 hun waardering aangeven door middel van een score tussen 0 en 5. Deze getalen staan voor het volgende: 0 punten 1 punten 2 punten

3 punten

4 punten

5 punten

Geen waardering Geen beantwoording van de gestelde vragen Onvoldoende Voldoet niet aan de gestelde vraag, significante onderdelen ontbreken Matig voldoet niet geheel aan de gestelde vraag, enkele significante onderdelen ontbreken en er wordt geen nadere toelichting gegeven. Voldoende Voldoet aan gestelde vraag, maar de toelichting waaruit blijkt dat de Inschrijver meerwaarde biedt ten opzichte van de doelstellingen achter de vraag ontbreekt of is heel minimaal. Goed Voldoet aan gestelde vraag en wijze van invulling is innoverend, er is sprake van op een enkel of enkele opzichten positief onderscheidend vermogen ten opzichte van de overige inschrijvers. De aanbieder overtreft daarmee de verwachtingen van de aanbestedende dienst. Uitmuntend Voldoet aan de gestelde vraag, geeft invulling aan de doelstelling en de wijze van invulling is sterk innoverend, er is sprake van in meerdere opzichten positief onderscheidend vermogen ten opzichte van overige Inschrijvers. De Inschrijver overtreft daarmee de verwachting van de aanbestedende dienst.

De waarderingen van de leden van de beoordelingscommissie zullen worden gemiddeld en afgerond worden op 1 decimaal. Dit gemiddelde wordt vermenigvuldigd met het maximaal te behalen punten per onderdeel volgens de formule: Score op (onderdeel van) Kwaliteit: (gemiddelde waardering / 5) x maximale punten.