Bijlage 2 - Toelichting financiële verwerking toekomstplannen Museum Broekerveiling (1)

Toelichting financiële verwerking toekomstplannen Museum Broekerveiling 21 juni 2022 Algemeen ▪ De laatste jaren is, samen met het Museum Broekerveiling, gekeken hoe het museum een doorontwikkeling kan maken naar een toekomstbestendige organisatie. ▪ Het museum heeft de laatste jaren nagenoeg geen steun ontvangen van de gemeente. ▪ De toekomstvisie is opgesteld en deze is, op verzoek van de gemeente, getoetst door Berenschot. ▪ Uit de toets zijn drie mogelijke scenario’s gekomen waarbij scenario 1 betekent dat het museum relatief beperkte steun (maar meer dan in de huidige situatie) krijgt en niets meer zal worden dan een informatiecentrum, scenario 2 de basis op orde is en scenario 3 een museum met meerwaarde (voor de gemeente) is. ▪ In deze bijlage zal de financiële uitwerking van de weg naar scenario 3 beschreven worden. Financieel kader scenario 2 en 3 Voor beide scenario’s zijn er incidentele en structurele kosten: Scenario 2 ▪ Incidenteel € 2.000.000 (gemeentelijk aandeel € 1.500.000) ▪ Structureel € 370.000 Scenario 3 ▪ Incidenteel € 3.600.000 (gemeentelijk aandeel € 2.700.000) ▪ Structureel € 390.000 Hierbij dient het volgende in ogenschouw genomen te worden: ▪ De scenario’s tellen voor wat betreft de incidentele kosten niet bij elkaar op. In de incidentele kosten van scenario 3 zitten de incidentele kosten van scenario 2 opgenomen.

▪ De incidentele kosten hoeven niet helemaal voor rekening te komen van de gemeente. Hierbij kan gezocht worden naar cofinanciering. ▪ Voor dit voorstel zal uitgegaan worden van een cofinanciering van 25%. Voorstel financiële verwerking: zet het bedrag uit scenario 2 in een reserve De totale incidentele kosten zoals berekend door Berenschot bedragen €2,0 miljoen voor scenario 2. Op basis van hun ervaringen heeft het museum aangegeven dat circa 25% gedekt kan worden door subsidies en eventueel bijdragen van derden. Daarmee resteert een bedrag van € 1,5 miljoen. Omdat in het gevraagde projectplan nadrukkelijk gevraagd zal worden naar de mogelijkheid om activiteiten die mogelijk extra middelen kunnen genereren naar voren te halen van scenario 3 naar scenario 2 en er mogelijk sprake is van frictiekosten(de last gaat voor de baat uit) is een bedrag van € 300.000 opgenomen voor dit scenario. Conclusie: het voorstel voor de omvang van de reserve zal dan daarom afgerond € 1,8 miljoen bedragen. ▪

▪

▪

Mede gezien de totale financiële situatie en het saldo van de meerjarenbegroting van de gemeente Dijk en Waard is het voorstel om de jaarlijkse bijdrage te verwerken in de begroting en voor de incidentele bijdrage voor te stellen om een reserve te vormen vanuit de algemene reserve. Dit kan gedaan worden vanuit de ingebrachte reserve vanuit de gemeente Langedijk, vanuit het jaarresultaat 2021 of vanuit het te verwachten resultaat 2022 (en bij dit laatste gaat dit via een begrotingswijziging in 2022). Het voorstel is om direct voor het totale incidentele bedrag uit scenario 2 een reserve te vormen.

1

Door direct het totale bedrag in een reserve te zetten, ontstaan de volgende voordelen: 1. Minder druk op structurele begroting: de exploitatie van de gemeente zal in de toekomst jaarlijks minder belast worden door de doorontwikkeling van het museum. 2. Efficiënt proces: Het proces van de doorontwikkeling zal niet vertraagd worden door periodieke raadsbesluiten. 3. Flexibel in uitvoering en temporisering: Mogelijke ontwikkelingen die winstgevend zijn, maar die opgenomen zijn in de doorontwikkeling van scenario 2 naar scenario 3 kunnen eerder uitgevoerd worden. 4. Meer mogelijkheden op verschuiving activiteiten: Fluctuaties in de benodigde bijdrage tussen de jaren kan opgevangen worden. 5. Meer zicht op totale kosten: Er blijft zicht op de totale uitgaven voor het proces. 6. Niet direct overmaken alle middelen maar mogelijkheid tot grip: Als blijkt dat er meer cofinanciering of eigen inkomsten zijn, hoeft niet het gehele gereserveerde bedrag uitbetaald te worden. Een belangrijk onderdeel daarvan is de aanname dat het bezoekersaantal (sterk) zal stijgen (en daardoor ook de eigen inkomsten zullen stijgen). Grip op het proces en governance: projectplan, stuurgroep en terugkoppeling 1. Bijdragen gefaseerd ter beschikking stellen: met het maken van een reserve voor de totale kosten wordt een bedrag vrijgemaakt.

Dit betekent niet dat dit totale bedrag direct aan het museum overgemaakt zal worden. 2. De gemeente houdt grip op het proces: door te beoordelen of de uitgangspunten van het plan wel reëel blijken te zijn tijdens de uitvoering en wanneer de tijd rijp is om de stap naar scenario 3 te maken. 3. De gemeente houdt grip op de uitgaven: doordat er aan het museum gevraagd zal worden om een ontwikkelplan op te stellen waarin een duidelijke planning is opgenomen. Projectplan In het projectplan zullen in ieder geval de volgende onderdelen opgenomen moeten worden: ▪ Planning (in tijd en financieel) ▪ Meerwaarde voor inwoners ▪ Samenwerkingen met instellingen/activiteiten ▪ Ideeën verhoging eigen inkomsten ▪ Bijdrage aan citymarketing Dijk en Waard Stuurgroep en terugkoppeling Om de monitoring uit te voeren zal een stuurgroep opgezet worden die de uitvoering en realisatie van het plan zal toetsen. Deze stuurgroep beoordeelt de inhoudelijke ontwikkeling en de financiële ontwikkeling. Hierbij moet opgemerkt worden dat voor de inhoud het museum met name verantwoordelijk is en de gemeente vooral zal toetsen of deze inhoud aansluit bij het plan zoals opgesteld door Berenschot (basis voor de financiën).

Periodiek zal de stuurgroep in overleg treden met het museum en jaarlijks zal een terugkoppeling aan de raad gegeven worden om informatie te geven over de (financiële) voortgang van het ontwikkeltraject. Er zullen afspraken gemaakt worden over de voorwaarden waaronder gelden uit de reserve vrijgegeven mogen worden. Voorbeelden voor deze voorwaarden kunnen zijn: ▪ Mate van realisatie van de stijging van de bezoekersaantallen ▪ Nakomen inhoudelijke afspraken over de ontwikkeling ▪ Beheersing van kosten. ▪ Realisatie van cofinanciering ▪ Mate waarin de totale ontwikkeling naar fase 3 realistisch blijft 2