Beantwoording technische vragen BVNL - Renovatie raadzaal

BEANTWOORDING TECHNISCHE VRAGEN FRACTIE BVNL

Agendapunt 4.2 – Renovatie raadzaal Commissievergadering 26 november 2024 Registratienummer 0000898865

Beste raadsleden, Mevrouw Bosscher van fractie BVNL heeft op 20 november 2024 technische vragen gesteld over agendapunt 4.2 – Renovatie Raadzaal. Onderstaand treft u de vragen met bijbehorende antwoorden aan. Inleiding Namens de raad is de werkgroep ‘renovatie raadszaal’ vanaf eind 2023 aan de slag gegaan met een voorstel om de zaal aan te passen aan de huidige tijd met de voorzieningen die daarbij horen. In dit proces renovatie raadszaal zijn verschillende fasen doorlopen waarbij de raad betrokken is geweest. Er is gestart met een opdracht vanuit de raad, gevolgd door inventarisatiefase waarbij de raad en het college (financiële) informatie opgehaald heeft bij diverse andere gemeenten. Vervolgens is op basis van de wensen van de raad een programma van eisen (PvE) opgesteld door DNA projecten. Deze is op 9 juli 2024 door de raad unaniem vastgesteld. Vragen 1. Graag een opsplitsing van alle posten (financieel) Antwoord Met als basis het vastgestelde PvE heeft DNA Projecten de opdracht gekregen een inschatting te maken van de te verwachten kosten. Dit is gedaan op basis van kengetallen die in de huidige markt gelden. Dit leidt tot de ramingsgetallen die weergegeven zijn in het verstrekte overzicht. Dit is geen begroting, deze volgt pas in een later stadium. Op basis van de begroting zijn op specifieke posten eventueel financiële keuzes te maken. 2.

Wat houdt maatwerk in? Antwoord Maatwerk betreft inrichtingselementen die op basis van specifieke eisen en wensen voor een opdrachtgever worden gemaakt. Maatwerk wordt daarom ook wel ‘speciaalwerk’ genoemd. Deze elementen worden meestal door een interieurbouwer vervaardigd. 3. Wat is losse inrichting? Antwoord Losse inrichting is een verzamelnaam voor alle flexibele meubelelementen, die standaard worden ingekocht bij een leverancier. Deze producten worden gekozen uit bestaande collecties en door middel van uitvoering toegespitst op de wens van de klant. 4. Wat is de post overige kosten? Antwoord In deze post zijn de overige kosten geraamd, zoals verhuiskosten, beveiliging tijdelijke situatie, inen uitschakelen systemen, schoonmaak en het mogelijk inschakelen van een veiligheidskundige.

5. Wat voor onderhoudscontract loopt er nu? Wanneer loopt deze af? Antwoord Voor het gemeentehuis ‘lopen’ diverse onderhoudscontracten, m.n. op het gebied van de verschillende installaties in het pand. De raadzaal maakt onderdeel uit van die contracten. 6. Wat is de afschrijvingsduur van apparatuur, licht en schermen? Antwoord Voor het bepalen van afschrijvingstermijnen op materiële vaste activa maakt de gemeente gebruik van de Nota Activabeleid 2022 Dijk en Waard. De termijnen in deze nota zijn ook van toepassing op de verbouwing van de raadzaal en de trouwzaal. De voor deze verbouwing van toepassing zijnde afschrijvingstermijnen zijn: • Bouwkundige aanpassingen/renovaties 25 jaar verbouwing • Installatiekosten 15 jaar technische installaties • Inrichtingskosten 15 jaar stoffering, maatwerk, verlichting, etc. • Meubilair 10 jaar inventaris, losse inrichting • Hardware – werkplekapparatuur 5 jaar AV-installatie Hiermee rekening houdend is voor de totale investering op basis van dit voorlopig ontwerp een aanvullende kapitaallast benodigd van € 155.000. Grote post hierin is de aanschaf van een AVsysteem voor zowel de raadzaal als de te realiseren commissiezaal (in de huidige trouwzaal). Omdat deze systemen in 5 jaar afgeschreven dienen te worden bedraagt de kapitaallast hiervan ruim € 100.000.

In de begroting wordt reeds rekening gehouden met een kapitaallast van € 45.000 voor de bestaande AV-installatie. De kapitaallast voor het nieuwe AV-systeem zal hiermee worden verrekend. 7. Komen de 6 deuren van Herman Brood terug in het nieuwe ontwerp? Antwoord De 6 deuren van Herman brood komen waar mogelijk terug in het nieuwe ontwerp voor het entreegebied en het werkcafé. Voor dit onderdeel dient nog een specifiek Programma van Eisen opgemaakt te worden, waarin het toepassen van dergelijke zaken wordt afgewogen en vastgelegd. 8. Wat waren de kosten voor de renovatie van de raadzaal in 2017? Antwoord De kosten voor de verbouwing van de raadzaal in 2017 zijn niet meer exact te achterhalen. Deze kosten maken onderdeel uit van het totaalbedrag van de kosten voor de verbouwingen die in de jaren 2017-2019 hebben plaatsgevonden. Daarnaast heeft in 2017 een investering plaatsgevonden in de AV-installatie en het discussiesysteem van de raadzaal. De totale investering daarvan bedroeg destijds € 350.000.Dit systeem is afgeschreven en op het eind van zijn levensduur. Dit blijkt ook wel uit de verschillende momenten waarop het systeem haperde en functioneel onvoldoende voldoet.

2