Beantwoording technische vragen BVNL - Huishoudelijk reglement versie 2024

Huishoudelijk reglement SHPV Dit reglement is opgesteld ingevolge artikel 26 van de statuten van de coöperatie Servicehuis Parkeeren Verblijfsrechten U.A. In dit reglement worden, waar nodig, alle zaken geregeld die niet in de statuten zijn geregeld, alsmede andere onderwerpen waarvan de Algemene Vergadering (AV) en/of de Raad van Commissarissen RvC dat wenselijk acht.

ALGEMEEN 1. De coöperatie kent een door de AV benoemde RvC en een door de RvC benoemd Bestuur. Omdat SHPV een coöperatie is waarbij alle gemeenten in Nederland kunnen aansluiten, wordt ernaar gestreefd in de RvC afgevaardigden vanuit gemeenten, verdeeld over het land te benoemen. Dat kunnen zowel bestuurlijke als ambtelijke afgevaardigden zijn met een functie of portefeuille op het gebied van of gerelateerd aan mobiliteit/parkeren. 2. Het aantal RvC leden bedraagt minimaal 3 en maximaal 6. Hierbinnen is een evenwichtige verdeling tussen bestuurlijke en ambtelijke afgevaardigden van de leden. 3. De gemeenten Amsterdam en Rotterdam hebben, voor zolang zij lid zijn van de coöperatie, altijd recht op ieder 1 zetel in de RvC. 4. De RvC kiest uit haar midden een voorzitter die tevens voorzitter is van de AV. 5. De voorzitter is verantwoordelijk voor het adequaat functioneren van de RvC en is primair aanspreekpunt voor zowel de leden van de RvC als het bestuur. 6. Binnen de RvC vindt een taakverdeling plaats in de vorm van een toegewezen portefeuille als specifiek aandachtsgebied. De directeur- bestuurder informeert de RvC-leden periodiek over de vorderingen binnen de portefeuille en betrekt de opvattingen en aanbevelingen van de RvC leden bij de uitvoering. 7.

De directeur-bestuurder SHPV, of een van de medewerkers van SHPV, treedt op als secretaris van de RvC, draagt zorg voor de voorbereiding en verslaglegging van de RvC bijeenkomsten. 8. Bij vacatures binnen de RvC is de RvC verantwoordelijk voor de werving van aspirant-leden. 9. De RvC leden worden niet bezoldigd; gemaakte reis- en verblijfskosten kunnen worden gedeclareerd waarbij de regels die voor ambtenaren gebruikelijk zijn worden gehanteerd. 10. Ten behoeve van zowel de RvC leden als de Bestuursleden is een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten. 11. Ieder lid van de RvC meldt relevante nevenfuncties of relevante conflicterende omstandigheden aan het de voorzitter van de RvC en aan het Bestuur. Een (neven)functie of conflicterende omstandigheid is relevant als deze kan leiden tot een tegenstrijdig belang of belangenverstrengeling met de coöperatie zoals aangegeven in de statuten. 12. De RvC benoemt, beoordeelt en ontslaat het Bestuur. De RvC kan besluiten om naast een directeur-bestuurder meerdere bestuurders te benoemen. 13. Bestuurders worden benoemd voor een periode van 4 jaar met de onbeperkte mogelijkheid tot verlenging met nog eens 4 jaar. Pag. 1

14. De RvC zorgt voor de tijdige werving bij vacatures binnen het Bestuur en informeert de AV over de werving, benoeming en ontslag. 15. Voor de werving van Bestuursleden stelt de RvC een profiel op en stelt de arbeidsvoorwaarden vast. Hiervoor zijn de functiewaarderingen zoals die bij gemeenten voor vergelijkbare functies gelden leidend. 16. De RvC kan bij de selectie van Bestuursleden een of meerdere vertegenwoordigers van het personeel en/of de leden betrekken. 17. De RvC sluit de (arbeids) overeenkomst met de Bestuursleden.

WERKWIJZE 18. De RvC vergadert minimaal 4 keer per jaar. 19. Het Bestuur vraagt de RvC om goedkeuring voor het te voeren beleid en stelt hiervoor een jaarplan en een begroting op waarbinnen de tarifering/betalingsregelingen voor de aangesloten gemeenten, providers en andere gebruikers wordt aangegeven . 20. Het Bestuur legt verantwoording af aan de RvC over het gevoerde beleid en stelt hiervoor een jaarverslag, een jaarrekening en een half jaar rapportage op. 21. Minimaal 2x per jaar wordt door het bestuur een AV uitgeschreven. Een keer voor de vaststelling van het jaarplan, het jaarverslag en de begroting en een keer voor de jaarrekening en de half jaar rapportage, echter niet nadat de RvC zich eerst over deze documenten heeft kunnen uitspreken. 22. RvC en Bestuur leggen hiermee aan de AV verantwoording af over de uitvoering van hun taken. 23. In de AV wordt er gestreefd naar besluitvorming op basis van algemene consensus. Voor die gevallen waarbij geen algemene consensus kan worden bereikt kan worden overgegaan tot het houden van een stemming. In de statuten staat weergegeven op welke wijze en hoeveel stemmen er aan de leden worden toegekend. 24.

Wanneer het resultaat van een stemming voor de gemeenten Amsterdam, Rotterdam en Den Haag gezamenlijk leidt tot voor hen onoverkomelijke en zwaarwegende bezwaren tegen de uitvoering van dit besluit, dan wordt die uitvoering met een periode van 6 maanden opgeschort. In die periode volgt nader overleg met als doel om een voor deze gemeenten acceptabele uitkomst opnieuw voor stemming voor te leggen aan de AV. Het alsdan door de AV genomen besluit is dan bindend. 25. Het Bestuur en de RvC richten zich bij vervulling van hun taak op het belang van de coöperatie en wegen daarbij ook de belangen af van de bij de coöperatie betrokkenen, in het bijzonder die van de providers waarmee overeenkomsten zijn gesloten. 26. Derden kunnen slechts op uitnodiging van een RvC lid geheel of gedeeltelijk een RvC vergadering bijwonen. 27. Het Bestuur kan besluiten tot het aangaan van arbeidsovereenkomsten met medewerkers en het uitbesteden van HR taken binnen de door de AV vastgestelde begroting. 28. Het Bestuur stelt de arbeidsvoorwaarden van de medewerkers vast waarvoor de CAO voor gemeenten en de functiewaardering daarbinnen voor vergelijkbare functies leidend zijn. Pag. 2

29. Het Bestuur draagt er zorg voor dat de medewerkers die voor de coöperatie werkzaam zijn zonder gevaar voor hun rechtspositie melding kunnen doen van (vermeende) onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard bij het Bestuur, de RvC of leden van de AV, echter wel in deze volgorde. 30. De RvC draagt zorg voor een jaarlijkse evaluatie van het functioneren van het Bestuur. De uitkomsten van de evaluatie en de daaruit voortkomende afspraken worden schriftelijk vastgelegd. 31. De directeur-bestuurder draagt zorg voor een jaarlijkse evaluatie van het functioneren van de medewerkers. De uitkomsten van de evaluatie en de daaruit voorkomende afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

MANDATERING 32. Elke medewerker en elke bestuurder is bevoegd tot het verstrekken van opdrachten na goedkeuring door het Bestuur. 33. Het Bestuur treedt op als rechtsgeldig vertegenwoordiger van de coöperatie. 34. De directeur-bestuurder is verantwoordelijk voor het managen van de dagelijkse werkzaamheden, waaronder aansturing van de medewerkers die voor SHPV werken (medewerkers in dienst van SHPV, gedetacheerde medewerkers en ingehuurde krachten waaronder diverse adviseurs- en projectleiders). 35. De manager-bedrijfsvoering is bij belet en ontstentenis van de directeur-bestuurder aangewezen als vervanger van de directeur-bestuurder voor een periode van maximaal 6 maanden. 36. Wanneer (voorzien wordt dat) het belet en ontstentenis van de directeur bestuurder langer dan 6 maanden duurt handelt de RvC conform artikel 19 van de statuten. 37. Zowel de directeur-bestuurder als de manager-bedrijfsvoering zijn gemandateerd om: a. Zelfstandig uitgaven te doen tot €10.000, passend binnen de begroting; b. Alle facturen goed te keuren (na controle opdracht) dan wel onderbouwd te betwisten; c. Zelfstandig verplichtingen voor de coöperatie aan te gaan tot €10.000, passend binnen het vastgestelde beleid; d. Gezamenlijk verplichtingen voor de coöperatie aan te gaan vanaf een waarde van €10.000 tot een waarde van €250.000.

Deze bevoegdheden van de directeur-bestuurder en manager-bedrijfsvoering tot het rechtsgeldig vertegenwoordigen van de coöperatie worden door het Bestuur vastgelegd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. e. Als contractmanager op te treden naar diverse contractpartijen (o.a. RDW, administratiekantoor, gemeenten, providers); f. De betalingen betreffende de maandelijkse parkeeromzet van providers aan gemeenten, die door het administratiekantoor door toepassing van vier-ogenprincipe worden voorbereid goed te keuren. Tevens erop toe te zien dat controle plaatsvindt dat de bankrekeningnummers waarop het geld wordt overgemaakt, correct zijn.

Pag. 3

38. Beslissingen over het aangaan van verplichtingen boven de 250.000 euro dienen aan de RvC te worden voorgelegd. De RvC is gemandateerd voor het aangaan van verplichtingen boven een waarde van 250.000 euro. 39. De directeur-bestuurder overlegt periodiek met de voorzitter van de RvC over de voortgang van de werkzaamheden en de voorbereiding van de vergaderingen van RvC en AV.

VERTROUWELIJKHEID 40. Tenzij het reglement, de statuten of toepasselijke wet of regelgeving anders voorschrijft, verbinden de RvC en het Bestuur zich ertoe alle informatie en documenten die zij in de uitoefening van hun functies verkrijgen, als strikt vertrouwelijk te behandelen. De inhoud van deze bepaling blijft van toepassing ook indien een Bestuurder en/of een lid van de RvC zijn functie niet meer bekleedt.

INWERKINGTREDING EN LOOPTIJD 41. Dit reglement is opnieuw goedgekeurd door de AV 25 oktober 2023 en treedt – voor onbepaalde tijd – in werking. 42. In alle gevallen waarin verschil van mening bestaat over de toepassing van enige bepaling van het huishoudelijk reglement beslist de RvC.

Pag. 4