Verslag van de controle van de jaarrekening 2024 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland (concept)

Home

Verslag van de controle van de jaarrekening 2024 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

1 Auditdienst ACAM – Verslag van de controle van de jaarrekening 2024 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

Home

Aanbiedingsbrief Origineel getekend door: T.J.J.M. Veerman RA

Auditdienst ACAM

Geacht bestuur, Hierbij ontvangt u het verslag van de controle van de jaarrekening over het jaar 2024 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland. Het veiligheidsbestuur heeft XXXXX de definitieve jaarrekening over 2024 vastgesteld, die bij het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland is ingediend. Wij hebben bij deze jaarrekening een controleverklaring afgegeven. De tekst van de verklaring is opgenomen in bijlage I. In bijlage II vindt u informatie opgenomen over onze opdracht en de reikwijdte hiervan. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben ingelicht en zijn graag bereid de inhoud nader toe te lichten. Amsterdam, XX juli 2025 Auditdienst ACAM – Verslag van de controle van de jaarrekening 2024 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

2

Home

Inhoudsopgave Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2024 ........................................... 4 Adviezen en aandachtspunten ....................................................... 5 Bijlagen ........................................................................................ 8 Bijlage 1 Tekst van de verklaring van de onafhankelijke accountant... 9 Bijlage 2 Tabel fouten en onzekerheden Single Information Single Audit.......................................................................................... 10

Auditdienst ACAM – Verslag van de controle van de jaarrekening 2024 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

3

Home

Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2024 Controleverklaring Volgt bij definitief De jaarrekening is getrouw Volgt bij definitief

Overzicht van fouten en onzekerheden Onderstaande tabel geeft het overzicht van de ongecorrigeerde fouten en onzekerheden weer.

Fouten Onzekerheden

Getrouwheid € 0,8 miljoen (zie classificatie van de voorraad € 0,7 miljoen (zie onttrekkingen voorzieningen)

In de SiSa bijlage komen geen fouten en/of onzekerheden voor De SiSa-bijlage is in de jaarrekening Veiligheidsregio AmsterdamAmstelland 2024, opgenomen als bijlage in paragraaf 13.1. Er zijn geen fouten en/of onzekerheden te rapporteren die aan het door het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden”(BADO) gestelde criterium voldoen. In bijlage III van dit verslag is de tabel fouten en onzekerheden opgenomen.

Auditdienst ACAM – Verslag van de controle van de jaarrekening 2024 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

4

Home

Adviezen en aandachtspunten Rechtmatigheid inkopen en aanbesteden Onderdeel rechtmatigheidsverantwoording staat nog open in verband met openstaande vragen Inkoopproces verdiend aandacht Bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden op het inkoopproces hebben wij geconstateerd dat de vastlegging van de prestatieleveringen en prijsafspraken geen structurele borging heeft binnen het proces. Door het ontbreken van deze registratie ontstaat het risico dat er facturen tegen de onjuiste bedragen worden goedgekeurd of dat goedkeuring plaats vindt terwijl de gefactureerde prestatie niet conform afspraken is geleverd. Tevens ontstaat het risico dat bij personeelswisselingen onduidelijkheid ontstaat over de prijsafspraak en de prestatielevering. Wij adviseren om de vastlegging van de prijsafspraken en de prestatielevering structureel te borgen in het inkoopproces. Waardoor de aansluiting tussen prijsafspraak, prestatielevering en facturatie (3-way match) vanuit het systeem is vast te stellen. Inrichting VIC In ons accountantsverslag over 2023 hebben wij geadviseerd om gestructureerde periodieke interne controles in te richten op de processen. Voor het boekjaar 2024 zijn deze ingericht voor opbrengst BOCAS, inhuur derden, inkopen en loonkosten.

formaliseren en uitbreiden van deze interne controles. Hierbij kan gedacht worden aan het opstellen van onder andere een beleidskader, werkinstructies en jaarplan voor de interne controles. Daarbij adviseren wij om ook interne controles in te richten voor de personeelsmutaties, variabelen vergoedingen, inkopen (prestatielevering en prijsafspraken) en opbrengsten adviseringen. Onderbouwing van de onttrekkingen FLO-reserve De onttrekkingen uit de FLO reserve bestaan enerzijds uit directe loonkosten van de FLO-medewerkers. Anderzijds betreffen het indirecte loonkosten zoals 1% regeling, langer doorwerken en uitvoeringskosten. De onttrekking van deze indirecte kosten zijn in het verleden bepaald, maar hiervan hebben wij geen besluit en geen analyse op de hoogte van deze bedragen ontvangen. Door het ontbreken van deze informatie hebben wij niet kunnen vaststellen of deze onttrekkingen voor het juiste bedrag zijn onttrokken van de reserve. In totaal hebben wij voor een bedrag van 658k als onzekerheid opgenomen in het overzicht fouten en onzekerheden. Wij adviseren om de onttrekkingen van de FLO-reserves jaarlijks vast te laten stellen en een analyse uit te voeren met de werkelijke kosten. Dit zal tevens bijdragen aan een adequatere inschatting van de onttrekkingen bij de P&C begroting en begrotingswijzigingen.

Wij zien het opnieuw uitvoeren van de interne controles als een positieve ontwikkeling. Wij adviseren om aankomend jaar in te zetten op het verder

Auditdienst ACAM – Verslag van de controle van de jaarrekening 2024 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

5

Home Classificatie van de voorraad Per ultimo 2024 staat er voor 751k aan voorraad opgenomen in de jaarrekening van de veiligheidsregio. Deze voorraad bestaat uit kleding, auto-onderdelen, blusbenodigdheden, kantoorbenodigdheden en overige goederen. Om intern zicht te hebben op het verbruik en voor tijdige aankopen van de goederen is het begrijpelijk dat deze goederen als voorraad wordt beschouwd, echter op basis het BBV classificeert dit zich niet als voorraad maar als gebruiksgoederen, vooruitbetaalde kosten en (mogelijk) materiële vaste activa. Gezien het bovenstaande hebben wij het bedrag van 751k opgenomen als fout in ons overzicht van fouten en onzekerheden. Wij adviseren om de huidige voorraad te analyseren en daarbij een plan op te stellen om deze administratief juist te verwerken. Dit zal enerzijds op de overige goederen en diensten zijn en anderzijds materiële vaste activa voor bijvoorbeeld de uitrukkleding en auto-onderdelen. De overige goederen en diensten worden dan direct in het resultaat verantwoord en de onderdelen in de materiële vaste activa zullen dan conform de WAAVA worden afgeschreven en worden opgenomen in de kapitaallasten. Activaregistratie verdiend aandacht De afgelopen jaren vragen wij in ons verslag aandacht voor de registratie van de activa.

Ook in 2024 hebben wij geconstateerd dat desinvesteringen niet adequaat worden verwerkt in de vaste activaregistratie. In lijn met voorgaand jaar hebben wij geconstateerd dat deze activa reeds volledig zijn afgeschreven. De impact op de jaarrekening is derhalve beperkt tot de aanschafwaarde en cumulatieve afschrijvingen. In boekjaar 2024 zien wij dat er voor ongeveer 6 miljoen aan volledig afgeschreven vaste activa als buiten gebruik is geregistreerd dit betreffen

voornamelijk voertuigen. Als gevolg van deze opschoonactie is het risico van het bestaan van de vaste activa verminderd. Wij adviseren om een grondige analyse uit te voeren op de huidige activalijst om vast te stellen dat de huidige activalijst bestaat. Daarnaast adviseren wij de activaregistratie op te nemen bij het proces van de desinvesteringen. Verschillen in verlofsaldo tussen AFAS en Inplanning Ten behoeve van de dekking van de kosten van het bovengemiddeld bovenwettelijk verlof is per ultimo 2024 een voorziening getroffen. Aangezien er bij de veiligheidsregio sprake is van een verlofstuwmeer is het verplicht om een voorziening hiervoor te treffen. De totale voorziening heeft een omvang van 2,6 miljoen. Naast de voorziening bovengemiddeld bovenwettelijk verlof is er in lijn met 2023 een voorziening verlofsparen van 3,6 miljoen opgenomen. Wij hebben geconstateerd dat het saldo verlofsparen van de uitrukdienst overeenkomt met het saldo zoals opgenomen in Inplanning. De aanvraag voor het personeel om (bovenwettelijke) uren over te zetten naar verlofsparen geschiedt middels een aanvraag via AFAS. Wij hebben geconstateerd dat de uren tussen AFAS en Inplanning niet met elkaar overeenkomen. Deze verschillen hebben de oorsprong in 2023.

De berekening van de voorziening geschiedt op basis van de juiste bron echter ontstaat hierdoor een risico dat er verwarring ontstaat over het werkelijke saldo. Tevens ontstaat het risico dat bij een uitdiensttreding niet het juiste verlofsaldo wordt uitgekeerd. Wij adviseren om periodiek het verlofsaldo in AFAS aan te sluiten met het verlofsaldo uit Inplanning.

Auditdienst ACAM – Verslag van de controle van de jaarrekening 2024 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

6

Home Positieve ontwikkelingen op het gebied van de inrichting van business central en AFAS. Bij ons accountantsverslag over 2024 hebben wij onze zorgen geuit over de inrichting van BC. Wij hebben geconstateerd dat in 2024 actief is gehandeld om het aantal super users te verminderen. Wij vinden deze ontwikkelingen dan ook positief. Wij adviseren om de voortgang van 2024 door te zetten in 2025 en hier specifiek aandacht te besteden aan onder andere. • • •

Vastlegging van de aanvragen van de rechten van de gebruikers Vastlegging van de periodieke review op de toegekende rechten, inclusief conflicterende rollen Controle op de uitgevoerde mutaties privileged access accounts.

Ook voor de inrichting van de applicatie AFAS zien wij positieve ontwikkelingen in 2024. Wij adviseren om de voortgang van 2024 door te zetten in 2025 en specifiek aandacht te besteden aan: • •

Controle op de uitgevoerde mutaties privileged access accounts Controle op de aanwezigheid van conflicterende rollen

Auditdienst ACAM – Verslag van de controle van de jaarrekening 2024 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

7

Bijlagen

8

Bijlage 1 Tekst van de verklaring van de onafhankelijke accountant Controleverklaring De tekst van de controleverklaring zal worden opgenomen in de definitieve versie van het accountantsverslag. Op basis van de huidige versie van de jaarrekening (versie 2.3) zijn wij voornemens een goedkeurende verklaring af te geven. Dit is onder voorbehoud van vaststelling door het bestuur, L.O.R. en positieve uitkomst van de interne kwaliteitsbeoordeling op ons controledossier.

9 Auditdienst ACAM – Verslag van de controle van de jaarrekening 2024 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

Bijlage 2 Tabel fouten en onzekerheden Single Information Single Audit

Berichtgeverinformatie Vul hieronder de informatie in waarop de tabel/het rapport van bevindingen betrekking heeft. Type overheidslaag: Naam berichtgever: Berichtgevercode¹ Rapportage-periode:

Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Amsterdam-Amstella 50636 2024

Vindplaats: Deze tabel is in het rapport van bevindingen van de accountant te vinden op pagina:

Fouten en onzekerheden 2024 Nr

Specifieke uitkering of overig

A2 M18

Brede DoelUitkering Rampenbestrijding (BDUR) Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio’s

Auditdienst ACAM – Verslag van de controle van de jaarrekening 2024 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

Fout of onzekerheid 0 0

10

Auditdienst ACAM Oudezijds Voorburgwal 300 1012 GL Amsterdam Postbus 1078 1000 BB Amsterdam Telefoon (020) 2549000 Email info.amsterdam@amsterdam.nl

11