Verslag van bevindingen Jaarstukken 2022 Duo+ CONCEPT.pdf

Verslag van bevindingen 2022 Gemeenschappelijke regeling Duo+

22 maart 2023

Op alle opdrachten verricht door Publiek Belang Accountants zijn algemene voorwaarden van toepassing welke bij de Kamer van Koophandel zijn gedeponeerd. Publiek Belang Accountants is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Den Haag onder nummer 67229328.

Lid van Coöperatie De Maatschappelijke Accountants

Sir Winston Churchilllaan 370 F442 2285 SJ Rijswijk (ZH) info@publiekbelangaccountants.nl www.publiekbelangaccountants.nl

Aan het bestuur en de directie van de Gemeenschappelijke regeling Duo+ Postbus 67 1190 AB OUDERKERK AAN DE AMSTEL

Datum:

Behandeld door:

Ons kenmerk:

12 maart 2023

drs. R.D.H. Killeen RA MGA

230xx

Onderwerp:

Verslag van bevindingen 2022

Geachte bestuurders en directie, Wij hebben de controle van de jaarrekening 2022 voor de Gemeenschappelijke regeling Duo+ (verder Duo+) uitgevoerd. Dit verslag bevat onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen en is bestemd voor het bestuur en de directie van Duo+. Graag lichten wij onze rapportage nader aan u toe. Hoogachtend, Publiek Belang Accountants B.V.

drs. M.E. Dubbelman RA Bijlagen: één

Verslag van bevindingen 2022

1

Inleiding

U heeft ons met de opdrachtbevestiging van 9 juli 2022 opdracht gegeven voor de jaarrekeningcontrole 2022. U ontvangt onze controleverklaring bij uw jaarrekening 2022 afzonderlijk. Dit verslag bevat op grond van de wet onder meer onze bevindingen over de inrichting van uw financiële beheer en financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Ook informeren wij u over (eventuele) afwijkingen en onrechtmatigheden in de jaarrekening en geven wij aandachtspunten en adviezen voor uw bestuur. Voor de rapportering van bevindingen heeft uw bestuur de ondergrens op € 75.000 gesteld.

In het kort

•

Duo+ beheerst het jaarrekeningproces goed. De jaarrekening is vroeg in het jaar beschikbaar, is informatief en voldoet aan de verslaggevingsregels.

•

Uw medewerkers hebben de controle goed voorbereid en de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is goed uitgevoerd en gedocumenteerd. Het is de uitdaging om dit hoge niveau vast te houden.

•

Maatwerkafspraken zijn in financiële omvang beperkter dan vorig jaar, waardoor administratieve lasten en het risico op onvolledige verantwoording van baten afnemen.

•

Bevindingen uit de vorige IT-audit bestaan nog. Het gaat om relatief eenvoudig op te lossen punten. Een herhaling van de IT-audit is pas zinvol als aanpassingen zijn doorgevoerd.

•

Met het oog op de rechtmatigheidsverantwoording door uw directie in 2023 is aandacht nodig voor procesbeschrijvingen en voor het naleven van (Europese) aanbestedingsregels. De onrechtmatigheden naderen de goedkeuringsgrens voor de jaarrekening.

De jaarrekening

Onze conclusie over de jaarrekening Duo+ geeft met compacte en leesbare jaarstukken goed inzicht in de bereikte resultaten. De jaarrekening 2022 was al op 10 februari 2023 beschikbaar en voldeed aan verslaggevingsregels. Hierdoor beschikken uw directie en bestuur kort na afloop van het jaar over betrouwbare verantwoordingsinformatie. De goede voorbereiding door uw medewerkers op de jaarrekeningcontrole en hun deskundige toelichtingen zorgen voor een constructieve, prettige samenwerking en maken dat de controle soepel verloopt. Het jaarrekeningdossier met onderbouwingen was compleet bij de start van de controle. Aan nieuwe onderwerpen zoals de paragraaf Openbaarheid in het jaarverslag en het opnemen van een voorziening voor bovenwettelijk spaarverlof is goede invulling gegeven. Onze controle heeft vrijwel geen aanleiding gegeven tot aanpassingen. Duo+ heeft het hoge kwaliteitsniveau van vorig jaar weten vast te houden.

Maatwerk

Procedure facturatie van Maatwerk De financiële omvang van het Maatwerk is in 2022 belangrijk afgenomen ten opzichte van het voorgaand jaar. U streeft ernaar structurele maatwerkafspraken zoveel mogelijk onderdeel te maken van de reguliere bijdragen. Voor 2022 is in beginsel nog sprake van een lumpsum-karakter van de Maatwerkvergoedingen. Dit betekent dat vooraf

Verslag van bevindingen 2022 een vaste afspraak over de vergoeding wordt gemaakt en dat niet wordt afgerekend op basis van werkelijke kosten. Dit vermindert administratieve lasten. DUO+ heeft het proces rondom Maatwerkopbrengsten nog niet beschreven. Dit moet nog gebeuren. Wij hebben u eerder geadviseerd om de interne beheersing zo in te richten dat de volledigheid van de baten uit Maatwerk wordt gewaarborgd door iedere nieuwe of gewijzigde maatwerkafspraak in uw directieberaad te bespreken en na accordering een doorlopend opdrachtnummer te notuleren. Inmiddels worden de maatwerkafspraken doorlopend genummerd vastgelegd in de 1e en de 2e voortgangsrapportage en door uw directieberaad ter vaststelling aan het bestuur voorgelegd. In 2022 waren niet alle in de voortgangsrapportages opgenomen Maatwerkafspraken wederzijds getekend. Wij adviseren u om toekomstige maatwerkafspraken door opdrachtgever en door DUO+ te laten ondertekenen, zodat achteraf geen onduidelijkheid bestaat over de gemaakte afspraken. Verantwoorden van baten uit Maatwerk De baten en lasten uit Maatwerk worden op grond van de verslaggevingsregels toegerekend aan het jaar waarin de prestaties zijn geleverd. Veel maatwerkafspraken hebben betrekking hebben op activiteiten in het betreffende kalenderjaar en zijn niet jaargrensoverschrijdend.

Voor enkele jaargrensoverschrijdende maatwerkafspraken bepaalt u per jaareinde de voortgang en zijn de baten en de lasten naar rato toegerekend aan het jaar. Voor al het Maatwerk stelt u per jaareinde vast dat het Maatwerk daadwerkelijk is uitgevoerd en dat geen dispuut bestaat over het Maatwerk met de afnemende gemeente.

Naleven aanbestedingsregels

Afwijking van aanbestedingsregels Tot een bedrag van circa € 284.000 is bij het aanbesteden onvoldoende rekening gehouden met de Europese aanbestedingsregels. Dit bedrag overschrijdt onze goedkeuringsgrens van de jaarrekening niet, maar nadert deze grens wel. Ten opzichte van 2021 is sprake van een hoger bedrag aan onrechtmatigheden. Wij vragen uw aandacht voor het aanscherpen van de interne aandacht voor het toepassen van de EU-aanbestedingsregels. Ook wijkt Duo+ regelmatig af van Nationale aanbestedingsregels en van de eigen inkoopregels. Deze laatste twee bevindingen hebben geen invloed op ons rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening, maar kunnen wel relevant zijn voor uw eigen rechtmatigheidsverantwoording in 2023. Goede kostenramingen zijn nodig In 2022 heeft uw interne controle een goede controle uitgevoerd op de naleving van de Europese aanbestedingsregels. De interne controle op de aanbestedingen gebeurt per kwartaal integraal voor alle opdrachten waarvoor over de afgelopen 4-jaars periode meer dan € 200.000 is gefactureerd. Bij de interne controle wordt de raming van de opdracht niet afgezet tegen de drempelwaarde, omdat veelal geen kostenschatting wordt gemaakt door de afdeling. Het maken van een goede kostenraming is belangrijk om achteraf vast te kunnen stellen of een opdracht zodanig is gewijzigd dat een andere aanbesteding(svorm) nodig was.

Wij adviseren u om altijd voorafgaand aan de aanbesteding een kostenraming op te stellen en deze op te nemen in het inkoopdossier.

2

Verslag van bevindingen 2022 Geen contractenregister DUO+ heeft geen contractenregister. Daardoor bestaat een beperkt risico dat contracten worden aangegaan boven de EU-drempels, zonder dat dit wordt gesignaleerd, omdat in het eerste jaar minder dan € 200.000 is gefactureerd. Wij adviseren om opdrachten waarop voor het eerst en meer dan € 50.000 wordt gefactureerd jaarlijks aanvullend in de analyse te betrekken. Procesbeschrijvingen actualiseren De procesbeschrijvingen van de aanbestedingen zijn in 2021 opgesteld in Engage en in 2022 niet geactualiseerd. De beschrijvingen bevatten in hoofdlijnen de processtappen, de onderscheiden risico's en beheersmaatregelen. De risico's sluiten echter niet aan op de risico's in het werkprogramma voor de interne controle en de beschrijving van de beheersmaatregelen kan concreter volgens de 6W-systematiek worden uitgewerkt. IT-omgeving

Enkele tekortkomingen in accountbeheer Onze controle is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening en is niet primair gericht op de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze bevindingen over de automatiseringsomgeving gaan over de onderdelen die wij onderzoeken in het kader van onze controle op de jaarrekening. Vorig jaar hebben wij geconcludeerd dat Duo+ belangrijke verbeteringen in de IT-omgeving heeft doorgevoerd, maar dat deze nog niet voldoende betrouwbaar is voor jaarrekeningdoeleinden. Dit houdt verband met een beperkte en eenvoudig op te lossen tekortkoming in het accountbeheer. Bij uitstroom van medewerkers worden autorisaties niet altijd (tijdig) ingetrokken. Wij adviseerden het uitdiensttredingsproces zo aan te passen dat autorisaties direct bij uitdiensttreding worden ingetrokken. Geen IT-audit in 2022 Bedoelde aanpassingen zijn niet doorgevoerd in 2022 en om die reden hebben wij geen IT-audit uitgevoerd in 2022. Deze omstandigheid heeft geen invloed op onze controle, omdat wij niet hebben gepland te steunen op beheersmaatregelen in de automatiseringsomgeving, maar betekent wel dat risico’s bestaan voor de betrouwbaarheid en continuïteit van de IT-omgeving. Pentest Duo+ laat jaarlijks een penetratietest uitvoeren.

Uit de test blijkt dat in 2022 verbeteringen zijn doorgevoerd in de beveiliging van de automatiseringsomgeving. Tegelijk bestaan nog risico’s. Wij adviseren uw directie en bestuur periodiek te laten informeren over de opvolging van deze risico’s.

Verbijzonderde interne controle (VIC)

3

Verbijzonderde interne controle Duo+ verricht goede VIC op de aanbestedingen, de inkopen, de salarisadministratie en de rechtmatigheid. Uw medewerkers voeren de controles nauwgezet uit, gebruiken slimme data-analyse bij de salariscontrole en documenteren de controles goed. Uit de VIC blijken over het algemeen geen afwijkingen. Onze managementletter 2022 bevat een nadere toelichting.

Verslag van bevindingen 2022 De VIC op de inkopen signaleerde dat gefactureerde bedragen niet altijd zijn onderbouwd met schriftelijke prijsafspraken. Ook ontbrak soms de schriftelijke verlenging van een opdracht. Bij één steekproefpost bleek dat de dienstverlening al jaren niet meer door Duo+ wordt afgenomen, maar nog wel werd gefactureerd en betaald. In overleg met ons heeft Duo+ aanvullend onderzoek gedaan om vast te stellen of dit vaker voorkomt. Hieruit bleken geen andere afwijkingen. Wij adviseren u om aandacht te vragen voor de naleving van interne procesafspraken rondom het inkoopproces, zodat risico’s verder worden beperkt.

Rechtmatigheid

Rechtmatigheidscontrole vanaf 2023 De controle op de rechtmatigheid is vanaf 2023 de verantwoordelijkheid van uw directie. Door het goede niveau van de VIC is Duo+ goed voorbereid op de interne controle op rechtmatigheid en de rechtmatigheidsverantwoording. M&O-beleid Artikel 18 van uw financiële beheersverordening regelt het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik als volgt: ‘De directeur stelt de regels op ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van Duo+ en zorgt voor naleving van deze regels.’ Zover wij kunnen nagaan heeft Duo+ nog geen M&O-beleid geformuleerd. Door het belangrijke aandeel van dit onderwerp in de rechtmatigheidscontrole vanaf 2023 adviseren wij om M&O beleid op te stellen en te toetsen op de naleving.

Overige bevindingen

Begroting Duo+ heeft in het verleden een DVO afgesloten met de gemeente De Ronde Venen voor landmeetkundige werkzaamheden. In de begroting is voor deze activiteiten een bedrag geraamd van circa € 50.000. Deze bate wordt in de praktijk ook gerealiseerd (over 2022 circa € 53.000), maar daar tegenover wordt een bedrag van circa € 40.000 verrekend voor medewerkers die vanuit De Ronde Venen naar Duo+ worden gedetacheerd. Wij hebben begrepen dat het te verrekenen bedrag van € 40.000 niet in uw begroting is verwerkt, waardoor in de jaarrekening per saldo een nadeel van € 40.000 ten opzichte van de begroting ontstaat. Wij adviseren u hier in de begroting over komende jaren rekening mee te houden. Managementletter 2022 De managementletter van oktober 2022 bevat onze bevindingen uit de interim controle. De belangrijkste onderwerpen zijn: • • •

Het behandelen van de operationele risicoanalyse in uw directie en bestuur Het verwerken van onze adviezen in de procesbeschrijvingen Het aanpassen van de interne controle op wijziging van bankrekeningnummers van crediteuren

Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de managementletter.

4

Verslag van bevindingen 2022 Onze risicoanalyse en controlewerkzaamheden

De controlestandaarden schrijven voor dat wij u informeren over de belangrijkste risico’s die wij bij onze controle onderkennen. In ons controleplan dat wij op 17 augustus 2022 met u hebben gedeeld hebben wij de belangrijkste risico’s opgenomen. Onze controle heeft zich gericht op de betrouwbaarheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. Naast gebruikelijke controlerisico’s, zoals de volledigheid van opbrengsten, de juistheid van kosten en het voldoen aan verslaggevingsregels, geven wij in het bijzonder aandacht aan de risico’s die samenhangen met doorbreking van functiescheiding door de leiding. Onze controlewerkzaamheden met betrekking tot fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude berust bij de directie en het bestuur. Het is onze verantwoordelijkheid om onze controle te plannen en uit te voeren om redelijke zekerheid te krijgen dat de jaarrekening als geheel geen materiële onjuistheden bevat, of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten. Omdat onze controle niet bestond uit een uitvoerige controle van alle transacties, die nodig zou zijn om fouten of fraude aan het licht te brengen, kan het zijn dat bij onze controlewerkzaamheden geen materiële fraude is geconstateerd.

Al wordt door effectieve interne beheersingsmaatregelen de kans dat fouten of fraude voorkomen en onopgemerkt blijven, kleiner, die mogelijkheid wordt niet uitgesloten. Daarom kunnen wij niet garanderen dat eventuele fouten of fraude worden ontdekt. Tegen de achtergrond van het frauderisico werden controlewerkzaamheden uitgevoerd Onze werkzaamheden betreffen onder meer besprekingen met de voorzitter van het bestuur, de directie, de controller en medewerkers van de administratie over de interne beheersingsmaatregelen, managementschattingen, bijzondere transacties buiten de normale gang van zaken, de Wet Normering Topinkomens en memoriaal boekingen. Op basis van onze frauderisicobeoordeling hebben wij de volgende controlewerkzaamheden uitgevoerd: • • • • • •

•

Navragen of sprake is van bekende fraudesignalen of fraudegevallen bij directie en management. Het evalueren van de organisatie- en governance structuur, de interne beheermaatregelen, de informatiesystemen en cultuur en gedrag in relatie tot fraude. Het aanbrengen van onvoorspelbaarheid in onze controlewerkzaamheden. Het evalueren van de rationaliteit van ongebruikelijke transacties en het beoordelen van schattingen. Het uitvoeren van gegevensgerichte werkzaamheden op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en steekproefsgewijs vaststellen dat aan de verantwoorde lasten geleverde prestaties ten grondslag liggen. Het beoordelen van de aard van hoger-risicojournaalposten en overige aanpassingen in de administratie en het evalueren van de belangrijkste oordeelsvormingen en veronderstellingen voor een mogelijke tendentie door Duo+. Bij identificatie van onverwachte journaalposten hebben wij aanvullende controlewerkzaamheden uitgevoerd. Deze werkzaamheden omvatten ook het testen van transacties op basis van brondocumenten. Het zorgen voor een professioneel kritische instelling van ons team.

Tijdens onze controle van de jaarrekening 2022 zijn geen aanwijzingen voor fraude gesignaleerd.

5

Bijlage 1: De opdracht die u ons heeft verstrekt In het kader van de overeenkomst tussen Duo+ en Publiek Belang Accountants B.V. tot het controleren van uw jaarrekening bevestigen wij formeel elk jaar de onderlinge afspraken met een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging heeft uw directie ons namens uw bestuur op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle ook zijn geen meningsverschillen met het management geweest. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke auditplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voldoende voor de doelstelling van onze controle. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interim controle en de jaarrekeningcontrole. Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u als gemeenschappelijke regeling (verder GR) mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw GR en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek.

Het doel hiervan is om op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt primair de focus op de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude of fouten. Interim controle Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat de opgeleverde informatie betrouwbaar is, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Wij onderzoeken tijdens de interim controle de procesrisico’s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening.

De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften, of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid zoals opgenomen in uw controleprotocol.

Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten integraal controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de door het bestuur vastgestelde materialiteitsgrenzen. Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden die de vastgestelde rapportagetolerantie overschrijden en overige bijzonderheden die naar onze mening van belang zijn om aan uw bestuur te rapporteren.

Op alle opdrachten verricht door Publiek Belang Accountants zijn algemene voorwaarden van toepassing welke bij de Kamer van Koophandel zijn gedeponeerd. Publiek Belang Accountants is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Den Haag onder nummer 67229328.

Lid van Coöperatie De Maatschappelijke Accountants