Verslag bespreking jaarstukken 2020 Stichting Florente Basisscholen.pdf

Zaaknr

: 2021-061100

Documentnr : D2021-06-030337

Betreft Datum Aanwezig

: : :

Verslag bestuurlijk overleg jaarstukken Stichting Florente Basisscholen 2020 5 juli 2021 Jeroen Klaasse (wethouder onderwijs gemeente Diemen), Willem Jansen (wethouder onderwijs gemeente Ouder-Amstel), Fay Heijmeijer (beleidsadviseur onderwijs gemeente Diemen), Max Bakker (beleidsadviseur onderwijs gemeente Ouder-Amstel), Hans Ploeg (directeur-bestuurder Florente) en Barbara Lindner (Controller Florente)

Aanleiding Met de directeur-bestuurder van Stichting Florente Basisscholen is afgesproken dat twee keer per jaar (voorafgaand aan de vaststelling van de begroting en bij indiening van de jaarstukken) een bestuurlijk overleg wordt gepland met de gemeente Diemen en gemeente Ouder-Amstel om de voorliggende stukken te bespreken, eventuele vragen te beantwoorden en suggesties voor de begroting en/of jaarstukken mee te geven aan het schoolbestuur. Dit verslag wordt toegevoegd aan de stukken die naar de raad gaan. Onderstaand het verslag van het overleg d.d. 5 juli 2021 over de jaarstukken van 2020. Naar aanleiding van de ontvangen jaarstukken hebben de gemeente Diemen en de gemeente OuderAmstel een aantal vragen opgesteld. Deze zijn voorafgaand aan het bestuurlijk overleg gedeeld met Stichting Florente Basisscholen en zijn tijdens het overleg besproken. Afgesproken is dat een addendum aan de jaarstukken wordt toegevoegd. Hierin zullen een aantal correcties terug te vinden zijn van de huidige jaarstukken en bepaalde aspecten naar aanleiding van de gestelde vragen worden toegevoegd. Vanuit beide gemeenten ontstonden vragen bij het overzicht van de bestuursleden (pagina 11).

Zo leek de zittingstermijn per augustus van drie bestuursleden af te lopen terwijl onder de tabel een bijschrift is opgenomen dat een aanpassing in het rooster van aftreden wordt doorgevoerd om te voorkomen dat alle bestuursleden op hetzelfde moment stoppen. Daarnaast was er in de tabel een zittingstermijn van 3 jaar opgenomen terwijl in de statuten gesproken wordt van 4 jaar. Florente geeft aan dat er een vergadering is geweest in het bestuur om de rollen opnieuw te verdelen. Waarom wordt uitgegaan van een zittingstermijn van 3 jaar is op dit moment niet duidelijk, dit wordt nader uitgezocht. Vermoedelijk heeft dit te maken met de zittingstermijnen ten tijde van de fusie, een terugkoppeling wordt in het addendum bij de jaarstukken opgenomen. Florente licht toe dat zowel de voorzitter van het bestuur als de toezichthouder financiën zullen aftreden. Binnen de huidige bezetting van het bestuur is een nieuwe voorzitter gevonden. Voor de toezichthouder financiën wordt een vacature uitgezet. Met het huidige bestuur is afgesproken dat de bestuursvergaderingen in de toekomst veel meer over de inhoud zullen gaan in plaats van over het proces. Overwogen wordt om niet alle aftredende leden te vervangen maar om met een kleiner algemeen bestuur te werken, passend binnen de richtlijnen zoals opgenomen in de statuten.

De gemeenten hebben Florente nogmaals gewezen op het ontbreken van een lid op bindende voordracht van de GMR. Florente geeft aan hier aandacht voor te hebben. De formatie op de scholen heeft echter voorrang gekregen in verband met het lerarentekort. Mede hierdoor is de bestuursformatie nog niet rond. Inmiddels zijn de

formaties op de scholen rond waardoor naar verwachting alle groepen na de zomervakantie kunnen starten. De gemeenten worden op de hoogte gehouden. Tevens zijn er vanuit de gemeenten vragen gesteld over de toegenomen verzuimfrequentie (pagina 21). Er werd later in het stuk (pagina 25) aangegeven dat er door het test- en quarantainebeleid veel uitval was van leerkrachten. Daarmee is de vraag ontstaan of de afwezigheid van leerkrachten door het test- en quarantainebeleid meegenomen is in de verzuimfrequentie, het ziekteverzuim in algemene zin. Mogelijk zou dit de cijfers dan vertekend hebben. Het antwoord hierop was kort. Florente geeft aan dat er per saldo gewoon meer mensen ziek zijn geweest en dat de afwezigheid van leerkrachten door het test- en quarantainebeleid niet meegenomen is in het ziekteverzuim. Daarmee is er geen sprake van een vertekening. Er zijn ook vragen gesteld bij het feit dat op pagina 26 wordt aangegeven dat er een herverdeling van de OAB-middelen heeft plaatsgevonden om een ‘zachte landing’ mogelijk te maken. Hierbij is de vraag door de gemeenten gesteld of hiermee wordt bedoeld dat scholen die volgens de nieuwe verdeling van de middelen door het ministerie OCW geen recht meer hebben op deze middelen alsnog middelen hebben ontvangen. Het blijkt dat de ontvangen middelen inderdaad Florente-breed zijn ingezet.

Het gaat om kleine bedragen die de scholen hebben moeten inleveren om een zachte landing mogelijk te maken voor de scholen die volgens de nieuwe verdeling geen middelen meer ontvangen. Het viel de gemeenten op dat de afschrijvingslasten in de tekstuele omschrijving (pagina 37) lager leken dan begroot terwijl de cijfermatige beschrijving (pagina 35) aangeeft dat de afschrijvingslasten juist hoger zijn uitgevallen. Hierbij is om een toelichting gevraagd. Daarnaast is ook om een toelichting gevraagd op de hoger uitgevallen huisvestingslasten (eveneens pagina 37). Er wordt namelijk aangegeven dat de huisvestingslasten overschreden worden in verband met jaarlijks onderhoud en een hogere noodzakelijke dotatie aan de onderhoudsvoorziening. Het was nog onduidelijk wat hiermee wordt bedoeld. Ook zijn vragen gesteld met betrekking tot de rijksvergoeding die in 2019 is ontvangen voor de extra personeelskosten die als gevolg van de cao in 2020 moeten worden gemaakt. Er wordt namelijk aangegeven (pagina 37) dat deze middelen zijn overgeheveld naar de algemene reserve, waardoor de gemeenten zich afvragen of deze bestemmingsreserve is aangewend in 2020 en wat er is gebeurd met het deel dat niet is aangewend. Er wordt aangegeven dat de cijfers de laatste tijd erg fluctueerden. De veranderingen die in de tekst doorgevoerd zijn liepen hiermee niet synchroon.

Uiteindelijk kloppen de cijfers in de jaarstukken wel, maar de bijbehorende teksten niet. Dit houdt in dat de afschrijvingslasten inderdaad hoger uit zijn gevallen dan begroot. Daarnaast is het jaarlijks onderhoud toegenomen. Er is al langere tijd enige discussie over de dotatie aan de onderhoudsvoorzieningen. Deze is tot 2020 vastgesteld op basis van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) van 10 jaar. Dat is een korte periode, gebruikelijker is een periode 20 jaar aan te houden. Aanpassing van deze termijn heeft echter een effect op de dotatie van 2020. Dit heeft de hogere noodzakelijke dotatie aan de onderhoudsvoorziening mede beïnvloed. Voor wat betreft de personeelslasten wordt aangegeven dat er 6 ton aan extra gelden zijn ontvangen, daarvan is 4,5 ton gebruikt. Dit betekent dat 1,5 ton als bestemmingsreserve is toegevoegd. In relatie tot de bestemmingsreserves is ook het kengetal ‘bovenmatig vermogen’ opgenomen (pagina 40). Dit is een nieuw kengetal in het kader van het continuïteitstoezicht van de Inspectie van het Onderwijs. Concreet beantwoordt dit kengetal de vraag hoeveel vermogen het schoolbestuur heeft. Het is enerzijds niet de bedoeling dat er te veel geld blijft liggen als reserve. Anderzijds moeten er reserves zijn om tegenvallers op te vangen.

Het bovenmatig vermogen moet in relatie tot de extra gelden vanuit het Nationaal Programma Onderwijs in de gaten gehouden worden. Een tekstuele toelichting op het kengetal ‘weerstandsvermogen’ ontbreekt op dit moment nog. Net als voor de andere kengetallen wordt ook hierop een toelichting gemaakt welke volgt in het addendum.

Pagina 2 van 3

In het jaarstuk (pagina 51) wordt gesteld dat het besluit ten aanzien van de niet bestede ouderbijdrage is teruggedraaid. In eerste instantie zouden de niet bestede gelden ten gunste vallen aan de algemene reserve. Uiteindelijk zijn de niet bestede gelden ten gunste gevallen aan de ouderraden en zo de private reserve. De gemeenten hebben hierbij de vraag gesteld waarom het besluit ten aanzien van de niet bestede ouderbijdragen is teruggedraaid. In antwoord hierop stelt Florente dat de toenmalig penningmeester hier nooit meer uitleg over heeft gegeven. Er zijn ouderbijdragen geïnd, maar deze zijn nooit volledig uitgegeven. In verband met persoonlijke omstandigheden is de toenmalige penningmeester niet meer bereikbaar voor nadere toelichting. Uiteindelijk is hierdoor besloten deze middelen niet aan de algemene reserve toe te voegen maar het geld te labelen en beschikbaar te laten aan de ouderraden. Dit lijkt de meest legitieme oplossing. Tenslotte viel het de gemeenten op dat onder de toelichting op de onderscheiden posten van de staat van baten en lasten (pagina 55) wordt gesproken bij punt 3.5.2 over ‘Detachering personeel’ met een realisatie van €178.562 terwijl er €39.500 begroot was. Hierbij is om een toelichting gevraagd. Stichting Florente geeft aan dat er meer mensen gedetacheerd zijn in de nieuwe school in Weesp dan vooraf gedacht werd.

Dit als gevolg van een tussenfase in het traject naar nieuwbouw waarbij een school van Florente en een school van de ASKO onder één dak zaten en als één school opereerden. Dit is meegenomen in de detacheringsbaten, maar kwam pas later boven tafel. Dit maakt dat de detacheringsbaten hoger uit zijn gevallen dan vooraf verwacht werd.

Pagina 3 van 3