Tweede voortgangsrapportage 2021 Duo+ ter vaststelling gemeenteraad.pdf

Tweede voortgangsrapportage 2021

18-10-2021

Voor zienswijzen naar de DUO-gemeenten

Inhoudsopgave 1

Inleiding............................................................................................................................................................. 4

2

Algemene ontwikkelingen................................................................................................................................. 5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

3

Duo+..............................................................................................................................................................................6 Programma Staf............................................................................................................................................................ 7 Programma Bedrijfsvoering.......................................................................................................................................... 9 Programma Burger......................................................................................................................................................11 Programma Buurt....................................................................................................................................................... 12

Samenwerking................................................................................................................................................. 13 3.1 3.2 3.3 3.4

Duo+............................................................................................................................................................................14 Programma Staf.......................................................................................................................................................... 15 Programma Bedrijfsvoering........................................................................................................................................ 16 Programma Buurt....................................................................................................................................................... 18

Bijlagen...................................................................................................................................................................19 4

Voortgang begroting........................................................................................................................................20 4.1 4.2 4.3 4.4

5

Financiën..........................................................................................................................................................36 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

6

Programma Staf.......................................................................................................................................................... 21 Programma Bedrijfsvoering........................................................................................................................................ 24 Programma Burger......................................................................................................................................................27 Programma Buurt....................................................................................................................................................... 33

Financieel algemeen................................................................................................................................................... 37 Begroting 2021 na wijziging....................................................................................................................................... 40 Overzicht van baten en lasten....................................................................................................................................47 Bijdragen van de DUO-gemeenten.............................................................................................................................49 Overzicht van reserves en voorzieningen...................................................................................................................50 Kosten Corona.............................................................................................................................................................51

Bedrijfsvoering Duo+....................................................................................................................................... 52 6.1 6.2

Algemeen.................................................................................................................................................................... 53 Stuurinformatie........................................................................................................................................................... 54

Afkortingenlijst....................................................................................................................................................... 56

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 3

1

Inleiding

Deze voortgangsrapportage is de 2e rapportage van 2021 en bevat tevens de 2e begrotingswijziging 2021. Deze voortgangsrapportage is de tweede voortgangsrapportage in de nieuwe stijl. De voorgaande rapportages waren minder toegesneden op de informatiebehoefte van de DUO-gemeenten en de gemeenteraden. Vandaar dat na overleg met de bestuursadviseurs van de DUO-gemeenten, voor een andere opzet gekozen is die in onze ogen meer recht doet aan de informatiebehoefte van alle geledingen. Het eerste gedeelte gaat over de algemene ontwikkelingen binnen Duo+ en de samenwerking en het tweede deel gaat over de voortgang van de begroting, de financiën en de bedrijfsvoering. Deze twee delen tezamen voorzien het DMT van Duo+, het directieberaad (DBR) en het bestuur van Duo+ (DB) van de nodige (stuur)informatie terwijl voor de DUO-gemeenten en dan met name de gemeenteraden het eerste deel relevant is. Het tweede deel kan dan als bijlage bijgevoegd worden voor meer ondersteunende informatie. Ook anders in de opzet is dat per programma over de voortgang gerapporteerd wordt van de in de begroting 2021 voorgenomen taken. Deze voortgangsrapportage is naast een informerende rapportage tevens een financiële rapportage over de eerste zes maanden van 2021 en bevat de 2e begrotingswijziging voor 2021.

Daarnaast wordt in deze eerste rapportage per programma ook nog ingegaan op de effecten die de Coronacrisis in 2021 heeft op het bedrijf Duo+. Duo+ is op dit moment bezig om de basis op orde te brengen in de verschillende teams met als resultaat de uitvoering te verbeteren. Enkele voorbeelden zijn: transitie PenO, doorontwikkeling van het Sociaal Domein en Vergunningen, Toezicht en Handhaving. De volgende stap is het bevorderen van de integraliteit met het Programma Integrale Dienstverlening (PID). Dit wordt in gezamenlijkheid met de DUO-gemeenten opgepakt. Het resultaat moet leiden tot een betere dienstverlening voor inwoners. Een belangrijk knelpunt op dit moment is de krapte op de arbeidsmarkt. Dit speelt binnen verschillende teams en heeft een beperkende factor.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 4

2

Algemene ontwikkelingen

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 5

2.1

Duo+

2.1.1 Directiemodel De directie bestaat uit een algemeen directeur die tevens directeur Bedrijfsvoering is, een directeur Buurt en Burger, de concern-controller die tevens leiding geeft aan de Staf waaronder het VIC-team, de inkoop, de informatieveiligheid, een bestuursadviseur en directiesecretarissen. Deze zorgen voor de verbinding met de DUO-gemeenten via het opdrachtgeversopdrachtnemersoverleg (OGON). Het vigerende directiemodel is rond afgelopen jaarwisseling geëvalueerd. Begin 2021 heeft dit geleid tot bijstelling en verduidelijking van de verantwoordelijkheden binnen de nieuwe directiestructuur. Dit is zichtbaar gemaakt in een nieuw organogram. 2.1.2 Doorontwikkeling Governance Voor de zomer is de notitie “Governance” opgesteld om tot een verscherping op de sturing vanuit het bestuurlijk perspectief te komen. Afgesproken is de Governance doorontwikkeling in gezamenlijkheid met de vier organisaties op te pakken. Bij de eerste bespreking in het DBR is naar voren gekomen dat er een verschil van karakter is in de afdelingen Buurt en Burger en de afdeling Bedrijfsvoering. Dit wordt meegenomen in het vervolg. 2.1.3 Missie, Visie en Kernwaarden In 2020 zijn de Missie, Visie en kernwaarden voor Duo+ vastgesteld. De volgende stap is het laden van dit concept op teamniveau.

Inmiddels zijn voor globaal de helft van het aantal teams de kernwaarden vertaald naar wat dit voor het team betekent. De overige teamsessies waren in maart jl. gepland, maar deze zijn in verband met de Coronacrisis niet doorgegaan. Zodra het weer mogelijk is worden de vervolgsessies ingepland. Ook zal dan gekeken hoe het verdere verankeringsproces vormgegeven kan worden. Zichtbaarheid management De zichtbaarheid van het management heeft continu aandacht. Dit gaat met name om aandacht voor de mens en benaderbaarheid van de directie en teamleiders. In 2021 is ingezet op het maandelijks aansluiten van de directie op teamoverleg(gen). Daardoor worden meer Duo+ -ers bereikt en wordt ingezet in het ophalen van datgene wat men bezig houdt. Eind dit jaar wordt geëvalueerd of dit een werkvorm is dat voortgezet gaat worden. Gideonsbende Vanuit de missie, visie en kernwaarden wordt een rol gevraagd die zich inzet op de cultuur van samen. Daardoor is een nieuwe opdracht ontstaan onder het verlenen van decharge voor de huidige opdracht aan de Gideonsbende. Het doel van de nieuwe opdracht is de vier organisaties meer met elkaar te verbinden, daarmee is het een verbreding van de opdracht van alleen Duo+ ook naar de DUO-gemeenten. Inmiddels is er een nieuwe groep gestart met leden uit de vier organisaties. In het najaar presenteert de Gideonsbende zich en wordt de nieuwe naam onthult.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 6

2.2

Programma Staf

2.2.1 VIC De wetgeving met betrekking tot het Incontrol Statement komt dit jaar niet rond. Dit betekent dat de invoering hiervan doorgeschoven is naar 2022. Deze nieuwe wet voorziet erin dat het college van Burgemeester en Wethouders de rechtmatigheidsverklaring aan de Raad afgeeft in plaats van de accountant. Voor Duo+ betekent dit dat de algemeen directeur vanaf 2022 de rechtmatigheidsverklaring afgeeft aan het bestuur van Duo+. Voor het afgeven van de rechtmatigheidsverklaringen door de colleges van Burgemeester en Wethouders en de directeur van Duo+ is het wel noodzakelijk dat de interne beheersing van de organisaties op orde is. In verband hiermee is in 2019 is het project "professionalisering van de interne controle" voor de gehele DUO-organisatie opgestart. Dit project voorziet in het verbeteren van de interne beheersing. Hiertoe zijn vrijwel de meeste processen opnieuw tegen het licht gehouden en opnieuw beschreven. Daarbij is per proces vooral gekeken naar de risico's en de beheersmaatregelen. Dit jaar zal het VIC-team de proceseigenaren verder ondersteunen bij het in de lijn brengen van de interne controles waarbij ook de nodige aandacht besteed zal worden aan het vastleggen van de interne controles. Daarmee komt het VIC-team ook steeds beter in positie om de eigenlijke taak uit te voeren, namelijk het controleren van de lijncontroles.

De verwachting is dat in 2022 voor vrijwel alle processen de interne controle in de lijn belegd is. Dit betekent dat het VIC-team dit jaar voor een groot deel nog de interne controles zal uitvoeren. De accountants van zowel Duo+ en de DUO-gemeenten hebben aangegeven dat de kwaliteit van de controles die door het VIC team uitgevoerd zijn over 2020 voldoende was om als accountant daarop te kunnen steunen. Het VIC team zal er alles aan doen om deze lijn naar de komende jaren door te trekken. 2.2.2 Informatieveiligheid BIO In de vorige versie van deze voortgangrapportage werd stil gestaan bij de instemming van het Duo+ bestuur op het nieuwe Strategisch Informatieveiligheidsbeleid 2020-2023, gebaseerd op de Baseline voor Overheidsinstellingen en de BIO. In navolging van dit beleid is de staf afdeling van Duo+ - onderdeel informatieveiligheid - uitgebreid met de functie van Privacy Officer (2 FTE). Het is de bedoeling dat deze functie de verbindende schakel gaat vormen tussen de Functionaris Gegevensbescherming (FG), de Chief Information Security Officer (CISO) en de contactpersonen van de afdelingen / teams. Door deze bundeling van expertise zullen de verplichte invoering van de te nemen AVG- & BIO-maatregelen voor de desbetreffende afdelingen / teams en voor de DUO-organisaties in zijn geheel een betere voortgang van de uitvoering van dit beleid moeten geven.

Door deze uitbreiding van het team informatieveiligheid bij Staf Duo+ is het bijvoorbeeld mogelijk om met een gerichtere aanpak te werken aan voorlichting over 'houding en gedrag' rondom informatieveiligheid van medewerkers en bestuurders. In de veranderende wereld van 'gijzelsoftware, hacking, phishing' en andere ICT informatie risico's zijn helaas ook al verschillende andere (gemeentelijke) overheidsinstellingen slachtoffer geworden. Aan het team de taak om deze risico's zoveel als mogelijk in te perken. Een voorbeeld van een dergelijke bewustwording onder medewerkers, bestuurders en ook raadsleden is een recentelijk in scene gezette phishing actie. Het is de bedoeling om in overleg met de verschillende afdelingen / teams de resultaten hiervan in de werkoverleggen of weekstarts te gaan bespreken. Er zullen nog meerdere van dit soort acties volgen. ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) ENSIA helpt gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over de informatieveiligheid. Het betreft een verantwoordingssystematiek ten aanzien van de Basisregistratie Personen (BRP), de Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), de Digitale persoonsidentificatie (DigiD), de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), de Basisregistratie Ondergrond (BRO) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet).

Deze afzonderlijke, zogenoemde verticale verantwoording, geschiedt aan landelijke partners (zoals Logius, het BKWI en de Autoriteit Persoonsbescherming) en de ministeries die een rol hebben in het toezicht op informatieveiligheid.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 7

Als afsluiting van het laatste onderdeel van de jaarlijkse ENSIA-cyclus over het verantwoordingsjaar 2020 stond de maand april voornamelijk in het teken van het verkrijgen van de collegeverklaringen van de DUOgemeenten. Deze verklaringen zijn op grond van de onafhankelijke auditing verreist voor een terugkoppeling naar de achterliggende toezichthouders. Dit betreft voor de DigiD-lijnen LOGIUS, in opdracht van het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) en Suwinet voor het BKWI, in opdracht het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De betrokken gemeenteraden hierover ingelicht.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 8

2.3

Programma Bedrijfsvoering

2.3.1 Transitie PenO Het bestuur van Duo+ heeft voor het team Personeel en Organisatie de volgende opdracht geformuleerd: • Vervul een expertiserol op het gebied van in-, door- en uitstroom en faciliteer het management en de medewerker hierbij proactief; • Verleen adequate ondersteuning op het gebied van organisatieontwikkeling en –verandering; • Ondersteun medewerkers bij het verkrijgen van de juiste kennis, vaardigheden en tools; • Faciliteer op herkenbaar – en op termijn zo mogelijk eenduidig – werkgeverschap en • Adviseer op kwalitatief passend niveau. Om aan deze ambitie c.q. opdracht te voldoen is een transitieplan geschreven. Inmiddels is het proces van plaatsing afgerond (1 juni 2021). Daarmee staat de weg vrij om de transitie (beweging) met het team te maken. Sinds maart 2021 wordt PenO aangestuurd door de teamleider Communicatie en Juridische Zaken. Vanaf april 2021 heeft PenO gewerkt aan de manier waarop aan het werken met Adviesteams en een Expertiseteam invulling moet worden gegeven. Belangrijk daarin was wat er voor nodig is om de samenwerking zodanig inhoud en vorm te geven waardoor het mogelijk wordt om deze nieuwe start te maken. Vanuit de vier organisaties zijn arrangementen geformuleerd waarmee PenO een start moet maken.

Deze arrangementen zijn vervolgens geordend en gestructureerd waardoor het mogelijk is geworden om een prioritering aan de thema's in de arrangementen te koppelen en een PenO kalender op te stellen. Deze PenO kalender zal het najaar aan het OGON worden voorgelegd ter accordering. 2.3.2 Ontwikkelingen I&A Binnen het team I&A komt de focus te liggen op de noodzakelijk kanteling van taakgericht naar functiegericht werken. De ondersteuning wordt geleverd vanuit een brede poel van kennis en een betere integratie van teamonderdelen. Dit valt onder de opgave van de nieuwe teamleider. Deze heeft samen met de senior adviseurs een concept plan gemaakt waarin de governance structuur zal worden aangepast en verder aanpassingen van het team worden voorgesteld. Het Informatiebeleidsplan is inmiddels in concept vorm ook gereed. Het team versterkt zijn robuustheid op het gebied van applicaties en applicatiebeheer en levert een solide financiële onderbouwing voor toekomstige investeringen en services. De eenpitters bevinden zich primair in het GEO-cluster, en zijn niet heel makkelijk te doubleren. In het licht van de veranderingen die het team in de toekomst (de ontwikkelingen rond data en gegevensmanagement) en de leeftijd van de betrokkenen is hier wel een mooie kans om twee problemen in één keer aan te pakken.

2.3.3 Ontwikkelingen Financiën Het team Financiën komt naast de klant te staan met dedicated teams, en legt de focus meer en meer op advisering op maat. Het valt op dat er per DUO-gemeente andere wensen zijn op het gebied van ondersteuning en ontzorgen van de P&C-cycli. Het team financiën gaat hier meer op in spelen. Daarnaast is het team bezig met actuele financiële vastlegging en het verder ontwikkelen van rapportages om hiermee de budgethouders te faciliteren. De salarisadministratie is reeds op orde gebracht vanuit het project Motion. Een zorgelijke ontwikkeling is de krapte op de arbeidsmarkt bij het vinden van gekwalificeerde financiële adviseurs. Ondanks allerlei inspanningen is het onmogelijk gebleken hier invulling aan te geven. Om te zorgen, dat de continuïteit op de lange termijn gewaarborgd blijft, wordt in de tweede helft van het jaar jonge, startende medewerkers die nog in opleiding zijn aangetrokken. De startende medewerkers worden door middel van een programma van een externe partij en door Duo+ zelf opgeleid. Hiermee wordt getracht talenten te binden aan onze organisatie. Ook dit zal de komende periode voor extra druk zorgen binnen het team. 2.3.4 Communicatievisies Corona legt nog steeds een groot beslag op de communicatie. In de aanvang was dat op te vangen doordat als gevolg van Corona de prioriteiten anders zijn komen te liggen.

Nu Corona langer duurt dan is voorzien worden ook de reguliere werkzaamheden opgepakt. Dit laatste maakt dat de druk op communicatie alleen maar groter aan het worden is. Ook voor Corona was er sprake van een te grote en almaar groeiende vraag naar ondersteuning bij in- en externe communicatie.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 9

De DUO-gemeenten zijn doende met het formuleren van een eigen communicatievisie. Beoogd is dat de vier verschillende visies (gemeenten en Duo+), die ieder een eigen besluitvormingsproces doorlopen, in het 4e kwartaal 2021 gereed zijn. Ultimo 2021 wordt een transitieplan tot stand te gebracht om inrichting, kwantiteit en kwaliteit in overeenstemming te brengen. De uitwerking hiervan vindt plaats in het jaar 2022. 2.3.5 Slimmer Verbinden Het programma Slimmer Verbinden heeft als doel zich te richten op de menselijke samenwerking. Bij de start richtte het karakter zich meer op het gebied van IT. Op dit moment is er een omslag gemaakt naar het oorspronkelijke doel, de menselijke samenwerking. Er wordt meer geïnvesteerd in menselijke verbindingen die de vier organisaties raken, dit heeft onder andere geresulteerd in het programma Integrale Dienstverlening. Voortgang projecten in het programma Het project actualiseren Websites is nagenoeg afgerond. De website is communicatiever ingericht, de vindbaarheid van gegevens zijn verbeterd, waardoor ook de dienstverlening is verbeterd. Vanuit Slimmer Verbinden wordt via het programma Monitoring en Sturing het managementdashboard verder ontwikkeld. Vanuit SV wordt managementdashboard verder ontwikkeld. Voor het project Inkoop is een projectleider aangesteld die zich bezig gaat houden met de toekomstige organisatie van de inkoopfunctie.

Met bovenstaande voorstellen is de reserve volledig benut.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 10

2.4

Programma Burger

2.4.1 Team Burgerzaken / KCC Het team heeft een tumultueus jaar achter de rug vanwege corona (o.a. verloop van de verkiezingen, niet of nauwelijks thuiswerken en omstandigheden op de werkplek) en personele instabiliteit. Zo is halverwege dit jaar met de teamleider tot overeenstemming gekomen voor een functie buiten Duo+. Desalniettemin is de dienstverlening op peil gebleven. Zoals in eerdere rapportages is aangegeven is er door een externe partij een doelmatigheidsonderzoek uitgevoerd. De conclusie van dit onderzoek was dat er voldoende capaciteit beschikbaar is om een goede dienstverlening te garanderen. Daarnaast is er een aantal aanbevelingen gedaan om de effectiviteit te verhogen en de inrichting van het team beter vorm te geven. Deze aanbevelingen zijn deels doorgevoerd door onder andere een medewerker binnen het KCC een coördinerende rol te geven en binnen het team Burgerzaken een senior medewerker te benoemen. De vervolgstap om de dienstverlening verder te verbeteren wordt in de tweede helft van dit jaar opgepakt. Hiervoor volgen verbetersuggesties in het OGON op het gebied van sturing en personele stabiliteit. Tenslotte is de verwachting om per 1 januari 2022 een nieuwe teamleider te benoemen. 2.4.2 Doorontwikkeling Sociaal Domein Per 1 april 2021 is er een andere indeling van de teams binnen het Sociaal Domein van Duo+.

Deze nieuwe indeling was randvoorwaardelijk om de volgende stap te zetten in het vormgeven van een brede toegang. De besluitvorming over de brede toegang wordt voorbereid binnen het OGON en gaat in het najaar 2021 richting de colleges van Uithoorn en Ouder-Amstel. Tevens worden er andere thema’s onder de loep genomen om de dienstverlening te verbeteren. Maatwerk en regelluw worden hierbij de norm, met als uitgangspunt dat inwoners meer zelfstandig digitaal terecht kunnen bij Duo+. Er wordt onderzocht hoe regelluw werken geïmplementeerd kan worden. Ook worden er trainingen georganiseerd voor de toepassing van een omgekeerde toets. Dit is een werkwijze waarin de vraag van de klant meer centraal staat en de wetgeving deze vraag volgt. De budgetten, waaronder jeugd, staan onder druk. Het tijdig signaleren van mogelijke overschrijdingen was nog niet goed ingericht. Hier maken we een stap naar voren door vanaf augustus maandelijks rapportages te leveren. In overleg met het OGON worden in het derde kwartaal de nodige verbeterslagen gemaakt in de rapportages door meer kwalitatieve duiding van de platte cijfers. Dit moet ertoe leiden dat door middel van maandelijkse rapportages inzicht wordt gegeven in de kwantitatieve en kwalitatieve (budgettaire) ontwikkelingen binnen het sociaal domein, zodat de gemeenten een reële vertaling kunnen maken voor hun eigen begroting.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 11

2.5

Programma Buurt

2.5.1 BOR Binnen de teams I&B en DO is er op dit moment een aantal openstaande vacatures die cruciaal zijn binnen de gevraagde dienstverlening. De vacatures hebben thans betrekking op een tweetal beleidsmedewerkers Openbare Ruimte (team I&B) en een toezichthouder (team DO). Op dit moment is de arbeidsmarkt zo "overspannen" dat er geen of ongeschikte kandidaten worden aangeboden danwel solliciteren. Dit betekent dat er in de gevraagde dienstverlening vertraging optreedt binnen de vastgestelde DVO. In gezamenlijkheid met de opdrachtgevers wordt naar een oplossing gezocht. Ondanks deze arbeidsmarktperikelen zijn we er toch nog in geslaagd om diverse areaaluitbreidingen op te vangen zonder dat dit heeft geleid tot negatieve consequenties voor de dienstverlening. Verdere areaaluitbreiding door groei of anderszins heeft mogelijk wel gevolgen. Hiervoor wordt een voorstel voor het OGON voorbereid over welke keuzes gemaakt moeten worden. Hierbij moet in ogenschouw worden genomen dat deze gevolgen verder reiken dan de teams Dagelijks Onderhoud en Inrichting en beheer. 2.5.2 VTH Het team VTH heeft, ondanks de nieuwe opgave op het gebied van handhaving en corona, de basis dienstverlening geleverd. Echter kan het team stabieler worden ingericht.

Hiervoor wordt in het derde kwartaal een plan van aanpak uitgewerkt, waarbij gekeken wordt hoe het team op een professionele manier ingericht kan worden. De eerdere input vanuit een onderzoek van een extern bureau wordt hierbij betrokken, evenals de verbetering van de dienstverlening. De opdrachtgevers hebben aangegeven dat er een verbeterslag gemaakt kan worden op het gebied van de dienstverlening. Er is aangegeven dat het lastig is om informatie te verkrijgen van het team VTH. Ook blijven vragen nog wel eens onbeantwoord (met name vanuit de hoek van de WABOvergunningen). Verder is de wens geuit dat er meer meegedacht wordt in relatie tot nieuwe ontwikkelingen. Dit heeft met name te maken met de (werk)-cultuur en de mate waarin de opdrachtgevers ondersteund worden. Dit wordt in het najaar opgepakt in het OGON, waarbij gekeken wordt hoe de dienstverleningsvisies vanuit de gemeenten gekoppeld kunnen worden aan de dienstverlening vanuit Duo+. Na bespreking en vaststelling in het OGON zal ook het bestuur van Duo+ geïnformeerd worden.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 12

3

Samenwerking

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 13

3.1

Duo+

3.1.1 Organisatie dag Normaliter vindt jaarlijks een terugkerend evenement plaats voor de vier organisaties omwille van verbinding. Per 1 januari van dit jaar bestond Duo+ 5 jaar. Het idee was om komende zomer alsnog een zomerfeest te organiseren waarbij tegelijkertijd wordt stilgestaan bij dit Lustrumfeest. Vanwege de beperkende Coronamaatregelen wordt het (lustrum)-feest verplaatst naar volgend jaar. 3.1.2 Corona / herstart Corona is een onderwerp wat iedereen raakt en wat in gezamenlijkheid binnen de vier DUO-organisaties wordt opgepakt en aangepakt. Voor een goede en gedegen samenwerking is onder voorzitterschap van Uithoorn de Stuurgroep Herstart opgezet en zijn de vier DUO-organisaties vertegenwoordigd. De stuurgroep is voornamelijk gericht op het in goede banen leiden van de terugkeer naar kantoor na corona. In dat kader analyseert de stuurgroep iedere persconferentie en verzorgen zij van tijd tot tijd communicatie richting de volledige DUO-organisatie. Gezien de recente ontwikkelingen, versoepelingen en weer beperken is de communicatie nu juist gericht op het informeren van de organisatie over wat er wel en (nog) niet mogelijk is om elkaar te kunnen ontmoeten. Naast losse berichtgeving vanuit de directies, is er vanuit de stuurgroep een Intercommgroepspagina gestart zodat de hele organisatie op één punt alle informatie kan terugvinden.

Herstart Het DBR heeft de opdracht voor “de terugkeer naar kantoor” bij de stuurgroep neergelegd. Hiervoor is een externe projectleider aangenomen en de projectgroep Herstart gevormd om dit uit te werken. Binnen de projectgroep zijn alle verschillende disciplines vertegenwoordigd. Het doel is om een plan op te stellen hoe we op een gegeven moment terug naar kantoor kunnen om te ontmoeten, te werken en wat daarvoor nodig is. Op dit moment wordt de huidige situatie in kaart gebracht en de planning opgesteld. Daarna zullen de uitgangspunten en randvoorwaarden worden geformuleerd en scenario’s worden uitgewerkt voor wat er nodig is. Deze zullen worden voorgelegd aan het DBR. Onderdeel van de opdracht is het inrichten van het hybride (gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor) en plaatsonafhankelijk werken. Dit alles is een tussenstap en vooruitlopende op de huisvestingsvisies.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 14

3.2

Programma Staf

3.2.1 Inkoop De laatste jaren zijn de wet- en regelgeving voor inkoop en aanbesteding aanmerkelijk veranderd maar zeker ook complexer geworden. Dat het complexer geworden is, is mede af te leiden uit de (rechtmatigheid) fouten die de afgelopen jaren bij de diverse inkoop en aanbestedingstrajecten gemaakt zijn binnen de DUO-organisatie maar zeker ook uit het groeiende aantal vragen over inkoop en aanbesteding. Hoewel het de laatste tijd beter gaat blijft binnen de DUO-organisatie toch wel de vraag centraal staan of de organisatie voldoende ingespeeld is op de strakkere wet- en regelgeving en/of de organisatie daar nog wel afdoende op ingericht is. In verband hiermee is aan een extern adviseur gevraagd om de organisatie van de inkoopfunctie van de gehele DUO-organisatie door te lichten en een advies te geven over de meest voor de hand liggende organisatievorm voor de inkoopfunctie binnen de DUO-organisatie. Tevens bleek dat de gewijzigde en aangescherpte regelgeving nog niet geborgd was in een actuele nota inkoop en aanbesteding binnen de DUO-organisatie. De beleidsnota’s van de gemeenten en van Duo+ waren gedateerd en verschillend. Aan dezelfde externe adviseur is ook gevraagd om een nota inkoop en aanbesteding voor de DUO-organisatie te schrijven die actueel en uniform is.

Het organisatieadvies en de nota inkoop en aanbesteding zijn opgeleverd en inmiddels door de gemeente Ouder-Amstel en Duo+ vastgesteld. De gemeenten Diemen en Uithoorn volgen nog . Ook zijn er handboeken uitgewerkt. In deze handboeken zijn onder meer de processen opgenomen maar is ook aandacht besteed aan maatschappelijk verantwoord inkopen. Deze handboeken zullen in de tweede helft van het jaar ter vaststelling aan de DUO-gemeenten en Duo+ aanboden worden. Daarnaast is een projectleider inkoop aangesteld. Deze projectleider gaat de toekomstige organisatie van de inkoopfunctie verder uitwerken. De intentie is dat in 2022 een begin gemaakt kan worden met de vorming van de nieuwe inkooporganisatie binnen de DUO-organisatie. Verder gaat de projectleider in de tweede helft van dit jaar een spendanalyse inkoop maken, het contractmanagement verder uitwerken, als vraagbaak gaan fungeren voor alle vragen binnen de DUO-organisatie die te maken hebben met inkoop en aanbesteding en de inkoopcontactgroepen aansturen en omvormen.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 15

3.3

Programma Bedrijfsvoering

3.3.1 Programma Integrale Dienstverlening De uitvoeringsorganisatie Duo+ is volop in ontwikkeling om over de gehele breedte de kwaliteit van de dienstverlening en de samenwerking te verbeteren. Onder leiding van een programmamanager zijn de eerste stappen gezet in de voorbereidingsfase om de dienstverlening beter aan te laten sluiten op de verwachtingen van de gemeenten in de realisatie van hun dienstverlening aan burgers, bedrijven en bezoekers. Het programma is geborgd door een stuurgroep bestaande uit de vier algemeen directeuren van de DUO-organisaties, waarbij in het proces een aantal afwegingsmomenten is in gebouwd. De doelstellingen van het programma zijn: • Integraliteit bevorderen in de gehele dienstverleningsketen: er wordt gewerkt vanuit nevengeschiktheid in het realiseren van de dienstverlening (richting opdrachtgevers en inwoners); • Cultuur van samenwerken realiseren in en tussen alle schakels van de keten; • Het doen ontstaan van een logische keten voor het geheel van de dienstverlening; • Rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn duidelijk; • Houding en gedrag worden leidend voor de veranderkracht en vormen daarmee ook de basis voor toekomstige verandering. 3.3.2 Gezamenlijk werkgeverschap Dit onderwerp heeft in 2021 nog geen voortgang gehad.

Enerzijds ligt hier de wisseling van gemeentesecretarissen aan ten grondslag, anderzijds was de trekker van dit onderwerp geveld door Corona. Er is nu afgesproken dat er deze zomer een samenvatting wordt gemaakt van wat er tot nu toe is besproken. In september (Q3) komt er met het DBR en een afvaardiging van de COR een vervolgsessie over hoe nu verder. 3.3.3 Inclusief werkgeverschap Het project inclusief werkgeverschap gaat over invulling geven aan inclusief werkgeverschap in de breedste zin. Hierbij is het voldoen aan de wettelijke verplichtingen onder de Wet banenafspraak een belangrijk onderdeel. In de eerste fase is daarom primair gekeken naar de Wet banenafspraak. In de tweede fase is de focus gaan liggen op het maken van een inventarisatie voor wat betreft de Wet banenafspraak en een oriëntatie op inclusief werkgeverschap. De laatste fase is inmiddels in gang gezet. Er is een plan van aanpak opgesteld om de gemaakte plannen uit te voeren en te implementeren. Een panel gaat aan de slag met een gezamenlijke visie op inclusief werkgeverschap. Hiervoor zijn recent de visie en ambities bij de verschillende DUO-werkgevers, het bestuur van Duo+ én de colleges opgehaald. De verwachting is, dat het panel hiermee in het vierde kwartaal van 2021 een gedragen concept-visie ter besluitvorming kan aanbieden.

De visie op inclusief werkgeverschap zal een onderdeel zijn van de gezamenlijke werkgeversvisie. In afwachting op deze visie (en daaruit afgeleid beleid), hebben de werkgevers aangegeven dat zij wél al hun huidige inspanningen als inclusieve werkgevers willen meten. Als startpunt hiervoor geldt een zogenaamde nulmeting. Deze nulmeting (Inclusiescan) wordt nu uitgevoerd tezamen met onderzoeksbureau AnalitiQs. De resultaten hiervan zullen na het zomerreces aan de organisaties worden gepresenteerd. Het voornemen is, om een dergelijk onderzoek eens in de twee jaar te herhalen. Voor de huidige meting/scan is additioneel budget gevraagd (niet eerder opgenomen in de begroting) van € 8.000. Duo+ zal de kosten volgens de verdeelsleutel bedrijfsvoering doorbelasten aan de andere organisaties. 3.3.4 Interbestuurlijk Toezicht en zaakgericht werken De uitvoering van het "Plan van aanpak verbetering archieven 2021-2023" is van start gegaan. Medewerkers van een extern bedrijf zijn begonnen met het wegwerken van de archiefachterstanden in het zaaksysteem InProces. PiA brengt in kaart waar er nog meer ‘gaten’ in de archivering zitten (via zg. Blauwdrukken) en zijn al met verschillende teams in gesprek. De wijzigingen in het formatieplan, uitbreiding en interne verschuivingen, zijn doorgevoerd.

Naast het reguliere post- en archiefwerk is er nu ook ruimte om met de klant in gesprek te gaan om het digitaal zaakgericht werken en archiveren te verbeteren (stroomlijnen werkprocessen, afspraken over verwerken documenten, gebruik zaaktypen, gebruik metadata, verbetering koppelingen backoffice applicaties met InProces). Zorgpunt is en blijft het achterblijven van bekendheid en nemen van verantwoordelijkheid in zaakgerichtwerken, hetgeen direct gevolgen heeft voor de archivering.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 16

Intussen is een programmamanager zaakgerichtwerken gestart. Deze heeft de opdracht om vier projecten aan te sturen dan wel te monitoren: 1. Wegwerken achterstanden archieven 2. De overgang van het huidige ZGW-systeem naar een nieuwe omgeving met andere look and feel 3. Het overbrengen van kennis en kunde om zaakgericht te kunnen werken 4. Het binnen de ambtelijke organisaties van Diemen en Uithoorn intensief begeleiden op de werkplek in het zaakgericht doen werken opdat er geen nieuwe achterstanden ontstaan. 3.3.5 Samenwerking binnen de Juridische functie De juridische functie wordt zowel binnen Duo+ als binnen de DUO-gemeenten ingevuld. De juridische kennis is daarmee verspreid voorhanden binnen de vakafdelingen van de vier organisaties. Als zaken complexer worden kunnen de vakafdelingen de hulp inroepen van het Team Juridische Zaken en/of de huisadvocaat inschakelen. De (samenwerkings-)afspraken zijn vastgelegd binnen de Dienstverleningsovereenkomst (DVO). De samenwerking wordt als collegiaal ervaren. Er is behoefte aan een vervolgstap om deze samenwerking te verbeteren. In 2019 en 2020 hebben we daarvoor het Buro Samen Werkt! In de arm genomen. In 2020 heeft JZ een start gemaakt met juridische kwaliteitszorg. Eén van de eerste stappen van juridische kwaliteitszorg is het in kaart brengen van het juridisch landschap binnen de vier organisaties.

De verwachting is dat in het derde kwartaal van 2021 het juridisch landschap van de vier organisaties in beeld is gebracht. Op basis van dat juridische landschap zullen vervolgens interventies moeten plaats gaan vinden om de inhoud en de kwaliteit van de juridische functie in overeenstemming te brengen met hetgeen de vier organisaties aan inhoud en kwaliteit nodig hebben. Zo werken we aan het in kaart brengen van de juridische expertises die binnen de vier organisaties noodzakelijk is. De expertises waarvan de vier organisaties vinden dat die intern nodig zijn, zouden vervolgens via een meerjarig opleidingsplan moeten worden gefaciliteerd. Daarnaast moet een systeem worden ingevoerd van kennisdeling, kennisuitwisseling en kennisontwikkeling (juridisch vakberaad). Last but not least vereist juridische kwaliteitszorg dat de vier organisaties juridisch "In Controll" zijn. Om juridisch "in Controll" te zijn, is het noodzakelijk dat op concern niveau inzicht- overzicht en doorzicht is van het juridisch werk. Dat in- over- en doorzicht is te bereiken door extra functionaliteiten aan het zaaksysteem toe te voegen waarmee op managementniveau (Duo+ en de drie gemeenten) kan worden gemonitored welke juridische vraagstukken binnenkomen, wat de voortgang is, wat de doorloopptijd is, welke risico’s er zijn etc..

Maar vooral ook op welke momenten de afhandeling van een juridische kwestie stokt en het dus noodzakelijk is dat er door het management wordt geïntervenieerd en er dus kan worden bijgestuurd.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 17

3.4

Programma Buurt

3.4.1 Omgevingswet De inwerkingtreding van de Omgevingswet is uitgesteld naar 1 juli 2022. Medio oktober 2021 moet duidelijk worden of deze datum in stand blijft of dat wederom tot uitstel wordt besloten. In oktober moet namelijk duidelijk zijn of het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) zodanig stabiel is dat alle betrokken partijen kunnen gaan oefenen met dit stelsel om te achterhalen of het zodanig goed functioneert dat op 1 juli 2022 de Omgevingswet ingevoerd kan worden. De invoering van de Omgevingswet wordt door de DUO-organisaties grotendeels gezamenlijk voorbereid. Dit gebeurt aan de hand van een jaarlijks programmaplan waarin de projecten staan beschreven die in gezamenlijkheid worden uitgevoerd. De bijdrage aan het project Harmonisatie Werkprocessen staat onder druk. Enerzijds zijn de betrokken vakdisciplines hoofdzakelijk betrokken bij wettelijke taken, waardoor de teamleider heeft moeten besluiten thans geen bijdrage aan het traject te leveren. In het OGON volgt in het derde kwartaal een voorstel om tot een oplossing te komen. Anderzijds ligt er een uitdaging bij een externe ICT-partij met de inrichting van de landelijke ICT-systemen, waarbij een koppeling tussen de benodigde systemen op dit moment niet mogelijk is.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 18

Bijlagen

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 19

4

Voortgang begroting

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 20

4.1

Programma Staf

4.1.1

Aansturen en doorontwikkeling organisatie

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Aansturing en doorontwikkeling organisatie

Wat willen we ervoor doen?

Duo+ heeft stappen gezet in de verdere professionalisering. In 2020 is een nieuw directiemodel geïmplementeerd en is verder ingezet op het bevorderen van de robuustheid van Duo+, een proces dat in 2021 zijn vervolg zal krijgen. De koers die vanuit het DBR geïnitieerd wordt en de sterkere OGON-structuur zullen hier richting aangeven. Daarnaast zullen in 2021 de DVO verder verfijnd worden. Dit geldt ook voor de verdere harmonisering van de primaire processen binnen Duo+ waardoor de slagvaardigheid van de samenwerkingsstructuur steeds verder wordt versterkt.

Wat is de stand van zaken?

Het directiemodel waarvoor in 2020 is gekozen in relatie tot het directieberaad en het bestuur van Duo+ begint zijn vruchten af te werpen. De overleggen zijn constructief, goed op de inhoud en hebben een meerwaarde voor de samenwerking. Inmiddels zijn ook alle DVO's voor 2021 zo nodig geactualiseerd en/of aangevuld en bestuurlijk gemaakt. Dit in de aanloop naar het opstellen van meerjarig DVO's in 2022. De harmonisering van de primaire processen wordt ook steeds beter opgepakt, met name bij het team financiën. Ook wordt waar mogelijk met dezelfde applicaties gewerkt of worden daar voorstellen voorgedaan. Dit alles leidt ertoe dat de robuustheid van Duo+ in toenemende mate geborgd wordt. Nog een punt van zorg zijn, hoewel het aantal beperkt is de eenpit functie binnen Duo+. Op onderdelen blijft dat probleem lastig op te lossen maar als dat aan de orde is kunnen problemen mogelijk in de samenwerking opgelost worden. Voor de zomer is de notitie “Governance” opgesteld om tot een verscherping op de sturing vanuit het bestuurlijk perspectief te komen. Afgesproken is het vervolg over de Governance in gezamenlijkheid met de vier organisaties op te pakken. Dit moet meer duidelijkheid maar ook handvatten geven over het functioneren binnen Duo+, de verhoudingen met het directieberaad en het bestuur van Duo+ maar ook over de rollen en de verantwoordelijkheden van de diverse gremia.

Een eerste opzet is besproken met het Directieberaad en het bestuur van Duo+ en de tweede helft van dit jaar zal benut worden voor een gezamenlijke verdere uitwerking via een themagericht aanpak.

4.1.2

Concern control

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat willen we bereiken?

Concern control

Wat willen we ervoor doen?

De afgelopen jaren heeft de focus van de risicobeheersing van Duo+ vooral gelegen op de processen met de grootste risico’s. De meeste van deze risico’s zijn nu in beeld en er zijn beheersmaatregelen getroffen. Het accent bij de verdere doorontwikkeling van de control functie zal nu vooral liggen op een meer integrale aanpak. Daarbij heeft het beleggen van de interne controle in de processen (in de lijn) hoge prioriteit met als doel om fouten eerder en om de organisatie in positie te brengen voor het in control statement 2021. Dit betekent dat vanaf het begrotingsjaar 2021 de directeur van Duo+ de rechtmatigheidsverklaring moet afleggen aan het bestuur van Duo+ in plaats van de accountant.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 21

Speerpunten

Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten

Wat is de stand van zaken?

De accountantscontroles voor zowel Duo+ als de DUO-gemeenten zijn afgerond. Voor alle 4 de organisaties is een goedkeurende verklaring afgegeven. Het VIC team heeft inmiddels ook al voor een groot deel de rechtmatigheidscontroles voor het eerste kwartaal van 2021 uitgevoerd en afgerond. Wel is er wat frictie ontstaan door het vertrek van een medewerker van het VIC maar per 1 juli 2021 is het team via inhuur weer op sterkte. De verwachting is dat de controles voor het tweede kwartaal ook tijdig afgerond kunnen worden. Het team ligt op schema. Daarnaast zijn, in het kader van het project "professionalisering van de interne controle, vrijwel de meeste processen opnieuw beschreven. Daarbij is vooral gekeken naar de risico's en de beheersmaatregelen per proces. Dit is gedaan om de interne beheersing te verbeteren ter voorbereiding op de invoering van het in control statement (nieuwe wetgeving). Het project heeft wel even stil gelegen omdat het jaarrekeningtraject de capaciteit op eiste maar ook omdat het VIC team tijdelijk niet volledig was. De draad is inmiddels opgepakt en in het vervolg zullen de proceseigenaren geholpen en ondersteund worden om de interne controle in de lijn te beleggen.

De druk is wel een beetje van de ketel omdat de invoering van het in control statement uitgesteld is tot 2022 maar aan de andere kant wordt wel ingezet om dit jaar zoveel als mogelijk de interne controles in de lijn te brengen. Het streven blijft erop gericht dat in 2022 de interne controles voor alle processen in de lijn belegd zijn. Dit jaar zal het VIC-team nog de nodige interne controles moeten verrichten maar vanaf 2022 is de verwachting dat het VIC-team steeds beter in positie om de eigenlijk taak uit te voeren, namelijk het controleren van de lijncontroles.

4.1.3

Informatie en veiligheidsorganisatie

Speerpunt

Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Informatie veiligheidsorganisatie

Wat willen we ervoor doen?

De informatieveiligheid heeft hoge prioriteit. Enerzijds betreft het de informatieveiligheid in de breedste zin van het woord en anderzijds betreft het de bescherming van de privacygevoelige gegevens. Periodiek worden de nodige (interne) controles gedaan om te kijken of de organisatie qua informatieveiligheid nog adequaat is. Dit aan de hand van de inrichting van de organisatie, de wettelijke voorschriften en de eigen regelgeving. De Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) is het normenkader voor alle overheidsorganisaties en daarmee ook voor Duo+. Dit normenkader wordt in 2021 verder in de organisatie geïmplementeerd en gemonitord. Het betekent een aanscherping van de regelgeving en de bewaking ervan.

Wat is de stand van zaken?

In de vorige versie van deze voortgangsrapportage werd stil gestaan bij een verhoging van het budget voor de uitvoering van het Informatieveiligheidsbeleid voor de uitbreiding van de functie van Privacy Officer (PO's 2fte). Met invulling van deze vacatures in het tweede kwartaal van 2021 is de staf afdeling van Duo+ - onderdeel informatieveiligheid - inmiddels uitgebreid. De PO's moeten zorgen voor verbinding tussen de Chief Information Security Officer (CISO), de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de lijn. BIO en AVG Door deze uitbreiding van het team informatieveiligheid bij Staf Duo+ is het bijvoorbeeld mogelijk om met een meer gerichte aanpak te werken aan de wettelijke verplichting met betrekking tot voorlichting over 'houding en gedrag' rondom informatieveiligheid van medewerkers en bestuurders. In de veranderende wereld van 'gijzelsoftware, hacking, phishing' en andere ICT informatie risico's zijn helaas ook al verschillende andere (gemeentelijke) overheidsinstellingen slachtoffer geworden. Aan het team de taak om dit risico te gaan beperken. Een voorbeeld van een dergelijke bewustwording onder medewerkers, bestuurders en ook raadsleden is een recentelijk in scène gezette eigen phishing actie. Het is de bedoeling om in overleg met de verschillende afdelingen/teams de resultaten hiervan in de werkoverleggen of weekstarts de komende tijd te gaan bespreken.

Mogelijk volgen ook andere onderwerpen uit het Informatieveiligheid beleid hierna. Interne communicatie en AVG In het kader van aanscherping van de regelgeving en bewaking hiervan is in de afgelopen periode diverse malen ingegrepen/bijgestuurd door de Functionaris Gegevensbescherming (FG) met betrekking tot de interne communicatie. Met name rondom de invoering van nieuwe corona maatregelen en interne enquêtes is het voor het personeel belangrijk dat de FG wordt geraadpleegd en dat dit ook op de juiste manier is afgestemd.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 22

4.1.4

Inkoopfunctie

Speerpunt

Kwetsbaarheid

Wat willen we bereiken?

Inkoopfunctie

Wat willen we ervoor doen?

De thema’s zoals duurzaam, circulair (de DUO-gemeenten hebben een inspanningsverplichting ondertekend t.a.v. circulair inkopen) en inkopen met social return gaan in toenemende mate een rol spelen bij de inkoopprocessen. Deze thema’s worden in 2021 verder uitgediept. Dit aan de hand van een beleidsnota die in 2020 geschreven. In deze nota is ook de regelgeving voor in koop en aanbesteding vastgelegd. Aan de hand van het ingezette beleid wordt ook de inkoopfunctie in de organisatie verder inrichting van de inkoopfunctie verder vorm gegeven. Ook is de verwachting dat in 2021 een contractbeheerssysteem ontwikkeld en geïmplementeerd is en dat er stappen gezet worden in de professionalisering van het contractmanagement.

Wat is de stand van zaken?

De nieuwe nota inkoop en aanbesteding is inmiddels binnen Duo+ en de gemeente OuderAmstel vastgesteld. De gemeenten Uithoorn en Diemen volgen nog. Ook wordt nog hard gewerkt aan de inkoophandboeken voor de processen en het maatschappelijk verantwoord. Deze handboeken worden met behulp van klankbordgroepen opgesteld en de verwachting is dat deze in de tweede helft van dit jaar definitief gemaakt kunnen worden.. Inmiddels is ook een projectleider inkopen aangesteld. Deze projectleider heeft onder andere als opdracht om aan de hand van de eerder gegeven adviezen een organisatievorm uit te werken voor de inkoopfunctie binnen de DUO-organisatie. De opdracht is echter breder. Aan de projectleider is ook de opdracht gegeven om een vorm van contractmanagement op te zetten, een spendanalyse inkoop op te maken, te fungeren als vraagbaak inkoop en aanbesteding voor de gehele DUO-organisatie en om de inkoopcontactgroepen om te vormen en aan te sturen. De opdracht moet eind van dit jaar afgerond zijn.

4.1.5

Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelijk harmoniseren administraties en de processen

Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelijk harmoniseren van administraties en de processen.

Wat willen we ervoor doen?

In 2021 worden alle processen verder gedigitaliseerd en waar mogelijk verder geharmoniseerd en gerobotiseerd. Dit blijft de komende jaren een continu proces voor alle teams in Duo+. Zaakgericht werken en archiveren is een wettelijke verplichting waar zowel Duo+ als de DUO-gemeenten aan dient te voldoen, die daar een belangrijke bijdrage levert.

Wat is de stand van zaken?

In het kader van Zaakgericht Werken (ZGW) is een programmatische aanpak gekozen. Daarin werkt Duo+ samen met de gemeentelijke organisaties aan de inbedding van ZGW in de werkprocessen en het verder ontsluiten van ondersteunende faciliteiten zoals de juiste automatisering en begeleiding op de werkplek. Voor wat betreft het robotiseren van processen zijn we afhankelijk van de mogelijkheden die de automatisering biedt. Vanuit de wens om deze ontwikkeling verder te ondersteunen worden de mogelijkheden die (nieuwe) software biedt op de voet gevolgd.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 23

4.2

Programma Bedrijfsvoering

4.2.1 Efficiencymaatregelen De taakstelling, die in de begroting vanaf de start van Duo+ opgenomen was, is in 2019 uit de begroting van Duo+ gehaald. Deze taakstelling bleek niet reëel te zijn. De taakstelling was niet goed onderbouwd. Daar kwam bij dat het aantal maatwerkaanvragen van de deelnemende gemeenten toenam mede waardoor het harmoniseren en uniformen van de processen binnen Duo+ steeds meer onder druk kwam te staan. Het is vanzelfsprekend dat Duo+ zich blijft inspannen om de nodige inverdieneffecten en/of efficiencyvoordelen te realiseren. In verband hiermee is in samenspraak met het bestuur van Duo+ een procesvoorstel opgesteld om op termijn te komen tot mogelijk nog meer efficiencyvoordelen en inverdieneffecten die inmiddels al gerealiseerd zijn. Om dat te bereiken worden vanaf 2022 jaarlijks de grote processen van ieder team doorgelicht. Tijdens deze doorlichting worden per proces de volgende mogelijkheden in kaart gebracht: 1. Mogelijkheden tot harmoniseren van het proces. 2. Mogelijkheden tot het uniformeren van het proces. 3. Mogelijkheden tot het digitaliseren van het proces. Per mogelijkheid zal worden nagegaan wat er al gerealiseerd is, wat er nog mogelijk is, hoe het gedaan kan worden en wat het oplevert. Alle acties die voortvloeien uit voorliggend voorstel worden uitgevoerd binnen de bestaande capaciteit van Duo+, dit vergt een tijdelijke investering.

Wanneer dit gedurende een korte periode toch niet passend blijkt, wordt gekeken naar ruimte binnen de DVO’s voor 2022 om tijdelijk in capaciteit te voorzien. Uitgangspunt is om dit te voorkomen, maar het kan voorkomen dat gedurende een korte periode extra middelen nodig zijn om de going-concernactiviteiten van Duo+ te blijven waarborgen. Het jaar 2020 is een heel bijzonder jaar geweest in verband met de Coronapandemie. In verband hiermee was het niet mogelijk om heel direct te sturen op efficiencyvoordelen of inverdieneffecten. Wel is binnen de begroting gekeken waar mogelijk incidentele ruimte zat om ontstane meerkosten op te vangen. Hierdoor was het bijvoorbeeld mogelijk om binnen de budgetten van de Staf de meerkosten van de accountantscontroles van de gemeenten op te vangen en gedeeltelijk de kosten voor het treffen van een voorziening van een personeelslid die in overleg een dienstbetrekking bij een andere gemeente heeft aanvaard. De medewerker krijgt vanuit Duo+, zoals afgesproken een suppletie op het salaris. De ruimte was ontstaan door tijdelijke vacatureruimte omdat personeel pas later aangetrokken kon worden dan voorgenomen was. Ook in 2021 zal vanzelfsprekend sprekend kritisch binnen de begroting van Duo+ gekeken worden waar mogelijk eventuele (incidentele) voordelen te behalen zijn.

Voor 2021 zijn de volgende voordelen behaald: • € 44.000 op de reiskosten woon- werkverkeer. • € 15.000 op de dienstreizen, die ingezet is voor de apparatuur voor videoconferenties. 4.2.2

Inclusief werkgeverschap

Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Inclusief werkgeverschap

Wat willen we ervoor doen?

Inclusief werkgeverschap staat voor gelijkwaardigheid en diversiteit. Wij geloven dat dit aan werknemers binnen de organisaties bijdraagt en ook voor dienstverlening die meer aansluit op de diverse behoeften van de inwoners, organisaties en bedrijven binnen onze gemeenten. Binnen de Quotumwet wordt van overheden gevraagd mensen met een arbeidsbeperking aan werk te helpen. De DUO-gemeenten spannen zich maximaal in om het aan hen gevraagde quotum in gezamenlijkheid met de Duo+ uitvoeringsorganisatie in te vullen.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 24

Speerpunt

Kwaliteit

Wat is de stand van zaken?

Het project inclusief werkgeverschap gaat over invulling geven aan inclusief werkgeverschap in de breedste zin. Hierbij is het voldoen aan de wettelijke verplichtingen onder de Wet banenafspraak een belangrijk onderdeel. In de eerste fase is daarom primair gekeken naar de Wet banenafspraak. In de tweede fase is de focus gaan liggen op het maken van een inventarisatie voor wat betreft de Wet banenafspraak en een oriëntatie op inclusief werkgeverschap. De laatste fase is inmiddels in gang gezet. Er is een plan van aanpak opgesteld om de gemaakte plannen uit te voeren en te implementeren. Een panel gaat aan de slag met een gezamenlijke visie op inclusief werkgeverschap. Hiervoor zijn recent de visie en ambities bij de verschillende DUO-werkgevers, het bestuur van Duo+ én de colleges opgehaald. De verwachting is, dat het panel hiermee in het vierde kwartaal* van 2021 een gedragen concept-visie ter besluitvorming kan aanbieden. De visie op inclusief werkgeverschap zal een onderdeel zijn van de gezamenlijke werkgeversvisie. (*Eerder is ingezet op het derde kwartaal, echter inmiddels lijkt het vierde kwartaal realistischer; de transitie van team P&O, het vertrek van de P&O partner en ziekte van de teamleider hebben allen impact op het inhoudelijk proces.)

In afwachting op deze visie (en daaruit afgeleid beleid), hebben de werkgevers aangegeven dat zij wél al hun huidige inspanningen als inclusieve werkgevers willen meten. Als startpunt hiervoor geldt een zogenaamde nulmeting. Deze nulmeting (Inclusiescan) wordt nu uitgevoerd tezamen met onderzoeksbureau AnalitiQs. De resultaten hiervan zullen na het zomerreces aan de organisaties worden gepresenteerd. Het voornemen is, om een dergelijk onderzoek eens in de twee jaar te herhalen. Voor de huidige meting/scan is additioneel budget gevraagd (niet eerder opgenomen in de begroting) van € 8.000. Duo+ zal de kosten volgens de verdeelsleutel bedrijfsvoering doorbelasten aan de andere organisaties. Intussen wordt er onverminderd ingezet op het invullen van onze verplichting onder de wet Banenafspraak. De werkgroep Banenafspraak heeft een hiervoor een DBR voorstel in voorbereiding, dat in het derde kwartaal ter besluitvorming wordt aangeboden.

4.2.3

Integrale dienstverlening afdeling bedrijfsvoering

Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Integrale dienstverlening afdeling Bedrijfsvoering

Wat willen we ervoor doen?

In 2020 heeft de afdeling Bedrijfsvoering zich gericht op het meer integraal vormgeven van haar dienstverlening. Hierdoor zijn aanpassingen doorgevoerd in het opdrachtgeveren opdrachtnemerschap. In 2021 wordt verder geïnvesteerd in het integraal werken van de medewerkers, het meer tactisch sturen op resultaat en de verbinding met de opdrachtgevers.

Wat is de stand van zaken?

Deze ontwikkeling loopt mee in het Programma Integrale Dienstverlening. Daarin is bepaald dat de bedrijfsvoering de basis is waarop alle dienstverlenende processen hun bodem vinden.

4.2.4

Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties

Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties

Wat willen we ervoor doen?

In 2020 vielen alle vier de organisaties onder verzwaard toezicht in het kader van IBT. Zaakgericht werken dient in 2021 volledig geborgd te zijn in de vier organisaties. Duo+ heeft hier een grote verantwoordelijkheid in kennisdeling, herindeling taken en werkprocessen om de archieven op orde te krijgen. Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en het is onze opdracht hier voldoende snel op in te spelen. In 2021 zorgen we dat het archiefbeheer steeds beter voldoet aan de eisen die daaraan vanuit toezicht worden gesteld.

Tweede voortgangsrapportage 2021

Pagina 25

Speerpunt

Kwaliteit

Wat is de stand van zaken?

Medio 2021 is in samenspraak met de gemeenten Diemen en Uithoorn het programma zaakgericht werken gestart onder leiding van een programmamanager. Deze heeft de opdracht om vier projecten aan te sturen dan wel te monitoren: 1. Wegwerken achterstanden archieven 2. De overgang van het huidige ZGW-systeem naar een nieuwe omgeving met andere look and feel 3. Het overbrengen van kennis en kunde om zaakgericht te kunnen werken 4. Het binnen de ambtelijke organisaties van Diemen en Uithoorn intensief begeleiden op de werkplek in het zaakgericht doen werken opdat er geen nieuwe achterstanden ontstaan.

4.2.5

Professionalisering ondersteuning Personeel en Organisatie

Speerpunt

Kwaliteit

Wat willen we bereiken?

Professionalisering ondersteuning personeel en organisatie

Wat willen we ervoor doen?

Het team P&O heeft in 2020 en 2021 een transitie ondergaan van ondersteuner naar dienstverlener voor integraal management. Dit door de vorming van adviesteams en een nadrukkelijke focus op vraagstukken gelet werkgeverschap en interne/externe arbeidsmarkt. De transitie leidt tot professionalisering gedurende 2021 en 2022.

Wat is de stand van zaken?

De medewerkers van het team zijn per 1 juni 2021 formeel geplaatst in de nieuwe teamstructuur. In het derde kwartaal van 2021 heeft een kick-off plaatsgevonden waarin de behoeften van het team om de transitie vorm en inhoud te kunnen geven centraal staan. Voor PenO is een transitieplan opgesteld om enerzijds de basis op orde te krijgen en anderzijds een doorontwikkeling te maken zodat de kwaliteit van de dienstverlening op het gewenste niveau komt. Onderdeel van dit plan betreft ook de aansturing van team PenO. Vanaf maart 2021 wordt PenO tijdelijk aangestuurd door de teamleider Communicatie en Juridische Zaken. Om de transitie te vervolmaken wordt op dit moment gewerkt aan een implementatieplan. Tegelijkertijd werken we vanaf 1 juni 2021 vanuit de structuur van twee adviesteams en een expertiseteam. Het implementatieplan moet PenO helpen om de transitie ook feitelijk te maken.

4.2.6 Doorontwikkeling Servicedesk voor interne vragen over bedrijfsvoering en monitoren interne dienstverlening Speerpunt