Technische vragen - Tweede voortgangsrapportage 2023 DUO+

Beantwoording technische vragen - Tweede voortgangsrapportage 2023 DUO+ Pagina

Partij

Portefeuillehouder:

5

D66

Boog

Governance, Portefeuillehouders 1) Vraag: Kunt u iets meer vertellen over de kaders en spelregels voor de PFO overleggen. 1) Gestart is met een nieuwe vorm van PF-houdersoverleg. Tot op heden waren deze overleggen per gemeenten. Nu zijn er twee tot drie keer per jaar ook overleggen met alle portefeuillehouders. Er is onderscheid gemaakt in overleggen over bedrijfsvoering, buurt en burger. Begin dit jaar zijn de kaders en spelregels vastgesteld voor deze overleggen en zijn er afspraken gemaakt over de onderwerpen die op de agenda komen van deze 'brede' portefeuillhoudersoverleggen. 2) Uiteraard is er ook informeel overleg. Vaak is dat tussen wethouders onderling. Naast het 2) Vraag: Wij nemen toch aan dat naast deze overleggen voldoende tussentijds informeel informele overleg is het de wens om ook structureel gezamenlijk overleg te voeren. overleg wordt gevoerd over actuele onderwerpen. Met name om deze op elkaar aan te kunnen laten sluiten en om meer efficiency te betrachten. 3) Een organisatie blijft zich altijd verder ontwikkelen. 3) Vraag: In opeenvolgende rapportages lezen we over verschuivingen in de organisatie. Klinkt alsof Duo+ nog verder zoekende is.

6

D66

Boog

2.1.3 Efficiëncymaatregelen Sinds 2022 worden jaarlijks een aantal grote processen doorgelicht, waarbij zoveel mogelijk aansluiting gezocht wordt bij bestaande actualisering van processen. 1) Vraag: rare zin, wat wordt hiermee nu echt bedoeld? Alle acties die voortvloeien uit voorliggend voorstel worden uitgevoerd binnen de bestaande capaciteit van Duo+, dit kost een tijdelijke investering. Alle acties die voortvloeien uit voorliggend voorstel worden uitgevoerd binnen de bestaande capaciteit van Duo+, dit kost een tijdelijke investering. 2) Vraag: Hoezo tijdelijke investering? Of bedoelt u incidentele investering en geen structurele?

6

6

D66

D66

Prins

Boog

Vraag

Datakwaliteit Vanaf 2023 gaan gemeenten niet alleen in het sociale domein, maar ook breder, aandacht besteden aan de kwaliteit van gegevens en sturing met behulp van data. Het doel voor 2023 is om een volgende stap te zetten in het verbeteren en versterken van de manier waarop gemeenten informatie gebruiken. 1) Vraag: Is de volgende stap nu gezet? Wij zitten al tegen einde 2023, dus wat is nu bereikt, wat is de voortgang?

Tractie, bpm en verduurzaming Inmiddels is de tractie van twee DUO-gemeenten overgezet naar Duo+. 1) Vraag: Wat wordt hier nu bedoeld met tractie en de zin? Wat wordt er nu overgezet? En welke gemeentes en waarom deze gemeentes? In de 2e helft van 2023 zal een analyse plaatsvinden van het voordeel. Als zich dit voordoet zal mogelijk voorgesteld worden … 2) Vraag: Is de analyse nu gedaan en wat stelt u voor?

Beantwoording

1) Wij kunnen ons voorstellen dat deze zin vragen oproept. Wat ermee bedoeld wordt is dat binnen de formatie van Duo+ geen rekening gehouden is met deze tussentijdse doorlichtingen. Dat is ook lastig omdat er steeds verschillende processen van verschillende teams doorgelicht worden.

2) Dit betekent dat de teams waar de doorlichting plaatsvindt tijdelijk capaciteit in moeten zetten voor de doorlichting.

1) Datagedreven sturing is nog steeds een actueelonderwerp en gaat zich de komende jaren verder ontwikkelen over alle DUO-organisaties. Gekozen is de datgedreven sturing programmatisch aan te pakken. Oftewel er is een aparte stuurgroep waarin de directies van de DUO-organisaties zijn vertegenwoordigd. Naast het oppaken van beleidsmatiege thema's is er aandacht voor de borging van datagedreven sturen binnen de DUO-organsiaties. In 2023 is in eerste instantie de sturing binnen het sociaal domein vorm te geven. Ook de datagedreven sturing bij dienstverlening staat voor 2023 nog op de agenda. Momenteel zijn we bezig met de data van telefonische dienstverlening.

1) Onder tractie worden de vervoersmiddelen / het wagenpark van Duo+ bedoeld. Het wagenpark wordt ingezet voor buurt en burger en heeft daarmee alleen betrekking op Uithoorn en OuderAmstel. 2) De analyse is gedaan en leidt er toe dat Duo+ vanaf 2024 over gaat tot het leasen van bedrijfswagens en deze niet meer koopt.

Beantwoording technische vragen - Tweede voortgangsrapportage 2023 DUO+ Pagina

Partij

7

D66

Portefeuillehouder: Prins

Vraag GEO-ontwikkelingen Het team I&A is ontstaan vanuit samenvoeging van de oude teams bij de drie gemeentes met de bijbehorende gedachte over de indeling van het team. Hierbij is ook het Geo en Gegevensmanagement cluster ondergebracht bij het team I&A. In toenemende mate blijkt dit geen goed werkende situatie te zijn. Er is te weinig sturing op het werk en de medewerkers hebben geen leidinggevende met wie zij hun werkzaamheden inhoudelijk goed kunnen bespreken. Daarom is, in combinatie met andere factoren zoals aanstaande pensionering en natuurlijk verloop, een andere oplossing nodig voor het uitvoeren van de Geo-taken voor de drie gemeentes. 1) Vraag: Dit klinkt als een slechte analyse en slechte voorbereiding voor het invoegen van de Geo en Gegevensmanagement cluster. Eens?

Beantwoording

1) Bij de start van Duo+ leek het opnemen van het cluster 'Geo en Gegevensmanagement' in het team I&A een logische keuze te zijn. Na verloop van tijd bleek dit onvoldoende te werken. Daar wordt nu op ingegrepen met het voornemen om de Geo taken onder te brengen bij de gemeente Amstelveen.

7

D66

Prins

In Q1 en Q2 van 2023 is verkend om de Geo-taken onder te brengen bij de gemeente Amstelveen. Om de samenwerking tussen Duo+ en de gemeente Amstelveen te verkennen is einde Q2 een pilot gestart voor een klein gedeelte van de Geo-taken waarbij de gemeente Amstelveen deze taken in beheer neemt. 1) Vraag: Waarom Amstelveen? Amstelveen maakt geen onderdeel uit van Duo+. Wat zijn 1) Bij de gemeente Amstelveen is al jaren de uitvoering van de basisadministratie WOZ ondergebracht in het samenwerkingsverband Gemeentebelastingen Amstelland. De Geo taken van hierbij mogelijkheden of uitdagingen of risico’s voor goede organisatie? Duo+ betreffen ook hoofdzakelijk het uitvoeren van de wettelijke taken van de basisadministraties BAG en BGT. Met de WOZ in gedachte zijn de gesprekken gestart met de gemeente Amstelveen over het mogelijk uitvoeren van de BAG en BGT. De gemeente Amstelveen heeft een apart Geo team van behoorlijke omvang waarin rollen ook kunnen waargenomen door collega's. Daarmee is de borging van het uitvoeren van de basisadministraties beter geborgd. 2) Zowel Duo+ als de gemeente Amstelveen wilden een pilot uitvoeren om ervaring op te doen met 2) Vraag: Aangenomen wordt dat de samenvoeging al heel vroeg dit jaar niet werkte omdat de samenwerking.

Deze pilot over een klein deel van de Geo werkzaamheden heeft de afgelopen in Q1 (en Q2) ook al verkend is om de Geo-taken bij Amstelveen onder te brengen. Eens? maanden naar tevredenheid gelopen en geeft veel vertrouwen om verder te gaan.

15

D66

Boog

Stand van zaken Waar mogelijk wordt structureel maatwerk omgezet naar vaste activiteiten die vertaald worden in de bijdrage d.m.v. een gewijzigd verdeelpercentage zodat dit geen financieel effect geeft. 1) Vraag: Wat een zin, wat wordt hier nu eigenlijk mee bedoeld? 2) Vraag: Geen financieel effect? Budget neutraal?

1) Bedoeld te zeggen is dat er zo min mogelijk maatwerk wordt geleverd. Maatwerk zorgt voor extra administratieve lasten. 2) Uitgangspunt is dat de verschuiving van maatwerk naar reguliere dienstverlening geen financieel effect oplevert (budgettair neutraal is).

Beantwoording technische vragen - Tweede voortgangsrapportage 2023 DUO+ Pagina

Partij

28

D66

Portefeuillehouder: Boog

D66

Boog

Vraag

Beantwoording

Datalekken In de eerste zeven maanden van 2023 zijn er voor de DUO-organisatie gezamenlijk 2 meldingen van veiligheidsincidenten geregistreerd en 15 datalekken. De 2 veiligheidsincidenten hebben zich binnen Duo+ voorgedaan. Daarnaast zijn er binnen Duo+ 8 datalekken geregistreerd, 6 in Diemen en 1 in Uithoorn. 1) Vraag: Spijtig om te horen. Kunt u iets zeggen over de oorzaak van de datalekken, omvang van zwaarte van de datalekken (zoals mogelijk privacy gevoelige gegevens) en de 1) De oorzaak van de datalekken is verschillend. Belangrijkste oorzaken zijn menselijke fouten. Te denken valt dan aan documenten zoals aktes, brieven en specificaties die persoonlijke gegevens herstelwerkzaamheden. bevatten en naar een verkeerd adres zijn gestuurd. In enkele gevallen komen de datalekken voort uit softwarefouten (autorisatie niet goed geregeld). Afhankelijk van de fout vragen we de leverancier de software aan te passen of hebben we zelf processen aangepast. Algemeen Laatste vraag: Helaas moet ik concluderen dat het document soms wollig is, onvoldoende toelichting geeft en dus vragen oproept. Vaak veel tekst en dit kan beknopter en concreter. Eens?

Wij zullen bij Duo+ aandacht vragen voor beknoptere en zakelijke toelichtingen. Lastig van de voortgangsrapportages is dat deze voor diverse doelgroepen is geschreven (management en directie, het bestuur Duo+ en de gemeenteraad). Ook geldt dat dit een document voor alle DUO-organisaties is. Zo staat er ook informatie over Buurt en Burger terwijl Diemen geen taken dienstverlening afneemt op die gebieden. We zijn in gesprek met Duo+ om meer op maat rapportages te krijgen, ook voor de gemeenteraden van de diverse gemeenten. Daarnaast zullen wij tijdens een bijpraatsessie in februari met u van gedachten wisselen hoe de informatievoorziening over de taken binnen Duo+ verbeterd kan worden.