Rapport - Verslag controle jaarrekening 2023

Verslag van de controle van de jaarrekening 2023 van Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland

juni 2024 616.000.23-V

Auditdienst ACAM

–

Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam (2e etage) – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam

–

Telefoon (020) 2549000

–

Email info@acam.amsterdam.nl

1

Inhoud

1 2

Aanbieding en samenvatting………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2023…………………………………………………………………………………………………………………… 4

Bijlage I Opdracht en reikwijdte………………………………………………………………………………………………………………………………………. 7 Bijlage II Tabel van fouten en onzekerheden Single Information Single Audit…………………………………………………………………………… 13

Auditdienst ACAM

–

Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam (2e etage) – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam

–

Telefoon (020) 2549000

–

Email info@acam.amsterdam.nl

2

1 Aanbieding en samenvatting Geacht bestuur, Hierbij ontvangt u het verslag van de controle van de jaarrekening over het jaar 2023 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland. Het veiligheidsbestuur heeft XX juni de definitieve jaarrekening over 2023 vastgesteld, die bij het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland is ingediend. Wij hebben bij deze jaarrekening een controleverklaring afgegeven. De tekst van de verklaring is opgenomen in bijlage I. In bijlage II vindt u informatie opgenomen over onze opdracht en de reikwijdte hiervan. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben ingelicht en zijn graag bereid de inhoud nader toe te lichten. Amsterdam, juni 2024

Origineel getekend door: T.J.J.M. Veerman RA Auditdienst ACAM

Auditdienst ACAM

–

Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam (2e etage) – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam

–

Telefoon (020) 2549000

–

Email info@acam.amsterdam.nl

3

2 Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2023 Controleverklaring Wij hebben bij de jaarrekening 2023 van de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland een controleverklaring afgegeven met een goedkeurend oordeel voor getrouwheid. De jaarrekening is getrouw Een goedkeurend oordeel voor getrouwheid betekent dat de jaarrekening 2023 een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2023 als van de activa en passiva per 31 december 2023 in overeenstemming met het Besluit begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Overzicht van fouten en onzekerheden Onderstaande tabel geeft het overzicht van de ongecorrigeerde fouten en onzekerheden weer.

Fouten Onzekerheden

Getrouwheid € 0,8 miljoen (zie classificatie van de voorraad €0

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam (2e etage) – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

4

2 Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2023 In de SiSa bijlage komen geen fouten en/of onzekerheden voor De SiSa-bijlage is in de jaarrekening Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland 2023, opgenomen als bijlage in paragraaf 13.1. Er zijn geen fouten en/of onzekerheden te rapporteren die aan het door het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden”(BADO) gestelde criterium voldoen. In bijlage III van dit verslag is de tabel fouten en onzekerheden opgenomen. Rechtmatigheid inkopen en aanbesteden Over boekjaar 2022 hebben wij een rechtmatigheidsfout gerapporteerd van 2,3 miljoen. Het totaal van fouten kwam daarbij boven de grens van 1% (van de totale lasten en toevoegingen aan reserves) en hierom hebben wij over boekjaar 2022 een oordeel met beperking afgegeven voor de rechtmatigheid. Met ingang van 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd en legt de Veiligheidsregio zelf verantwoording af over het rechtmatig handelen over het boekjaar. Met ingang van 2023 geeft de accountant alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Zoals opgenomen in het jaarverslag (hoofdstuk 12) is er een totaal van onrechtmatigheden gerapporteerd van 2,85 miljoen. Er is dus een stijging van de totale onrechtmatigheid in 2023.

Zoals ook opgenomen in paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag (hoofdstuk 8.2) is dit hoger dan de grens en is nog steeds aandacht en actie vereist op het gebied van Europese Aanbestedingen.

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam (2e etage) – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

5

2 Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2023 Aandacht op IT-componenten is vereist Bevinding: Bij onze werkzaamheden hebben wij geconstateerd dat bij de inrichting van business central veel gebruikers (150) zijn met de rol Super. Deze rol heeft alle machtigingen in de applicatie. Op de acties van deze gebruikers vindt geen beoordeling plaats. Risico: Het risico bestaat dat er ongeautoriseerde mutaties worden doorgevoerd in de applicatie. Daarbij voldoet de organisatie niet aan de vereisten van de BIO doordat er geen monitoring plaats vindt op de acties van de super users. Advies: Gezien de omvang van de organisatie is het mogelijk om voldoende functiescheiding in te bouwen in de organisatie om te voorkomen dat en ongewenste mutaties worden doorgevoerd in de organisatie. Tevens adviseren wij om het aantal superusers te beperken tot het minimale benodigde aantal. Wij adviseren om de huidige lijst met gebruikers grondig te analyseren en beoordelen en de gebruikers een rol te geven die passend is bij zijn of haar functie. Daarbij rekening houdend met scheiding tussen de functies die niet aan dezelfde functionaris mogen worden toegewezen Inrichting VIC Bevinding: De afgelopen jaren zijn er in het kader van de beheersing van de processen verschillende interne controles uitgevoerd. Bij de controle over 2023 zijn deze controles niet uitgevoerd.

Risico: Door het ontbreken van de interne controles is het mogelijk dat de organisatie ongewenst (financiële) risico’s loopt of dat mogelijke gemaakte fouten laat of niet worden ontdekt. Advies: Wij hebben vernomen dat begin 2024 de interne controles zijn herschreven. Wij adviseren om deze controles onderdeel te maken van de processen en periodiek uit te voeren en te evalueren

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam (2e etage) – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

6

2 Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2023 Activaregistratie verdiend aandacht Bevinding: De afgelopen jaren vragen wij in ons verslag aandacht voor de registratie van de activa. Ook in 2023 hebben wij geconstateerd dat desinvesteringen niet adequaat worden verwerkt in de financiële administratie. Er hebben gedurende het jaar desinvesteringen plaats gevonden maar deze staan nog steeds in de activaregistratie. Daarnaast is met de overgang naar business central niet in elk geval mogelijk om de huidige registraties te koppelen aan een fysieke activa. Zo zijn er bijvoorbeeld voertuigen die wisselen tussen kazernes maar op basis van de initiële omschrijving is het niet duidelijk welk voertuig bij welke activa hoort. Risico: Op het moment dat er activa met een boekwaarde wordt gedesinvesteerd is het bijna onmogelijk om het juiste activum af te boeken. Daarnaast ontstaat het risico dat de huidige activa niet bestaat omdat deze in het verleden al is verkocht of stuk is gegaan. Ook in het geval van een verzekeringskwestie is het op dit moment niet mogelijk de boekwaarde van een actief te overleggen. Advies: Wij adviseren om de huidige activalijst grondig te analyseren. Welke activa staat waar en met welke waarde? Daarnaast adviseren wij de activaregistratie op te nemen bij het proces van de desinvesteringen.

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam (2e etage) – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

7

2 Uitkomsten jaarrekeningcontrole 2023 Classificatie van de voorraad Bevinding: per ultimo 2023 staat er voor ruim 8 ton aan voorraad opgenomen. Op basis van het BBV classificeert dit zich niet als voorraad maar als gebruiksgoederen en mogelijk materiële vaste activa. Het is begrijpelijk dat dit voor de bedrijfsprocessen als voorraad wordt beschouwd. Tevens hebben wij geconstateerd dat er veel “oude goederen” aanwezig zijn op de voorraad voorbeelden hiervan zijn de sokken, handpompjes en tyfek overalls. Risico: Door deze goederen te classificeren als voorraad voldoe je niet aan het BBV. Door het hanteren van een waarde bij de oude voorraad worden kosten feitelijk naar een later moment geschoven en ontstaat er in de jaarrekening een grote post in de jaarrekening waar mogelijk in de toekomst geen dekking voor is. Advies: Wij adviseren om de huidige voorraad te analyseren en daarbij een plan op te stellen om deze administratief juist te verwerken. Dit zal enerzijds op de overige goederen en diensten (sokken en handpompjes) zijn en anderzijds materiële vaste activa voor bijvoorbeeld de uitrukkleding en auto-onderdelen. De onderdelen in de materiële vaste activa zullen dan conform de WAAVA worden afgeschreven en worden opgenomen in de kapitaallasten

Auditdienst ACAM – Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam (2e etage) – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam – Telefoon (020) 2549000 – Email info@acam.amsterdam.nl

8

Bijlage I Opdracht en reikwijdte Controleverklaring De tekst van de controleverklaring zal worden opgenomen in de definitieve versie van het accountantsverslag. Op basis van de huidige versie van de jaarrekening (versie 2.3) zijn wij voornemens een goedkeurende verklaring af te geven. Dit is onder voorbehoud van vaststelling door het bestuur, L.O.R. en positieve uitkomst van de interne kwaliteitsbeoordeling op ons controledossier.

Auditdienst ACAM

–

Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam (2e etage) – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam

–

Telefoon (020) 2549000

–

Email info@acam.amsterdam.nl

9

Bijlage II Tabel fouten en onzekerheden Single Information Single Audit

Berichtgeverinformatie Vul hieronder de informatie in waarop de tabel/het rapport van bevindingen betrekking heeft. Type overheidslaag: Gemeenschappelijke regeling Naam berichtgever: Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland Berichtgevercode¹ 50636 Rapportage-periode: 2023

13

Vindplaats: Deze tabel is in het rapport van bevindingen van de accountant te vinden op pagina:

Fouten en onzekerheden 2020 Nr

Financiële omvang in euro's

Specifieke uitkering of overig Fout of onzekerheid

A2 A18

Auditdienst ACAM

Toelichting fout/onzekerheid

Brede DoelUitkering Rampenbestrijding (BDUR) Bekostiging eerste opvang ontheemden Oekraïne door Veiligheidsregio’s

–

Oudezijds Voorburgwal 300, 1012 GL Amsterdam (2e etage) – Postbus 1078, 1000 BB Amsterdam

–

Telefoon (020) 2549000

–

Email info@acam.amsterdam.nl

10