Raadsvoorstel Vaststellen profiel en positionering functie griffier Diemen.docx

Raadsvoordracht

Onderwerp: Vaststellen profiel en positionering functie griffier in Diemen Datum: (concept) 21 juni 2022 (raadsbehandeling 14 juli 2022) Portefeuillehouder: E. Boog Afdeling: Griffie / P&O Steller: Evert Bunt / Suzanne Abidi-Van den Wittenboer

Gevraagde beslissing 1. Vaststellen profiel en positionering van de functie griffier in Diemen 2. Werkgeverscommissie de opdracht te geven met interim-griffier en P&O de werving en selectie voor te bereiden en uit te rollen

Relevante achtergrondinformatie Voorgeschiedenis Diemen had altijd een beperkte invulling van de griffie (griffier en administratieve ondersteuner), behoefte van de raad in de loop der jaren veranderd, meer inhoudelijke beleidsvelden vragen om een raadsbesluit, meer behoefte aan strategisch advies en versterken van de agenderende en signalerende functie van de raad. Zie ook de landelijke trend: verdere professionalisering en kwalitatieve ondersteuning in lijn is met/nodig is voor de veranderende behoefte van de raad. Concrete aanleiding Het vertrek van de vorige vaste griffier, en de veranderende behoefte van de raad , zijn de aanleiding geweest om de om de functie van griffier en de rol van de griffie tegen het licht te houden. Het afwegingsproces dat de griffie in Diemen heeft doorlopen met de werkgeverscommissie leidde tot de unanieme wens van de raad om de griffie van Diemen te versterken en uit te breiden. De griffier krijgt daarbij een duidelijke rol in het versterken van de lokale democratie door: - De kwaliteit van besluitvormingsprocessen te verhogen; - De raad te begeleiden bij het maken van heldere beleidskeuzes en het controleren van de -

uitvoering door het college van raadsbesluiten en taken vanuit het Rijk; De raad, samen met de nieuw aan te stellen raadsadviseur, te ondersteunen bij haar verbindende rol met de inwoners van Diemen.

Doordat er meer inhoudelijke beleidsvelden zijn heeft de raad ook meer behoefte om op strategisch niveau te sparren en geadviseerd te worden. Dit vraagt om een uitbreiding van de griffie op strategisch niveau. De eerste stap was het herpositioneren van de griffier binnen de lokale democratie. Daar is gebruik gemaakt van het werk dat Nederlandse Vereniging voor Raadsleden heeft voorbereid voor alle raden in Nederland. Deze door alle leden van de NVRR vastgestelde notitie is een uitgebreide schets waarbij niet alleen de competenties, gewenste kennis en vaardigheden en resultaatgebieden van de griffier inzichtelijk worden gebracht, maar gaat verder en positioneert de functie van griffier ook binnen de lokale democratie. Het profiel van de nieuwe Diemense griffier is hierop gebaseerd.

1

Een tweede stap is het herinrichten van de griffie en het uitbreiden van de griffie met een raadsadviseur. Deze raadsadviseur zal zich vooral richten op de externe rol van de gemeenteraad, participatie en communicatie. Voor deze functie is reeds een concept-profiel opgesteld, maar het definitieve profiel zal later worden vastgesteld. Dit wordt meegenomen in de voorstellen voor de begroting van 2023. In de Kadernota is dit al aangekondigd, al is de benodigde formatie toen nog ingeschaald op schaal 9. Het is aan de nieuwe griffier om, in samenwerking met P&O, het profiel vast te laten stellen door de raad en eind 2022 de werving op te starten. Wel is het van belang om al eerder als werkgeverscommissie het profiel van de raadsadviseur vast te stellen, zodat we al in het najaar voorbereidingen kunnen treffen voor de werving en selectie.

Toelichting Inhoud van de voordracht Op basis van bovenstaande, stelt de werkgeverscommissie voor aan te sluiten bij het door de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden (NVRR) opgestelde profiel voor de functie van griffier. De werkgeverscommissie krijgt de opdracht om samen met de interim-griffier en P&O te komen tot een planning voor de werving en selectie van de nieuwe griffier, en het opstellen van een vacaturetekst op basis van het vastgestelde profiel. Streven is om na het raadsbesluit nog vóór het zomerreces de vacature uit te zetten zodat we vóór eind van het jaar een nieuwe griffier hebben aangenomen. De nieuwe griffier krijgt ook een rol bij de aanstelling van een raadsadviseur. Argumenten en keuzemogelijkheden Met dit profiel en de uitbreiding van de griffie kiest Diemen voor een professionele ondersteuning van de raadsleden, de fractievoorzitters, de auditcommissie, het presidium, de vertrouwenscommissie en adviescommissies. Met als doel het versterken van de lokale democratie door gezamenlijk de verschillende posities vorm te geven op basis van gelijkwaardigheid. Diemen kiest met dit profiel voor de griffier voor een proactieve ondersteuning door een bekwame, kwalitatieve griffier.

Met dit profiel kiest Diemen voor een griffier die op voet van gelijkwaardigheid kan functioneren namens de gemeenteraad in de lokale driehoek met burgemeester en gemeentesecretaris en daardoor kan bijdragen aan effectieve en efficiënte ondersteuning. Aan de hand van het nieuwe profiel wordt door P&O (HR21 gecertificeerd) een indicatieve waardering afgegeven. Deze kan hoger zijn dan de huidige salarisschaal. De indicatieve waardering wordt na een jaar “werken in de praktijk” opnieuw getoetst en definitief gewaardeerd.

Gevolgen en risico’s Financieel De functie van griffier in Diemen is in het verleden ingeschaald in schaal 12. De functie is nog niet meegenomen in de nieuwe inpassing van HR21. Met het oog op een snelle opstart van de werving en selectie, stellen we voor de functie eerst indicatief in te schalen. In vergelijkbare (omliggende) gemeenten is de functie van griffier gewaardeerd in schaal 13. Het is mogelijk dat de indicatieve waardering van de griffiersfunctie in Diemen uit gaat komen op schaal 13. Er moet daarom rekening gehouden worden met een mogelijke verhoging van het begrote formatiebudget. Daarnaast zal de gemeente zowel voor de weging van de functie als voor de werving, gebruik moeten maken van een gespecialiseerd bureau. De kosten voor de weging zijn ongeveer € 4.000,- exclusief BTW . Dat is inclusief een benchmark onderzoek binnen Duo+ en bij een aantal gemeenten. Om de kosten voor de werving te bepalen moeten diverse offertes opgevraagd worden. Voor de werving & selectie en begeleiding van het proces zal de werkgeverscommissie werken met een ingehuurd bureau. De kosten hiervoor zijn ongeveer 20.000 euro. Juridisch

Een indicatieve inschaling in schaal 13 brengt verplichtingen met zich mee; iemand die is aangenomen in een hogere indicatieve inschaling die na functiewaardering lager wordt ingeschaald, houdt recht op zijn eerdere arbeidsvoorwaarden. Een veilige keuze is de inschaling te houden in schaal 12 en eventueel in de vacaturetekst mogelijkheden schetsen iemand een arbeidsmarkttoelage te bieden. Duurzaamheid Nvt Andere risico’s •

•

•

Nu het profiel niet vaststellen, betekent dat werving en selectie pas na de zomer opstart. Er verschenen de afgelopen maanden tientallen openstaande vacatures voor (plv.) griffiers. Gemiddeld genomen duurt het twee tot drie maanden voordat een vacature succesvol wordt ingevuld. Naast dit vastgestelde profiel dienen we als werkgeverscommissie nog verder door te praten over zaken als specifieke opdracht / opgaven voor de griffier in Diemen de komende jaren, gewenste ervaring versus talent / ontwikkeling, en eventuele ondersteuning bij het vinden van geschikte kandidaten. Dit profiel voor de griffier is besproken in een bredere context om de griffie ook qua formatie uit te breiden. Deze uitbreiding wordt voorgesteld in de nieuwe begroting, maar het is nog aan de raad om dit voorstel met alle andere wensen af te wegen. Er is een risico dat deze formatie-uitbreiding niet wordt gehonoreerd.

Wat merkt de burger van de te nemen beslissing? Dat we gaan toewerken naar een griffier in vaste dienst die de raad goed ondersteunt, in goede samenwerking met een nieuwe raadsadviseur, waardoor de raad beter haar werk kan doen waarbij er een helder aanspreekpunt is voor bewoners en hen de mogelijkheid te geven hun mening te geven, en er meer aandacht is voor communicatie vanuit het orgaan raad.

Opmerkingen over de uitvoering Communicatie Op de website en via andere kanalen zullen we kenbaar maken dat de raad van Diemen een nieuwe griffier zoekt. Participatie nvt Projectmatig Aan de hand van het nieuwe profiel hebben we een indicatieve waardering afgegeven. Die indicatieve waardering wordt dan na een jaar “werken in de praktijk” opnieuw getoetst en dan tot een definitieve waardering gekomen. Evaluatie Na 2 jaar evalueert de werkgeverscommissie het model, mede aan de hand van het jaarlijks geactualiseerde jaarwerkplan van de griffie.

Bijlagen Bijlage 1: Profiel griffier Bijlage 2: Profiel raadsadviseur (concept)

3

Raadsbesluit

Onderwerp:

Vaststellen profiel en positionering functie griffier in Diemen

De gemeenteraad van Diemen in vergadering bijeen, Gelet op de voordracht van de werkgeverscommissie d.d. 23 juni 2022

De ontwikkelingen binnen het werkveld van de griffier (o.a. behoefte van de raad) maken het nodig om opnieuw naar het functieprofiel van de griffier te kijken. Door de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden is een algemeen profiel opgesteld dat aansluit bij de ontwikkelingen en behoefte van de gemeente Diemen. Deze vormt de basis voor het profiel van de griffier van Diemen.

Besluit 1. Vaststellen profiel en positionering van de functie griffier in Diemen 2. Werkgeverscommissie de opdracht te geven met interim-griffier en P&O de werving en selectie voor te bereiden en uit te rollen Aldus besloten tijdens de gemeenteraadsvergadering van 14 juli 2022, De voorzitter,

De griffier,