Raadsvoordracht verordening auditcommissie 2023.docx

Raadsvoordracht

Onderwerp:

Nieuwe Verordening auditcommissie gemeente Diemen 2023

Datum:

25 april 2023

Portefeuillehouder:

Presidium

Steller:

W. van Zanen

Gevraagde beslissing Vaststellen Verordening op de auditcommissie 2023

Relevante achtergrondinformatie Voorgeschiedenis De huidige verordening op de auditcommissie dateert van 2007 en dient te worden geactualiseerd. Het betreft een aantal nieuwe voorstellen en het vastleggen van de gegroeide praktijk. Concrete aanleiding De auditcommissie heeft zich de afgelopen tijd georiënteerd op de taakopvatting en de financieeltechnische adviesrol richting de raad. Doel van de wijziging van de verordening is met name de rol van de commissie te verstevigen bij de ontwikkeling en versterking van het instrumentarium van de raad op het terrein van planning & control in brede zin. Hierbij ziet de auditcommissie voor zichzelf meer een procedurele dan een inhoudelijke rol. Bij een procedurele behandeling gaat het meer om de vraag of alle onderwerpen die de raad (via de auditcommissie) als aandachtspunt heeft gevraagd, zijn getoetst en gerapporteerd, of alles overeenkomstig de planning en gemaakte afspraken is gebeurd en of de verslaglegging ten behoeve van de raad de relevante informatie bevat die de raad nodig heeft om te kunnen sturen. Daarnaast is het voor de auditcommissie van belang om te monitoren of aanbevelingen van de accountant worden opgevolgd.

Toelichting Inhoud van de voordracht De nieuwe verordening is vereenvoudigd. De tekst is beknopter en toegankelijker opgesteld. De auditcommissie laat onverlet de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de raad. De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant, stelt de verordeningen vast, stelt de begroting en de jaarrekening vast. De raad kan de bevoegdheden en verantwoordelijkheden in het kader van de controlerende functie niet overdragen aan de auditcommissie. Wel kunnen aan de auditcommissie bepaalde taken worden gemandateerd. In de verordening blijft de voorbereiding van de selectie en de aansturing van de accountant vanuit de gemeenteraad bij de auditcommissie neergelegd. De auditcommissie houdt toezicht op de accountant en bewaakt dat duidelijkheid bestaat over de onafhankelijkheid van de accountant. In dat kader is bepaald dat verzoeken tot bijzondere advies en/of onderzoeksopdrachten van het college en/of management eerst ter goedkeuring worden voorgelegd aan de auditcommissie. De taken van de auditcommissie zijn beschreven in de Verordening op de auditcommissie, die dateert van 2007. In de loop der jaren is het takenpakket uitgebreid en versterkt.

Het gaat daarbij om de volgende taken: - het meegeven van bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de gemeenteraad waarover de accountant in zijn verslag over rapporteert; - het voeren van overleg en advies uitbrengen aan de raad over de interim-controle (en daarmee toezien op de kwaliteit van de interne beheersing en controle); - het overleggen en adviseren over de vaststelling, uitwerking en naleving door het college van de Financiële Verordening. In de Financiële Verordening zijn onder meer bepalingen opgenomen over de

inrichting van de begroting en jaarstukken en dit heeft een directe link met de werkzaamheden van de auditcommissie. Door de uitwerking en naleving te monitoren kan de auditcommissie ook constateren of de Financiële Verordening op onderdelen zou moeten worden aangepast en de raad hierover adviseren. Vooruitlopend op de nieuwe Verordening op de rekenkamer is een klankbordgroep rekenkamer ingesteld. Die klankbordgroep kan, anders dan de auditcommissie tot nu toe, de directeur van de rekenkamer advies geven over de prioritering van onderwerpen op de zogenoemde groslijst met uitleg over die politieke relevantie, de aanpak van de diverse onderzoeken en de wijze van presenteren aan de raad. In de auditcommissie blijft dan slechts de afstemming bestaan tussen onderzoeken die de rekenkamer, de accountant en het college in zgn. artikel 213a onderzoeken in een kalenderjaar wensen uit te voeren. Argumenten en keuzemogelijkheden Met de aanpassing van de huidige verordening wordt een aantal concrete veranderingen doorgevoerd die leiden tot een takenpakket dat de auditcommissie in staat stelt de raad zo optimaal mogelijk in positie te brengen. Hierbij geldt het uitgangspunt dat de AC de raad adviseert op neutrale wijze, zonder partijpolitieke standpunten in te nemen.

Gevolgen en risico’s Financieel De nieuwe verordening heeft geen financiële consequenties. Juridisch Conform het bepaalde in artikel 84 van de Gemeentewet regelt de raad de taken, de bevoegdheden, de samenstelling en de werkwijze van de auditcommissie.

Opmerkingen over de uitvoering Communicatie De verordening wordt op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt. Participatie De auditcommissie adviseert de raad, de raad neemt in een openbare vergadering besluiten die betrekking hebben op het werk van de auditcommissie. Hiermee is de auditcommissie een interne regeling van de gemeenteraad. Om die reden is geen open participatie voorzien.

Bijlagen Bijlage 1: Verordening op de auditcommissie 2023; Bijlage 2: Verordening op de auditcommissie 2007. Presidium gemeenteraad van de gemeente Diemen, de griffier,

voorzitter,

W. van Zanen

H. van ‘t Riet

Raadsbesluit

Onderwerp:

Nieuwe Verordening auditcommissie gemeente Diemen 2023

De gemeenteraad van Diemen in vergadering bijeen, Gelet op de voordracht van het presidium d.d. 25 april 2023, Gelet op artikel 84 Gemeentewet,

Besluit Vast te stellen de Verordening op de auditcommissie 2023.

Aldus besloten tijdens de gemeenteraadsvergadering van 1 juni 2023 De voorzitter,

De griffier,