Raadsvoordracht en -besluit Jaarstukken 2024 Duo+

Raadsvoordracht

Onderwerp:

Jaarstukken 2024 Duo+

Datum:

3 juni 2025

Steller:

K. Deutekom

Portefeuillehouder:

E. Boog en J. Prins

Gevraagde beslissing 1. Kennis te nemen van de Jaarstukken 2024 van Duo+ en geen zienswijze in te dienen; 2. Het financiële effect (terugbetaling aan Diemen van € 230.000) verwerken in de 3de kwartaalbrief 2025.

Relevante achtergrondinformatie Voorgeschiedenis Met de jaarstukken 2024 legt het Duo+ bestuur verantwoording af over de uitvoering van de taken vanuit de DUO-gemeenten en de daarmee verbonden financiën van het afgelopen jaar. Het referentiekader voor de verantwoording is de vastgestelde Begroting 2024, inclusief de wijzigingen gedurende het jaar. Concrete aanleiding Totaal heeft Duo+ in 2024 een rekeningoverschot van € 1,5 miljoen. Diemen participeert alleen in de samenwerking op het gebied van Bedrijfsvoering en het Stafbureau. Bedrijfsvoering en het Stafbureau sluiten met een overschot van € 1 miljoen. Voorstel is € 395.000 te reserveren (over te hevelen) naar 2025 en het restant te verrekenen met de gemeenten. Voor Diemen is dit € 230.000. Rechtmatigheid Vanaf 2023 legt de algemeen directeur verantwoording over de rechtmatigheid af. De accountant oordeelt of deze verantwoording getrouw is. De algemeen directeur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten niet binnen de daarvoor gestelde grens rechtmatig tot stand zijn gekomen. In de jaarstukken is een toelichting opgenomen hoe de onrechtmatigheden zijn ontstaan en welke beheersmaatregelen zijn genomen. De oorzaak betreft hoofdzakelijk onrechtmatige inhuuraanbestedingen.

Goedkeurende accountantsverklaring De accountant geeft aan dat de jaarstukken een getrouw beeld geven en heeft een goedkeurende verklaring afgegeven.

Inhoud en onderbouwing Beslispunt 1:

Kennis te nemen van de Jaarstukken 2024 van Duo+ en geen zienswijze in te dienen;

Argumenten en keuzemogelijkheden per beslispunt Diemen neemt alleen de dienstverlening af van bedrijfsvoering (I&A, P&O, JZ, Financiën, post en archief) en het Stafbureau (informatieveiligheid, interne controle en inkoop). Onderstaand een korte toelichting op het ontstaan van de verschillen bij Bedrijfsvoering en het Stafbureau. Daarna volgt een korte opsomming (samenvatting) met de meest benoemenswaardige resultaten op het gebied van de dienstverlening van Bedrijfsvoering en het Stafbureau. Verschillenanalyse • Bedrijfsvoering (overschot € 848.000) ➢ De beschikbaar gestelde middelen voor indexering van de automatiseringsbudgetten zijn voor een belangrijk deel (€ 435.000) niet nodig geweest, de leveranciers hebben de verhogingen nog maar minimaal doorberekend;

1

➢ Lagere salarislasten en inhuur derden bij het team Juridische Zaken (€ 180.000) en Interne Dienstverlening (€ 140.000). Hiervoor geldt dat het moeilijk is geweest om vacatures in te vullen; ➢ Door het ontbreken van een programmamanager was er vertraging in het programma “Informatiehuishouding op orde”. Gevolg is dat er ook lagere kosten waren (€ 150.000); ➢ Voor het treffen van een vaststellingsovereenkomst met een medewerker en het reserveren voor verlofsparen waren er hogere lasten (-/- € 96.000). Vanaf 2022 is in de CAO bepaald, dat medewerkers bovenwettelijke vakantie-uren mogen sparen. Hier was in de begroting (nog) geen rekening mee gehouden; ➢ Er waren hogere inkomsten (€ 39.000) als gevolg van UWV-vergoedingen. • Stafbureau (overschot € 153.000) ➢ Binnen de Staf waren er voor de uitvoering van de verbijzonderde controle lagere lasten (€ 70.000). Er was vacatureruimte en het was lastig geschikte inhuur te vinden; ➢ Zoals gemeld in de 2e voortgangsrapportage werden er hogere opleidingskosten verwacht in verband met een managementtraining (-/- € 47.000); ➢ Er waren hogere inkomsten als gevolg van UWV-vergoedingen (€ 46.000) en hogere rentebaten (€ 84.000).

Behaalde resultaten: • Bedrijfsvoering ✓ Voor de geprioriteerde speerpunten uit het informatiebeleidsplan - datagedreven werken, digitaal (samen)werken en informatiehuishouding - is een groot aantal verschillende activiteiten opgestart, zowel binnen de 'going concern' als in specifieke (pilot)projecten. Bijvoorbeeld rondom zaakgericht werken (enerzijds doorontwikkeling van het huidige zaaksysteem Rx.Enterprise, maar ook een gezamenlijke marktverkenning) verschillende dashboards zoals voor jeugdhulp, participatie, WMO, inburgering, duurzaamheid, ondermijning en woningvoorraad; ✓ De DUO-academie is gestart met de uitrol van een pilot binnen een aantal teams. Na een evaluatie is de DUO academie voor alle collega's beschikbaar gesteld. Inmiddels maakt de helft van het vaste personeel gebruik van de academie. ✓ Het platform met eigen werken-bij website is inmiddels geïmplementeerd en wordt naar tevredenheid gebruikt. Het platform zal in 2025 verder ontwikkeld worden, waarbij ingezet wordt op extra functionaliteiten die de werving en selectie nog meer ondersteunen en het gebruikersgemak optimaliseren. Het vinden van goed personeel blijft een uitdaging. Een goede website en recruitment zijn hierin essentieel. • Stafbureau ✓ In 2024 hebben meerdere bijeenkomsten plaatsgevonden. De eerste stond in het teken van wensen en behoeften ten aanzien van de huidige situatie en mogelijke scenario’s.

Hierna zijn vijf mogelijke scenario’s nader uitgewerkt met onder andere voor en nadelen, randvoorwaarden en kosten. In de tweede bijeenkomst is de uitwerking van de scenario’s besproken en is een voorkeur uitgesproken voor twee scenario’s: een eigen inkoopafdeling met externe flexibele schil of eigen inkoopafdeling met externe flexibele schil waar Stichting RIJK deel van uitmaakt. Vervolgens hebben de gemeentesecretarissen Stichting RIJK gesproken over de deelname van Duo+ en uittreding van de gemeenten. Naar verwachting worden in januari 2025 de statuten van Stichting RIJK gewijzigd waardoor het mogelijk wordt dat een Gemeenschappelijke Regeling (GR) toetreedt. Daarbij is Stichting RIJK aan zet om in het algemeen bestuur afspraken te maken over de toetreding van Duo+ in combinatie met de uittreding van de gemeenten. Dit wijkt af van de standaardafspraken als een gemeente definitief uittreedt. Deze opgave loopt daarom door in 2025; ✓ De nieuwe Europese wet, de Network and Information Systems Security Directive (NIS2), geldt sinds oktober 2024 voor alle gemeenten. Deze Europese wet wordt nog in detail voor de Nederlandse wet uitgewerkt. De verwachting is dat deze uitwerking er eind 2025 zal komen. Ter voorbereiding is op hoofdlijnen gewerkt aan de implementatie; Kanttekeningen en/of risico per beslispunt Duo+ sluit de jaarrekening 2024 af met een voordelig rekeningresultaat.

Het positieve resultaat is voornamelijk ontstaan door voordelen binnen Bedrijfsvoering en de Staf. Dit is te verklaren door vacatureruimte van bestaande activiteiten maar ook de invulling van nieuwe activiteiten. Hierbij is het niet in alle gevallen mogelijk geweest om (tijdig) medewerkers, met de juiste competenties, te vinden en/of in te huren. Daartoe zijn, waar het kon, keuzes gemaakt die voornamelijk ten koste gingen van de ondersteuning van de eigen interne organisatie en zo min mogelijk ten koste van de dienstverlening van de DUO-gemeenten. In het directieberaad (Directeur Duo+ en gemeentesecretarissen) en het opdrachtgevers-opdrachtnemersoverleg zijn deze keuzes afgestemd.

2

De krappe arbeidsmarkt is net als bij de gemeenten een risico voor de dienstverlening en realisatie van voorgenomen ambities. Beslispunt 2:

Het financiële effect (terugbetaling aan Diemen van € 230.000) verwerken in de 3e kwartaalbrief 2025; Argumenten en keuzemogelijkheden per beslispunt Conform bestaande handelswijze verwerken we de financiële effecten van de jaarstukken in de 3e kwartaalbrief. De terugbetaling komt ten gunste van het verwachte rekeningsaldo 2025. Kanttekeningen en/of risico per beslispunt Dit jaar sluit de jaarrekening van Duo+ af met een positief saldo. Het positieve resultaat is voornamelijk ontstaan door een voordeel binnen Bedrijfsvoering. Wanneer dit enig jaar niet het geval is dan zal het tekort leiden tot een aanvullende bijdrage. Door de twee voortgangsrapportages en begrotingswijzigingen is er tussentijds gelegenheid om bij te sturen.

Verbinding met andere onderdelen Maatschappelijk effect De samenwerking met Duo+ is gericht op de bedrijfsvoering. Een soepel verlopende bedrijfsvoering is essentieel voor alle vormen van beleid en uitvoering. De bijdrage van Duo+ aan de uitvoering van het coalitieakkoord 2022-2026 is vooral indirect maar daardoor niet minder belangrijk. Denk hier aan de ondersteuning op informatisering, digitalisering en informatieveiligheid. Financieel Totaal heeft Duo+ in 2024 een rekeningoverschot van € 1,5 miljoen. Diemen participeert alleen in de samenwerking op het gebied van Bedrijfsvoering en het Stafbureau. Bedrijfsvoering en het Stafbureau sluiten met een overschot van € 1 miljoen. Voorstel is € 395.000 te reserveren / over te hevelen naar 2025 en het restant te verrekenen met de gemeenten. Voor Diemen is dit € 230.000.

De te reserveren /over te hevelen budgetten worden ingezet voor: • uitvoering van het programma Informatiehuishouding op Orde € 150.000 • afronding van HR21 € 25.000 • Opstellen diverse beleidsstukken zoals de klokkenluidersregeling, beleid op verklaring omtrent gedrag (VOG)/ VOG-P (politiegegevens), agressiebeleid en integriteitsbeleid (Noord-Hollandse weerbaarheidsnorm) € 50.000 • inhuur in verband met aangegane contract ziektevervanging € 50.000 • doorontwikkeling DUO-academie in 2025 € 20.000 • inhuren van een projectleider/adviseur doorontwikkeling Bedrijfsvoering € 100.000 Totaal € 395.000 Het financiële effect verwerken we in de 3e kwartaalbrief 2025. De terugbetaling van € 230.000 aan Diemen komt ten gunste van het verwachte rekeningsaldo 2025 Juridisch Niet van toepassing. Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie Niet van toepassing. Participatie Niet van toepassing.

Bijlagen 1. Raadsvoordracht – en besluit Jaarstukken 2024 Duo+ 2. Jaarstukken 2024 Duo+ Burgemeester en wethouders van Diemen, de secretaris, de burgemeester G.T. Wildeman E. Boog

3

Raadsbesluit

Onderwerp:

Jaarstukken 2024 Duo+ (zienswijze)

De gemeenteraad van Diemen in vergadering bijeen, Gelet op de voordracht van het college d.d. 3 juni 2024

Besluit 1.

Kennis te nemen van de Jaarstukken 2024 Duo+ en geen zienswijze in te dienen;

2.

Het financiële effect (terugbetaling van € 230.000) verwerken in de 3e kwartaalbrief 2025.

Aldus besloten tijdens de gemeenteraadsvergadering van 10 juli 2024, De voorzitter,

De griffier,

4