Raadsvoordracht en -besluit Jaarstukken 2023 Duo+

Raadsvoordracht

Onderwerp:

Jaarstukken 2023 Duo+

Datum:

23 april 2024

Steller:

K. Deutekom

Portefeuillehouder:

E. Boog en J. Prins

Relevante achtergrondinformatie Voorgeschiedenis Met de jaarstukken 2023 legt het Duo+ bestuur verantwoording af over de uitvoering van de taken vanuit de DUO-gemeenten en de daarmee verbonden financiën van het afgelopen jaar. Het referentiekader voor de verantwoording is de vastgestelde Begroting 2023, inclusief de wijzigingen gedurende het jaar. Concrete aanleiding Totaal heeft Duo+ in 2023 een rekeningoverschot van € 106.000. Diemen participeert alleen in de samenwerking op het gebied van Bedrijfsvoering, het Stafbureau en de Algemene Dekkingsmiddelen. Bedrijfsvoering, het Stafbureau en de Algemene Dekkingsmiddelen sluiten met een overschot van € 688.000. Voorstel is € 30.000 te reserveren voor de Organisatiedag 2024 met alle gemeenten en het restant te verrekenen met de gemeenten. Voor Diemen is dit € 250.000. Dit jaar heeft voor het eerst, niet de controlerend accountant aangeven welke rechtmatigheidsfouten (en onzekerheden) er zijn opgetreden maar de algemeen directeur van Duo+. Het gesprek over rechtmatigheidsfouten wordt daarmee primair gevoerd tussen de directeur van Duo+ en het bestuur van Duo+ en niet meer tussen de accountant en het bestuur van Duo+. In de paragraaf Bedrijfsvoering 6.4.3 is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De directeur geeft aan dat in 2023 niet alles rechtmatig heeft plaats gevonden.

Vanuit de begrotingsrechtmatigheid zijn twee onrechtmatigheden ontstaan. De hogere rente-inkomsten en de vrijval van salariskosten zijn niet tijdig gemeld (afwijking € 390.000). Vanuit inkoop en aanbesteding is een onrechtmatigheid ontstaan bij de inhuur van personeel en de vervanging van twee vrachtwagens. Bij de aanbesteding van de vrachtwagens was rekening gehouden met koop. Later in het proces is gekozen voor leasen, dit leidde tot een onrechtmatigheid (afwijking € 1,8 miljoen). In bijgevoegd voorstel aan het Algemeen Bestuur van Duo+ vindt u de toelichting en de te ingezette beheersmaatregelen. Met de jaarstukken informeert Duo+ de gemeenteraden en geeft de mogelijkheid tot bijsturen. De gemeenteraad legt dit vast in een zienswijze.

Inhoud en onderbouwing Beslispunt 1:

Kennis te nemen van de Jaarstukken 2023 Duo+ en geen zienswijze in te dienen;

Argumenten en keuzemogelijkheden per beslispunt Diemen neemt alleen de dienstverlening af van bedrijfsvoering (I&A, P&O, JZ, Financiën, post en archief) en het Stafbureau (informatieveiligheid, interne controle en inkoop). Onderstaand een korte toelichting op het ontstaan van de verschillen bij Bedrijfsvoering en het Stafbureau. Daarna volgt een korte opsomming (samenvatting) met de meest benoemenswaardige resultaten op het gebied van de dienstverlening van Bedrijfsvoering en het Stafbureau. • Bedrijfsvoering (overschot € 631.000) Het overschot is voornamelijk ontstaan door lagere salarislasten en inhuur derden bij de teams P&O en juridische Zaken en in mindere mate bij het team I&A. Hiervoor geldt, dat het moeilijk is geweest om vacatures in te vullen. Wel is op deze functies ingehuurd, maar ook hier was het moeilijk om inhuurmedewerkers met de juiste competenties te vinden. Daarnaast geldt dat er gedurende het jaar extra middelen beschikbaar zijn gesteld om personeel aan te trekken voor nieuwe taken, maar dat de invulling van deze taken pas later in het jaar gerealiseerd is. Tevens zijn de kosten voor juridisch advies en Arbo lager, er is minder gebruik gemaakt van extern juridisch

1

advies voor de teams P&O en Juridische zaken. In 2023 is deze lager dan geprognosticeerd en vooral in de tweede helft van het jaar ontstaan. De baten zijn per saldo lager, doordat de inzet voor geografische taken aan een andere gemeente beperkter is geweest dan vooraf ingeschat. Daarnaast is een hogere uitkering ontvangen van het UWV met betrekking tot Wazo (Wet arbeid en zorg). • Stafbureau (tekort -/ € 48.000) Binnen de Staf is er veel inhuur noodzakelijk geweest voor Inkoop (aanbesteding accountant, maatschappelijk verantwoord inkopen, advisering en organisatieontwikkeling). Inmiddels is de formatie voor een groot deel op orde. Daarnaast is er bij de managementassistenten, als gevolg van vacatures en ziekte en binnen de verbijzonderde interne controle (in verband met langdurig verlof) inhuur noodzakelijk geweest. Als gevolg van het voorgaande is er een kleine overschrijding ontstaan. • Algemene dekkingsmiddelen (overschot € 105.000) Gedurende 2023 had Duo+ een positieve financieringspositie. Tijdelijk is het financieringsoverschot uitgeleend aan andere overheidsinstanties (schatkistbankieren). Dit leverde in 2023 een rentevoordeel op. Behaalde resultaten: o Aansturing en doorontwikkeling organisatie In 2023 zijn de dienstverleningsovereenkomsten verder uitgewerkt en meer toegesneden op de dienstverlening, die vanuit de DUO-gemeenten gewenst is.

Er zijn duidelijke afspraken gemaakt over de te verrichte prestaties en de benodigde middelen. Met betrekking tot afwijkingen zijn specifiek maatwerkopdrachten opgesteld. Daarnaast zijn een aantal grotere processen doorgelicht op mogelijke efficiencymaatregelen. Voor 2023 waren dat onderstaande processen: - Datakwaliteit en sturing. - Financiën, horizontaal toezicht in relatie tot de verbijzonderde interne controle. - Communicatie, positionering in de organisatie. o Informatieveiligheid De informatieveiligheid heeft hoge prioriteit. Enerzijds betreft het de informatieveiligheid in de breedste zin van het woord. Anderzijds gaat het over de bescherming van de privacygevoelige gegevens. Er is een procesvoorstel gemaakt om dit in gang te zetten. Het betreft een technische aanpassing op grond van gewijzigde wetgeving. In samenspraak met de gemeenten is er een gezamenlijke visie op het informatieveiligheidsbeleid opgesteld. Deze visie stellen we tezamen met het nieuwe meerjarige strategisch informatieveiligheidsbeleid in 2024 vast. Het in de lijn leggen van de informatieveiligheid en de bewustwording heeft in 2023 een belangrijke plaats op de agenda gekregen. Vanaf oktober zijn de vacatures ingevuld en is de formatie op sterkte.

In 2023 is opnieuw een week van de informatieveiligheid georganiseerd, waarin aandacht besteed is aan verschillende aspecten van informatieveiligheid en beveiliging van de persoonsgegevens. o Inkoopfunctie Doordat het eindelijk gelukt is een inkoopadviseur in dienst te nemen kon een start gemaakt worden met de verdere vormgeving van de inkooporganisatie. Er is een advies opgesteld met een aantal alternatieven die in 2024 met de gemeenten besproken wordt. Bij deze advisering is ook de relatie en de onderlinge verbinding met de Stichting Rijk meegenomen. Er is in 2023 een spendanalyse inkoop opgeleverd. En belangrijke mijlpaal is het onderbrengen van de inhuur derden bij de broker (makelaar). De broker verzorgt op het gebied van inhuur ook het contractbeheer en het contractmanagement. o Omgevingswet Er is (en wordt) hard gewerkt aan de implementatie van de Omgevingswet. Voor de aansluiting op het stelsel van nieuwe digitale voorzieningen zijn een aantal nieuwe informatiesystemen geïmplementeerd. Vervolgstap is procesbeschrijvingen op te stellen die aansluiten bij de werkprocessen en dienstverlening van de verschillende DUO-organisaties. o Informatiehuishouding op orde Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en hier moet adequaat op ingespeeld worden.

Duo+ heeft hierbij de verantwoordelijkheid om kennis te delen, taken in te richten en te adviseren over de werkprocessen om de archieven kwalitatief op orde te krijgen en te houden. Het programma ‘Informatiehuishouding op orde’ is geïntensiveerd en gekoppeld aan de invoering van de Woo en Wmebv. Met dit programma wordt organisatie breed het belang onder de aandacht gebracht van het zaakgericht werken en met de twee nieuwe wetten Wet open overheid (Woo) en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmevb).

2

Kanttekeningen en/of risico per beslispunt Duo+ sluit de jaarrekening 2023 af met een voordelig rekeningresultaat. Het positieve resultaat is voornamelijk ontstaan door een voordeel binnen Bedrijfsvoering. Dit is te verklaren door vacatureruimte van bestaande activiteiten maar ook de invulling van nieuwe activiteiten. Hierbij is het niet in alle gevallen mogelijk geweest om (tijdig) medewerkers, met de juiste competenties, te vinden en/of in te huren. Daartoe zijn, waar het kon, keuzes gemaakt die voornamelijk ten koste gingen van de ondersteuning van de eigen interne organisatie en zo min mogelijk ten koste van de dienstverlening van de DUO-gemeenten. In het directieberaad (Directeur Duo+ en gemeentesecretarissen) en het opdrachtgevers-opdrachtnemersoverleg zijn deze keuzes afgestemd. De krappe arbeidsmarkt is net als bij de gemeenten een risico voor de dienstverlening en realisatie van voorgenomen ambities. Beslispunt 2: Het financiële effect (terugbetaling van € 250.000) verwerken in de 2de kwartaalbrief 2024; Argumenten en keuzemogelijkheden per beslispunt Conform bestaande handelswijze verwerken we de financiële effecten van de jaarstukken in de 2de kwartaalbrief. De terugbetaling komt ten gunste van het verwachte rekeningsaldo 2024. Kanttekeningen en/of risico per beslispunt Dit jaar sluit de jaarrekening van Duo+ af met een positief saldo.

Het positieve resultaat is voornamelijk ontstaan door een voordeel binnen Bedrijfsvoering. Wanneer dit enig jaar niet het geval is dan zal het tekort leiden tot een aanvullende bijdrage. Door de twee voortgangsrapportages en begrotingswijzigingen is er tussentijds gelegenheid om bij te sturen.

Verbinding met andere onderdelen Maatschappelijk effect De samenwerking met Duo+ is gericht op de bedrijfsvoering. Een soepel verlopende bedrijfsvoering is essentieel voor alle vormen van beleid en uitvoering. De bijdrage van Duo+ aan de uitvoering van het coalitieakkoord 2022-2026 is vooral indirect maar daardoor niet minder belangrijk. Denk hier aan de ondersteuning op informatisering, digitalisering en informatieveiligheid. Financieel Totaal heeft Duo+ in 2023 een rekeningoverschot van € 106.000. Diemen participeert alleen in de samenwerking op het gebied van Bedrijfsvoering en het Stafbureau. Bedrijfsvoering en het Stafbureau sluiten met een overschot van € 688.000. Voorstel is € 30.000 te reserveren voor de Organisatiedag 2024 met alle gemeenten en het restant te verrekenen met de gemeenten. Voor Diemen is dit € 250.000. Het financiële effect verwerken we in de 2de kwartaalbrief 2024. De terugbetaling van € 250.000 komt ten gunste van het verwachte rekeningsaldo 2024 Juridisch Niet van toepassing. Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie Niet van toepassing. Participatie Niet van toepassing.

3

Uitvoering en vervolg Niet van toepassing.

Bijlagen 1. Voorstel Algemeen Bestuur - Jaarstukken 2023 Duo+ 2. Jaarstukken 2023 Duo+ 3. Verslag van bevindingen Jaarstukken 2023 Duo+ CONCEPT Burgemeester en wethouders van Diemen, de secretaris, G. Wildeman

de burgemeester, E. Boog

4

Raadsbesluit

Onderwerp:

Jaarstukken 2023 Duo+ (zienswijze)

De gemeenteraad van Diemen in vergadering bijeen, Gelet op de voordracht van het college d.d. 23 april 2024

Besluit 1. 2.

Kennis te nemen van de Jaarstukken 2023 Duo+ en geen zienswijze in te dienen; Het financiële effect (terugbetaling van € 250.000) verwerken in de 2de kwartaalbrief 2024.

Aldus besloten tijdens de gemeenteraadsvergadering van 30 mei 2024,

De voorzitter,

De griffier,

5