Raadsvoordracht en -besluit Jaarstukken 2022 Duo+.docx

Raadsvoordracht

Onderwerp:

Jaarstukken 2022 Duo+

Datum:

25 april 2023

Portefeuillehouder:

E. Boog en J. Prins

Team:

Team Bestuurs- en Directieadvies

Steller:

Koen Deutekom 020 - 314 4814 koen.deutekom@diemen.nl

Gevraagde beslissing 1. Akkoord te gaan met de Jaarstukken 2022 van Duo+ en geen zienswijze in te dienen; 2. Het financiële effect te verwerken in de 2de kwartaalbrief 2023 (terugbetaling van € 198.500 komt ten gunste van het verwachte rekeningsaldo 2023.

Relevante achtergrondinformatie Voorgeschiedenis De Jaarstukken 2022 maken onderdeel uit van de planning- & controlcyclus van Duo+. Deze documenten informeren de gemeenteraden en geeft de mogelijkheid tot bijsturen. De gemeenteraad legt dit vast in een zienswijze. Concrete aanleiding De nu voorliggende Jaarstukken 2022 van Duo+ zijn door de accountant gecontroleerd en hebben niet geleid tot verdere aanpassingen. Uit het concept rapport van bevindingen blijkt dat de accountant voornemens is een goedkeurende verklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid af te geven. Zodra de verklaring definitief is zullen wij het college en de raad informeren.

Inhoud en onderbouwing Inhoud van het voorstel Stafbureau • Doorontwikkeling Governance Het bestuur Duo+ heeft het Directieberaad opdracht gegeven om naar vraagstukken te kijken in het kader van de Governance. De vraagstukken betreffen onder andere uitwerking van taken, rollen en verantwoordelijkheden van verschillende functies en gremia, structuur en werking van de opdrachtgever-opdrachtnemer overleggen (OGON’s), de cultuur van de verschillende organisaties en verantwoording via de P&C-cyclus. Er is gestart met de werking van de opdrachtgever-opdrachtnemer overleggen. Er is behoefte aan het vergroten van de bestuurlijke betrokkenheid (invloed) door de (gezamenlijke) portefeuillehouders meer te betrekken. Het doel daarbij is om de gewenste maatschappelijke effecten (waaronder het niveau van) dienstverlening te verwezenlijken in de uitvoering door Duo+. Dit geldt met name voor Buurt en Burger.

• Efficiencymaatregelen Het is vanzelfsprekend dat Duo+ zich blijft inspannen om de nodige inverdieneffecten en/of efficiencyvoordelen te realiseren. In verband hiermee is in samenspraak met het bestuur van Duo+ een procesvoorstel opgesteld om op termijn te komen tot voorstellen hiertoe. Om dat te bereiken wordt vanaf 2022 jaarlijks een aantal grote processen doorgelicht. Tijdens deze doorlichting worden per proces de volgende mogelijkheden in kaart gebracht: ➢ Mogelijkheden tot harmoniseren van het proces; ➢ Mogelijkheden tot het uniformeren van het proces; ➢ Mogelijkheden tot het digitaliseren van het proces. Per mogelijkheid zal worden nagegaan wat er al gerealiseerd is, wat er nog mogelijk is, hoe het gedaan kan worden en wat het oplevert. Alle acties die voortvloeien uit voorliggend voorstel worden uitgevoerd binnen de bestaande capaciteit van Duo+, er wordt aangehaakt bij reeds in gang gezette procedures en organisatiewijzigingen zodat dit geen extra tijd kost. Wanneer dit gedurende een korte periode toch niet passend blijkt, wordt gekeken naar ruimte binnen de DVO’s voor 2022 om tijdelijk in capaciteit te voorzien. Uitgangspunt is om dit te voorkomen, maar het kan voorkomen dat gedurende een korte periode extra middelen nodig zijn om de going-concernactiviteiten van Duo+ te blijven waarborgen. De onderstaande processen zijn doorgelicht in 2022.

In de 1e voortgangsrapportage 2023 zal gerapporteerd worden wat de effecten van deze doorlichting zijn. o Sociaal domein (datakwaliteit en sturing). o Financiën/P&O (werkkostenregeling, WKR). o Communicatie en Juridische zaken (positionering communicatie). • Informatieveiligheid In de eerste voorgangrapportage is gerapporteerd over de moeilijk in te vullen vacature van een Privacy Officer. Ook in de rest van het jaar is hier helaas geen verbetering in gekomen. Desalniettemin heeft het huidige team (een Privacy Officer, Functionaris Gegevens bescherming en de CISO) de afgelopen periode zich gezamenlijk ingezet bij haar kerntaken, voorlichting, advies & bewaken van de wettelijke taken, bij de verschillende teams/afdelingen van de DUO-organisaties rond de BIO en AVG. Speciaal dient te worden vermeld dat door de wisseling van nieuwe raden bij de DUO-gemeenten het team van informatieveiligheid ook actief heeft deelgenomen in het kennismakingsprogramma van nieuwe raadsleden. Zo was hiervoor bij de raden van de gemeente Uithoorn en Diemen een speciaal interactief avondprogramma georganiseerd met een AVG kennisquiz en vragen rond informatiebeveiliging. Voor nieuwe raadsleden in de gemeente Ouder-Amstel werd deze informatie meegenomen in een meer algemene speciale avondsetting. Tevens is ook dit jaar weer de week van de informatieveiligheid gehouden.

Naast veel presentaties zijn er ook kennisquizen gehouden en zijn via intercom voorlichtingsfilmpjes vertoond. Dit alles om het informatieveiligheidsbewustzijn van het personeel te bevorderen en daarmee de veiligheid van de informatie beter te borgen. • Professionaliseren inkoopfunctie Inkopen en aanbesteden is een steeds belangrijker functie aan het worden. Niet alleen het juiste inkoopproces doorlopen in het kader van rechtmatigheid maar ook invulling geven aan maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) zijn belangrijke ambities. Ter verbetering van de inkooporganisatie is binnen Duo+ een Projectleider Inkoopadvies aangesteld. Aan de projectleider is opdracht gegeven om een vorm van contractmanagement op te zetten, een spendanalyse inkoop op te maken, te fungeren als vraagbaak inkoop en aanbesteding voor de gehele DUO-organisatie en om de inkoopcontactgroepen om te vormen en aan te sturen.

Afdeling Bedrijfsvoering • Informatiebeleidsplan Naast uitvoerige deskresearch door een speciaal projectteam is vanuit de vier DUO-organisaties door beleidsmakers en leidinggevenden input geleverd voor het informatiebeleidsplan (IBP). Dit heeft geresulteerd in een document waarin het gewenste informatiebeleid wordt beschreven aan de hand van zeven thema’s, te weten: 1. We versterken de burgerparticipatie 2. We versterken de digitale dienstverlening 3. We gaan meer en digitaler (samen)werken 4. We gaan meer datagedreven werken en sturen 5. De informatiehuishouding is voorbereid en ingericht 6. De ICT-omgeving is voorbereid en ingericht 7. De organisatie is voorbereid en ingericht Voor elk thema zijn drie speerpunten, deze speerpunten zijn uitgewerkt in werkafspraken met bijbehorende consequenties. Het eindconcept is ter beoordeling aan de Provincie Noord-Holland aangeboden. De fundamentele uitgangspunten van het informatiebeleid zijn in het IBP opgenomen (herijking / bevestiging). De passende strategische richting voor de komende jaren wordt in het IBP uitgezet en een concrete uitvoeringsagenda zal - in nauw overleg met de vier DUO-organisaties - worden opgesteld en geprioriteerd.

• Informatiehuishouding op orde Het programma Zaakgericht Werken is geïntensiveerd en inmiddels ook gekoppeld aan de invoering van de Wet open overheid en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Met dit programma wordt organisatie breed het belang onder de aandacht gebracht van het zaakgericht werken en de implementatie van de twee nieuwe wetten. De opdracht is gewijzigd omdat een kwalitatief goede informatiehuishouding een randvoorwaarde is voor het slagen van zaakgericht werken en de implementatie van beide wetten. De directeur Bedrijfsvoering is benoemd tot opdrachtgever voor het programma. De ontvangen Rijksbijdrage zetten we in voor de financiering van een kwaliteitsteam informatiehuishouding. Uiteindelijk zal dit programma ook leiden tot een verbeterd archiefbeheer.Deze medewerkers zijn ook nauw betrokken bij het programma. • Transitie Personeel & Organisatie De transitie van P&O is inmiddels voltooid maar in de dagelijkse praktijk zijn er nog belangrijke ontwikkelingen die moeten worden opgepakt, om de transitie als geheel af te kunnen ronden. Aan de going concern taken wordt ten allen tijden invulling gegeven. Er wordt enerzijds gewerkt aan het optimaliseren van de going concern taken. Anderzijds gaat de aandacht uit naar het ontwikkelen van nieuw instrumentarium (de P&O kalender en de strategische P&O agenda).

Daarnaast vraagt ook het vormgeven en implementeren van het hybride werken een grote inspanning van team P&O. Bij de besluitvorming op het transitieplan is ingestemd met het slimmer organiseren van formatie en rollen, waaronder de ontwikkeling van de administratieve functies. Bovendien hebben alle DUOorganisaties de nadrukkelijke wens geuit om de basis op orde te hebben. Dat betekent dat bepaalde administratieve processen anders worden ingericht. We proberen de administratieve taken verder te digitaliseren en automatiseren om zo het team P&O toekomstbestendig te maken. Argumenten en keuzemogelijkheden Niet van toepassing.

Verbinding met andere onderdelen Financieel Totaal heeft Duo+ in 2022 een rekeningoverschot van € 771.000. Diemen participeert alleen in de samenwerking op het gebied van Bedrijfsvoering en het Stafbureau. Bedrijfsvoering en het Stafbureau sluiten met een overschot van € 699.000. Voorstel is € 173.000 te reserveren voor Duo+ zelf voor de implementatie van de Omgevingswet en de Wet open overheid / Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Voorstel is het restant te verrekenen met de gemeenten. Voor Diemen is dit € 198.500. Het financiële effect verwerken we in de 2de kwartaalbrief 2023. De terugbetaling van € 198.500 komt ten gunste van het verwachte rekeningsaldo 2023.

Juridisch Niet van toepassing. Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie Niet van toepassing. Participatie Niet van toepassing. Uitvoering en vervolg Niet van toepassing.

Bijlagen • •

Jaarstukken 2022 Duo+ Verslag van bevindingen Jaarstukken 2022 Duo+ CONCEPT

Burgemeester en wethouders van Diemen, de secretaris, G.T. Wildeman

de burgemeester, E. Boog

Raadsbesluit

Onderwerp:

Jaarstukken 2022 Duo+

De gemeenteraad van Diemen in vergadering bijeen, Gelet op de voordracht van het college d.d. 25 april 2023

Besluit 1. 2.

Akkoord te gaan met de Jaarstukken 2022 van Duo+ en geen zienswijze in te dienen; Het financiële effect te verwerken in de 2de kwartaalbrief 2023 (terugbetaling van € 198.500 komt ten gunste van het verwachte rekeningsaldo 2023.

Aldus besloten tijdens de gemeenteraadsvergadering van 29 juni 2023, De voorzitter,

De griffier,