Raadsvoordracht en -besluit Controleverordening, Controleprotocol en Normenkader 2023

Raadsvoordracht

Onderwerp:

Controleverordening, Controleprotocol en Normenkader 2023 gemeente Diemen

Datum:

7 november 2023

Portefeuillehouder:

J.D.W. Klaasse

Team:

Team Bestuurs- en Directieadvies

Steller:

Koen Deutekom 020 – 314 4814 koen.deutekom@diemen.nl

Gevraagde beslissing 1. De “Controleverordening 2023 gemeente Diemen” vast te stellen; 2. Het “Controleprotocol & Normenkader 2023 gemeente Diemen” vast te stellen.

Relevante achtergrondinformatie Voorgeschiedenis Vanaf 2023 verschuift de plicht voor de rechtmatigheidsverantwoording van de accountant naar het college. Waar eerst de accountant een oordeel gaf over de rechtmatigheid doet vanaf het verslagjaar 2023 het college dat zelf. De accountant controleert de rechtmatigheidsverantwoording nog wel op getrouwheid. Voor de controle van de jaarrekening heeft de controlerend accountant een door de gemeenteraad vastgesteld controleprotocol en normenkader nodig. Het normenkader is een opsomming per programma van de wettelijke kaders en de gebruikte kaderstellende beleidsnota's (door de raad vastgestelde verordeningen). Concrete aanleiding De aanpassing van de controleverordening en het controleprotocol komt voort uit gewijzigde wetgeving. Het normenkader actualiseren we jaarlijks. Na advisering van de auditcommissie stelt de gemeenteraad deze stukken vast.

Toelichting Inhoud van het voorstel o Controleverordening 2023 In 2017 heeft de Gemeenteraad van Diemen de controleverordening voor het laatst vastgesteld. Vanaf het verslagjaar 2023 verschuift de rechtmatigheidsverantwoordelijk van de accountant naar het college. Dat is de belangrijkste reden om de controleverordening aan te passen. In 2022 zijn er een nieuwe raad en college aangetreden. Dat is tevens een goede reden om de afspraken die er zijn te herbevestigen. Bovendien heeft de raad 14 juni 2023 het besluit genomen een nieuwe accountant aan te stellen. Als leidraad voor de actualisatie hebben wij de huidige werkwijzen en de modelverordening van november 2022 van de VNG gebruikt. Net als bij andere beleidsstukken hebben we in de geactualiseerde nota aandacht geschonken aan overregulering. Overregulering leidt immers tot inefficiëntie en verminderde slagkracht van de organisatie. Door deze actualisatie sluit de controleverordening van de gemeente Diemen weer aan op de wet- en regelgeving en de praktijk. Ter verduidelijking zijn de bij de nieuwe verordening een versie en overzicht toegevoegd waarin alle wijzigingen zijn gemarkeerd en toegelicht.

o Controleprotocol 2023 Jaarlijks stelt de raad samen met het normenkader het controleprotocol vast. Belangrijk onderdeel van het controleprotocol is de vastlegging van de goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Dit betreffen de toleranties voor de getrouwheid en rechtmatigheid. Zoals aangegeven, en reeds verwerkt in de “Financiële beheerverordening 2023 gemeente Diemen” stelt de raad deze toleranties vast. Nieuw is dat de tolerantie voor rechtmatigheid nu wordt opgelegd voor het college. De toleranties voor getrouwheid zijn van toepassing voor de accountant. 2023 is het eerste jaar dat het college verantwoording aflegt over de rechtmatigheid. Deze verantwoording legt het college vast in de jaarstukken. De accountant toetst of de rechtmatigheidscontrole van het college getrouw is. Dit heeft als gevolg dat de accountant in de praktijk dezelfde werkzaamheden blijft doen als voorheen. In de Financiële beheerverordening is vastgelegd dat de raad in de kadernota de goedkeurings- en rapportagetoleranties vastlegt. Dit is voor het jaar 2024 ook zo gedaan. Voor 2023 is dat niet meer mogelijk en leggen we deze vast in het geactualiseerde controleprotocol. o Normenkader 2023 Het Normenkader passen we jaarlijks aan. Nieuwe wetgeving van het Rijk en nieuwe beleidsnota’s en verordeningen nemen we op in het geactualiseerde normenkader.

In eerste instantie gebruiken we hiervoor de beleidsnota’s en verordeningen uit de Programmabegroting 2023. Zie hiervoor de “Kaderstellende beleidsnotities” per programma. In de verschillenlijst zijn de wijzigingen in het Normenkader 2023 ten opzichte van 2022 aangegeven.

Inhoud en onderbouwing Beslispunt 1a In te stemmen met de “Controleverordening 2023 gemeente Diemen” De verschuiving van de rechtmatigheidsverantwoording van de accountant naar het college moeten we ook verwerken in de controleverordening. Daarbij houden we rekening met de huidige werkwijze en invulling van de interne controles. Argumenten en keuzemogelijkheden per beslispunt De aanpassing van de controleverordening komt vooral neer op het actualiseren van teksten en het opnemen van extra artikelen voor de verschuiving van de rechtmatigheid. Beleidsinhoudelijk kent de verordening weinig keuze. Kanttekeningen en/of risico per beslispunt Wanneer we de controleverordening niet actualiseren sluit deze niet meer aan bij de ‘hogere’ wetgeving. Beslispunt 1b In te stemmen met het “Controleprotocol en Normenkader 2023 gemeente Diemen” Het controleprotocol geeft de accountant aanwijzingen over de reikwijdte van de accountantscontrole. Belangrijkste onderdeel is de vastlegging van te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Dit jaar bevat het controleprotocol de toleranties voor getrouwheid en rechtmatigheid. Zoals vastgelegd in de “Financiële beheerverordening 2023” leggen we in het vervolg de toleranties voor rechtmatigheid vast in de kadernota. Dit was voor 2023 niet meer mogelijk.

Met name de toleranties bieden beleidsvrijheid voor de gemeenteraad. Het Normenkader 2023 kent bijna geen beleidsvrijheid, dit betreft een opsomming van actuele wetgeving en gemeentelijke beleidsnota’s/verordeningen. Het normenkader is voor de accountant de meetlat voor de controle van de getrouwheid. Argumenten en keuzemogelijkheden per beslispunt • Controleprotocol 2023 De aanpassing van het controleprotocol kent enige beleidsvrijheid. In het controleprotocol worden dit jaar de goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor getrouwheid en rechtmatigheid vastgelegd. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaald de strekking van de af te geven accountantsverklaring en rechtmatigheidsverklaring van het college. Voorstel is de toleranties te hanteren, zoals geadviseerd in het “Besluit accountantscontrole decentrale overheden” (Bado).

o Goedkeuringstolerantie getrouwheid De goedkeuringstolerantie voor getrouwheid is bedoeld voor de accountant. Voorstel is aan te sluiten bij de gehanteerde toleranties van de afgelopen jaren, te weten: Totaal van de lasten

Goedkeurend

Met beperking

Oordeelonthouding

Afkeuring

≤ 1%

> 1% < 3%

-

≥ 3%

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

-

(inclusief toevoegingen aan de reserves)

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

Onzekerheden in de controle (% lasten)

Een lagere goedkeuringstolerantie kan maar leidt tot aanvullende controlewerkzaamheden. Dat geldt zowel voor de verbijzonderde interne controle als voor de controlekosten van de accountant. o Rapportagetolerantie getrouwheid De rapportagetolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapportagetolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Voorstel is om de rapportagetolerantie van € 75.000 te verhogen tot € 100.000. Dit is gelijk aan de rapportagetolerantie van het college voor de rechtmatigheidsverantwoording. o Goedkeuringstolerantie rechtmatigheid De goedkeuringstolerantie voor rechtmatigheid is bedoeld voor het college. Vanuit een consultatie met de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is het voornemen het Bado aan te passen op de nieuwe situatie. Voorstel is de percentages als volgt aan te passen: Totaal van de lasten

Goedkeurend

Met beperking

Onthouding / afkeuring

≤ 2%

> 2% < 4%

≥ 4%

(inclusief toevoegingen aan de reserves)

Fouten en onduidelijkheden in de jaarrekening (% lasten)

Advies is om de verantwoordingsgrens op 2% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) vast te stellen conform bovenstaand voorstel. 2023 is het eerste jaar dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college wordt afgegeven. Op basis van de ervaring de komende jaren kan de raad het percentage aanpassen. Zolang het percentage niet onder de 1% komt o Rapportagetolerantie rechtmatigheid Voorstel is om de rapportagegrens op € 100.000 vast te stellen. De komende jaren zullen uitwijzen of bijstelling van deze grens nodig is. Vandaar ook de keuze om deze percentages jaarlijks in de kadernota vast te stellen. Voor 2023 stellen we deze grenzen vast in het controleprotocol. Kanttekeningen en/of risico per beslispunt Wanneer we het controleprotocol en normenkader niet actualiseren hebben de accountant en het college geen grenzen voor de beoordeling van de getrouwheid en rechtmatigheid. Zonder het normenkader is er ook geen toetsingskader. Actualisering is noodzakelijk.

Verbinding met andere onderdelen Maatschappelijk effect Niet van toepassing. Financieel Niet van toepassing. Juridisch Het opstellen van het controleprotocol en normenkader vloeit voort uit de controleverordening en de overeenkomst met de accountant. Duurzaamheid Niet van toepassing.

Communicatie Niet van toepassing. Participatie Niet van toepassing. Uitvoering en vervolg Niet van toepassing.

Bijlagen 1. Controleverordening 2023 gemeente Diemen 2. Controleverordening 2023 Gemeente Diemen - met arcering 3. Wijzigingen controleverordening 2023 ten opzichte van 2017 4. Controleprotocol en Normenkader 2023; 5. Overzicht wijzigingen Normenkader 2023 ten opzichte van 2022.

Burgemeester en wethouders van Diemen, de secretaris, G.T. Wildeman

de burgemeester, E. Boog

Raadsbesluit

Onderwerp:

Controleverordening, Controleprotocol en Normenkader 2023 gemeente Diemen

De gemeenteraad van Diemen in vergadering bijeen,

Gelet op Gelet op de voordracht van het college d.d. 7 november 2023 en het advies van de auditcommissie d.d. 28 november 2023.

Besluit 1. De Controleverordening 2023 gemeente Diemen vast te stellen; 2. De Controleverordening 2017 gemeente Diemen in te trekken; 3. Het Controleprotocol en Normenkader 2023 gemeente Diemen vast te stellen.

Aldus besloten tijdens de gemeenteraadsvergadering van 21 december 2023,

De voorzitter,

De griffier,