Raadsvoordracht Controleprotocol en Normenkader 2024

Raadsvoordracht

Onderwerp:

Controleprotocol en Normenkader 2024 gemeente Diemen

Datum:

5 november 2024

Portefeuillehouder:

J.D.W. Klaasse

Team:

Team Financiën Duo+

Steller:

D. Pieterse

Gevraagde beslissing: 1.

Vastellen van het Controleprotocol en Normenkader 2024 gemeente Diemen.

Relevante achtergrondinformatie Voorgeschiedenis Vanaf 2023 is de plicht voor de rechtmatigheidsverantwoording verschoven van de accountant naar het college. Waar eerst de accountant een oordeel gaf over de rechtmatigheid doet vanaf het verslagjaar 2023 het college dat zelf. De accountant controleert de rechtmatigheidsverantwoording nog wel op getrouwheid. Voor de controle van de jaarrekening heeft de controlerend accountant een door de gemeenteraad vastgesteld controleprotocol en normenkader nodig. Het normenkader is per programma een opsomming van de wettelijke kaders en de door de raad vastgestelde beleidsnota’s en verordeningen. Concrete aanleiding De aanpassing van het controleprotocol komt voort uit gewijzigde wetgeving. Het normenkader actualiseren we jaarlijks. Na advisering van de auditcommissie stelt de gemeenteraad deze stukken vast.

Inhoud en onderbouwing Beslispunt 1. In te stemmen met het Controleprotocol en Normenkader 2024 Gemeente Diemen; Argumenten en keuzemogelijkheden beslispunt 1 • Controleprotocol 2024 Jaarlijks stelt de raad samen met het normenkader het controleprotocol vast. Belangrijk onderdeel van het controleprotocol is de vastlegging van de goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Dit betreffen de toleranties voor de getrouwheid en rechtmatigheid. Zoals aangegeven, en reeds verwerkt in de “Financiële beheerverordening 2023 gemeente Diemen” stelt de raad deze toleranties vast. Vanaf 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid. Deze verantwoording legt het college vast in de jaarstukken. De accountant toetst of de rechtmatigheidscontrole van het college getrouw is. In de Financiële beheerverordening is vastgelegd dat de raad in de kadernota de goedkeurings- en rapportagetoleranties vastlegt. Dit is voor het jaar 2024 ook zo gedaan. In dit protocol zijn de toleranties uit de Kadernota 2024 overgenomen De vaststelling van het controleprotocol kent enige beleidsvrijheid. Deze zijn wettelijk bepaald. Zie hiervoor onderstaande toelichtingen.

o Goedkeuringstolerantie getrouwheid De goedkeuringstolerantie voor getrouwheid is bedoeld voor de accountant. Voorstel is aan te sluiten bij de gehanteerde toleranties van de afgelopen jaren, te weten: Totaal van de lasten

Goedkeurend

Met beperking

Oordeelonthouding

Afkeuring

≤ 1%

> 1% < 3%

-

≥ 3%

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

-

(inclusief toevoegingen aan de reserves)

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

Onzekerheden in de controle (% lasten)

Een lagere goedkeuringstolerantie kan maar leidt tot aanvullende controlewerkzaamheden. Dat geldt zowel voor de verbijzonderde interne controle als voor de controlekosten van de accountant. o Rapportagetolerantie getrouwheid De rapportagetolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapportagetolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Voorstel is om de rapportagetolerantie te handhaven op € 100.000. Dit is gelijk aan de rapportagetolerantie van het college voor de rechtmatigheidsverantwoording. o Goedkeuringstolerantie rechtmatigheid Net als voor de getrouwheid stelt de raad de goedkeuringstolerantie en de rapportagegrens voor rechtmatigheid vast. In de financiële verordening is afgesproken deze grenzen in de kadernota vast te stellen. Voorstel is de verantwoordingsgrens, net als vorig jaar, op 2% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserves) vast te stellen. o Rapportagetolerantie rechtmatigheid Voorstel is de rapportagegrens op € 100.000 vast te stellen. De komende jaren zullen uitwijzen of bijstelling van deze grens nodig is. Vandaar ook de keuze om deze percentages jaarlijks in de kadernota vast te stellen. • Normenkader 2024 Het Normenkader passen we jaarlijks aan.

Nieuwe wetgeving van het Rijk en nieuwe beleidsnota’s en verordeningen nemen we op in het geactualiseerde normenkader. In eerste instantie gebruiken we hiervoor de beleidsnota’s en verordeningen uit de Programmabegroting 2024. Zie hiervoor de “Kaderstellende beleidsnotities” per programma. In de verschillenlijst zijn de wijzigingen in het Normenkader 2024 ten opzichte van 2023 aangegeven. Kanttekeningen en/of risico’s beslispunt 1 Wanneer we het controleprotocol en normenkader niet actualiseren hebben de accountant en het college geen grenzen voor de beoordeling van de getrouwheid en rechtmatigheid. Zonder het normenkader is er ook geen toetsingskader. Actualisering is noodzakelijk.

Verbinding met andere onderdelen Maatschappelijk effect Niet van toepassing. Financieel Niet van toepassing. Juridisch Niet van toepassing. Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie Niet van toepassing. Participatie Niet van toepassing.

Uitvoering en vervolg Door de vaststelling van het controleprotocol en normenkader geeft de raad de grenzen en kaders mee voor het afgeven van een oordeel door zowel het college als de accountant.

Bijlagen 1. Controleprotocol en Normenkader 2024; 2. Overzicht wijzigingen Normenkader 2024 ten opzichte van 2023.

Burgemeester en wethouders van Diemen, de secretaris, G.T. Wildeman

de burgemeester, E. Boog

Raadsbesluit

Onderwerp:

Controleprotocol en Normenkader 2024 gemeente Diemen

De gemeenteraad van Diemen in vergadering bijeen, Gelet op de voordracht van het college d.d. 5 november 2024

Besluit 1.

Vastellen van het Controleprotocol en Normenkader 2024 gemeente Diemen.

Aldus besloten tijdens de gemeenteraadsvergadering van 12 december 2024, De voorzitter,

De griffier,