Jaarstukken 2021 Duo+ - Definitieve versie Bestuur.pdf
Tekst van het document
Jaarstukken 2021
(JAARVERSLAG EN JAARREKENING)
18-03-2022
Versie DBR
1
Leeswijzer
Voor u liggen de Jaarstukken 2021 Duo+. Deze bestaan uit het jaarverslag en een financiële jaarrekening. In de jaarrekening legt het bestuur van Duo+ verantwoording af over de uitvoering van de gemaakte afspraken met de DUO-gemeenten en de daarmee verbonden financiën. De verantwoording over het gevoerde beleid en de maatschappelijke effecten van de programma’s Buurt en Burger vindt plaats binnen de jaarrekeningen van de DUO-gemeenten. De opzet van de jaarrekening is in overeenstemming met het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) en gelijk aan die van de begroting. De financiële overzichten zijn afgerond op € 1.000 waardoor het mogelijk is dat er afrondingsverschillen ontstaan. In de financiële tabellen wordt het minteken gebruikt als er een last (uitgave/nadeel) wordt bedoeld en waar geen teken staat, wordt dat als een baat (inkomst/voordeel) gelezen. Hiermee volgt Duo+ de begroting 2021. Jaarverslag Het jaarverslag bestaat uit: • De programmaverantwoording; • De paragrafen. In de programmaverantwoording wordt ingegaan op de in de begroting gestelde 3W-vragen: wat willen we bereiken (doelstellingen), wat gaan we ervoor doen (activiteiten) en wat heeft het gekost (middelen), is in de programmaverantwoording verwerkt in een tabel. Per onderdeel ziet u wat Duo+ heeft bereikt, wat ervoor gedaan is en wat het gekost heeft.
Naast deze 3W-vragen wordt ook een toelichting gegeven op de investeringen. In het hoofdstuk Algemene dekkingsmiddelen worden de belangrijkste algemene dekkingsmiddelen van Duo+ toegelicht. In de paragrafen gaat het om (de verantwoording van) de beleidslijnen van beheersmatige aspecten die financieel, politiek of anderszins belangrijk zijn. Jaarrekening De jaarrekening bestaat uit: • Overzicht baten en laten en de toelichting; • De balans; • De toelichting op de balans; • Overzicht van baten en lasten per taakveld. De jaarrekening bevat een gecomprimeerd overzicht van alle lasten, baten en saldi per programma. De balans en de toelichting daarop geeft inzicht in de bezittingen (activa) en het eigen en vreemd vermogen (passiva) van het samenwerkingsverband. Een minteken (-) in de jaarstukken geeft aan dat er geen toelichting nodig is. Daarnaast wordt deze minteken (-) ook gebruikt om nullen te vervangen.
Jaarstukken 2021
Pagina 2
Financieel Resultaat Duo+ 2021 en resultaatbestemming in 2022 Het resultaat 2021 van Duo+ is € 608.000 wordt in onderstaande tabel verdeeld over de programma’s:
Programma (bedrag x € 1.000)
Resultaat 2021
Over- en onderschrijding
Nog uit te voeren werkzaam- Terugbetaling Te vorderen heden in in 2022 in 2022 2022 m.b.t. aan DUOvan DUO2021 gemeenten gemeenten
Dekking in 2022 binnen de reserve
Stafbureau
220 Onderschrijding
-
70
150
-
Bedrijfsvoering
96 Onderschrijding
-
96
-
-
Burger
401 Onderschrijding
-
-
401
-
Buurt
-109 Overschrijding
-
-
-
-109
Totaal
608
-
166
551
-109
Onderstaand wordt per programmaonderdeel een voorstel gedaan met betrekking tot het resultaat. In zijn algemeenheid wordt vermeld dat de CAO-effecten, bestaande uit het éénmalige bedrag en de loonsverhoging van 1,5% per 1 december 2021 financieel verwerkt zijn. Naast het voordelige resultaat van € 608K resteert nog € 466K aan vooruit ontvangen middelen TOZO en Basis op orde op de balans. Deze middelen zullen in 2022 onder aftrek van de middelen (€ 262K) die nog benodigd zijn om de werkzaamheden af te kunnen ronden, terugbetaald (€ 204K) worden. Stafbureau Voor de toelichting op de onderschrijding wordt verwezen naar het programma Stafbureau. Om aan de noodzakelijke opleidingen (wettelijke en in verband met externe ontwikkelingen) te kunnen voldoen in 2022 wordt voorgesteld om € 70K over te hevelen naar 2022 en het restant (€ 150K) terug te betalen volgens de afgesproken verdeelsystematiek Staf/Bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering Voorgesteld om de onderschrijding (€ 96K) te reserveren om de kapitaallasten voor de komen jaren te kunnen egaliseren. De komende jaren zal namelijk een piek geven in de investering geven. Deze reservering is noodzakelijk om deze op te vangen. Burger Voor de toelichting op de onderschrijding wordt verwezen naar het programma Burger. Voorgestel wordt om het restant €401K terug te betalen volgens de afgesproken verdeelsystematiek Burger.
Daarnaast zal nog € 204K terugbetaald worden van de gelden die nu nog op de balans zijn opgenomen als vooruitontvangen voor TOZO en Basis op Orde. Buurt Voor de toelichting op de overschrijding wordt verwezen naar het programma Buurt. Voorgesteld wordt om deze overschrijding in rekening te brengen aan de DUO-gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel volgens de afgesproken verdeelsystematiek Buurt.
Jaarstukken 2021
Pagina 3
2
Inleiding
Dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) In 2021 is door middel van de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) uitvoering gegeven aan de activiteiten voor de DUO-gemeenten. Onderstaand in het kort een opsomming van de belangrijkste zaken die gerealiseerd zijn in 2021: • De inkooporganisatie is verder vormgegeven waardoor het inkoopproces gecentraliseerd vormgegeven kan worden. • Aanschaf en plaatsing apparatuur voor videovergaderen op alle gemeentelocaties, om het zogenaamde hybride overleg te faciliteren (waarbij deelnemers zich deels thuis en deels op locatie bevinden). • Succesvolle Europese aanbesteding van een softwarebroker voor de aanschaf van standaard softwarelicenties en aanverwante diensten ten behoeve van alle DUO-organisaties. • Het nieuwe VIC team heeft voorbereidingen getroffen voor de rechtmatigheidsverantwoording door de directie. • De verdere uitrol bij het team P&O naar aanleiding van de transitie heeft plaatsgevonden. • Er is P&C-tool ingericht voor de vier organisaties. Op deze wijze is het P&C-proces verder gedigitaliseerd. Daarnaast is het project om de nieuwe salarisadministratie in te richten succesvol afgerond. • Er is een communicatievisie in ontwikkeling samen met de DUO-gemeenten.
• De oude thuiswerkomgeving is vernieuwd tot een full-desktop en in verband met Corona opgeschaald naar een piekbelasting van circa 350 gelijktijdige gebruikers (was daarvóór ca. 50). • Er is een ENSIA-evaluatie (verantwoording informatieveiligheid) met goed gevolg afgerond. • De nota "Doorontwikkeling van het Sociaal Domein" is afgerond en goedgekeurd door de DUO-gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel. Corona Naast de uitvoering van de afgesproken taken vanuit de DVO's heeft Corona ook in 2021 een forse impact gehad op de bedrijfsvoering van de Duo+. Er is veel tijd en kosten besteed aan het inzetten van crisismaatregelen, waaronder: • Extra inzet door Corona op de afvalscheidingsdepots. • De uitvoering van de Tozo-regeling binnen het Sociaal Domein. • Het opvangen van extra klantvragen bij het KCC/burgerzaken. • Door het thuiswerken is er een significante verhoging bij de meldingen Openbare Ruimte opgetreden binnen de afdelingen IB en DO, hierdoor is extra inzet binnen deze teams noodzakelijk geweest bij de afhandeling hiervan. • Extra inzet met betrekking tot de handhaving (naleven Corona maatregelen verkeer en horeca), verkeersregels en extra toezicht.
Jaarstukken 2021
Pagina 4
3
Algemene ontwikkelingen
3.1
Duo+
3.1.1 Directiemodel De directie bestaat uit een algemeen directeur die tevens directeur Bedrijfsvoering is, een directeur Buurt en Burger, de concern-controller die tevens leiding geeft aan de Staf waaronder het VIC-team, de inkoop, de informatieveiligheid, een bestuursadviseur en directiesecretarissen. Deze zorgen voor de verbinding met de DUO-gemeenten via het opdrachtgeversopdrachtnemersoverleg (OGON). Het vigerende directiemodel is begin 2021 verduidelijkt door middel van een duidelijk scheiding van de verantwoordelijkheden binnen deze directiestructuur. Dit is zichtbaar gemaakt in een nieuw organogram. 3.1.2 Doorontwikkeling Governance Voor de zomer is de notitie “Governance” opgesteld om tot een aanscherping op de sturing vanuit het bestuurlijk perspectief te komen. Afgesproken is de Governance doorontwikkeling in gezamenlijkheid met de vier organisaties op te pakken. De eerste uitkomsten van dit proces worden in het eerste kwartaal van 2022 verwacht. 3.1.3 Missie, Visie en Kernwaarden In 2020 zijn de Missie, Visie en kernwaarden voor Duo+ vastgesteld. In 2021 was beoogd dit concept op teamniveau te laden. Een aantal van deze sessies heeft plaatsgevonden, maar door Corona zijn ook een aantalteamsessies uitgesteld. Afgesproken is dit zodra het weer mogelijk is te hervatten en per team de kernwaarden te vertalen naar wat dit voor het team betekent.
Jaarstukken 2021
Pagina 5
4
Programma's
4.1
Programma Staf
Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2021 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1
Aansturen en doorontwikkeling organisatie
Speerpunten
Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten
Wat wilden we bereiken?
Aansturing en doorontwikkeling organisatie
Wat wilden we ervoor doen? Duo+ heeft stappen gezet in de verdere professionalisering. In 2020 is een nieuw directiemodel geïmplementeerd en is verder ingezet op het bevorderen van de robuustheid van Duo+, een proces dat in 2021 zijn vervolg zal krijgen. De koers die vanuit het DBR geïnitieerd wordt en de sterkere OGON-structuur zullen hier richting aangeven. Daarnaast zullen in 2021 de DVO verder verfijnd worden. Dit geldt ook voor de verdere harmonisering van de primaire processen binnen Duo+ waardoor de slagvaardigheid van de samenwerkingsstructuur steeds verder wordt versterkt. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
2
Het directiemodel waarvoor in 2020 is gekozen in relatie tot het directieberaad en het bestuur van Duo+ begint zijn vruchten af te werpen. De overleggen zijn constructief, goed op de inhoud en hebben een meerwaarde voor de samenwerking. Inmiddels zijn ook alle DVO's voor 2021 zo nodig geactualiseerd en/of aangevuld en bestuurlijk gemaakt. Dit in de aanloop naar het opstellen van meerjarig DVO's in 2022. De harmonisering van de primaire processen wordt ook steeds beter opgepakt, met name bij het team financiën. Ook wordt waar mogelijk met dezelfde applicaties gewerkt of worden daar voorstellen voorgedaan. Dit alles leidt ertoe dat de robuustheid van Duo+ in toenemende mate geborgd wordt. Nog een punt van zorg zijn, hoewel het aantal beperkt is de eenpit functie binnen Duo+. Op onderdelen blijft dat probleem lastig op te lossen maar als dat aan de orde is kunnen problemen mogelijk in de samenwerking opgelost worden. Voor de zomer is de notitie “Governance” opgesteld om tot een verscherping op de sturing vanuit het bestuurlijk perspectief te komen. Afgesproken is het vervolg over de Governance in gezamenlijkheid met de vier organisaties op te pakken. Dit moet meer duidelijkheid maar ook handvatten geven over het functioneren binnen Duo+, de verhoudingen met het directieberaad en het bestuur van Duo+ maar ook over de rollen en de verantwoordelijkheden van de diverse gremia.
Een eerste opzet is besproken met het Directieberaad en het bestuur van Duo+ en de tweede helft van dit jaar zal benut worden voor een gezamenlijke verdere uitwerking via een themagericht aanpak. Inmiddels is voor Duo+ ook een bedrijfsplan opgesteld waarin de organisatie binnen Duo+ beschreven is alsmede een aantal concrete doelen die in 2022 gerealiseerd zullen worden.
Concern control
Speerpunten
Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten
Wat wilden we bereiken?
Concern control
Wat wilden we ervoor doen? De afgelopen jaren heeft de focus van de risicobeheersing van Duo+ vooral gelegen op de processen met de grootste risico’s. De meeste van deze risico’s zijn nu in beeld en er zijn beheersmaatregelen getroffen. Het accent bij de verdere doorontwikkeling van de control functie zal nu vooral liggen op een meer integrale aanpak. Daarbij heeft het beleggen van de interne controle in de processen (in de lijn) hoge prioriteit met als doel om fouten eerder en om de organisatie in positie te brengen voor het in control statement 2021. Dit betekent dat vanaf het begrotingsjaar 2021 de directeur van Duo+ de rechtmatigheidsverklaring moet afleggen aan het bestuur van Duo+ in plaats van de accountant.
Jaarstukken 2021
Pagina 6
Speerpunten
Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten
Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
Het VIC team heeft inmiddels ook al voor een groot deel de rechtmatigheidscontroles over 2021 uitgevoerd en besproken met de proceseigenaren. .Wel is er wat frictie ontstaan door het vertrek van een medewerker van het VIC team. De verwachting is dat alle controles tijdig afgerond kunnen worden voor de jaarrekening controle. Daarnaast zijn, in het kader van het project "professionalisering van de interne controle, vrijwel de meeste processen opnieuw beschreven. Daarbij is vooral gekeken naar de risico's en de beheersmaatregelen per proces. Dit is gedaan om de interne beheersing te verbeteren ter voorbereiding op de invoering van het in control statement in 2022 (nieuwe wetgeving). Het project heeft wel even stil gelegen omdat het jaarrekeningtraject de capaciteit op eiste maar ook omdat het VIC team tijdelijk niet volledig was. De draad is inmiddels opgepakt en in het vervolg zullen de proceseigenaren geholpen en ondersteund worden om de interne controle in de lijn te beleggen. Het streven blijft erop gericht dat in 2022/2023de interne controles voor alle processen in de lijn belegd zijn. De verwachting is dat vanaf 2022 het VIC-team steeds beter in positie om de eigenlijk taak uit te voeren, namelijk het controleren van de lijncontroles.
3
Informatie en veiligheidsorganisatie
Speerpunt
Kwetsbaarheid
Wat wilden we bereiken?
Informatie veiligheidsorganisatie
Wat wilden we ervoor doen? De informatieveiligheid heeft hoge prioriteit. Enerzijds betreft het de informatieveiligheid in de breedste zin van het woord en anderzijds betreft het de bescherming van de privacygevoelige gegevens. Periodiek worden de nodige (interne) controles gedaan om te kijken of de organisatie qua informatieveiligheid nog adequaat is. Dit aan de hand van de inrichting van de organisatie, de wettelijke voorschriften en de eigen regelgeving. De Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) is het normenkader voor alle overheidsorganisaties en daarmee ook voor Duo+. Dit normenkader wordt in 2021 verder in de organisatie geïmplementeerd en gemonitord. Het betekent een aanscherping van de regelgeving en de bewaking ervan. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
4
In 2021 zijn er voor de DUO-organisaties gezamenlijk 35 meldingen van veiligheidsincidenten geregistreerd en vier datalekken. De impact van de datalekken waren gelukkig zeer beperkt en de veiligheidsincidenten melden ligt in de range van het vergroten van bewustzijn bij medewerkers over phishing en aanscherping van toegang tot systemen maar ook fysieke toegang tot ruimten binnen de gebouwen. In het afgelopen jaar heeft de organisatie ook middels een thema week, de week van de informatie-veiligheid ook weer stilgestaan met diverse vormen van voorlichting aan haar medewerkers. Ook zijn er een PEN-testen uitgevoerd om waar mogelijk extra beveiligingsmaatregelen door te voeren.
Inkoopfunctie
Speerpunt
Kwetsbaarheid
Wat wilden we bereiken?
Inkoopfunctie
Wat wilden we ervoor doen? De thema’s zoals duurzaam, circulair (de DUO-gemeenten hebben een inspanningsverplichting ondertekend t.a.v. circulair inkopen) en inkopen met social return gaan in toenemende mate een rol spelen bij de inkoopprocessen. Deze thema’s worden in 2021 verder uitgediept. Dit aan de hand van een beleidsnota die in 2020 geschreven. In deze nota is ook de regelgeving voor in koop en aanbesteding vastgelegd. Aan de hand van het ingezette beleid wordt ook de inkoopfunctie in de organisatie verder inrichting van de inkoopfunctie verder vorm gegeven. Ook is de verwachting dat in 2021 een contractbeheerssysteem ontwikkeld en geïmplementeerd is en dat er stappen gezet worden in de professionalisering van het contractmanagement.
Jaarstukken 2021
Pagina 7
Speerpunt
Kwetsbaarheid
Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
De nieuwe nota inkoop en aanbesteding is inmiddels door de vier DUO-organisaties vastgesteld. Ook is hard gewerkt aan de inkoophandboeken voor de processen en het maatschappelijk verantwoord inkopen. Deze handboeken zijn met behulp van klankbordgroepen opgesteld en de verwachting is dat deze begin 2022 definitief gemaakt kunnen worden. In 2021 is ook een projectleider inkopen aangesteld. Deze projectleider heeft onder andere als opdracht om aan de hand van de eerder gegeven adviezen een organisatievorm uit te werken voor de inkoopfunctie binnen de DUO-organisatie. De opdracht is echter breder. Aan de projectleider is ook de opdracht gegeven om een vorm van contractmanagement op te zetten, een spendanalyse inkoop op te maken, te fungeren als vraagbaak inkoop en aanbesteding voor de gehele DUO-organisatie en om de inkoopcontactgroepen om te vormen en aan te sturen. De opdracht moet in het eerste 2022 afgerond zijn. Eind van 2021 is ook de werving gestart voor de invulling van de vacature inkoop adviseur/regiseur.
5
Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelijk harmoniseren administraties en de processen
Speerpunt
Kwaliteit
Wat wilden we bereiken?
Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelijk harmoniseren van administraties en de processen.
Wat wilden we ervoor doen? In 2021 worden alle processen verder gedigitaliseerd en waar mogelijk verder geharmoniseerd en gerobotiseerd. Dit blijft de komende jaren een continu proces voor alle teams in Duo+. Zaakgericht werken en archiveren is een wettelijke verplichting waar zowel Duo+ als de DUO-gemeenten aan dient te voldoen, die daar een belangrijke bijdrage levert. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
Jaarstukken 2021
In het kader van Zaakgericht Werken (ZGW) is een programmatische aanpak gekozen. Daarin werkt Duo+ samen met de gemeentelijke organisaties aan de inbedding van ZGW in de werkprocessen en het verder ontsluiten van ondersteunende faciliteiten zoals de juiste automatisering en begeleiding op de werkplek. Voor wat betreft het robotiseren van processen zijn we afhankelijk van de mogelijkheden die de automatisering biedt. Vanuit de wens om deze ontwikkeling verder te ondersteunen worden de mogelijkheden die (nieuwe) software biedt op de voet gevolgd.
Pagina 8
4.1.1
Wat heeft het gekost?
STAFBUREAU
rekening 2020
begroot 2021
begroot na wijzigingen 2021
wijziging 2021
rekening 2021
resultaat 2021
(bedrag x € 1.000) Structurele lasten
-1.354
-1.407
-105
-1.512
-1.324
189
Structurele baten
1.494
1.407
105
1.512
1.512
-
Toevoegingen aan reserves
-
-
-
-
-
-
Onttrekkingen aan reserves
-
-
-
-
-
-
Saldo Structureel
140
-
-
-
188
189
Incidentele lasten
-139
-
-32
-32
-
32
Incidentele baten
-
-
-
-
-
-
Toevoegingen aan reserves
-32
-
-
-
-
-
Onttrekkingen aan reserves
-
-
32
32
32
-
Saldo Incidenteel
-171
-
-
-
32
32
Saldo
-31
-
-
-
220
220
Toelichting op het resultaat (€ 220K) De lagere lasten (€ 189K) wordt veroorzaakt door: • Lagere lasten (€ 4K) voor opleidingen, als gevolg van Corona konden niet alle opleidingen gevolgd worden. • Lagere lasten (€ 48K) voor representatie, als gevolg van Corona konden diverse team- en organisatieontwikkelingstrajecten geen doorgang vinden. • Lagere lasten (€ 71K) voor advieskosten, dit jaar zijn er minder externe adviezen geweest, daarnaast is een deel van de advieskosten gedekt uit de reserve slimmer verbinden. • Lagere lasten (€ 86K) voor salarissen en inhuur voornamelijk als gevolg van het later kunnen invullen van de vacature met betrekking tot informatieveiligheid. • Hogere lasten (€ 20k)voor het op niveau brengen van de voorziening frictiekosten. Incidentele lasten en baten De incidenteel overgehevelde opleidingskosten (€ 32K) konden in verband met Corona niet uitgegeven worden. Reserves In 2020 zijn middelen (€ 32K) gereserveerd voor studiekosten dit in verband met Corona. Volgens het besluit is dit aangewend in 2021, echter door de voortdurende wisselende omstandigheden met betrekking tot Corona is het uiteindelijk niet mogelijk geweest om dit daadwerkelijk te besteden.
Jaarstukken 2021
Pagina 9
4.2
Programma Bedrijfsvoering
Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2021 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1 Efficiencymaatregelen De taakstelling, die in de begroting vanaf de start van Duo+ opgenomen was, is in 2019 uit de begroting van Duo+ gehaald. Deze taakstelling bleek niet reëel te zijn. De taakstelling was niet goed onderbouwd. Daar kwam bij dat het aantal maatwerkaanvragen van de deelnemende gemeenten toenam mede waardoor het harmoniseren en uniformen van de processen binnen Duo+ steeds meer onder druk kwam te staan. Het is vanzelfsprekend dat Duo+ zich blijft inspannen om de nodige inverdieneffecten en/of efficiencyvoordelen te realiseren. In verband hiermee is in samenspraak met het bestuur van Duo+ een procesvoorstel opgesteld om op termijn te komen tot mogelijk nog meer efficiencyvoordelen en inverdieneffecten die inmiddels al gerealiseerd zijn. Om dat te bereiken worden vanaf 2022 jaarlijks een aantal grote processen doorgelicht. Tijdens deze doorlichting worden per proces de volgende mogelijkheden in kaart gebracht: 1. Mogelijkheden tot harmoniseren van het proces. 2. Mogelijkheden tot het uniformeren van het proces. 3. Mogelijkheden tot het digitaliseren van het proces.
Deze doorlichting is anders dan de doorlichting die de accountant jaarlijks doet, deze is namelijk gericht op de rechtmatigheid. Per mogelijkheid zal worden nagegaan wat er al gerealiseerd is, wat er nog mogelijk is, hoe het gedaan kan worden en wat het oplevert. Alle acties die voortvloeien uit voorliggend voorstel worden uitgevoerd binnen de bestaande capaciteit van Duo+, dit vergt een tijdelijke investering. Wanneer dit gedurende een korte periode toch niet passend blijkt, wordt gekeken naar ruimte binnen de DVO’s voor 2022 om tijdelijk in capaciteit te voorzien. Uitgangspunt is om dit te voorkomen, maar het kan voorkomen dat gedurende een korte periode extra middelen nodig zijn om de going-concernactiviteiten van Duo+ te blijven waarborgen. Het jaar 2021 is opnieuw heel bijzonder jaar geweest in verband met de Coronapandemie. In verband hiermee was het niet mogelijk om heel direct te sturen op efficiencyvoordelen of inverdieneffecten. Wel is binnen de begroting gekeken waar mogelijk incidentele ruimte zat om ontstane meerkosten op te vangen. Hierdoor was het bijvoorbeeld mogelijk om binnen de budgetten van de Staf de meerkosten van de accountantscontroles van de gemeenten op te vangen en gedeeltelijk de kosten voor het treffen van een voorziening van een personeelslid die in overleg een dienstbetrekking bij een andere gemeente heeft aanvaard.
De medewerker krijgt vanuit Duo+, zoals afgesproken een suppletie op het salaris. De ruimte was ontstaan door tijdelijke vacatureruimte omdat personeel pas later aangetrokken kon worden dan voorgenomen was. Ook in 2021 is vanzelfsprekend sprekend kritisch binnen de begroting van Duo+ gekeken waar mogelijk eventuele (incidentele) voordelen te behalen zijn. Voor 2021 zijn de volgende voordelen behaald: • € 44.000 op de reiskosten woon- werkverkeer. • € 15.000 op de dienstreizen, die ingezet is voor de apparatuur voor videoconferenties. • € 400.000 effecten vanuit de CAO zijn opgevangen binnen de budgetten. Dit was mogelijk door vacatureruimte, onderbesteding reiskosten en opleidingskosten.
Jaarstukken 2021
Pagina 10
2
Inclusief werkgeverschap
Speerpunt
Kwaliteit
Wat wilden we bereiken?
Inclusief werkgeverschap
Wat wilden we ervoor doen? Inclusief werkgeverschap staat voor gelijkwaardigheid en diversiteit. Wij geloven dat dit aan werknemers binnen de organisaties bijdraagt en ook voor dienstverlening die meer aansluit op de diverse behoeften van de inwoners, organisaties en bedrijven binnen onze gemeenten. Binnen de Wet banenafspraak wordt van overheden gevraagd mensen met een arbeidsbeperking aan werk te helpen. De DUO-gemeenten spannen zich maximaal in om het aan hen gevraagde quotum in gezamenlijkheid met de Duo+ uitvoeringsorganisatie in te vullen. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
Het project inclusief werkgeverschap gaat over invulling geven aan inclusief werkgeverschap in de breedste zin. Hierbij is het voldoen aan de wettelijke verplichtingen onder de Wet banenafspraak een belangrijk onderdeel. In de eerste fase is daarom primair gekeken naar de Wet banenafspraak. In de tweede fase is de focus gaan liggen op het maken van een inventarisatie voor wat betreft de Wet banenafspraak en een oriëntatie op inclusief werkgeverschap. De laatste fase is inmiddels in gang gezet. Er is een plan van aanpak opgesteld om de gemaakte plannen uit te voeren en te implementeren. Een panel is aan de slag gegaan met een gezamenlijke visie op inclusief werkgeverschap. Hiervoor zijn ook de visie en ambities bij de verschillende DUO-werkgevers, het bestuur van Duo+ én de colleges opgehaald. De verwachting is, dat het panel hiermee in het eerste kwartaal1 van 2022 een gedragen concept-visie ter besluitvorming kan aanbieden. De visie op inclusief werkgeverschap zal een onderdeel zijn van de gezamenlijke werkgeversvisie. In afwachting op deze visie (en daaruit afgeleid beleid), hebben de werkgevers aangegeven dat zij wél al hun huidige inspanningen als inclusieve werkgevers willen meten. Als startpunt hiervoor geldt een zogenaamde nulmeting. Deze nulmeting (Inclusiescan) is uitgevoerd tezamen met onderzoeksbureau AnalitiQs.
De resultaten hiervan worden nu (januari 2022) besproken met de verschillende MT's. Voor de inclusiescan is additioneel budget gevraagd (niet eerder opgenomen in de begroting) van € 8.000. Duo+ zal de kosten volgens de verdeelsleutel bedrijfsvoering doorbelasten aan de andere organisaties. Intussen wordt er onverminderd ingezet op het invullen van de verplichting onder de wet Banenafspraak. De werkgroep Banenafspraak heeft daarvoor een DBR voorstel afgerond, dit voorstel wordt eind januari/begin februari ter besluitvorming aangeboden.
3
Integrale dienstverlening afdeling bedrijfsvoering
Speerpunt
Kwaliteit
Wat wilden we bereiken?
Integrale dienstverlening afdeling Bedrijfsvoering
Wat wilden we ervoor doen? In 2020 heeft de afdeling Bedrijfsvoering zich gericht op het meer integraal vormgeven van haar dienstverlening. Hierdoor zijn aanpassingen doorgevoerd in het opdrachtgeveren opdrachtnemerschap. In 2021 wordt verder geïnvesteerd in het integraal werken van de medewerkers, het meer tactisch sturen op resultaat en de verbinding met de opdrachtgevers. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
4
Deze ontwikkeling loopt mee in het Programma Integrale Dienstverlening en is on hold gezet in afwachting van de uitkomsten uit de gesprekken over de governance.
Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties
Speerpunt
Kwaliteit
Wat wilden we bereiken?
Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties
Wat wilden we ervoor doen? In 2020 vielen alle vier de organisaties onder verzwaard toezicht in het kader van IBT. Zaakgericht werken dient in 2021 volledig geborgd te zijn in de vier organisaties. Duo+ heeft hier een grote verantwoordelijkheid in kennisdeling, herindeling taken en werkprocessen om de archieven op orde te krijgen. Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en het is onze opdracht hier voldoende snel op in te spelen. In 2021 zorgen we dat het archiefbeheer steeds beter voldoet aan de eisen die daaraan vanuit toezicht worden gesteld.
1
(Eerder is ingezet op het derde kwartaal 2021, echter inmiddels lijkt het eerste kwartaal 2022 realistischer; de transitie van team P&O, het vertrek van de P&O partner en ziekte van de teamleider hebben allen impact op het inhoudelijk proces.)
Jaarstukken 2021
Pagina 11
Speerpunt
Kwaliteit
Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
Medio 2021 is in samenspraak met de gemeenten Diemen en Uithoorn het programma zaakgericht werken gestart onder leiding van een programmamanager. Door omstandigheden is de programmamanager eind 2021 vervangen door een nieuwe programmamanager. Dit zal wellicht wat vertraging veroorzaken, al wordt er hard gewerkt dit in 2022 in te lopen. Deze programmamanager heeft de opdracht om vier projecten aan te sturen dan wel te monitoren: 1. Wegwerken achterstanden archieven 2. De overgang van het huidige ZGW-systeem naar een nieuwe omgeving met andere look and feel 3. Het overbrengen van kennis en kunde om zaakgericht te kunnen werken 4. Het binnen de ambtelijke organisaties van Diemen en Uithoorn intensief begeleiden op de werkplek in het zaakgericht doen werken opdat er geen nieuwe achterstanden ontstaan.
5
Professionalisering ondersteuning Personeel en Organisatie
Speerpunt
Kwaliteit
Wat wilden we bereiken?
Professionalisering ondersteuning personeel en organisatie
Wat wilden we ervoor doen? Het team P&O heeft in 2020 en 2021 een transitie ondergaan van ondersteuner naar dienstverlener voor integraal management. Dit door de vorming van adviesteams en een nadrukkelijke focus op vraagstukken gelet werkgeverschap en interne/externe arbeidsmarkt. De transitie leidt tot professionalisering gedurende 2021 en 2022. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
6
De medewerkers van het team zijn per 1 juni 2021 formeel geplaatst in de nieuwe teamstructuur. Wegens vertrek van een van de P&O partners is een tijdelijke P&O partner ingehuurd. Beoogd is om die positie per 1 juni 2022 vast in te vullen. Tot december is het team tijdelijk aangestuurd door de teamleider JZ/Communicatie. Per 1 december 2021 is die rol vast ingevuld met een nieuwe teamleider (0,5fte). Ook is per 1 december 2021 een organisatieadviseur (0,5 fte) aan het team P&O toegevoegd, waardoor de dienstverlening ook op het gebied van organisatieadvies vorm kan krijgen. Er is in 2021 veel inspanning geleverd om de basis op orde te krijgen maar ook om een doorontwikkeling te maken zodat de kwaliteit van de dienstverlening op het gewenste niveau komt. Om de transitie te vervolmaken wordt op dit moment gewerkt aan een implementatieplan/teamplan. Dit teamplan biedt een evaluatie van de transitie en zet de verdere lijnen uit. Het werken vanuit de structuur van twee adviesteams en een expertiseteam heeft in 2021 zijn vorm gekregen. Het teamplan moet P&O helpen om de transitie ook feitelijk af te ronden.
Doorontwikkeling Servicedesk voor interne vragen over bedrijfsvoering en monitoren interne dienstverlening
Speerpunt
Kwaliteit
Wat wilden we bereiken?
Doorontwikkeling Servicedesk voor interne vragen over bedrijfsvoering en monitoren interne dienstverlening.
Wat wilden we ervoor doen? Doel is één centrale plek voor afhandeling van alle vragen en een snellere doorlooptijd. De teams Financiën, Communicatie en JZ worden in 2021 aangesloten. Ook wordt een vernieuwd applicatiesysteem ingevoerd. I&A zal in dit proces doorlopend taken overdragen aan de Servicedesk. Monitoren van werkvoorraad en doorlooptijden wordt vergemakkelijkt voor alle interne dienstverleningsprocessen. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
Jaarstukken 2021
Sinds 2020 is de Servicedesk gestart met verbreding van de dienstverlening door uitbreiding van de dienstverlening op het gebied van telecommunicatie (mobiel), inkoop voor P&O en Financiën (personele representatie) en is een start gemaakt met de inrichting van de backoffice van P&O (Personeelsadministratie) en Salarisadministratie zodat ook dit team een interne ingang heeft voor vragen en uitvoering – in relatie tot de backoffice van P&O. Dit moet nog verder vorm gaan krijgen in 2022.
Pagina 12
4.2.1
Wat heeft het gekost?
Programma Bedrijfsvoering
rekening 2020
begroot 2021
begroot na wijzigingen 2021
wijziging 2021
rekening 2021
resultaat 2021
(bedrag x € 1.000) Structurele lasten
-14.869
-15.425
-253
-15.680
-15.579
101
Structurele baten
14.878
15.425
253
15.680
15.675
-4
Toevoegingen aan reserves
-
-
-
-
-
-
Onttrekkingen aan reserves
-
-
-
-
-
-
Saldo Structureel
9
-
-
-
96
96
Slimmer Verbinden
-207
-
-336
-336
-161
175
Incidentele lasten
-222
-
-390
-390
-275
115
Incidentele baten
181
-
333
333
218
-115
Toevoegingen aan reserves
-56
-
-
-
-
-
Onttrekkingen aan reserves
207
-
392
392
217
-175
Saldo Incidenteel
-97
-
-
-
-
-
Saldo
-88
-
-
-
96
96
Toelichting op het resultaat Lagere lasten (€ 96.000) door: • Lagere lasten (€ 46K) voor opleidingen als gevolg van Corona. • Lagere kapitaallasten (€ 100K) als gevolg van lagere investeringen in 2020 zijn de kapitaallasten in 2021 lager. • Hogere lasten (€ 50K) interne dienstverlening voornamelijk als gevolg van postvoorziening. Dit heeft tevens te maken met een correctie voor de vorige jaren. Dit in verband met een definitieve afrekening. Baten Nagenoeg geen afwijkingen. Lagere lasten Slimmer Verbinden (€ 175.000) De kosten voor het project Slimmer Verbinden zijn lager doordat een aantal projecten nog doorlopen in 2022. Lagere incidentele lasten (€ 115.000) Voor het project archivering is € 304K beschikbaar gesteld voor archivering. Het project heeft mede door Corona vertraging opgelopen. Lagere incidentele baten (€ 115.000) Voor het project archivering is € 304K beschikbaar gesteld voor archivering. Het project heeft mede door Corona vertraging opgelopen. Het verschil € 189K is op de balans opgenomen als zijnde vooruitontvangenen zal in 2022 aangewend worden om het project af te kunnen ronden. Reserves (€ 175.000, lagere onttrekking) De lagere onttrekking heeft volledig te maken met de lagere lasten van Slimmer Verbinden. Een aantal projecten worden nog afgerond in 2022. ONVOORZIENE MIDDELEN
rekening 2020
begroot 2021
begroot na wijzigingen 2021
wijziging 2021
rekening 2021
resultaat 2021
(bedrag x € 1.000) Onvoorziene middelen
-
-9
11
1
-
-1
Saldo
-
-9
11
1
-
-1
Jaarstukken 2021
Pagina 13
Toelichting op onvoorzien Er zijn geen specifiek uitgaven op onvoorzien verantwoord. Incesteringen ICT (bedrag x € 1.000)
begroot 2021
wijziging 2021
begroot na wijzigingen 2021
rekening 2021
resultaat 2021
I&A - aanschaf computerapparatuur
-
215.000
215.000
191.954
23.046
I&A - aanschaf netwerkapparatuur
-
55.000
55.000
4.285
50.715
I&A - aanschaf serverapparatuur
-
65.000
65.000
-
65.000
I&A - aanschaf randapparatuur
-
37.000
37.000
164.628
-127.628
I&A - aanschaf telefoons
-
200.000
200.000
134.191
65.809
Saldo
-
572.000
572.000
495.058
76.942
Toelichting op de investeringen Bedrijfsvoering Per saldo lagere lasten investeringen ICT (€ 77K) door enerzijds een overschrijding van randapparatuur mede i.r.t. corona (-/- € 128K). Dit was mogelijk door onderschrijdingen op de overige apparatuur mede doordat de serverapparatuur inmiddels voor een belangrijk deel is uitbesteed
Jaarstukken 2021
Pagina 14
4.3
Programma Burger
Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2021 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1
Digitalisering producten en diensten burgerzaken
Speerpunten
Kwetsbaarheid en Kosten
Wat wilden we bereiken?
Digitalisering producten en diensten burgerzaken
Wat wilden we ervoor doen? Sinds maart 2019 is het baliebezoek bij Burgerzaken afgenomen als gevolg van de 10 jaar geldigheid van het paspoort (de reisdocumentendip). Tegelijkertijd nemen de mogelijkheden voor digitale dienstverlening steeds verder toe. Aan de andere kant is, en wordt, de kwaliteit van gegevens steeds belangrijker, mede door de uitbreiding van mogelijkheden van regie op eigen gegevens door inwoners. Burgerzaken zorgt ook in 2021 ervoor dat zoveel mogelijk over de mogelijkheden en middelen wordt beschikt om zich aan deze nieuwe situatie aan te passen, waarbij het hoge niveau van dienstverlening gehandhaafd blijft. Waar mogelijk zoekt Burgerzaken aansluiting bij landelijke initiatieven. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
2
Het eerste kwartaal van 2021 heeft vooral in het teken gestaan van (de organisatie van) de Tweede Kamerverkiezingen. De dienstverlening bij zowel KCC als Burgerzaken is sinds maart 2020, het moment dat het kabinet de eerste (algemene) maatregelen bekend maakte om het coronavirus te bestrijden, aangepast. Zo is er gedurende heel 2021 uitsluitend nog op afspraak gewerkt. Helaas zijn de beperkingen vanwege het coronavirus, met uitzondering van versoepelingen in de zomermaanden, gebleven. Desondanks is de fysieke dienstverlening voor inwoners ongewijzigd doorgegaan. Wel zijn er in 2021 weer meer producten en diensten digitaal aangeboden.
Doorontwikkeling KCC
Speerpunten
Kwaliteit en Kwetsbaarheid
Wat wilden we bereiken?
Doorontwikkeling KCC
Wat wilden we ervoor doen? Het KCC is, en wordt nog meer, het voorportaal voor alle klantcontacten via de verschillende kanalen. We leveren producten en diensten en beantwoorden vragen in het 1e lijn klantcontact en we ontwikkelen onze onlinedienstverlening door, onder meer op basis van de gemeentelijke visies op dienstverlening. Aanvullend maken we afspraken over de telefonische bereikbaarheid van afdelingen en medewerkers: over onder meer bereikbaarheidstijden, contactregistratie, terugbeltermijnen en vervanging bij afwezigheid. Hierbij wordt ook vastgesteld hoe op het nakomen van de afspraken wordt toegezien. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
Jaarstukken 2021
De fysieke dienstverlening (receptie en balie) bij het KCC is onveranderd gebleven. Ook de andere kanalen (telefoon en website) zijn op hetzelfde niveau voortgezet. Gedwongen door de situatie zijn veel digitale hulpmiddelen versneld ontwikkeld en zijn nieuwe initiatieven ontstaan. De toegenomen digitalisering geeft nieuwe uitdagingen waar het gaat om bijvoorbeeld de bereikbaarheid, maar biedt vooral nieuwe kansen.
Pagina 15
3
Professionalisering en optimalisatie Sociaal Domein
Speerpunten
Kwaliteit en Kosten
Wat wilden we bereiken?
Professionalisering en optimalisatie Sociaal Domein
Wat wilden we ervoor doen? Het Sociaal Domein is continu in beweging. Bij het Sociaal Domein gaat het om doorlopend verbeteren en vernieuwen (groeien). Waar staan we, waar willen we naartoe en wat kunnen we in de toekomst veranderen om het resultaat van de decentralisaties (en bijbehorende doelen) te optimaliseren en uitvoering te geven aan de visie van de DUOgemeenten (bijvoorbeeld brede toegang en integraal werken). In 2020 wordt een bijdrage geleverd aan de door (visie)ontwikkeling en uitvoering (en inrichting) van het Sociaal Domein. Een en ander wordt vertaald in een projectplan. Daarbij wordt ook beoordeeld of er op uitvoeringsniveau kosten bespaard kunnen worden door efficiënter of slimmer te werken. Doelstelling is dat in 2021 de nieuwe organisatiestructuur geformaliseerd is. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
De nieuwe organisatiestructuur is per 1 april 2021 geformaliseerd. Het sociaal domein bestaat nu uit drie teams, nl: Team Jeugd/Wmo, Team Participatie en Team Data & Ondersteuning. Systemen, personele en financiële zaken zijn nu ook op de nieuwe teams ingeregeld. Opdracht team Jeugd/Wmo: een voorstel/visie over hoe de Brede Toegang kan worden ingericht is door Duo+ in het derde kwartaal van 2021 aan de opdrachtgevers verstrekt. De opdrachtgevers moeten nog een besluit nemen op dit voorstel. Dit wordt verwacht in het eerste/tweede kwartaal van 2022, waarna de implementatie kan gaan plaatsvinden. Het team PW had voor 2021 de opdracht om in de huidige situatie het team te optimaliseren en de nasleep van de Corona Crisis te beheersen. Voor wat betreft de optimalisatie van het team kan worden opgemerkt dat de onderdelen Inkomen, armoedeen minimabeleid, schuldhulpverlening en Inburgering in 2021 grote stappen hebben gemaakt met het gemeente overstijgend werken. Ook heeft er een herindeling van taken plaatsgevonden met als effect dat taken zoveel als mogelijk, bij een medewerker komen te liggen. Door de expertise van beide gemeenten samen te voegen en werkzaamheden anders in te delen is de kwaliteit en de efficiency van de dienstverlening verhoogd en de kwetsbaarheid verlaagd. Maar natuurlijk zijn op dit onderdeel nog verdere stappen te maken.
In 2021 heeft het team zich verder voorbereid op nieuwe taken vanaf 1 januari 2022. Het gaat hier om Preventie & Vroegsignalering (schuldhulpverlening) en de nieuwe Wet inburgering. Voor wat betreft het beheersen van de (nasleep van de) Corona maatregelen kan worden opgemerkt dat de betreffende regelingen (Tonk, Tozo en heroriëntatie zelfstandigen) in 2021 zijn uitgevoerd en afgerond. Het team Jeugd heeft zich in 2021 vooral bezig gehouden met de voorbereidingen en implementatie van de nieuwe inkoop specialistische Jeugdzorg per 1 januari 2022 en de wijzigingen van het woonplaatsbeginsel. De nieuwe inkoop specialistische jeugdzorg vroeg veel voorbereidingen in 2021. Met de wijziging van (regionale) inkoop hopen de gemeenten de zorg dichter bij kind en gezin te kunnen bieden, maar ook de financiële uitgaven voor deze zorg beter te beheersen. Vanaf 2022 is het woonplaatsbeginsel in de jeugdwet gewijzigd.Het gaat hier om welke gemeente financieel verantwoordelijk is voor de jeugdhulp aan een jeugdige. Deze wijziging van beleid vroeg in 2021 veel afstemming en voorbereiding om deze wijziging tijdig en zorgvuldig te kunnen doorvoeren. Het team Data & Ondersteuning is verantwoordelijk voor het grip krijgen op de bedrijfsvoering. In 2021 is dit team bezig geweest met de kwaliteit van de managementrapporages en het leveren van betere stuurinformatie.
Daarbij zijn de financiële gevolgen van de nieuwe aankoop specialistische jeugdzorg in beeld gebracht. Verder heeft het nieuwe team Data en ondersteuning in 2021 meer stuctuur in de informatievoorziening aangebracht.
Jaarstukken 2021
Pagina 16
4
Data- en informatiemanagement verder optimaliseren
Speerpunt
Kwaliteit
Wat wilden we bereiken?
Data- en informatiemanagement verder optimaliseren
Wat wilden we ervoor doen? Kwaliteitsbeheersing (waaronder datakwaliteit) blijft een belangrijk item in 2021. In 2019 zijn alle processen binnen het Sociaal Domein geharmoniseerd ingericht. Zoals hierboven aangegeven: het Sociaal Domein is doorlopend in beweging. De vraag is vooral: hoe zorgen we ervoor dat na iedere verandering/wijziging/vernieuwing alles in samenhang blijft werken. In 2021 wordt gewerkt met een data kwaliteitsplan. Periodiek wordt over de kwaliteit gerapporteerd zodat snelle bijsturing mogelijk is. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
In 2021 is er naast de kwartaalrapportages periodiek extra verdiepende informatie verstrekt aan de opdrachtgevers over de ontwikkeling van de Wmo- en Jeugdbudgetten. Om nog betere stuurinformatie te kunnen leveren is in het vierde kwartaal van 2021 gestart met het Project Data gedreven werken binnen het Sociaal Domein. Het doel van dit project is om te groeien in het niveau van data volwassenheid, zodat data ondersteunt bij het weten en verkrijgen van inzicht, zodat we beter in control komen in het Sociaal Domein en de politiek tijdig de mogelijkheid geven om keuzes te maken. Het project wordt afgerond/geïmplementeerd in het vierde kwartaal van 2022.
5
Borgen rechtmatigheid levering zorg door zorgaanbieders borgen
Speerpunt
Kwaliteit
Wat wilden we bereiken?
Borgen rechtmatigheid levering zorg door zorgaanbieders.
Wat wilden we ervoor doen? Binnen Jeugd en de Wmo wordt met veel (verschillende) zorgaanbieders gewerkt. Van belang is dat de rechtmatigheid van zorg geborgd is. Tot nu toe is de controle levering zorg vooral door externe partijen uitgevoerd. In 2021 wordt de zorglevering door de medewerkers binnen het Sociaal domein (per kwartaal) gecontroleerd. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
6
In 2021 is een medewerker Eerstelijns Controle aangenomen die als primaire taak heeft de rechtmatigheid van de zorgleveringen voor Jeugd en WMO te controleren.
Het voorkomen van oneigenlijk gebruik van voorzieningen door goede voorlichting en preventieve activiteiten
Speerpunten
Kwaliteit en Kosten
Wat wilden we bereiken?
Het voorkomen van oneigenlijk gebruik van voorzieningen door goede voorlichting en preventieve activiteiten.
Wat wilden we ervoor doen? De Participatie Wet (PW), Wmo en Jeugdwet hebben als doel dat de juiste zorg en ondersteuning op de juiste plaats wordt vormgegeven en dat middelen daaraan worden besteed. Vanaf 1 januari 2020 wordt met een nieuwe handhavingsnota gewerkt die gericht is op preventieve activiteiten, met als doel om oneigenlijk gebruik van voorzieningen te voorkomen. Het uitgangspunt is dat met voorlichting en goed contact met de cliënt, oneigenlijk gebruik wordt voorkomen. In 2021 gaan we de resultaten van de nieuwe handhavingsnota evalueren en beoordelen of de gewenste effecten zijn bereikt of dat bijsturing noodzakelijk is. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
De uitvoering van het handhavingsplan moet nog steeds door Duo+ nader ingevuld worden en passen in de uitgangspunten van de doorontwikkeling van het Sociaal Domein en de visie van de politiek. Hierbij moet niet vergeten worden dat er een ontwikkeling is om naast focus op de regels, omdenken en een goede balans tussen doel- en rechtmatigheid, we ook breder gaan kijken naar de beoogde (integrale) resultaten en de doelmatigheid van voorzieningen. Het niet omgaan met de regels is niet altijd onwil van de inwoner. Hier kunnen ook andere oorzaken aan ten grondslag liggen, zoals onvermogen en onwetendheid. De uitvoering richt zich dan ook met name op preventie en het aandacht hebben van achterliggende problemen die kunnen leiden tot fraude. Het plan moet nog nader beschreven worden, dit zal in 2022 opgepakt worden.
Jaarstukken 2021
Pagina 17
7
Ontwikkelingen jeugd
Speerpunt
Kwaliteit
Wat wilden we bereiken?
Ontwikkelingen Jeugd
Wat wilden we ervoor doen? In 2020 wordt een keuze gemaakt of de gemeenten wel of niet meegaan met de (regionale) nieuwe methodiek Amsterdam. Het tijdstip van een eventuele verandering is nog niet duidelijk (2021 of 2022). De impact voor de uitvoering(organisatie) is afhankelijk van de keuzes die de gemeenten maken. Dit neemt niet weg dat een keuze altijd gevolgen heeft voor de uitvoering per 2021. Doelstelling is meer grip op de uitgaven Jeugd. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
8
Met ingang van 01-01-2022 is, in navolging van Amsterdam, de nieuwe inkoop specialistische Jeugdhulp geïmplementeerd. Alle voorbereidingen hiervoor hebben in 2021 plaatsgevonden zoals het meewerken aan de nieuwe verordening Jeugd, het herschrijven van het administratieprotocol en het aanpassen van de werkprocessen. De voorbereidingen voor het nieuwe woonplaatsbeginsel hebben eveneens in 2021 plaatsgevonden. Deze voorbereidingen bestonden vooral uit afstemming met andere gemeenten, het doorrekenen van de financiële consequenties en het schrijven van werkinstructies voor de uitvoering.
Nieuwe wet inburgering
Speerpunt
Kwaliteit
Wat wilden we bereiken?
Nieuwe wet inburgering
Wat wilden we ervoor doen? Er komt een nieuwe inburgeringswet per 1 januari 2021. De regie op de inburgering wordt vanaf deze datum volledig bij de gemeente neergelegd. Doelstelling is dat per 1 januari 2021 de wet volledig op de afdeling is geïmplementeerd. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
9
In 2021 is door Duo+ ondersteuning gegeven voor de implementatie van de nieuwe wet Inburgering. Deze wet is per 1 januari 2022 van kracht gegaan. Het afwegingskader Inburgering is in december 2021 besproken met de betrokken wethouders. De procesinrichting van de nieuwe wet is nog volop bezig (samen met Diemen), maar we lopen iets achter op de planning. Een van de redenen hiervan is dat de gemeenten de aanbesteding van aanbieders taal nog moeten afronden. Daarnaast blijft er steeds nieuwe informatie vanuit het Rijk komen (bijvoorbeeld over geldstromen en doelgroep van de nieuwe wet). De implementatie van de wet loopt door in het eerste kwartaal van 2022 en is in samenwerking met de beleidsmedewerkers van de opdrachtgevers en I&A. De opdracht voor de nieuwe wet moet nog in het OGON worden vastgesteld, dit zal in het eerste kwartaal van 2022 plaatsvinden.
Maatwerk: integraal en regelluw werken
Speerpunt
Kwaliteit
Wat wilden we bereiken?
Maatwerk: integraal en regelluw werken. Werken in (wederzijds) vertrouwen in plaats van controle (regeldruk voor inwoners verminderen).
Wat wilden we ervoor doen? Doelstelling is dat steeds meer regelluw (werken in wederzijds) vertrouwen in plaats van controle (regeldruk voor inwoners verminderen) en optimaal integraal gewerkt wordt. In 2019 zijn de eerste stappen gezet, in 2020 gaan we verdere stappen ondernemen om uiteindelijk in 2021 volledig regelluw en integraal te werken. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
De herschreven versie van de schrapsessies is inmiddels ontvangen van Stimulansz. Er zijn in 2021 stappen gemaakt om regelluwer te werken, maar zijn nog verdere stappen te maken. Maar hiervoor zijn ook beleidsmatige aanpassingen noodzakelijk. Bij alle onderwerpen die nu binnen het sociaal domein spelen wordt rekening gehouden met de begrippen: regelluw werken, werken in wederzijds vertrouwen, maatwerk en integraal werken. Een actie uit de schrapsessies is dat de beleidsmedewerkers vanaf 1 januari 2022 periodiek met de klantmanagers/vakspecialisten in overleg gaan om samen te bespreken wat eenvoudiger oftewel regelluwer kan. Medewerkers zijn in 2021 getraind in de Omgekeerde Toets. Dit is een methodiek die de uitvoering ondersteund bij het -waar nodig- leveren van maatwerk en helpt om de vraag van de inwoner centraal te stellen.
4.3.1 Corona – Sociaal Domein De steunmaatregelen Corona 2021 Onderstaande steunmaatregelen zijn overgeheveld naar de gemeenten c.q. het Sociaal Domein. Het gaat in 2021 om de volgende regelingen:
Jaarstukken 2021
Pagina 18
1. De Tijdelijke overbruggingsuitkering zelfstandig ondernemers (Tozo). In 2021 wordt uitvoering gegeven aan de Tozo regeling 3, 4 en 5. 2. De regeling Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten (TONK) 3. De regeling Heroriëntatie Zelfstandigen Voor de zelfstandig ondernemers is een tijdelijke overbruggingsregeling (Tozo) in het leven geroepen die vanaf 1 maart 2020 van kracht is en voorlopig doorloopt tot 1 oktober 2021. Deze regeling is gebaseerd op de bijstand voor zelfstandigen (Bbz) en bestaat uit twee regelingen: 1. Uitkeringen levensonderhoud en 2. Bedrijfskredieten. Voor de Tozo 1, 2 en 3 zijn er 1.912 aanvragen verwerkt (stand van zaken 1 april 2021: Uithoorn 1.233 en Ouder-Amstel 679). Voor Tozo 4 zijn 234 aanvragen ontvangen (Uithoorn 146 en Ouder-Amstel 88). Tozo 5 loopt vanaf 1 juli 2021 tot 1 oktober 2021. Bij de verstrekking van deze aanvragen is uitgegaan, zoals landelijk voorgeschreven, van de opgave van de cliënt. Tijdens de controle op de rechtmatigheid van de verstrekte uitkeringen kwamen relatief veel onregelmatigheden naar voren. Dit vraagt nog veel inzet voor deze regeling in 2021. De financiële gevolgen, inclusief de uitvoeringskosten worden vooralsnog vanuit de bijdragen van het Rijk gedekt. Of de rijksbijdragen uiteindelijk voldoende zijn, moet aan het eind van de rit nog blijken.
De TONK-regeling is bedoeld voor ondernemers die door een terugval in inkomsten noodzakelijke kosten(zoals woonlasten) niet meer kunnen betalen. De regeling loopt per 1 januari 2021 en is per 1 juli 2021 met drie maanden verlengd tot 1 oktober 2021. Hoewel het aantal aanvragen minder is dan geraamd/ verwacht, maar dit is een landelijke trend. Daarentegen is de afhandeling van de aanvragen zeer arbeidsintensief. Dit is besproken met de opdrachtgevers en afgesproken is dat de opdracht wordt geherformuleerd. De regeling heroriëntatie zelfstandigen biedt ondersteuning aan zelfstandigen bij hun heroriëntatie op de arbeidsmarkt. Tot op heden zijn er weinig ondernemers die zich gemeld hebben voor deze regeling. Bij het nieuwe aanvraagformulier van Tozo 5 kunnen ondernemers aangeven of zij geïnteresseerd zijn in een vrijblijvend gesprek met de gemeente over eventuele heroriëntatiemogelijkheden. Wellicht dat deze proactieve benadering zorgt voor een stijging van geïnteresseerde zelfstandigen. Tenslotte: Het team PW is ook druk met de hersteloperatie Kinderopvang. Dit is weliswaar niet het gevolg van de Coronacrisis maar wel het gevolg van de Kindertoeslagaffaire. Ook hier gaat het om een regeling die veel van de uitvoering vraagt en waarvan de voorwaarden doorlopend veranderen.
De intensieve regeling is besproken met de opdrachtgevers en beoordeeld gaat worden of ook deze opdracht wordt geherformuleerd. Effecten op het uitkeringsbestand Het uitkeringsbestand van Ouder-Amstel is stabiel gebleven (per 31 december 2021 178 uitkeringen), in Uithoorn is er sprake van een verhoging van het uitkeringsbestand ten opzichte van 31 december 2020, nl dit ga ik morgen nakijken Dit is niet direct het gevolg van Corona, maar heeft meer te maken met een hoog aantal verhuizingen van uitkeringsgerechtigden naar deze gemeente (per 31 december 342 uitkeringen excl. LKS). De Tozo regelingen zijn per 1 oktober 2021 beëindigd. Het vorenstaande betekent niet dat er voor de Tozo geen werkzaamheden meer zijn. Dit omdat regelingen nog doorlopen in 2022 en verder. Denk hierbij aan controle rechtmatigheid, terugvorderingen en dergelijke.
Jaarstukken 2021
Pagina 19
Duizenden ouders zijn getroffen door de toeslagenaffaire. Het Rijk heeft daarom gemeenten verzocht om de ouders ondersteuning te bieden op de levensgebieden financiën, wonen, werk, gezondheid en gezinssituatie. Deze taak is door het team PW (na opdracht van de opdrachtgevers) opgepakt. De hersteloperatie Kinderopvang is in 2021 uitgevoerd. Het gaat om een complexe regeling die veel tijd van de uitvoering vraagt en vanuit 2021 doorloopt in 2022. Effecten zorgaanbieders De Coronacrisis heeft ook grote impact op de uitvoering van de Jeugdzorg, de Wmo en re-integratiebureaus. Om de zorg te continueren is de regeling voor de vergoeding van meerkosten aan aanbieders in 2021 voortgezet. De VNG heeft met het Rijk afspraken gemaakt over de vergoeding van deze meerkosten. De afspraken gelden ivoor heel 2021. Budgetten Jeugd/Wmo et de opdrachtgevers is overlegd om te bepalen hoe meer grip te krijgen op de uitputting van de budgetten voor 2022 en daarop volgende jaren. In opdracht van de opdrachtgevers is in het vierde kwartaal van 2021 gestart met het Project Data gedreven werken binnen het Sociaal Domein. Het doel van dit project is te groeien in het niveau van data volwassenheid, zodat data ondersteunt bij het weten en verkrijgen van inzicht.
Hierdoor kunnen we beter in control komen in het Sociaal omdat er er tijdig de mogelijkheid is om keuzes te maken als er budgetoverschrijdingen dreigen te ontstaan. 4.3.2
Wat heeft het gekost?
BURGER
rekening 2020
begroot 2021
begroot na wijzigingen 2021
wijziging 2021
rekening 2021
resultaat 2021
(bedrag x € 1.000) Structurele lasten
-6.275
-5.235
-1.074
-6.309
-6.227
82
Structurele baten
6.439
5.235
1.075
6.310
6.163
-148
Toevoegingen aan reserves
-
-
-
-
-
-
Onttrekkingen aan reserves
-
-
-
-
-
-
Saldo Structureel
164
-
1
1
-64
-66
Incidentele lasten
-241
-
-678
-678
-356
322
Incidentele baten
663
-
238
238
356
118
Toevoegingen aan reserves
-654
-
-
-
-
-
Onttrekkingen aan reserves
216
-
439
439
465
27
Saldo Incidenteel
-16
-
-1
-1
465
466
Saldo
148
-
-
-
401
401
Toelichting op het resultaat (€ 401 Lagere lasten (€ 82.000) veroorzaakt door: • lagere lasten opleidingen (€ 44K), als gevolg van Corona hebben een aantal opleidingen niet plaats kunnen vinden. • lagere lasten (€ 42) advisering voor schuldhulpverlening en inhuur diverse. • lagere lasten representaties (€ 9k) als gevolg van Corona hebben de team- en organisatieontwikkelingsdagen beperkt plaatsgevonden. • Hogere lasten (€ 13K)het op niveau brengen van de voorziening frictiekosten, dit alsgevolg van doorlopende WW verplichtingen in 2022.
Jaarstukken 2021
Pagina 20
Per saldo lagere baten (€ 148.000) veroorzaakt doordat een deel van de bijdrage is opgenomen onder de vooruitontvangen bedragen, deels ter afwikkeling van nog lopende werkzaamheden in 2022. Het resterende deel zal dan terugbetaald worden in 2022. Hogere incidentelle baten (€ 118.000) De vergoeding (€ 118K) voor de uitvoeringskosten TOZO is later in rekening gebracht waardoor deze niet in de raming was opgenomen. Het totaal van de lasten en baten vallen per saldo zeer positief uit doordat Duo+ de werkzaamheden zeer efficiënt heeft kunnen uitvoeren. Reserves Er is geen afwijking.
Jaarstukken 2021
Pagina 21
4.4
Programma Buurt
Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2021 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. 1
Juiste uitvoering nieuwe wetgeving
Speerpunten
Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten
Wat wilden we bereiken?
Juiste uitvoering nieuwe wetgeving
Wat wilden we ervoor doen? Om de juiste dienstverlening aan de DUO-gemeenten te kunnen waarborgen is het noodzakelijk om mee te (kunnen blijven) gaan met veranderingen in de nabije en wat verdere toekomst. Hiervoor moet het team werken aan haar professionele identiteit. Kosten, Kwetsbaarheid en Kwaliteit zijn speerpunten in de ontwikkeling. De hierboven genoemde voorbereiding op de Omgevingswet is hierbij evident maar ook de kwaliteitscriteria 2.1 en de Wet private kwaliteitsborging. Wat de concrete betekenis hiervan is wordt duidelijker in de loop van 2021. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?
De invoering van de Omgevingswet wordt door de DUOorganisatie grotendeels gezamenlijk uitgevoerd. Dit gebeurt aan de hand van een jaarlijks programmaplan waarin de projecten staan beschreven die in gezamenlijkheid worden uitgevoerd. Bijna alle projecten, met uitzondering van de intervisie die tussen de DUO-gemeenten plaatsvindt ten aanzien van de omgevingsvisie, zijn voor de uitvoeringsorganisatie Duo+ van belang. Alle andere projecten die zich richten op het harmoniseren van werkprocessen, digitalisering, communicatie, opleidingen, financiën, mandatering en het harmoniseren en vertalen van verordeningsregels zijn van invloed op het werk van Duo+. Aan alle projecten wordt, ondanks de onzekerheid rondom de invoeringsdatum, stevig doorgewerkt en de verwachting is dat deze projecten conform de planning worden afgerond.
2 Participatie Ook in 2021 verliep het participatieproces moeizamer als gevolg van de Coronacrisis. Dit geldt zowel voor de Beleidsprojecten (opstellen diverse beheerplannen) als herinrichtingsprojecten. Deze lopen daardoor iets vertraging op welke gemeld zijn c.q. worden bij de opdrachtgevers. Er wordt gezocht naar creatieve manieren om meningen en ideeën op te halen bij bewoners/ondernemers. De positieve houding van medewerkers om vooraf de mening en ideeën van bewoners en ondernemers in hun project te verkrijgen en mee te laten denken is en blijft een belangrijke randvoorwaarde. Deze andere wijze van participeren zal ook voor toekomstige participatietrajecten gehanteerd gaan worden. Diverse afzonderlijke bewonersinitiatieven zijn door het Team I&B in behandeling genomen. Veelal trekken de initiatiefnemers zich na verloop van tijd terug in verband met hun verantwoordelijkheid binnen zo’n initiatief. 3 Aandacht voor duurzame inzetbaarheid bij Buurt De stijging van de gemiddelde leeftijd van de medewerkers van de afdeling Buurt heeft gevolgen voor de fysieke en mentale belastbaarheid. Deze medewerkers kunnen o.a. door aanpassingen in het (uitvoerend) takenpakket langer inzetbaar blijven. Indien noodzakelijk wordt naar maatwerkoplossingen gezocht. Op individueel niveau zijn hier met medewerkers afspraken over gemaakt, en is het takenpakket aangepast.
De ontwikkeling van VTH biedt kansen om met medewerkers in gesprek te gaan over de ambities en ontwikkeling in het takenpakket. Op verschillende punten zijn wijzigingen aangebracht met het oog op mentale belastbaarheid. Fysieke belastbaarheid is een onderwerp dat relevant is bij de toezichthouders (WABO en Boa's). Ook hier wordt gezocht naar maatwerkoplossingen. Dit is overigens iets wat breder bekeken moeten worden.
Jaarstukken 2021
Pagina 22
4
Komen tot één locatie een waaruit werkzaamheden uitgevoerd en begeleid worden
Speerpunten
Kwaliteit en Kwetsbaarheid
Wat wilden we bereiken?
Komen tot één locatie van waaruit werkzaamheden uitgevoerd en begeleid worden.
Wat wilden we ervoor doen? Vanuit het Organisatie en Formatie rapport is er onderzoek gedaan naar één gemeentewerf. Na besluitvorming, begin 2020, bij de gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel wordt medio 2020 een vervolgtraject gestart. Mogelijke tussenstap (kleine verbouwing) kan in 2021 plaatsvinden, waarna de voorbereiding voor de mogelijke nieuwbouw kan gaan starten. Hebben we bereikt met wat we wilden gaan doen?