CONCEPT Verslag Auditcommissie 25 november 2024

Verslag Auditcommissie 25 november 2024 Aanwezig

Sarie Muijs (VZ), Evert den Heijer, Frank Geerts, Danny Pieterse, Koen Deutekom, Jeroen Klaasse, William van Zanen en Ivo Beekers (accountant, bij agendapunt 3)

Afwezig 1

Hans Dijksman Opening, vaststelling agenda, mededelingen De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

2

Vaststelling verslag vergadering d.d. 14 oktober 2024 en aangepaste actielijst Ongewijzigd vastgesteld.

De actiepunten worden nagelopen: -

Koen geeft een voorzet van de ziekteverzuim- en bezettinggegevens zoals het college die vanaf de 1e kwartaalbrief 2025 wil opnemen. Hierbij komt ook een overzicht van de inhuur van derden. De

commissie vindt het een helder overzicht. De staafgrafiek per maand is overbodig; -

Wat betreft de voortgang van de frauderisico’s dit komt in april terug in de auditcommissie. Het VIC team gaat over van een aanpak per team naar een procesmatige aanpak. Er zijn ca. 20 processen, per proces

worden de risico’s in kaart gebracht. Voor de zomer volgt een nieuw intern controleplan. 3

Auditplan 2024 accountant en opdrachtbevestiging jaarrekeningcontrole 2024 De accountant geeft een toelichting. Het dashboard wordt gezamenlijk doorgelopen:

De materialiteit voor getrouwheid is momenteel vastgesteld op 1% van de lasten. Het advies is om als raad na te denken over de hoogte van het

percentage. Bij de kadernota 2026 zal het college een voorzet geven, dit is ruim op tijd voor de controle 2025.

Uit de EU richtlijn NIS2 (Cyberbeveiligingswet) volgt dat gemeenten standaard een hoog risicoprofiel hebben.

De SISA verantwoordingen nemen toe, ondanks het voornemen van het nieuwe kabinet.

Opdrachtbevestiging In de opdrachtbevestiging wordt verzocht om het onderwerp

‘onafhankelijkheid van de externe accountant’ op de agenda te plaatsen van de periodieke bespreking met de auditcommissie. Dat is bij deze gebeurd. De auditcommissie kan instemmen met de opdrachtbevestiging. 4

Controleprotocol en het Normenkader 2024 Het voorstel kent weinig bijzonderheden. De auditcommissie is akkoord. Frank merkt op dat in de voordracht ten onrechte wordt gesteld dat de

rapportagetolerantie van € 75.000 wordt verhoogd tot € 100.000. Dit was nl. vorig jaar ook al het geval. Koen past dit aan voor de raadsvergadering. Ook wordt nog gekeken naar de woordkeuze “voorstel” in het protocol. Na een raadsbesluit is het immers geen voorstel meer maar een feit. 5

Bestuurlijke planning P&C-documenten 2025 en planning auditcommissies Akkoord met de voorgestelde planning.

6

Vierde kwartaalbrief 2024 Deze kwartaalbrief is een stuk uitgebreider. Er worden veel

begrotingswijzigingen voorgesteld. Er wordt een voorschot genomen op de verrekeningen om zo te sturen op de begrotingsrechtmatigheid.

Sarie heeft vragen over risico inschatting opvang statushouders op p.15. Waar is het risico “gemiddeld” op gebaseerd? Verwezen wordt naar de genoemde beheersmaatregelen.

Er wordt stil gestaan bij de budgetoverhevelingen. Deze kunnen nooit leiden tot een negatief saldo bij de jaarrekening.

In de jaarrekening worden alle overhevelingen straks vermeld.

7

Rondvraag

Het concept verslag wordt bij de stukken van de informatieve raad van 28

november geplaatst. Sarie is desgewenst beschikbaar voor een mondelinge toelichting.

De belastingverordeningen worden niet in de auditcommissie besproken. Wel volgend jaar de Nota lokale heffingen.

Pagina 2

ACTIELIJST: DATUM

ACTIE

STAND VAN ZAKEN

19-12-

Nav. Informatieve raad 13/12/22: op

Agenderen voor een komende

22

welke wijze informatie aanleveren

inzake ambtelijke capaciteit en de

vergadering.

druk daarop. Uit het verslag bij

Besproken 1/7:

“Wethouder Klaasse is van mening dat

De gegevens over aantal openstaande

bespreking 4e kwartaalbrief:

er geen uitgebreid instrument moet worden opgetuigd om een overzicht te geven van de capaciteitsproblemen in de organisatie. Het is goed om een keer in de auditcommissie te bespreken om één of twee keer per jaar iets op te nemen waar de organisatie niet zoveel tijd mee kwijt is maar wel de goede informatie wordt aangeleverd als het gaat om de ambtelijke capaciteit en de druk daarop.”

vacatures en het ziekteverzuim zijn

bekend. Onbezette formatieruimte kan

een goede indicator zijn. De formatie en bezettingscijfers zijn makkelijk aan te leveren. Zie ook de jaarrekening.

Koen en Danny checken intern wat er aan gegevens beschikbaar is en hoe deze

geduid moeten worden. Bijvoorbeeld: hoe moeten de indicatoren bovenaan

pagina 183 van de Jaarrekening worden gelezen?

Besproken 14/10:

Er wordt op dit moment naar gekeken. 25 november wordt hierover meer informatie gedeeld. 25/11

Akkoord met voorstel om inzicht te geven in de ziekteverzuim- en

bezettinggegevens in de 1e kwartaalbrief 2025 wil opnemen.

18-0123

De auditcommissie ontvangt een

In 2023 zijn interviews gehouden met

en de beheersmaatregelen.

hieromtrent heeft nog niet

samenvatting over de frauderisico’s

alle teamleiders. De besluitvorming plaatsgevonden vanwege gewijzigd

inzicht. Bedoeling is de aandacht voor

frauderisico’s te borgen in de processen en de VIC een rol te geven in de

controle. Dit wordt in 2024 verder Pagina 3

uitgewerkt. Het voorstel hiertoe zal ter kennisname aan de auditcommissie

worden gestuurd (2e halfjaar 2024). Besproken 14/10:

De samenvatting is er nog niet. Er is namelijk veel tijd gestoken in de besparingen en ombuigingen. Besproken 25/11: Voor de zomer volgt een nieuw intern controleplan.

Pagina 4