Concept functieprofiel griffier 2706.pdf

FUNCTIEPROFIEL Griffier gemeenteraad Diemen Juni 2022

Griffier Diemen Als griffier van de gemeenteraad van Diemen ben je een toegankelijk, open en inspirerend boegbeeld. Een verbinder, die zich soepel beweegt tussen raad, college en organisatie, die samenwerken vanzelfsprekend vindt en die in de brede zin van het woord omgevingsbewust is. Maar ook iemand die de raad verschaft wat er nodig is, die dat actief uitdraagt. Een leider, die kan sturen op resultaat en naadloos begrijpt hoe dit in een politiek gestuurde organisatie werkt. Een teamspeler, die samen met de burgemeester en de gemeentesecretaris leiding geeft aan het politiek bestuurlijke proces. Een griffier die zichtbaar en benaderbaar is vanuit de raad, het college en de ambtelijke organisatie en makkelijk contact maakt met inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties buiten de organisatie.

Diemen Ben jij de ervaren griffier die de raad, het college, de gemeentelijke organisatie en de groeiende gemeenschap van Diemen als één geheel ziet en daar jezelf en de organisatie optimaal voor inzet? Maak dan kennis met deze centraal, in een gevarieerde omgeving gelegen gemeente. Dichtbij Amsterdam, maar toch de rust van een dorp. Diemen is een gezellige gemeente, volop in ontwikkeling en een gemeente waar de komende jaren een groot aantal nieuwe inwoners wordt verwelkomd. Diemen ligt aan de oostkant van Amsterdam, midden in het stedelijke gebied. Deze ligging biedt veel voordelen voor zowel de bereikbaarheid van Amsterdam als andere delen van het land. Ten noordoosten van Diemen ligt het IJsselmeer met zijn recreatiemogelijkheden. Ook in de omgeving van Diemen is het genieten van het groen. Binnen enkele minuten ben je in de natuur: Diemen is het noordelijkste punt van het groene hart van Nederland. Het is prettig recreëren in de omgeving: wat te denken van bijvoorbeeld een fietstocht door het veenweidegebied, het Gooi of de Flevopolder? Diemen heeft een groot aanbod aan culturele verenigingen en sportverenigingen. Ook beschikt Diemen over een eigen theater (De Omval), een bibliotheek en een zwembad.

Organisatie

De gemeente Diemen is een snelgroeiende gemeente en de organisatie moet hier continue in meebewegen. Er werken ruim 250 bevlogen en betrokken medewerkers aan de opgaven waar de gemeente voor staat. Belangrijkste opgave is het in goede banen leiden van de groei. Diemen telt nu ruim 30.000 inwoners en groeit de komende jaren door naar 37.000. Die groei brengt met zich mee dat de Diemense samenleving flink verandert, maar ook dat de gemeentelijke organisatie in verandering is. De gemeente is voor iedereen bereikbaar en toegankelijk en wil dat ook blijven. De cultuur kenmerkt zich door een open cultuur, korte lijnen binnen en buiten de organisatie en een ‘no-nonsense’ mentaliteit. Men hecht aan dit karakter! Tegelijkertijd worden de vraagstukken voor de gemeente complexer en wordt er meer van de medewerkers gevraagd. Om die reden is er een organisatieontwikkeling ingezet, die de komende jaren verder wordt uitgevoerd. De gemeenteraad heeft 23 raadsleden en kent 7 fracties. De debatcultuur is open en eerlijk. De vergaderstructuur is het zogenaamde BOB-model. De gemeenteraad heeft de wens om de griffie uit te breiden met een raadsadviseur.

Profiel, wat breng je mee? Als griffier van Diemen ben je in de eerste plaats een verbinder! Een verbinder tussen de gemeenteraad, college, organisatie en de gemeenschap van Diemen. Daarin ben je voor iedereen zichtbaar en benaderbaar en weet je je met natuurlijke charme te bewegen op alle niveaus. Maar je bent ook een gezagvol griffier die zorgdraagt voor het succesvol ontwikkelen van een professionele griffie in nauw overleg met de werkgeverscommissie. Diemen vindt het belangrijk om zelfstandig te blijven. Dat vraagt om het innemen van een stevige positie in de regio; om de regionale samenwerking waar nodig te versterken Je bent rolvast, je weet wanneer je moet dienen en wanneer je moet leiden en kunt daartussen schakelen zonder aan authenticiteit in te boeten. Je geeft graag betekenis aan de toekomst van Diemen en gelooft in de kracht van de samenleving daarin. De snelle groei die de gemeente doormaakt is voor een groot deel bepalend voor de opgaven waar de gemeente zich voor gesteld ziet. De keuzes die worden gemaakt hebben nu, meer dan ooit, impact op de gehele samenleving. Jij bent in staat om op gezaghebbende wijze leiding te geven aan de bestuurlijke aspecten vanuit de optiek van de raad rondom deze ontwikkelingen.

Diemen is volop in beweging en vernieuwing, de plannen daarvoor liggen klaar en aan jou de vraag om je daar achter te scharen en vanuit visie en strategie verder uitvoering aan te geven aan de lokale democratie. Je pakt een verbindende rol in bestaande regionale verbanden en behartigt de belangen van de gemeenteraad daarin. Netwerken en het onderhouden van relaties zit in jouw DNA. Je hebt een sterke politieke antenne, vindt het vanzelfsprekend om te investeren in de goede relatie met het college en de gemeentelijke organisatie. Je geeft leiding aan de griffie en geeft functioneel leiding aan de organisatie als het gaat om het faciliteren van raadsvergaderingen en soortgelijke bijeenkomsten binnen en buiten het gemeentehuis. Als cultuurdrager ben je je bewust van het daarbij behorende voorbeeldgedrag. Je maakt je breed voor een constructieve debatcultuur in de gemeenteraad en bent mee- en tegendenker voor fracties en commissies. Je begrijpt hoe een gemeente werkt en je weet op basis van ervaring en natuurlijk gezag snel overzicht te krijgen. Je weet waar je over gaat en waar je over praat. Je bent posi-

tief, voelt je thuis in een informele cultuur en begrijpt wat er nodig is om de gemeenteraad van Diemen een stap verder te brengen. Je durft op te treden en indien nodig risico’s te nemen, maar doet dat met charme en humor. Feedback geven en ontvangen vind je de normaalste zaak van de wereld. Je houdt de budgetten van de gemeenteraad en de griffie goed in het vizier, maar vindt het ook belangrijk om het werk van de gemeenteraad voorrang te geven.

Functie-eisen Kennis en vaardigheden •

Je beschikt over een academisch werk- en denkniveau;

•

Je bent flexibel in arbeidstijden (vergaderingen vinden vaak in de avond plaats);

•

Je hebt kennis en inzicht met betrekking tot het functioneren van bestuurlijke cir-

•

Je hebt een brede kennis van en inzicht in wet- en regelgeving met betrekking tot

cuits en van complexe politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen; het lokaal bestuur, de besluitvormingscircuits en bestuurlijke verhoudingen met andere overheden; •

Je hebt brede kennis van en inzicht in de hoofdlijnen van de politieke agenda rekening houdend met politieke en maatschappelijke gevoeligheid;

•

Je bent vaardig in het formuleren van strategische inhoudelijke politiekbestuurlijke adviezen;

•

Je bent vaardig in het omgaan met belangentegenstellingen;

•

Je bent precies, punctueel en nauwgezet;

•

Jouw affiniteit met Diemen en/of de regio Amstelland-Meerlanden geeft jou een voorsprong in het opbouwen van een netwerk onder collega’s en met de zogenaamde verbonden partijen.

Competenties •

Sturend vermogen (waaronder leiderschap);

•

Inlevingsvermogen (waaronder politieke en bestuurlijke sensitiviteit);

•

Onafhankelijkheid;

•

Initiatief (waaronder durf en lef);

•

Resultaatgerichtheid (waaronder onderhandelen);

•

Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden en luisteren;

•

Samenwerken;

•

Visie;

•

Omgevingsbewustzijn (waaronder netwerken en maatschappelijke oriëntatie);

•

Analytisch vermogen;

•

Coachen;

•

Stressbestendigheid (waaronder zelfkennis en energie).

Bijlage: 1. Functiebeschrijving Griffier.

•

Bijlage 1

Functiebeschrijving griffier Plaats in de organisatie: Is direct verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad. De functie vereist een zelfstandig optreden. De Werkgeverscommissie Diemen treedt namens de raad op als werkgever van de griffier en de griffie en bepaalt aan de hand van het jaarwerkplan van de griffie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden toegekend. De griffier wordt op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad aangesteld en heeft dan ook een onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeentelijke organisatie.

Doel van de functie: 1. Ondersteuning en strategische advisering van de raad, de raadsleden, de raadsvoorzitter, de fractievoorzitters, de auditcommissie, het presidium, de vertrouwenscommissie en adviescommissies bij het vervullen van de aan de raad toegekende verantwoordelijkheden en zorgdragen dat de raad zijn verantwoordelijkheid optimaal kan waarmaken. 2. Versterking van de lokale democratie door sturing te geven aan de verbindende rol van de raad met de inwoners van Diemen en verder werk maken van de door de gemeente en gemeenteraad van Diemen gewenste ontwikkeling in communicatie en participatie. En ook door in het samenspel met college en ambtelijke organisatie het belang van de raad en de rol van de raad te benadrukken. 3. De raad te begeleiden bij het maken van heldere beleidskeuzes en het controleren van de uitvoering door het college van raadsbesluiten en taken vanuit het Rijk; met in het bijzonder aandacht voor het door de raad op afstand geplaatste (uitvoerings)taken in gemeenschappelijke regelingen; 4. Het nieuwe griffiemodel implementeren waarbij de griffie zich ontwikkelt naar een griffie met een raadsadviseur die tevens fungeert als plv. griffier. De raadsadviseur zal zich daarbij vooral richten op de externe rol van de raad, participatie en communicatie. Functie-inhoud: • • • • • •

Ondersteunt de raad(sleden) en -commissies in de meest brede zin, als invulling van de lokale democratie; Vertaalt de koers van deze ondersteuning vanuit een eigenstandige griffieorganisatie; Faciliteert het primaat van de politiek; Ondersteunt de raad(sleden) bij hun verbindende, volksvertegenwoordigende, rol met de inwoners van de gemeente. Is verbinder binnen een politiek gevoelig en bestuurlijk complex krachtenveld, waarin sprake is van diepgaande en wisselende belangentegenstellingen en verschillen van politiek en maatschappelijk inzicht; Stemt de bestuurlijke belangen tussen de gemeenteraad, het college van B&W, de

griffie en de ambtelijke organisatie op basis van gelijkwaardigheid af met burgemeester en secretaris in de zogenaamde driehoek en vult daarbij die rol in vanuit de belangen van de gemeenteraad van Diemen; • • • • • • • •

•

•

• • •

• • •

Resultaatgebied 1 strategische advisering Adviseert op strategisch niveau over politieke, bestuurlijk inhoudelijke en organisatorische processen en vraagstukken; Adviseert over positioneringsvraagstukken binnen de context van lokale democratie (zoals belangengroeperingen, pers, social media); Adviseert over positioneringsvraagstukken ten opzichte van andere (semi)overheden zoals samenwerkingsverbanden, regio’s, provincie, rijk en ministeries; Adviseert over (nieuwe) vormen van externe oriëntatie (o.a. communicatiebeleid, vormen van participatie, uitdaagrecht) en ontwikkelt en introduceert innovatieve en grensverleggende werkvormen; Adviseert over verbinding tussen onder andere politieke partijen, fracties, raad, college, burgemeester, ambtelijke organisatie, maatschappelijke groeperingen en inwoners; Bevordert en bewaakt de kwaliteit van lokale politiek-bestuurlijke besluitvormingsprocessen en initieert verbetervoorstellen; Adviseert over en ondersteunt de raad bij bijzondere onderzoeken en activiteiten zoals strategisch overleg met partners en instanties, hoorzittingen, raads- en rekenkameronderzoek; Adviseert over en ondersteunt de raad en de burgemeester ten aanzien van integer politiek bestuur en kwesties van integriteit en weerbaarheid van de raad(sleden).

Resultaatgebied 2 Ondersteuning raad Treedt op als eerste aanspreekpunt en eerste adviseur van de raad(sleden, fracties, de voorzitter(s), het presidium en de raadscommissies zowel gevraagd als ongevraagd en bewaakt hierbij de positie van de raad in de geest van de Wet dualisering; Stimuleert, ondersteunt en faciliteert het ‘vakmanschap’ (toerusting en deskundigheid) van de raad(sleden) in de meest ruime zin en in het bijzonder betreffende de effectiviteit van de bijdrage aan het besluitvormings- en communicatieproces; Bewaakt mede de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het politieke besluitvormingsproces, spreekt ze hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad; Draagt (mede) zorg voor een optimale afstemming tussen de raad en de ambtelijke organisatie en coördineert daartoe rondom informatieverzoeken, adviesaanvragen en verzoeken om ambtelijke bijstand in overleg met de secretaris; Draagt zorg voor organisatie en facilitering van incidentele raadsbrede activiteiten richting inwoners, waaronder wijkbezoeken en inspraakavonden en onderhoudt structurele contacten met vertegenwoordigers van de lokale samenleving, bedrijven, instellingen, media en inwoners; Verwijst en/of begeleidt inwoners met vragen en/of opmerkingen naar de juiste plaats voor het verkrijgen van gehoor; Zorgt ervoor dat raadsleden alle

informatie of analyses ontvangen die nodig zijn voor de uitoefening van hun rol en voornemen tot agendasetting; Bereidt raadsvergaderingen voor, draagt zorg voor de integrale toetsing van voorgelegde adviezen, ondersteunt en is aanwezig bij raadsvergaderingen, draagt zorg voor totstandkoming van de bestuurlijke termijnagenda van de raad en bewaakt het vullen door of namens het college, evenals het nakomen van toezeggingen en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, voorstellen en vragen van de raad.

• • • • • •

• • • • • • •

• • •

Resultaatgebied 3 bedrijfsvoering Stuurt en draagt zorg voor de planning en control van de raadsprocessen in brede zin; Bevordert en draagt zorg voor de ontwikkeling en implementatie van beleids- en beheersinstrumenten; Bevordert en draagt zorg voor de optimale inrichting en beheer van het informatiemanagement; Bewaakt de budgetten van de raad en de griffie en signaleert budgetover- en onderschrijdingen en zorgt voor rapportages; In eindverantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning van de raad(sleden), commissies en politiek; Verzorgt het contractbeheer met in- en externe partijen, leveranciers, belanghebbenden.

Resultaatgebied 4 integraal management Draagt zorg voor het management van de griffieorganisatie en organiseert de raadsprocessen; Draagt zorg voor de juiste inzet van mensen en middelen ter realisatie van de gewenste producten en diensten, ook als het gaat om ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie aan het raadsproces (bodedienst, ICT, e.d.); Draagt zorg voor de totstandkoming van resultaatgerichte afspraken met medewerkers en het monitoren en bijsturen van de prestaties; Draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering en innovatie van de griffieorganisatie; Is bestuurder in de zin van de WOR aangaande medewerkers van de griffieorganisatie; Is adviseur van de werkgeverscommissie; Is verantwoordelijk voor de effectiviteit van ontwikkeld beleid en ontwikkelde en uitgevoerde programma’s voor de raad. Resultaatgebied 5 netwerken Ontwikkelt en onderhoudt een functioneel relatienetwerk; Initieert en bevordert samenwerking met politieke partijen, lokaal bestuur, ambtelijke organisatie, verbonden partijen en belanghebbenden; Creëert draagvlak voor beleid, uitvoering en evaluatie.

Belangrijkste contacten: Intern: Raad(sleden), fracties, politieke partijen, griffiepersoneel, burgemeester, secretaris, wethouders, directieleden, controller, teamleiders en ambtelijke organisatie. Extern: Accountant, Rekenkamer, Commissaris van de Koning, kabinetschef, raads- en statengriffier(s), gemeenschappelijke regelingen, bestuurders van andere overheden, inwoners, bedrijven, media, belangengroeperingen en belangenorganisaties als de Vereniging van Griffiers, de Vereniging Nederlandse Gemeenten, de Nederlandse Vereniging van Raadsleden en het Ministerie van Binnenlandse Zaken.