Bijlage 1 Concept 'Memorandum of Understanding'

Memorandum of Understanding Child Friendly Cities Initiative Memorandum van overeenstemming tussen ___________________________________ (naam van de gemeente) en Stichting Nederlands Comité UNICEF betreffende de deelname van de gemeente _________________________________ aan UNICEF’s Child Friendly Cities Initiative. I.

Introductie

1. Deze Memorandum van Overeenstemming (“MvO”) tussen de gemeente ________________ en Stichting Nederlands Comité UNICEF (“Nederlands Comité UNICEF”) zet uiteen op welke manier de gemeente ___________________ onderdeel zal worden van UNICEF’s Child Friendly City Initiative (“CFCI”). 2. Sinds 1996 helpt UNICEF via CFCI gemeenten over de hele wereld bij het waarborgen van de rechten van kinderen en jongeren op grond van het VN Verdrag inzake de Rechten van het Kind. Het wereldwijde netwerk van kindvriendelijke gemeenten verbindt belanghebbenden en partners, die begaan zijn met het kindvriendelijk maken van hun steden, dorpen en gemeenschappen. Het helpt bij het bouwen van veilige, schone en meer veerkrachtige steden en gemeenschappen. Daarbij is het uitgangspunt de rechten van het kind, zoals vastgelegd in het VN Verdrag inzake de Rechten van het Kind, en is CFCI gericht op concrete resultaten voor kinderen en jongeren en een daadwerkelijke verbetering van de situatie binnen de gemeente. 3. De gemeente __________________ neemt graag deel aan het UNICEF CFCI-programma. 4. Derhalve ondertekenen de gemeente ____________ en Nederlands Comité UNICEF dit MvO, waarin uiteen is gezet hoe de gemeente deel zal nemen aan UNICEF’s CFCI en hoe UNICEF Nederland de gemeente zal ondersteunen in het worden van een “Child Friendly City”. 5.

De gemeente en UNICEF Nederland geven zich er rekenschap van dat CFCI in Nederland zich nog in een beginfase bevindt en dat de gemeente zal deelnemen aan de tweede lichting van het CFCI-programma. De gemeente realiseert zich de pioniersrol die zij vervult en de onzekerheden die dat meebrengt ten aanzien van het exacte verloop van het programma. Daar staat tegenover dat de gemeente kan meedenken over de verdere ontwikkeling van het CFCIprogramma tot een voor Nederland geschikte vorm én dat de gemeente reeds vanaf het tekenen van het MvO de status van kandidaat-CFCI-gemeente krijgt. Aan deze kandidaat-status is de voorwaarde verbonden dat de gemeente binnen twee jaar na het tekenen van het MvO een Actie Plan opstelt en in uitvoering neemt. II.

Samenwerkingsactiviteiten

1. De gemeente _____________ zal: •

•

Samenwerken met Nederlands Comité UNICEF, lokale partners, kinderen/jongeren en hun ouders/verzorgers om binnen één jaar na het ondertekenen van het MvO een kinderrechten situatieanalyse te maken in de gemeente. Samenwerken met Nederlands Comité UNICEF, lokale partners, kinderen/jongeren en hun ouders/verzorgers om binnen twee jaar na het ondertekenen van het MvO een Actie Plan te ontwikkelen om de meest urgente onderwerpen binnen de gemeente te adresseren, waardoor de gemeente een “Child Friendly City” kan worden. Het actieplan bevat duidelijke doelen, impact indicatoren, een ondersteunend budget, een duidelijke tijdlijn en de criteria die Nederlands Comité UNICEF gebruikt bij de evaluatie voor het erkennen van de gemeente als een “Child Friendly City” alsmede een beschrijving van hoe de gemeente aan die criteria gaat voldoen.

1

•

•

•

•

•

Het Actie Plan implementeren binnen de overeengekomen tijdlijn, uiterlijk binnen vijf jaar na het tekenen van het MvO, en zal hierbij nauw samenwerken met belanghebbenden en partners. Haar progressie bijhouden aan de hand van de doelen en indicatoren die in het actieplan vermeld staan en zal erop toezien dat relevante data worden bijgehouden, met het doel om potentiële obstakels bij het implementeren van het actieplan te herkennen en op te lossen. Op een door partijen overeengekomen regelmatige basis (elke zes maanden, jaarlijks, tweejaarlijks) het publiek (inclusief Nederlands Comité UNICEF, kinderen/jongeren, hun ouders/verzorgers en partners) op de hoogte brengen van de progressie, mogelijkheden en uitdagingen bij het implementeren van het actieplan. Het eindrapport opstellen waarin i) de progressie uiteengezet wordt die is gemaakt richting de afgesproken doelen en indicatoren in het Actie Plan, en ii) hoe aan de criteria voor het erkenningsproces is voldaan. Het eindrapport wordt toegankelijk gemaakt voor het publiek (inclusief Nederlands Comité UNICEF, kinderen/jongeren, hun ouders/verzorgers en partners). Het implementeren van het Actie Plan voortzetten, ook na verkiezingen en/of nadat de installatie van een nieuw bestuur heeft plaatsgenomen in de gemeente _________________.

2. Nederlands Comité UNICEF zal: •

•

• • •

• • • •

Bruikbare en belangrijke onderzoeksresultaten, begeleiding en hulpmiddelen die aansluiten bij het CFCI met de gemeente delen, met het doel de samenwerking en implementatie van het Actie Plan te bevorderen. De gemeente, en indien nodig CFCI-belanghebbenden en partners, bij aanvang van de inwerkingtreding van het MvO en periodiek voor zover nodig, voorzien in trainingen ten aanzien van kinderrechten in het algemeen en ten aanzien van specifieke en relevante thema’s, en daarnaast de gemeente voorzien van ondersteuning van het doorlopen van het CFCI-programma en van technische ondersteuning. Ondersteunen bij het bewerkstelligen van een effectief monitoring- en evaluatieproces, waaronder de situatieanalyse. Ondersteunen bij het opstellen van het Actie Plan met concrete actiepunten. De samenwerking promoten op de website van Nederlands Comité UNICEF en CFCI en zal berichtgeving in de media over de samenwerking ondersteunen, wanneer dit gepast is. Iedere zes maanden een voortgangsgesprek voeren en zoveel vaker contact hebben met de gemeentelijke coördinator of coördinatiegroep als dit gewenst of nodig is. Helpen bij het evalueren van de vooruitgang en impact van het CFCI. Connecties ondersteunen door gebruik te maken van lokale en internationale netwerken wanneer dat mogelijk is.

Erkenning van een “Child Friendly City” bieden wanneer er voldaan is aan de afgesproken criteria en doelen, zoals deze in het actieplan vermeld staan.

3. In aanvulling op de acties die hierboven beschreven zijn, kunnen aanvullende acties worden toegevoegd als onderdeel van de samenwerking. In dat geval worden de aanvullende acties schriftelijk vastgelegd. 4. Coördinatoren •

Vanuit de gemeente zal ____________________________ (naam) de CFCI-coördinator zijn, en ______________________ (naam) zal de CFCI-coördinator van Nederlands Comité UNICEF zijn. Voorafgaand aan het tekenen van het MvO zijn de contactgegevens van

2

•

•

beide coördinatoren over en weer gedeeld. Samen zullen zij de belangrijkste aanspreekpunten zijn in deze samenwerking. De gemeente zorgt ervoor dat de coördinator voldoende tijd voor de werkzaamheden voor het CFCI heeft, de benodigde vaardigheden en kennis heeft en over het benodigde mandaat en draagvlak beschikt om het werk voor het CFCI uit te kunnen voeren. Mocht één van de partijen veranderen van coördinator, dan wordt de partij geacht de ander zo snel mogelijk schriftelijk hiervan op te hoogte te brengen.

5. De gemeente heeft een stuurgroep bestaande uit belanghebbenden en partners die de gemeente zal begeleiden en adviseren tijdens het CFCI-programma. Daarnaast zal tijdens het opstellen van het Actie Plan een coördinatiegroep bestaande uit verschillende medewerkers van de gemeente worden samengesteld die samen met de coördinator verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het actieplan.

III. Communicatiematerialen; gebruik van namen en logo’s 1. Alle communicatie- of promotiematerialen die onderdeel zijn van deze samenwerking zullen voldoen aan het beleid en standaarden van Nederlands Comité UNICEF en de Brandprocedure voor CFCI van UNICEF. Onderworpen aan interne goedkeuringsvereisten van Nederlands Comité UNICEF, zullen partijen hun namen, logo’s, emblemen of handelsmerken op dergelijke communicatie- en promotiematerialen zetten. Gebruik van de namen, logo’s, emblemen of handelsmerken van Nederlands Comité UNICEF kan alleen nadat dit schriftelijk is goedgekeurd op grond van de interne procedures van Nederlands Comité UNICEF. 2. Tijdens de samenwerking kan het voorkomen dat partijen de namen, logo’s, emblemen of handelsmerken van de andere partij willen gebruiken. In dat geval komen partijen overeen dat partijen eerst schriftelijke toestemming vragen aan de andere partij via de samenwerkingscoördinatoren, alvorens de namen, logo’s, emblemen of handelsmerken van de andere partij gebruikt mogen worden. Het schriftelijke verzoek bevat informatie over het voorgestelde gebruik hiervan. Geen van beide partijen is verplicht het verzoek goed te keuren.

Indien er toestemming is gegeven voor het gebruik, dan zal het gebruik voldoen aan de afspraken in het schriftelijke toestemmingsverzoek en aan de relevante richtlijnen en regels wat betreft merken (welke beide partijen met elkaar delen). 3. De gemeente erkent dat de naam, het logo en het embleem van UNICEF, de naam en het logo van het CFCI en andere intellectuele eigendommen van UNICEF (samen de “Eigendommen van UNICEF”) exclusief in eigendom zijn van UNICEF en beschermd worden door het internationale recht en andere toepasselijke (intellectuele eigendoms)wetten. Eveneens geldt dat de gemeente erkent dat de naam, het logo, het embleem en andere intellectuele eigendommen van Nederlands Comité UNICEF (samen de “Eigendommen van Nederlands Comité UNICEF”) exclusief in eigendom zijn van Nederlands Comité UNICEF en beschermd worden door het internationale recht en andere toepasselijke (intellectuele eigendoms)wetten. Nederlands Comité UNICEF bevestigt dat zij de nodige toestemmingen heeft verkregen om een sub-licentie te geven voor de namen, logo’s en emblemen van UNICEF en het CFCI, in overeenstemming met dit MvO. 4. De gemeente zal geen misbruik maken van of inbreuk maken op, of op een andere manier de rechten schenden van de Eigendommen van UNICEF en de Eigendommen van Nederlands Comité UNICEF.

De gemeente bevestigt dat zij bekend is met de idealen en doelen van UNICEF en begrijpt dat de Eigendommen van UNICEF en de Eigendommen van Nederlands Comité UNICEF niet geassocieerd dienen te worden met politieke of sektarische standpunten, of op een manier worden gebruikt die niet overeenkomt met de status, reputatie, en neutraliteit van UNICEF. Het is duidelijk dat een schending van Artikel III een schending is van de algemene

3

voorwaarden van dit MvO. Schending van Artikel III staat boven het verlopen of beëindigen van dit MvO. 5. De intellectuele eigendomsrechten (zoals auteursrechten) die voortkomen uit (de samenwerking met betrekking tot) het MvO komen exclusief toe aan Nederlands Comité UNICEF tenzij expliciet anders overeengekomen. 6. Nederlands Comité UNICEF voorziet de gemeente vanaf het tekenen van het MvO van het UNICEF kandidaat Child Friendly Cities-logo. De gemeente moet zich ook bij het kandidaat-logo houden aan de richtlijnen van Nederlands Comité UNICEF over het gebruik van de naam, het logo, het embleem of het handelsmerk. 7. Indien de gemeente in strijd handelt met de afspraken van dit MvO en de richtlijnen van Nederlands Comité UNICEF over het gebruik van de naam, het (kandidaat-)logo, het embleem of het handelsmerk, zijn UNICEF en Nederlands Comité UNICEF gerechtigd onmiddellijk het gebruik van de naam, logo en merken van UNICEF en Nederlands Comité UNICEF door de gemeente te verbieden.

VI. Informatie delen; geen vertrouwelijke informatie Tijdens deze samenwerking kan niet-publieke data, (resultaten uit) onderzoek of andere vertrouwelijke informatie met de andere partij uitgewisseld worden. Wanneer dergelijke informatie wordt gedeeld aan de andere partij, kan de delende partij verdere voorwaarden opleggen wat betreft het gebruik van de informatie, waaronder voorwaarden over nadere openbaarmaking van de informatie. De ontvangende partij zal zich houden aan de bijgeleverde voorwaarden. Informatie die tussen de partijen wordt gedeeld, wordt niet beschouwd als vertrouwelijk, tenzij partijen dit expliciet benoemen.

V. Kosten en verantwoordelijkheid als onderdeel van deze samenwerking Beide partijen zullen in hun eigen kosten van deze samenwerking voorzien, tenzij anders is overeengekomen over een specifiek geval en dit is vastgesteld in een schriftelijke overeenkomst. Beide partijen zijn volledig verantwoordelijk voor wat zij doen als onderdeel van deze samenwerking. Hieronder valt ook dat partijen de verantwoordelijkheid dragen voor de handelingen van het eigen personeel, samenwerkings- en contractpartijen, leveranciers en consultants.

VI. Inzet voor ethisch handelen 1. De partijen houden zich niet bezig met, of ondersteunen acties, die de waarborgen van de rechten van kinderen en jongeren in het geding brengen op een wijze die onverenigbaar is met het Verdrag inzake de Rechten van het Kind. 2. Het is vanzelfsprekend en essentieel dat de nodige voorzorgsmaatregelen worden getroffen om fraude, corruptie (publieke en non-publieke sector) en belangenverstrengeling te voorkomen. Om dit te realiseren bij het implementeren van deze samenwerking, zullen onze personeelsleden, samenwerkings- en contractpartijen, leveranciers en consultants de hoogste gedragsnormen hanteren, zoals deze zijn vastgelegd in relevante voorschriften, regels, beleid en procedures.

4

3. Elke partij zal de andere partij zo snel mogelijk op de hoogte stellen wanneer zich signalen voordoen van incidenten of rapporten die niet overeenkomen met de beloften en afspraken, zoals omschreven in de voorgaande paragraaf. Bovendien zullen partijen samenwerken om tot een passende reactie te komen.

VII. Oplossen van onenigheid Wanneer er onenigheid ontstaat binnen deze samenwerking, dan zal dit opgelost worden door middel van vriendelijke en constructieve discussies.

VIII. Samenwerkingsperiode; de samenwerking tot een einde brengen 1. Deze samenwerking vindt plaats gedurende een periode van vijf jaar, en zal derhalve eindigen op __________________________ . Voor deze samenwerking afloopt, komen partijen uiterlijk één maand voor het einde van het MvO samen om terug te blikken op de samenwerking en om eventuele voortzetting van de samenwerking te bespreken. Mocht er overeenstemming worden bereikt over de voortzetting van de samenwerking, dan leggen partijen de (nieuwe) voorwaarden voor de voortzetting vast in een nieuwe MvO, die door beide partijen wordt ondertekend. 2. Beide partijen kunnen de samenwerking vroegtijdig beëindigen, indien dit gewenst wordt, door de andere partij daarvan schriftelijk op de hoogte te brengen. Hiervoor geldt een opzegtermijn van negentig (90) dagen, tenzij er sprake is van een situatie zoals uiteengezet in artikel VIII.4. 3. Wanneer een van de partijen een verzoek tot beëindiging ontvangt, zal er zo snel mogelijk samengewerkt worden om op een ordelijke manier de geplande activiteiten van deze samenwerking af te ronden. De samenwerking eindigt nadat de dertig dagen opzegtermijn afloopt.

Op het moment dat de samenwerkingsperiode verloopt of beëindigd wordt, worden ook alle rechten en toestemmingen die aan elkaar gegeven zijn in deze samenwerking opgezegd; hieronder vallen ook de rechten en toestemmingen die van toepassing zijn op het (kandidaats) CFCI-logo en intellectuele eigendommen. 4. Mocht de gemeente Nederlands Comité UNICEF informeren over een incident of rapport dat niet overeenkomt met de ethische verplichtingen zoals hierboven zijn beschreven onder artikel VI, of als één van de partijen in goed vertrouwen tot de conclusie komt dat de voortzetting van de samenwerking leidt tot serieuze tekortkomingen in de missies of waarden van UNICEF of Nederlands Comité UNICEF, of de goedwillende reputatie die geassocieerd is met onze naam, logo, embleem of intellectuele eigendom zal schaden, dan zullen partijen samenkomen om maatregelen te nemen. In extreme gevallen zal Nederlands Comité UNICEF kunnen beslissen, als dit nodig is, om de samenwerking per direct te beëindigen. In een dergelijk geval, zal de gemeente geen recht meer hebben om de Eigendommen van UNICEF en de Eigendommen van Nederlands Comité UNICEF te blijven gebruiken, en zal de gemeente alle promotionele en public relations activiteiten die onderdeel waren van de samenwerking, afzeggen. 5.

De status van kandidaat-CFCI gemeente vervalt bovendien als de gemeente niet binnen twee jaar na het tekenen van het MvO de situatieanalyse heeft uitgevoerd, het actieplan heeft vastgesteld en/of geen coördinatiegroep/mankracht aanwijst voor de uitvoering van het Actie Plan. De gemeente mag vanaf dat moment het kandidaat-logo niet meer gebruiken. Als de gemeente nadien alsnog een door Nederlands Comité UNICEF goedgekeurd Actie Plan vaststelt en/of een coördinatiegroep samenstelt en overgaat tot de fase van uitvoering, kan Nederlands Comité UNICEF beslissen de status van kandidaat CFCI-gemeente opnieuw toe te kennen.

5

IX. Erkenning 1. Binnen vijf jaar na het tekenen van het MvO moet het actieplan uitgevoerd zijn en de uitvoering geëvalueerd worden. Indien aan de vooraf gestelde criteria en doelen is voldaan, volgt erkenning als Child Friendly City. Erkenning kan alleen toegekend worden aan dat wat vooraf specifiek met Nederlands Comité UNICEF in het Actie Plan is vastgesteld. 2. De erkenning is voor maximaal vijf jaar. Wil de gemeente de erkenning behouden, dan moet in die periode een nieuwe MvO getekend zijn en een Actie Plan vastgesteld zijn. 3. Als niet aan de criteria voor erkenning wordt voldaan en Nederlands Comité UNICEF de gemeente (nog) niet kan erkennen als Child Friendly City, overleggen Nederlands Comité UNICEF en de gemeente over de situatie en mogelijke verlenging voor de periode van uitvoering van één jaar. Als de gemeente na de verlenging alsnog aan de criteria heeft voldaan, kan de gemeente alsnog de erkenning krijgen.

X. Algemeen 1. Partijen zetten met deze samenwerking geen gezamenlijke onderneming op, en deze samenwerking behoort dan ook niet op deze manier gezien te worden. Partijen zijn volledig onafhankelijk van elkaar en werken samen op een beperkte en vastgelegde manier met als doel een kindvriendelijke omgeving te creëren, die het uitdragen van kinderrechten promoot. 2. Mocht één van de partijen de voorwaarden van deze samenwerking willen aanpassen, dan overleggen ze hierover met elkaar, en als ze beide akkoord gaan met de aanpassing, dan zal deze schriftelijk vastgelegd worden. Deze schriftelijke overeenkomst dient dan wederom ondertekend te worden door beide partijen en de nieuwe voorwaarden zullen van kracht gaan op de dag dat de overeenkomst is ondertekend. 4. Dit MvO en alle hieruit voortvloeiende voorwaarden worden uitsluitend beheerst door Nederlands recht. Met inachtneming van Artikel VII zullen alle geschillen die voortvloeien uit of verbandhouden met dit MvO en alle hieruit voorvloeiende overeenkomsten, exclusief worden voorgelegd aan de rechter te Den Haag. 5. Dit MvO treedt in werking op de dag dat het MvO door beide partijen is ondertekend en blijft van kracht totdat de overeengekomen periode is verstreken of totdat de partijen anders schriftelijk, zoals onder Artikel X.2 uiteengezet, zijn overeengekomen.

ONDERTEKEND als gemachtigde van de gemeente __________________, Naam: Titel: Datum: Handtekening: ONDERTEKEND namens Stichting Nederlands Comité UNICEF Naam: Suzanne Laszlo Titel: directeur UNICEF Nederland Datum: Handtekening:

6