Beantwoording technische vragen GroenLinks mbt Rekenkamerrapport Duo+.pdf

Beantwoording technische vragen GroenLinks bij het Rekenkamerrapport Duo+ Diemen 1. Pag 10, helemaal onderaan: Heeft de Rekenkamer suggesties welk(e) instrument(en) de raad hiervoor anders / meer kan inzetten dan we nu al doen? In de aanbeveling waarop wordt gedoeld ligt de nadruk op het gericht inzetten van het raadsinstrumentarium. Daarmee wordt bedoeld dat het raadsinstrumentarium wordt ingezet om na te gaan of in de uitvoering van de aan Duo+ uitbestede taken wordt voldaan aan de kaders die door de raad zijn gesteld. Afhankelijk van de situatie kan de raad ervoor kiezen om mondelinge of schriftelijke vragen aan het college te stellen, voorstellen en besluiten te amenderen of moties in te dienen. In de rapportage is aangegeven dat de raad het raadsinstrumentarium momenteel vooral gebruikt om navraag te doen over of te sturen op financiën. De raad zou het instrumentarium meer kunnen gebruiken om na te gaan of met de uitvoering door Duo+ de door de raad vastgestelde beleidsinhoudelijke doelstellingen worden behaald. Om goed invulling te geven aan de controlerende rol heeft de raad echter wel de juiste informatie van het college nodig. In aanbeveling 1 doen de onderzoekers suggesties om de informatievoorziening van het college aan de raad te verbeteren, met oog voor de sturingsmogelijkheden van de raad. 2.

Pag 12, reactie college onder 1: Het college merkt op dat er al stappen in gang zijn gezet om de communicatie mogelijk anders te positioneren dan momenteel het geval is en dat dit al sinds oktober 2022 is. Kan de Rekenkamer uitleggen waarom dit niet in de verdieping over de deeltaak Communicatie ter sprake komt? In de bestuurlijke reactie van het college wordt aangegeven dat het directieberaad van Duo+ in oktober 2022 opdracht heeft gekregen om de positionering en dienstverlening van het team Communicatie binnen Duo+ te onderzoeken. De resultaten van dit onderzoek worden na de zomer verwacht. In de gesprekken die voor dit rekenkameronderzoek zijn gevoerd, zijn verschillende knelpunten naar voren gekomen met betrekking tot deze deeltaak. In de rapportage wordt hier ook naar gerefereerd. 3. Pag 17, Duo+ biedt kans voor de strategische positie in de regio: de conclusie in deze paragraaf is nogal algemeen geformuleerd. a. Kan de Rekenkamer een concreet voorbeeld geven van het gezamenlijk optrekken voor gezamenlijke belangen? b. Ziet de Rekenkamer ook een nadeel of risico van gezamenlijk optrekken van de drie gemeenten binnen grotere samenwerkingsregio’s? Zo ja, welk nadeel of risico ? De zinsnede waarnaar wordt gerefereerd is geen conclusie maar een tussenkopje van een alinea met bevindingen.

In de rapportage zijn twee voorbeelden genoemd van samenwerkingsverbanden waarin de gemeenten samen optrekken. DUO+ werkt daarbij in de bestaande overleg- en afstemmingsmomenten als een natuurlijk platform waarbij de betrokken bestuurders elkaar makkelijker en sneller kunnen vinden. Gezamenlijk optrekken van de drie gemeenten binnen grotere samenwerkingsregio’s is natuurlijk enkel mogelijk wanneer er tussen de drie gemeenten onderlinge overeenstemming is over de in die samenwerkingsregio’s te behalen doelen. Samenwerkingsverbanden worden vaak gedomineerd door grotere partijen in de samenwerking. Door samen op te trekken is het beter mogelijk om tegenwicht te bieden en ook problematiek die in kleinere gemeenten speelt te agenderen.

4. Pagina 28 Inkoop: in dit stuk wordt beschreven dat er in 2021 een gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld én er staat dat de gemeenten momenteel nog verschillend inkoopbeleid voeren. Kan de Rekenkamer nader uitleggen hoe het zit en wat dit betekent voor de knelpunten en uitdagingen op deze deeltaak? Het klopt dat er in 2021 een gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld. Daarmee kennen de drie gemeenten hetzelfde raamwerk voor de wijze waarop inkoop- en aanbestedingstrajecten plaatsvinden. Momenteel vinden inkoop- en aanbestedingstrajecten echter nog grotendeels op gemeenteniveau plaats en is het opzetten van de gezamenlijke inkooporganisatie nog gaande. Een gezamenlijke inkooporganisatie biedt onder meer schaalvoordelen (efficiëntie) en bij gezamenlijk aanbesteden kan een betere onderhandelingspositie worden gecreëerd richting aanbieders. Tevens is het beter mogelijk om maatschappelijk relevante criteria te stellen bij het inkoopproces, zoals bijvoorbeeld duurzaam inkopen. 5. Pag 28, Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI): in hoeverre komen de Diemense ambities op het terrein van maatschappelijk verantwoord inkopen overeen met die van de andere twee gemeenten? En wat is de invloed daarvan op (de kwaliteit van) het werk van Duo+? Het college van de gemeente Diemen heeft in 2020 een beleidsplan MVI vastgesteld.

De onderzoekers hebben begrepen dat MVI in de gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn momenteel in ontwikkeling is. Zoals in de rapportage aangegeven zijn er twee inkoopadviseurs en een regisseur MVI aangesteld die verantwoordelijk zijn voor MVI binnen Duo+. Zoals elders in de rapportage aangegeven stelt Duo+ zelf geen beleid op, maar is dit de verantwoordelijkheid van de drie gemeenten. Het helpt Duo+ in de uitvoering als er eenduidigheid is in de beleidskaders die door de drie gemeenten aan Duo+ worden meegegeven. Waar dit in mindere mate het geval is, is het de uitdaging voor Duo+ om hier goed vorm aan te kunnen geven. Dit is de balans tussen het gezamenlijk optrekken en aandacht houden voor de couleur locale/lokale context, zoals benoemd in hoofdstuk 1 van de rapportage. 6. Pag 29, kansen bij Inkoop: Diemen heeft al een beleidsplan MVI, waar ligt precies de kans om de raad te betrekken bij maatschappelijk verantwoord inkopen? Het beleidsplan MVI is in 2020 door het college vastgesteld voor de periode 2020-2022. Bij het opstellen van een nieuw beleidsplan kan de raad bijvoorbeeld betrokken worden door de raad gelegenheid te geven wensen en verwachtingen over maatschappelijk verantwoord inkopen aan te geven. 7.

Pag28/29 deeltaak Inkoop: zou de Rekenkamer, op basis van haar bevindingen, concluderen dat inkoop via Duo+ ten goede komt aan de doelen mbt de 3k’s: kosten, kwetsbaarheid en kwaliteit op het terrein van inkoop? Voor de deeltaak Inkoop geldt dat de robuustheid van de organisatie verschillende voordelen biedt op het gebied van de 3k’s, maar dat verschillend inkoopbeleid op gemeenteniveau ervoor zorgt dat de voordelen van een gezamenlijke inkooporganisatie nog niet kunnen worden verzilverd. 8. Pag 29, deeltaak Communicatie: De zes kerntaken die hier worden benoemd komen niet overeen met de zeven ‘deeltaken’ die worden genoemd in de figuur op pagina 22. Hoe verhouden deze zich tot elkaar, waarom staan er op de twee pagina’s andere taken? De zeven deeltaken in de figuur op pagina 22 zijn de deeltaken die genoemd zijn in de dienstverleningsovereenkomst voor Communicatie (2021). Het betreft hier de verschillende

onderdelen van Communicatie. De zes kerntaken zoals benoemd op pagina 29 zijn de zeven typen werkzaamheden die Communicatie voor de gemeenten kan verrichten, conform de indeling van de De Nederlandse beroepsorganisatie voor communicatieprofessionals. Deze is terug te vinden in de bijlage van de genoemde dienstverleningsovereenkomst. 9. Pag 31 Informatisering en Automatisering (I&A) knelpunten: a. Voor wie is opdrachten formuleren lastig? voor I&A of voor de opdrachtgevers aan I&A? b. DUO+ nog zoekende: is DUO+ als organisatie nog zoekende naar (de rol van) I&A? Is I&A zoekende naar iets? Wat wordt bedoeld met dit punt? Er is aangegeven dat vanuit de optiek van de I&A experts, het wordt ervaren dat de opdrachtgevers het lastig vinden om concreet een opdracht te formuleren, gegeven bijvoorbeeld de snel om zich heen grijpende veranderingen in de wereld van I&A en beveiliging. Over de rol van I&A wordt in de lopende tekst aangegeven waarop wordt gedoeld: de huidige ontwikkelingen op het gebied van informatisering en automatisering vragen vaak grotere investeringen, wat knelt met de vastgelegde verdeelsystematiek. Duo+ is zoekende om de drie gemeenten op hetzelfde niveau te kunnen bedienen en om alle beleidsafdelingen voldoende te kunnen ondersteunen. 10.

Pag 31 I&A Kansen: wat voor uitbreiding van opdrachtgevers wordt als kans gezien? Gegeven de gemiddelde omvang van investeringen voor ICT-toepassingen en -beveiliging en de benodigde kennis en ervaring in een dergelijke afdeling, is een bredere basis van deelnemende gemeenten welkom. Tegelijkertijd wordt ook bij aanpalende gemeenten deze problematiek van ICT en beveiliging als prangend ervaren en wordt een oplossing gezien in meer samenwerking. Specifieke gemeenten zijn niet benoemd gedurende het onderzoek. 11. Pag 31 deeltaak I&A: hoe vindt de Rekenkamer, op basis van haar bevindingen, dat I&A via Duo+ presteert op de doelen mbt de 3k’s: kosten, kwetsbaarheid en kwaliteit? In de conclusies heeft de rekenkamer aangegeven dat de huidige krapte op de arbeidsmarkt uitdagingen biedt bij het werven van nieuwe medewerkers. Dit geldt voor meerdere deeltaken, waaronder voor I&A. Aangezien er voor de deeltaak I&A ambities zijn om de capaciteit jaarlijks te verhogen om de beleidsafdelingen beter te kunnen ondersteunen, kan dit gevolgen hebben voor de kwetsbaarheid van de deeltaak en de kwaliteit van de uitvoering. 12. Pag32: “In de gevoerde gesprekken komt naar voren dat er vanuit de gemeente soms nog te veel afstand ten opzichte van Duo+ wordt ervaren.

Dit is bij de verdieping op de vier deeltaken al naar voren gekomen.” Over deze ‘ervaren afstand’ hebben wij bij geen van de deeltaken gelezen. Op basis van welke bevindingen heeft de Rekenkamer geconcludeerd dat afstand wordt ervaren? Bij de deeltaken is bij Communicatie aangegeven dat deze deeltaak in de ervaring van betrokkenen op afstand staat van de gemeente, waardoor het leveren van maatwerk door Duo+ beperkt mogelijk is. Dit is een bevinding uit de gevoerde gesprekken. Uit het raadsgesprek en de uitkomsten van de vragenlijst onder raadsleden komt naar voren dat voor raadsleden niet altijd zichtbaar is wat Duo+ doet – de uitvoering van de deeltaken door Duo+ staat voor hen op afstand.