Beantwoording technische vragen Begroting 2025 Duo+

Beantwoording technische vragen - Begroting 2025 Duo+ Pagina

Partij:

10

VVD

Vraag:

Reactie:

Digitaal werken We lezen in de tabel over het digitaal werken dat ook Diemen in 2020 onder Ja, dat is nog het geval. Het archiefbeheer en de 'grip op informatie' is (nog) niet voldoende. Dankzij opschaling en extra inzet is een groot deel van de achterstanden ingelopen. Ondanks deze inhaalslag moeten we nog steeds beter verzwaard Interbestuurlijk toezicht viel. Is dat nog steeds het geval? zaakgericht werken. Het project "zaakgericht werken" is onderdeel van het programma "Informatiehuishouding op orde". Het kost veel moeite om hiervoor voldoende ambtelijke capaciteit te vinden. Ondanks de vertraging verwachten we dat op de streefdatum (eind 2026) de archieven op orde hebben. Binnenkort bespreekt het college het oordeel interbestuurlijk toezicht 2021-2023. Daarin zegt de provincie onder andere het volgende: “Uit de ontvangen informatie en het verificatiegesprek blijkt dat uw gemeente ten opzichte van de voorgaande beoordeling voortgang heeft geboekt. In de afgelopen periode is het verbeterplan opgesteld en in grote lijnen uitgevoerd. Zo is er een I-visie en een uitvoeringsagenda vastgesteld. Met het Programma Informatiehuishouding op Orde is er een start gemaakt met het opstellen van een cyclisch kwaliteitssysteem. Er is een actueel overzicht van analoge archieven en applicaties en digitale informatiebronnen.

De organisaties hebben inzichtelijk welke applicaties in gebruik zijn, in welke applicatie archiefwaardig materiaal staat en welke informatiebeheerhandelingen mogelijk zijn. Al deze ontwikkelingen zijn een compliment waard. Echter, aan de volgende wettelijke eisen voldoet uw organisatie nog niet”. De provincie geeft vervolgens de overgebleven aandachtspunten weer. Na bespreking in het college zullen wij u het oordeel van de provincie met onze reactie ter informatie toesturen. In hoeverre vertraagt de noodzaak om zaakgericht te werken het op orde krijgen van onze archieven?

Zaakgericht werken zorgt ervoor dat nieuwe zaken goed worden gearchiveerd. Nu moeten we veel tijd steken om het digitale archief op orde te krijgen. Niet alleen om de bestaande dossiers te controleren, maar ook om de volledigheid te garanderen. Dit is nodig om informatie terug te kunnen vinden en om te kunnen voldoen aan informatieverzoeken.

De archieven zijn nog niet orde. Betekent dit uitsluitend dat de archieven nog Archieven van voor 2016 digitaliseren is praktisch maar niet hetgeen waar de archiefinspectie op dit moment focus niet gedigitaliseerd zijn, of is er meer aan de hand? op legt. We gaan niet het gehele papieren archief archiveren. Slechts een selectie, bijvoorbeeld de bouwvergunningen. Belangrijkste is om het digitale archief goed op orde te krijgen. Zaakgericht werken is hierbij een randvoorwaarde. In hoeverre maken we vorderingen met het op orde krijgen van de archieven Het is belangrijk te benadrukken dat er een verschil is tussen het digitaliseren van onze archieven en digitaal c.q. met het digitaliseren van de archieven? Of met andere woorden, worden werken. De achterstanden waarover hier wordt gesproken zijn grotendeels opgelost. achterstanden inmiddels wel kleiner? Door het ontbreken van op juiste wijze zaakgericht werken kunnen we op dit moment niet spreken van een volledig archief. We doen namelijk ook nog onderzoek naar informatie die op netwerkschijven staan. Wellicht staat daar informatie die (ook) in het archief thuishoort. Hetgeen dat op dit moment in de archieven staat is eind dit jaar gecontroleerd, geborgd en op een juiste manier gearchiveerd. Waarom is er ten aanzien van dit al jaren durende, en daardoor risicovolle, project niets opgenomen in de risico paragraaf? 12

D66

3.1.3: (hogere lasten € 1.288K? Ik lees uit tabel verhoging van € 168K. Namelijk € 20.391 K– € 20.205K. Gaarne toelichting.

In de risicoparagraaf beperkt zich tot risico's met een financieel effect. Voor de beheersing van dit risico is budget vrijgemaakt en is het programma "Informatiehuishouding op orde" gestart. Verwachting is dat dit afdoende is om dit risico af te wenden.

Terechte opmerking. Het correcte verschil aan hogere lasten is geen € 168K (zie vraag) maar € 186K. Dit sluit ook aan bij de toelichting. Bij de besluitvormende raad is dit bedrag gecorrigeerd.