Beantwoording aanvullende vragen fractie Ouderen Partij Diemen (002).docx

Beantwoording aanvullende vragen fractie Ouderen Partij Diemen inzake raadsvoorstel aanvullend krediet Huisvesting OBA in De Omval

1. N.a.v. uw antwoord op vraag 3: We hebben wel de Bouwteamovereenkomst ontvangen, maar niet de aangehechte raming van de werkzaamheden. Kunt u die alsnog toevoegen? Deze bijlage was al toegevoegd bij de raadsstukken van 10 november 2022 onder de naam ‘begroting bouwer’. 2. N.a.v. uw antwoord op vraag 5: Kunt u de originele projectopdracht d.d. 16 april 2019 met vastlegging van bevoegdheden toezenden? Verder was de vraag over de collegebesluiten van eind september gebaseerd op Ibabs, waar in beide geplaatste besluitenlijsten van die data niets is terug te vinden over De Omval. Ondanks eerdere signalering is daar niets aan gecorrigeerd. De projectopdracht is onder geheimhouding bijgevoegd. Het probleem met iBabs is in de raadsvergadering van 10 november 2022 geadresseerd en onder de aandacht van de griffier gebracht. 3. N.a.v. uw antwoord op vraag 7: In bijlage 2 wordt een opsomming gegeven van de totale bedragen van de overschrijdingen en verplichtingen. We zien graag een meer chronologische en gespecificeerde opgave. Als dat niet in het openbaar mogelijk is, dan vertrouwelijk. Het is ongebruikelijk om inzage te geven op een dergelijk detailniveau. Er is geen verplichtingenadministratie gevoerd (overzicht van opdrachten waarvoor een betaling in toekomst moet plaatsvinden). Sinds september 2022 is dit wel het geval.

Om u tegemoet te komen kunnen wij u wel inzage geven in de geadministreerde boekingen, in twee bestanden ‘Boekingsoverzicht chronologisch tot 14-11-22’ en, ‘Boekingsoverzicht per jaar per categorie tot 14-11-22’. Deze bestanden zijn onder geheimhouding toegevoegd. In de lijst ‘Boekingsoverzicht chronologisch tot 14-11-22’ vindt u een chronologisch overzicht van alle boekingen. In het overzicht ‘Boekingsoverzicht tot 14-11-22’ zijn de boekingen per maand, per jaar en per categorie inzichtelijk gemaakt. We leggen hierna uit hoe u deze tabel moet lezen. Het overzicht is gesplitst naar jaar en de volgende categorieën: architect, projectleiding, advies en onderzoek, installaties, bouw, diversen, leges, interieur en bouwrijp. Ter verduidelijking is in het overzicht, onder het jaar 2019, onder de categorie Architect het nummer ‘201910’ opgenomen. Dit betekent dat deze boeking in 2019 heeft plaatsgevonden in de 10de maand, oktober. 4. Voor de architect en de extern projectleider was in 2019 160.000 euro toegekend door de raad. In bijlage 2 staat een veel hoger bedrag. Bij de beoordeling van de vraag vanaf wanneer betalingen zijn gedaan die de oorspronkelijke kredieten overschreden, verzoeken we om toezending van een overzicht van alle betalingen vanaf 2019 aan architect en extern projectleider.

Het voorbereidingskrediet was bedoeld voor de voorbereidende werkzaamheden in de eerste fase van het project tot de toekenning van het totale krediet. Behalve kosten voor de architect en de projectleider betroffen dit ook onderzoekskosten.

Het voorbereidingskrediet is onderdeel van het totale krediet. In de tabel ‘Boekingsoverzicht tot 14-11-22’, zie beantwoording vraag 3, zijn de boekingen van architect en projectleider in beeld gebracht. Voor de volledigheid zijn naast deze boekingen alle andere boekingen inzichtelijk gemaakt. Zie hiervoor ook de beantwoording van vraag 3. 5. Projectwethouder: Wij verzoeken u om toezending van gespreksverslagen of e-mails waaruit valt af te leiden wanneer de projectwethouder voor het eerst op de hoogte is gesteld van dat het kon mis gaan met de verbouwing van de Omval, zowel bouwkundig als financieel. Wij begrijpen niet wat u bedoelt met bouwkundig misgaan. De projectwethouder is in april 2022 voor het eerst mondeling op de hoogte gesteld van een mogelijke kredietoverschrijding. Dit is niet schriftelijk vastgelegd. Naar aanleiding van dit signaal is een melding gemaakt in de tweede kwartaalbrief 2022. In de loop van september 2022 werd de volle omvang duidelijk. 6. Bouwteam: Wie was voorzitter? Hoe vaak heeft het Bouwteam vergaderd? Waarom is de aangehechte raming van de werkzaamheden bij de Bouwteamovereenkomst niet ondertekend? Wij verzoeken u de notulen van alle vergaderingen toe te zenden, zodat we kunnen nagaan wanneer er voor het eerst is gesproken over wat er niet goed ging bij de verbouwing. De projectleider is voorzitter van het bouwteam.

Het bouwteam bestaat uit projectleider, architect, bouwer, installateur, ambtelijke vertegenwoordiging en externe adviseurs. In het bouwteam wordt de technische voortgang van het project besproken. Het bouwteam vindt elke twee weken plaats vanaf oktober 2021. Er is geen verklaring waarom de aangehechte begroting van de werkzaamheden bij de Bouwteamovereenkomst niet is ondertekend. In de verslagen staan persoons- en bedrijfsgegevens en ter bescherming kunnen we deze niet toesturen. Alle bouwteamverslagen zijn op afspraak in te zien. U kunt hiervoor contact opnemen met de ambtelijk opdrachtgever. 7. VIC: Er wordt in het raadsvoorstel verwezen naar de rapportage van de VIC over het 4de kwartaal 2021. Wat is de VIC? Wat is de betekenis van ‘Verbeterde’? Kunt u deze rapportage van de VIC toezenden, en eventueel ook andere die betrekking hebben op de verbouwing van De Omval? De VIC staat voor Verbijzonderde Interne Controle. In de VIC rapportages over het 1ste kwartaal 2022 en 2de kwartaal 2022 wordt De Omval ook benoemd, deze rapportages zijn in september 2022 opgeleverd. De rapportage over het 4de kwartaal 2021 (opgeleverd mei 2022), 1ste kwartaal 2022 en 2de kwartaal 2022 (opgeleverd september 2022) zijn onder geheimhouding toegevoegd. In elke rapportage is aan de zijkant van de tabel aangegeven welke opmerkingen over de Omval gaan.

In de rapportages zijn namen en bedrijfsgevoelige informatie geredigeerd.