240704 Beantwoording technische vragen - kredietaanvraag project huisvesting

Technische vragen bij onderwerp:

Kredietaanvraag project huisvesting gemeente Diemen

Fractie

Vraag

Pagina

Onderwerp - vraag

VVD

1

3/ raadsvoorstel

Er wordt geschreven dat veiligheid ook een motivatie is voor de verbouwing. Kan dit worden uitgelegd?

VVD

2

5/ raadvoorstel

A.

B.

VVD

3

Welke impact heeft de bouw voor inwoners? Zal het gemeentehuis dicht gaan? Zo ja, hoe lang? Zullen openingstijden gaan wijzigen? Welke impact heeft de bouw voor de gemeenteraad?

Kan de opdracht worden gedeeld die is gegeven voor de voorbereiding/ontwerp? Is de opdracht tussentijds gewijzigd?

Reactie

Team / Pfh.

Het gaat hier zowel om fysieke als sociale veiligheid. Als gemeente hechten wij belang aan een werkomgeving die voor iedereen toegankelijk is en waar medewerkers en inwoners veilig kunnen samenwerken. Een goed voorbeeld hiervan is het ontwerp van de balies bij Burgerzaken, waarbij we een open en tegelijk veilige werkomgeving voor medewerkers willen creëren. Denk aan de breedte en hoogte van de balie en mogelijke vluchtroutes. Een belangrijke verbetering ten opzichte van de huidige beveiliging is de verplaatsing van de beveiligingsschil naar het trappenhuis, zodat er een duidelijke afbakening is tussen het gebied waar de inwoners welkom zijn en de werkplekken van de medewerkers. Een ander voorbeeld is de in de raadsvoordracht aangehaalde verplaatsing van de spreekkamers naar de centrale hal. Hierdoor kunnen gesprekken tussen medewerkers en inwoners in een veilige en toegankelijke omgeving plaatsvinden. Ook streeft de gemeente naar een inclusief ontwerp dat bijdraagt aan de sociale veiligheid van medewerkers en bezoekers. U moet hier denken aan een genderneutraal toilet, een moederkamer en een stiltekamer. A. Voorop staat dat de impact van de verbouwing op de bewoners wordt geminimaliseerd. De bewoners zullen te allen tijde fysiek op het gemeentehuis dan wel op een alternatieve locatie terecht kunnen zoals ze gewend zijn.

Hoe dit precies opgelost gaat worden, weten we in een latere fase. De verwachting is dat de openingstijden ongewijzigd blijven en zo niet tijdig aan inwoners kenbaar wordt gemaakt. B.

De gemeenteraad zal weinig last ondervinden. De raad kan gedurende de gehele verbouwing gebruik blijven maken van de raadszaal. Dat geldt ook voor bezoekers van de raadsvergadering.

De verschillende ontwerpadviseurs en de extern ingehuurde projectleider zijn via een meervoudig onderhandse aanbesteding geselecteerd. Vervolgens is er een contract afgesloten met een ingebouwd 'go/no go' moment. Dit betekent dat, indien de raad geen goedkeuring zou geven voor de uitvoering van het project, het contract na afronding van het voorlopig ontwerp ontbonden kan worden. Inhoudelijk zijn er geen wijzigingen in de opdracht gemaakt, behalve dat de opdracht nu geldt voor 100% van het voorlopig ontwerp in plaats van tot afronding van het schetsontwerp. Dit is ook aan u medegedeeld via een Informatie van het College op 21 mei 2024. Het doorontwerpen heeft voorkomen dat het project tijdens de besluitvorming stil kwam te liggen. Dit zou wederom opstartkosten en onzekerheid over de beschikbaarheid van het huidige team bij herstart van het project hebben veroorzaakt. De extra ontwerp- en projectkosten die in deze fase zijn gemaakt, zijn meegenomen in de totale kredietaanvraag. Het is te alle tijden mogelijk om de daadwerkelijke opdracht die is verstrekt bij de verantwoordelijk ambtenaar in te zien.

VVD

4

A.

Is er gekeken naar een gefaseerde aanpak?

A.

Het project zal in drie verschillende fases worden uitgevoerd, verspreid over ongeveer 10 maanden. Het is niet mogelijk en niet wenselijk om de uitvoering in niet aaneengesloten fases uit te voeren vanwege de noodzaak om de overlast zoveel als mogelijk te beperken en zowel de brandmeld- en beveiligingsinstallatie door het gehele pand te vernieuwen en de klimaatinstallatie aan

Technische vragen bij onderwerp:

Kredietaanvraag project huisvesting gemeente Diemen

B.

VVD

6

71 Kadernota

Zijn er een of meerdere scenario’s uitgewerkt?

Aanpassing huisvesting en inrichting gemeentehuis Investering gemeentehuis. Graag een korte uitleg (samenvatting) voor het grote verschil tussen de aanvankelijk begroting van 2 miljoen en de actuele begroting van 8.170 miljoen. Idem voor de vervanging en aanschaf van meubilair (van 1 miljoen naar 565.000).

te passen. Wanneer het project niet aaneengesloten zal worden uitgevoerd zullen zowel raad, inwoners als medewerkers lang in een onaf gebouw zitten, waarbij de bouwkosten oplopen en veel overlast zal worden ervaren door de gebruikers. B.

Er zijn twee uitvoeringsscenario's overwogen: een gefaseerde aanpak en een aanpak waarbij het gemeentehuis gedurende minimaal 6 maanden volledig zou moeten sluiten. De stuurgroep heeft deze laatste optie echter als onwenselijk beoordeeld. Voorop staat dat de inwoners en medewerkers zo min mogelijk overlast moeten ervaren. Er zijn geen verschillende ontwerpscenario's uitgewerkt. Het verschil in begroting kan door verschillende factoren worden verklaard. Ten eerste was bij de vaststelling van de begroting van €3 miljoen de totale projectomvang nog niet volledig duidelijk. Het was bijvoorbeeld nog onbekend of de brandmeld- en beveiligingsinstallatie aangepast moest worden en of de begane grond en de werkplekken van Duo+ medewerkers zouden worden meegenomen in het project. Ten tweede moest de huisvestingsvisie nog vertaald worden naar een programma van eisen en een eerste ontwerp. Ten derde hebben stijgende bouwkosten en de gestelde duurzaamheidsambities bijgedragen aan een hogere uiteindelijke begroting. De 3 miljoen was dus een hele grove eerste raming.