20042023 Raadsvoordracht voorbereidingskrediet verbouwing gemeentehuis.doc

Raadsvoordracht

Onderwerp:

Voorbereidingskrediet verbouwing gemeentehuis

Datum:

18 april 2023

Steller:

A. d’Engelbronner

Portefeuillehouder:

M. Sikkes – Van den Berg

Gevraagde beslissing 1. Akkoord te gaan met het ter beschikking stellen van het voorbereidingskrediet van € 175.000,-.

Relevante achtergrondinformatie De huidige huisvesting en inrichting van het gemeentehuis zijn verouderd en sluiten niet meer aan bij de veranderde behoeften van de nieuwe organisatie van de gemeente Diemen. De wens bestaat om de huisvesting en inrichting van het Gemeentehuis, conform de Huisvestingsvisie, aan te laten sluiten bij de organisatievisie “Het beste voor Diemen. Op onze eigen manier” (vanuit Diemen ’22), de Dienstverleningsvisie, het veilige werkomgevingsbeleid en bij de wens om het Gemeentehuis waar mogelijk (verder) te verduurzamen. In de huisvestingsvisie staan de belangrijkste uitgangspunten en kaders. Deze huisvestingsvisie is tot stand gekomen na meerdere interactieve sessies met vertegenwoordigers uit alle teams van de ambtelijke organisatie van Diemen en Duo+. Naar aanleiding van een gesprek met de griffier zijn nog specifieke wensen voor de raadsleden- en fracties opgenomen. De huisvestingsvisie is vervolgens ter vaststelling voorgelegd aan het directieteam, het college en de ondernemingsraad. De gemeenteraad is begin 2022 en op 16 mei 2022 met een presentatie geïnformeerd over de Huisvestingsvisie en in de gelegenheid gesteld om wensen in te dienen. Op 31 mei 2022 heeft het college ingestemd met de huisvestingsvisie en de “informatie aan de raad”. In januari 2023 heeft de directie de projectopdracht vastgesteld.

Doel van de huisvesting Een nieuw werkplekconcept versterkt de samenwerking tussen de teams van de ambtelijke organisatie van Diemen en Duo+, biedt meer flexibiliteit voor de toekomst en biedt de medewerkers een aantrekkelijke werkomgeving. Een moderne, inspirerende omgeving waar men zich mee kan identificeren, draagt bij aan het werkplezier, de dienstverlening en de werkprestaties van de medewerkers en heeft een positief effect op de werving van nieuwe collega’s. De maatschappij is de afgelopen jaren, mede door corona, veranderd. Dit heeft tot meer incidenten van agressie en onveiligheid geleid. Uitgangspunt is dat de medewerkers, de collegeleden en de raad hun werk kunnen doen in een veilige werkomgeving. De raad heeft eerder aangegeven goed werkgeverschap belangrijk te vinden en daar hoort ook een goede en veilige huisvesting van de ambtenaren en het bestuur bij. De raad heeft eerder aangegeven goed werkgeverschap belangrijk te vinden en daar hoort ook een goede huisvesting van de ambtenaren en het bestuur bij.

1

Bij het nieuwe werkplekconcept vormt duurzaamheid een belangrijk onderdeel. Bij de inrichting wordt aangesloten bij de duurzaamheidsagenda 2020-2025 van de gemeente en het Maatschappelijk Verantwoord Inkoop beleid. Circulariteit zal zoveel mogelijk worden bevorderd en de uitstraling zal duurzaam zijn. Ook zal er aandacht zijn voor brandveiligheid. Voor het bouwwerk gelden eisen in het kader van het brandveilig gebruik. Voor het gebruik als gemeentehuis is een gebruiksmelding verplicht. Er zal op basis van de wijzigingen een gewijzigde gebruiksmelding worden ingediend. Voor de inwoners van Diemen wordt het publieksgebied verbeterd o.a. door de vindbaarheid van het Klantcontactcentrum en Burgerzaken te vergroten en het gemeentehuis van Diemen een aantrekkelijke plek te laten zijn waar alle inwoners welkom zijn voor ontmoeting, hulp en informatie.

Toelichting In de Kadernota van 2023 is vastgelegd dat er budget gereserveerd wordt voor de verbouwing van het gemeentehuis en de vervanging van het meubilair. Het gereserveerde bedrag voor de verbouwing bedraagt €2,0 miljoen en voor de vervanging van het meubiliair €1,0 miljoen. Het definitieve budget vragen we later via een aparte raadsvoodracht aan. In januari 2023 heeft de directie de projectopdracht voor de nieuwe huisvesting vastgesteld. De gemeente maakt kosten ter voorbereiding van het project. Het betreft het inhuren van een externe projectleider, gespecialiseerd in het projectmanagement van kantoorpanden, het laten opstellen van een voorlopig ontwerp door een architekt en het laten uitvoeren van een raming van de bouwkosten. Voor deze kosten wordt de raad gevraagd een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen van € 175.000,-. Dit bedrag wordt onderdeel van de reservering van € 3,0 miljoen die in de Kadernota 2023 door de gemeenteraad is vastgesteld.

Gevolgen en risico’s Financieel Het voorbereidingskrediet van € 175.000,- komt ten laste van het later vast te stellen investeringskrediet/ de reservering van de €3,0 miljoen voor de verbouwing van het gemeentehuis en het nieuwe meubilair. Deze reservering is in de begroting 2023 opgenomen. Wanneer er geen definitief budget wordt toegekend, dan worden deze voorbereidingskosten ten laste van de algemene reserve gebracht en vervalt het investeringsbudget. Eén van de belangrijkste risico’s in het project is dat de huidige hoogconjunctuur in de bouwwereld kan leiden tot een hogere prijs en/of kan leiden tot vertraging omdat we niet direct een geschikte aannemer kunnen aantrekken. Op basis van het nog op te stellen programma van eisen wordt een raming gemaakt waarbij de gevolgen van de hoogconjunctuur worden meegenomen. Op basis van deze raming en het programma van eisen wordt bij de aanvraag voor het activeren van de reservering van 3,0 miljoen een go/no go beslissing aan het college en de raad voorgelegd. Juridisch Niet van toepassing. Duurzaamheid We gaan zoveel mogelijk inzetten op het verduurzamen en hergebruik van bestaande meubels en materialen. Bij de inrichting wordt aangesloten bij de duurzaamheidsagenda 2020-2025 van de gemeente en het Maatschappelijk Verantwoord Inkoop beleid. Andere risico’s Niet van toepassing.

2

Wat merkt de burger van de te nemen beslissing? We willen een aantrekkelijke, uitnodigende plek creëren voor inwoners om met de gemeente in gesprek te komen en onze dienstverlening aan te bieden. Tijdens de verbouwing is de communicatie richting de burger en de bereikbaarheid van de gemeente een belangrijk aandachtspunt. De voorbereidingsfase voor de verbouwing van het gemeentehuis heeft nog geen impact op de burger. Adviesraden Niet van toepassing.

Opmerkingen over de uitvoering Communicatie Niet van toepassing. Participatie Niet van toepassing. Projectmatig Niet van toepassing.

Bijlagen Niet van toepassing. Burgemeester en wethouders van Diemen, de secretaris, G.T. Wildeman

de burgemeester, E. Boog

3

Raadsbesluit

Onderwerp:

Voorbereidingskrediet verbouwing gemeentehuis Diemen

De gemeenteraad van Diemen in vergadering bijeen, Gelet op de voordracht van het college d.d. 18 april 2023,

Besluit 1. Akkoord te gaan met het ter beschikking stellen van het voorbereidingskrediet van € 175.000,-.

Aldus besloten tijdens de gemeenteraadsvergadering van 1 juni 2023.

De voorzitter,

De griffier,

4