2. Jaarstukken 2020 Duo+ Versie vastgesteld DB 8 april 2021.pdf
Tekst van het document
JAARSTUKKEN 2020 (JAARVERSLAG EN JAARREKENING)
25-03-2021
Behandeling DB dd. 8 april 2021
Inhoudsopgave 1
Leeswijzer.......................................................................................................................................................... 4 Financieel Resultaat Duo+ 2020 en resultaatbestemming in 2021 .......................................................................................5
2 3
Inleiding............................................................................................................................................................. 6 Programma's......................................................................................................................................................7 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5
4
Paragrafen........................................................................................................................................................30 4.1 4.2 4.3
5
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................................... 31 Paragraaf Financiering................................................................................................................................................ 34 Paragraaf Bedrijfsvoering............................................................................................................................................36
Jaarrekening.....................................................................................................................................................39 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
6
Programma Stafbureau.................................................................................................................................................8 Programma Bedrijfsvoering........................................................................................................................................ 12 Programma Burger......................................................................................................................................................20 Programma Buurt....................................................................................................................................................... 26 Algemene dekkingsmiddelen, VPB & Onvoorzien......................................................................................................29
Balans.......................................................................................................................................................................... 40 Overzicht baten en lasten...........................................................................................................................................45 Begrotingsrechtmatigheid...........................................................................................................................................48 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling.................................................................................................. 49 Wet Normering Topinkomens.....................................................................................................................................50
Bijlage taakvelden........................................................................................................................................... 52
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 3
1
Leeswijzer
Voor u liggen de Jaarstukken 2020 Duo+. Deze bestaan uit het jaarverslag en een financiële jaarrekening. In de jaarrekening legt het bestuur van Duo+ verantwoording af over de uitvoering van de gemaakte afspraken met de DUO-gemeenten en de daarmee verbonden financiën. De verantwoording over het gevoerde beleid en de maatschappelijke effecten van de programma’s Buurt en Burger vindt plaats binnen de jaarrekeningen van de DUO-gemeenten. De opzet van de jaarrekening is in overeenstemming met het Besluit, Begroting en Verantwoording (BBV) en gelijk aan die van de begroting. De financiële overzichten zijn afgerond op € 1.000. Hierdoor is het mogelijk dat er afrondingsverschillen ontstaan. In de financiële tabellen wordt het minteken gebruikt als er een last (uitgave/ nadeel) wordt bedoeld en waar geen teken staat, wordt dat als een baat (inkomst/voordeel) gelezen. Hiermee volgt Duo+ de begroting 2020. Jaarverslag Het jaarverslag bestaat uit: • De programmaverantwoording; • Het hoofdstuk algemene dekkingsmiddelen; • De paragrafen. In de programmaverantwoording wordt ingegaan op de in de begroting gestelde 3W-vragen: wat willen we bereiken (doelstellingen), wat gaan we ervoor doen (activiteiten) en wat heeft het gekost (middelen), is in de programmaverantwoording verwerkt in een tabel. Per onderdeel ziet u wat Duo+ heeft bereikt, wat ervoor gedaan is en wat het gekost heeft.
Naast deze 3W-vragen wordt ook een toelichting gegeven op de investeringen. In het hoofdstuk Algemene dekkingsmiddelen worden de belangrijkste algemene dekkingsmiddelen van Duo+ toegelicht. In de paragrafen gaat het om (de verantwoording van) de beleidslijnen van beheersmatige aspecten die financieel, politiek of anderszins belangrijk zijn. Jaarrekening De jaarrekening bestaat uit: • Overzicht baten en laten; • De balans; • De toelichting op de balans; • Overzicht van baten en lasten per taakveld. De jaarrekening bevat een gecomprimeerd overzicht van alle lasten, baten en saldi per programma. De balans en de toelichting daarop geeft inzicht in de bezittingen (activa) en het eigen en vreemd vermogen (passiva) van het samenwerkingsverband. Een minteken (-) in de jaarstukken geeft aan dat er geen toelichting nodig is. Daarnaast wordt deze minteken (-) ook gebruikt om nullen te vervangen.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 4
Financieel Resultaat Duo+ 2020 en resultaatbestemming in 2021 Het resultaat 2020 van Duo+ is € 191K voordelig en wordt in onderstaande tabel verdeeld over de programma’s:
Programma (bedrag x € 1.000)
Resultaat 2020
Over- en onderschrijding
Nog uit te voeren werkzaam- Terugbetaling Te vorderen heden in 2021 in 2021 in 2021 aan DUOvan DUOm.b.t. 2020 gemeenten gemeenten
Dekking in 2021 binnen de reserve
Stafbureau
-31 Overschrijding
-
-
-
-31
Bedrijfsvoering
-87 Overschrijding
-50
-
-
-37
Burger
148 Onderschrijding
-
27
121
-
Buurt
161 Onderschrijding
-
-
161
-
Totaal
191
-50
27
282
-68
Onderstaand wordt per programmaonderdeel een voorstel gedaan met betrekking tot het resultaat: Stafbureau Voor de toelichting op de overschrijding wordt verwezen naar het programma Stafbureau. Voorgesteld wordt om deze terug te vorderen van de DUO-gemeenten volgens de vastgestelde verdeelsleutel. Bedrijfsvoering Voor de toelichting op de overschrijding wordt verwezen naar het programma Bedrijfsvoering. Voorgesteld wordt om deze overschrijding deels (€ 50K) op te vangen binnen de reserve Bedrijfsvoering in 2021. Het resterende deel zal dan in rekening gebracht worden bij de de DUO-gemeenten volgens de vastgestelde verdeelsystematiek. Burger Voor de toelichting op de onderschrijding wordt verwezen naar het programma Burger. Voorgesteld wordt om deze onderschrijding terug te betalen aan de DUO-gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel volgens de afgesproken verdeelsystematiek. Voorgesteld wordt om € 27K via het resultaat, over te hevelen naar 2021. Deze bedragen hebben te maken met de volgende activiteiten: • De onderuitputting is onder andere ontstaan omdat een opdracht (inregelen werkprocessen schuldhulpverlening) vanwege Corona perikelen in 2020 niet kon worden afgerond. Deze opdracht is afgerond in januari 2021. De kosten die hiermee gemoeid zijn bedragen € 13K. • Daarnaast hebben we in januari 2021 aanvragen bijzondere bijstand 2020 verwerkt.
Het gaat hier om de kosten van inhuur (€ 14K). Buurt Voor de toelichting op de onderschrijding wordt verwezen naar het programma Buurt. Voorgesteld wordt om deze onderschrijding terug te betalen aan de DUO-gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel volgens de afgesproken verdeelsystematiek.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 5
2
Inleiding
Dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) In 2020 is door middel van de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) uitvoering gegeven aan de activiteiten voor de DUO-gemeenten. Onderstaand in het kort een opsomming van de belangrijkste zaken die gerealiseerd zijn in 2020: • De ontwikkeling van het collegiale directie managementteam en de versterking van de samenwerking binnen de DUO-organisatie. Ook zijn de rollen en verantwoordelijkheden van de diverse gremia uitgewerkt en vastgelegd waarmee een goede basis gelegd is voor een duurzame en goede samenwerking. • Er is een nieuw VIC team gevormd, hiermee is de kwaliteit sterk verbeterd ten opzichte van 2019. Ook is, met behulp van de VIC medewerkers, voorgang geboekt met het door de proceseigenaar (her)(be)schrijven van de meeste processen. • In 2020 is een duidelijke scheiding aangebracht tussen de "Chief Information Security Officer" en "de Functionaris Gegevensbescherming". Tevens is dit jaar het algemene beleid voor de informatieveiligheid geactualiseerd. Daarnaast is een begin gemaakt met het op grond van de regelgeving (baseline informatiebeveiliging Overheid) in de lijn beleggen van de informatieveiligheid. • Bij het team P&O heeft een transitie plaatsgevonden. Die is eind 2019 in gang gezet en in 2020 bestuurlijk afgehecht, waarna er uitvoering is gegeven aan de opgaven uit het transitieplan.
• Er is P&C-tool ingericht voor de vier organisaties. Op deze wijze kan het P&C-proces verder gedigitaliseerd worden. Daarnaast is het project om de nieuwe salarisadministratie in te richten succesvol afgerond. • Er is een communicatievisie ontwikkeld samen met de DUO-gemeenten. • De oude thuiswerkomgeving is vernieuwd tot een full-desktop en in verband met Corona opgeschaald naar een piekbelasting van circa 350 gelijktijdige gebruikers (was daarvóór ca. 50). • Er is een ENSIA-evaluatie (verantwoording informatieveiligheid) met goed gevolg afgerond. • In 2020 zijn een aantal aanbestedingen van diverse automatiseringspakketten afgerond waaronder de BAGapplicatie. • De nota "Doorontwikkeling van het Sociaal Domein" is afgerond en goedgekeurd door de DUO-gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel. Corona Naast de uitvoering van de afgesproken taken vanuit de DVO's heeft Corona een forse impact gehad op de bedrijfsvoering van de Duo+ in 2020.
Er is veel tijd en kosten besteed aan crisisbeheersing waaronder: • De inzet van een bestuursadviseur ter ondersteuning van de Organisatie (de kosten zijn opgevangen binnen de Organisatie); • De aanschaf van licenties voor de thuiswerkomgeving en het verbeteren van de thuiswerkomgeving en de extra aanschaf van werkplekapparatuur; • De uitvoering van de Tozo-regeling binnen het Sociaal Domein; • Het opvangen van klantvragen bij het KCC/burgerzaken; • Extra inzet met betrekking tot de handhaving (naleven Corona maatregelen verkeer en horeca), verkeersregels en extra toezicht.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 6
3
Programma's
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 7
3.1
Programma Stafbureau
3.1.1 Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2020 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. Wat wilden wij bereiken?
Wat wilden wij ervoor doen?
Bron:
Aansturen en doorontwikkeling De organisatie van Duo+ heeft stappen gezet in de verdere Begroting organisatie professionalisering. Ook in 2020 zal ingezet worden op de 2020 blz. 13 doorontwikkeling van de dienstverleningsovereenkomsten. Dit betekent wel dat opdrachten die niet in de DVO’s opgenomen zijn pas ter hand genomen worden als daar formele besluitvorming van een van de opdrachtgevers aan ten grondslag ligt. Tevens zal daar waar mogelijk ingezet worden op de verdere harmonisering van de primaire processen binnen Duo+. Concern Control
De afgelopen jaren heeft de focus van de risicobeheersing Begroting van Duo+ vooral gelegen op de processen met de grootste 2020 blz. 13 risico’s. De meeste van deze risico’s zijn nu in beeld en er zijn beheersmaatregelen getroffen. Het accent bij de verdere doorontwikkeling van de control functie zal nu vooral liggen op een meer integrale aanpak. Daarbij heeft het beleggen van de interne controle in de processen een hoge prioriteit. Dit met als doel om bij een aantal processen over te stappen van de gegevensgerichte controle op de procesgerichte controle
Informatie veiligheidsorganisatie De informatieveiligheid heeft een hoge prioriteit. Enerzijds Begroting betreft het de informatieveiligheid in de breedste zin 2020 blz. 13 van het woord en anders betreft het de bescherming van de privacygevoelige gegevens. De Functionaris Gegevensbescherming en de chief information security officer zijn steeds beter in positie gekomen en zorgen ervoor dat de organisatie steeds beter bestand is tegen invloeden van buitenaf maar ook van binnenuit. Ook worden periodiek de nodige (interne) controles gedaan om te kijken of de organisatie qua informatieveiligheid nog adequaat is. Dit aan de hand van inrichting van de organisatie, de wettelijke voorschriften en de eigen regelgeving. Inkoopfunctie
JAARSTUKKEN 2020
De inkoopfunctie is binnen Duo+ en de DUO-gemeenten Begroting ingericht. Iedere organisatie heeft een Contactpersoon 2020 blz. 13 Inkopen benoemd en een inkoopcontactgroep in het leven en 14 geroepen. Daarnaast is binnen Duo+ een platform actief met de Contactpersonen Inkopen van de vier organisaties. Ook Stichting Rijk maakt onderdeel uit van dit platform. Hierdoor wordt de inkoopfunctie beter geborgd, vindt een goede aansluiting en afstemming plaats tussen de vier organisaties en is het niet alleen de opmaat om de kwaliteit van de inkopen en aanbesteden te verbeteren maar ook meer te bundelen. Stichting Rijk wordt nauw bij dit proces betrokken. Ook gaan thema’s zoals duurzaam, circulair (de DUO gemeenten hebben een inspanningsverplichting ondertekend t.a.v. circulair inkopen ) en inkopen met social return in toenemende mate een rol spelen bij de inkoopprocessen. Deze thema’s worden uitgediept in samenwerking met de Metropool Regio Amsterdam die op deze gebieden al actief is.
Pagina 8
Wat wilden wij bereiken?
Wat wilden wij ervoor doen?
Bron:
(Verbijzonderde) interne controle
De (Verbijzonderde) Interne controle is binnen de staf belegd Begroting mede om de onafhankelijke positie te kunnen waarborgen. 2020 blz. 14 Dit is een van de voorwaarden van de accountant om op de bevindingen van het zogenaamde VIC-team te kunnen steunen. Daarnaast spelen we hiermee in op het ‘in control statement 2021’. Het proces om de interne controle in de lijn te beleggen zetten we voort. Daarbij wordt vanuit het VIC-team de nodige ondersteuning en hulp geboden. Het is ook van belang dat er een framework komt om de proceseigenaren hierbij te faciliteren.
Aansturen en doorontwikkelen van de organisatie In 2020 is ingezet op de ontwikkeling van het collegiale directie managementteam en de versterking van de samenwerking binnen de DUO-organisatie. Ook zijn de rollen en verantwoordelijkheden van de diverse gremia uitgewerkt en vastgelegd waarmee een goede basis gelegd is voor een duurzame en en goede samenwerking. De positie van de OGON's is ook versterkt. Er is beter inzicht in de onderwerpen die in de OGON's aan de orde moeten komen en ook de mandaten zijn beter in beeld gebracht. In het verlengde hiervan is veel aandacht besteed aan het besluitvormingsproces. Dit proces blijft voor sommige vaak financiële onderwerpen erg lang maar er is wel meer structuur in het proces aangebracht. Daarnaast is, mede door de komst van een bestuursadviseur (vervanging) en een directiesecretaris, meer oog voor de samenwerking tussen de teamleiders en de samenwerking tussen de teamleiders en het directie managementteam. Afhandeling facturen De gemiddelde facturenafhandeling in 2020 is 22 dagen wat ruim binnen de uiterste norm van 30 dagen is voor het afhandelen van facturen. In december 2020 stonden nog 23 (23 in 2019) facturen open van langer dan 30 dagen. Hiervan zijn 7 (7 in 2019) facturen ouder dan 90 dagen nog niet betaald, meestal als gevolg van een conflict met de leverancier.
Onderstaande grafiek geeft het verloop van de factuur afhandeling weer in gemiddelde afhandelingstijd. Opvallend in deze grafiek zijn de maanden juli en september waar het gemiddelde toenam. Deze toename is vervolgens in de maanden daarna ingelopen . 30
26
24
22
20
10
20
22
22
24
27
21
21
21
okt
nov
dec
16
jan
feb
mrt
apr
mei
jun
jul
aug
sep
aantal dgn
Ziekteverzuim Begin 2020 was er sprake van een lichte stijging van het ziekteverzuim. Dat was mede het gevolg van een griepgolf. Het percentage over 2020 was gemiddeld 5,9% (0,9% boven de norm van 5%) met een piek in maart en later in het jaar in oktober. Het is wel bijzonder dat vooral in het begin van de Corona pandemie het ziektepercentage relatief laag was. Alleen in de maanden oktober, november en december was het ziekteverzuim wat hoger maar dat is jaarlijks een terugkerend beeld. Het percentage in december kwam uiteindelijk uit op 6,4 %. Dat is nog wel ruim boven de norm.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 9
10 6,7%
7,0%
8,9%
6,4%
5
0
jan
feb
mrt
apr
7,3%
6,9%
6,4%
okt
nov
dec
5,2%
3,8%
4,1%
3,6%
3,8%
mei
jun
jul
aug
sep
%
Concern Control In 2020 is nadrukkelijk ingezet op het verbeteren van de interne beheersing van de organisatie. Alle risicovolle processen zijn tegen het licht gehouden om de kijken of en zo ja waar de risico's zitten en als risico's onderkend zijn, zijn daar beheersmaatregelen tegenover gezet. Vervolgens is, en dat project loopt door in het jaar 2021, zijn en worden de proceseigenaren zoveel mogelijk voorbereid op het zelf uitvoeren en vastleggen van de interne controles. Hiermee wordt bereikt dat fouten in de processen eerder ontdekt en gerepareerd kunnen worden. Hierdoor komt ook het VIC beter in positie om de eigenlijke rol steeds meer op te pakken, namelijk het uitvoeren van de (verbijzonderde) controle op de interne controle. Hierdoor ontstaan er "three lines of defence" namelijk de interne controle, de verbijzonderde interne controle en de controle van de accountant. Ook komt door deze werkwijze de directie van Duo+ beter in positie om vanaf 2021 bij de jaarrekening de rechtmatigheidsverklaring aan het bestuur te kunnen afgeven. Verbijzonderde Interne Controle (VIC) In 2020 is een nieuw VIC team gevormd. Voor de jaarrekening 2019 was gebruik gemaakt van inhuur voor het uitvoeren van de interne controle maar dat is niet goed gegaan.
De opdracht van het VIC is tweeledig, namelijk het uitvoeren van de (verbijzonderde) interne controle en het ondersteunen van de proceseigenaren bij het in de lijn brengen van de interne controle. Inmiddels is bij de interim controles over het eerste half jaar van de DUO-organisatie gebleken dat de controles dit jaar kwalitatief veel beter zijn ten opzichte van 2019. Ook is, met behulp van de VIC medewerkers, voorgang geboekt met het door de proceseigenaar (her)(be)schrijven van de meeste processen. Dit ter verbetering van de interne beheersing. Information Security In 2020 is een duidelijke scheiding aangebracht tussen de "Chief Information Security Officer" en "de Functionaris Gegevensbescherming". Hierdoor zijn ook de verantwoordelijkheden en bevoegdheden beter gedefinieerd. Tevens is dit jaar als gevolg van gewijzigde regelgeving het algemene beleid voor de informatieveiligheid geactualiseerd en zijn aan de hand van de Algemene Verordening Gegevensbescherming de daaruit voortkomende 13 hoofddoelen in beeld gebracht en verder uitgewerkt met een actieplan. Tevens is een begin gemaakt met het op grond van de regelgeving (baseline informatiebeveiliging Overheid) in de lijn beleggen van de informatieveiligheid. Er zijn binnen de teams en de afdelingen contactpersonen benoemd die dit verder moeten borgen.
De afdelingen/teams worden daarbij ondersteund door de zogenaamde "Privacy Officers" die in 2021 aan het team van de informatieveiligheid toegevoegd zullen worden. Ook is dit jaar een enorme stap gezet met het opzetten en het uitwerken van het register van verwerkingen. In 2020 heeft ook nog door een externe partij een onderzoek plaatsgevonden naar aanleiding van een Phishing incident. Dat onderzoek heeft niet uitgewezen dat de informatieveiligheid op zich niet goed geborgd is maar dat er in de organisatie meer aandacht moet komen voor het informatieveiligheidsbewustzijn. Dit is inmiddels opgepakt. Verder hebben zich dit jaar geen grote incidenten voorgedaan. Wel zijn er diverse meldingen gemaakt van datalekken en andere kleinere incidenten maar deze hebben niet geleid tot nadere acties. Inkoopfunctie Binnen Duo+ is een inkoopcontactgroep actief samen met de DUO-gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn. De gemeente Diemen heeft een eigen inkoopcontactgroep. Daarnaast vindt er 6 keer per jaar overleg plaats tussen de Contact Personen Inkoop van de vier DUO-organisaties. De samenwerking op het gebied van inkoop is dit jaar verder geïntensiveerd. Wel is het duidelijk dat de inkooporganisatie binnen de DUO-organisatie erg versnipperd is en niet echt effectief. Ook de aanbestedingen lopen niet altijd goed.
In verband hiermee is aan een externe partij gevraagd om een onafhankelijk advies uit te brengen over welk organisatievorm het beste past binnen de DUO-organisatie waarbij onderwerpen zoals maatschappelijk verantwoord inkopen JAARSTUKKEN 2020
Pagina 10
en inkoopvoordelen meegenomen moeten worden. De Stichting Rijk is hier ook bij betrokken. Tevens is gevraagd om een beleidsnotitie inkoop en aanbesteding te schrijven voor de vier organisaties. Het advies en de beleidsnota zijn dit jaar opgeleverd en zullen in 2021 in besluitvorming gebracht worden. 3.1.2
Wat heeft het gekost?
STAFBUREAU
rekening 2019
begroot 2020
begroot na wijzigingen 2020
wijziging 2020
rekening 2020
resultaat 2020
(bedrag x € 1.000) Structurele lasten
-926
-
-1.349
-1.409
-1.354
55
Structurele baten
952
-
1.494
1.494
1.494
-
Toevoegingen aan reserves
-
-
-
-
-
-
Onttrekkingen aan reserves
-
-
-
-
-
-
Saldo Structureel
25
-
145
85
140
55
Incidentele lasten
-36
-
-60
-60
-139
-79
Incidentele baten
-
-
-
-
-
-
Toevoegingen aan reserves
-
-
-25
-25
-32
-7
Onttrekkingen aan reserves
33
-
-
-
-
-
Saldo Incidenteel
-3
-
-85
-85
-171
-86
Saldo
22
-
60
-
-31
-31
Toelichting op het resultaat Het per saldo negatieve resultaat wordt voornamelijk veroorzaakt door het op niveau brengen van de voorziening frictiekosten (nadeel). Dit was noodzakelijk in verband met de detachering van een medewerker vanuit de Staf naar een vast dienstverband elders. Voor de toekomstige verplichting dient een voorziening gevormd te worden. Daarnaast waren er lagere personeelslasten (voordeel) doordat het VIC-team later is gestart, omdat deze binnen de eigen organisatie moest worden ingevuld en het enige tijd heeft geduurd voordat de geschikte kandidaten waren gevonden. Tevens zijn de functies voor bestuurs- en directieadviseur pas later in het jaar ingevuld (voordeel). De lasten moeten in samenhang gezien worden met het programma Bedrijfsvoering. Deze heeft dezelfde verdeelsystematiek. Hier is destijds bewust voor gekozen omdat er ook een samenhang is in activiteiten, inzet en uitwisselbaarheid van de activiteiten. Incidentele lasten en baten Onder de incidentele lasten is de toevoeging aan de voorziening frictiekosten openomen. Dit ter dekking van de lasten WW-voorzieningen en toekomstige verplichtingen in verband met een suppletie. Aan de batenkant zijn geen incidentele baten te melden. Reserves Onder de reserves zijn de toevoeging van de niet gebruikte opleidingsmiddelen opgenomen, dit volgens het besluit zoals genomen bij de 2e voortgangsrapportage 2020.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 11
3.2
Programma Bedrijfsvoering
3.2.1 Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Speerpunten In de begroting 2020 zijn onderstaande subdoelen bij de speerpunten kwaliteit, kwetsbaarheid en kosten opgenomen en toegelicht. Wat hebben we bereikt?
Wat wilden wij ervoor doen?
Bron:
Optimaliseren en digitaliseren van financiële administraties.
In 2020 worden de processen verder gedigitaliseerd en waar mogelijk gerobotiseerd*. Dit blijft een continue proces ook de komende jaren.
Begroting 2020 blz. 16
Rechtmatigheidsverantwoording De wet wijzigt over rechtmatigheid bij jaarrekeningen van gemeenten. Het college van B en W geeft vanaf boekjaar 2021 zelf een verantwoording over de rechtmatigheid in de jaarstukken.
Begroting 2020 blz. 16
De ambitie van de Servicedesk Hierbij is het van belang om de samenwerking tussen is om in 2020 voor alle teams verschillende teams verder vorm te geven en medewerkers op van Bedrijfsvoering de 0 en te leiden. 1e lijns verzoeken te kunnen afhandelen, binnen de gestelde tijden.
Begroting 2020 blz. 16
* Onder robotisering wordt versta an het automatiseren van repeterende data uit verschillende bronnen. Daarbij wordt gekomen tot eenmalige gegevensinvoer voor meervoudig gebruik zonder dat databases behoeven te worden gekoppeld. Personeel en Organisatie Transitie De belangrijkste ontwikkeling binnen ons taakveld is wel de transitie van ons team zelf. Die is eind 2019 in gang gezet en in 2020 bestuurlijk afgehecht, waarna er uitvoering is gegeven aan de opgaven uit het transitieplan. De transitie van P&O is een officiële reorganisatie gebleken, waarover wij met de vakbonden constructieve afspraken hebben gemaakt. Aan het eind van het boekjaar heeft elke medewerker van P&O zijn of haar voorgenomen plaatsing teruggekoppeld gekregen. Qua dienstverlening is het team P&O er goed in geslaagd om alle taken en verantwoordelijkheden efficiënt te blijven uitvoeren onder de nieuwe omstandigheden. De dienstverlening heeft ongehinderd doorgang gevonden: • De inrichting van een nieuwe HR-cyclus. • De succesvolle implementatie van de WNRA en de daarmee samenhangende actualisatie van het personeelshandboek. • De implementatie van Motion, in samenwerking met de teams Financiën en I&A. • De omvangrijke afronding van het RI-&E-project. • De start van het project Inclusief Werkgeverschap . • De begeleiding van Diemen ‘22. • De vaststelling van het transitieplan voor P&O.
• De start van het proces om te komen tot een gezamenlijke visie op werkgeverschap. • De arrangementen die we met de vier partnerorganisaties zijn overeengekomen met betrekking tot de dienstverlening van P&O, zonder daarbij alle andere werkzaamheden en initiatieven te kort te willen doen. Er zijn tot nu toe nauwelijks zaken blijven liggen. Wel hebben wij besloten de Arbo-aanbesteding een half jaar op te schuiven. Daarnaast vormen het onboarding-traject en de gezamenlijke introductiedag een belemmering door Corona. Ook vraagt het inwerken/opvangen van nieuwe collegae extra aandacht en zorg.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 12
Naast de afspraken die we maakten m.b.t. de kalender 2020, is er ook werk bijgekomen. Dit richt zich met name op Corona-gerelateerde vraagstukken, zoals het sturen op verlof, vakantie in risicovolle gebieden, thuiswerkbeleid en extra alertheid op het ondertekenen van brieven en overeenkomsten, nu we niet meer fysiek bij elkaar zitten. Maar ook vernieuwing van de procedure in- en externe werving en de koppeling van Motion met Time-tell vroeg aandacht van ons. Qua processen zijn we redelijk op orde, maar daarmee is het niet klaar. In 2021 zal vooral de inrichting van de workflows in Motion prioriteit zijn, te beginnen bij de Personeelsadministratie. Steeds is van belang dat we kijken naar hoe we zaken efficiënter kunnen doen. Als voorbeeld hier onze nieuwe spelregels met betrekking tot werving en selectie. We kijken steeds waar het beter kan. En bij elk nieuw beleidsonderwerp, hoort ook de afhechting in een sluitend proces (bijvoorbeeld de HR-cyclus nieuwe stijl). Op hoofdlijnen verloopt de dienstverlening conform de afspraken in de arrangementen. De reguliere advisering lijkt steeds beter op orde te komen en we worden goed door onze partners betrokken. Dat is ook het uitgangspunt voor 2021. Overige activiteiten In dit kalenderjaar hebben we de uitvoering van de attentieregeling ondergebracht bij de Servicedesk.
Vanuit integrale dienstverlening én efficiency-oogpunt bleek dat efficiënter. Om kwetsbaarheid te reduceren zijn de functies van sr. Lean-adviseur en functioneel beheerder P&O, overgeplaatst naar respectievelijk de Staf en het team I&A. Ook is de salarisadministratie ondergebracht bij het team Financiën, omdat het werkproces beter aansluit bij de kernactiviteiten van de Financiële Administratie – en dit was bij de oprichting van Duo+ ook zo afgesproken. We hebben de ‘KPMG’-kwestie achter de rug m.b.t. informatieveiligheid. In een teamsessie onder leiding van KPMG is er gekeken naar diverse elementen die een relatie hadden met het fraude-incident, zoals het opvolgen van acties, het zelf organiserend vermogen van ieder individueel en het uitspreken van verwachtingen naar elkaar. Het is gebeurd en het is vooral van belang hoe we van fouten leren. Daar gaan we verder mee in onze teamsessies in het kader van de transitie, ook met de aanbevelingen uit het rapport van KPMG en hoe we die kunnen vertalen in concrete acties. In het MTBV is afgesproken dat het cultuurelement wordt opgepakt in een breder programma, dat nu gemakshalve ‘bedrijfsvoering beter’ wordt genoemd. De huidige situatie vraagt van ons allen extra aandacht voor communicatie en afstemming: evt. misverstanden die je eerder oploste door even naar iemand toe te lopen, moet je nu via een andere route afhechten.
Ook doet het vele ‘scherm ’werken en het niet-persoonlijk contact een beroep op onze omgang met elkaar en ons fysieke uithoudingsvermogen. We zijn ons daarvan bewust! Financiën Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kwaliteit P&C-tool Tangelo In 2020 zijn de processen verder gedigitaliseerd. Deze digitalisatieslag was er vooral op gericht om voor de vier organisaties dezelfde P&C-tool in te richten en het proces zoveel als mogelijk te digitaliseren. De vier organisaties maken inmiddels gebruik van dezelfde P&C-tool Tangelo. Op basis van een evaluatie en een programma van eisen is het gelukt om voor de vier DUO-organisaties één P&C-tool in te richten. De tools zijn in de loop van 2020 verder geoptimaliseerd, dit zal in 2021 nog verder worden doorgezet. Verbijzonderde Interne Controle De verbijzonderde interne controle is vanuit Financiën overgebracht naar de Staf. Vanuit de Staf is in 2020 het proces opgestart om de controle in de lijn te brengen. In het programma Staf wordt hier verder op ingegaan.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 13
Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kwetsbaarheid Project Motion De salarisadministratie is in 2020 onder het team Financiën gebracht. Dit als uitvloeisel van het Project Motion waar Financiën als projectleider is opgetreden. Hiermee is een succesvolle samenwerking binnen het team Financiën gerealiseerd. De gehele inrichting van Motion is in gezamenlijkheid vorm gegeven wat een intensief project is geweest. Daarnaast zijn de processen binnen Motion opnieuw vormgegeven. Communicatie en Juridische Zaken Ontwikkelen van communicatievisie Duo+ en DUO gemeenten In 2020 hebben Duo+ en de DUO-gemeenten een start gemaakt met het ontwikkelen van een communicatievisie. De drie gemeenten Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel staan voor nieuwe ontwikkelopgaven die, in verbinding tot de samenleving, ook aanpassingen vraagt op het vlak van advisering, uitvoering en uitwisseling. Duo+ speelt daarin samen met de gemeentelijke organisaties een rol. De functionaliteit “Communicatie” speelt hierin een belangrijke rol. De functionaliteit “Communicatie” maakt immers dat we mensen, organisaties en doelstellingen aan elkaar kunnen verbinden om vervolgens keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Op basis van die keuzes en prioriteiten zetten we onze resources in om doelen te bereiken. Uithoorn is bezig met het afronden van een communicatie visie.
Ouder-Amstel is voor het zomerreces gestart met het ontwikkelen van een communicatie visie. Diemen is eveneens een communicatievisie aan het ontwikkelen voor Diemen. Duo+ is zich ervan bewust dat ook voor de Duo organisatie een communicatievisie moet worden ontwikkeld. Implementatie newsroom In 2020 hebben we geëxperimenteerd met een newsroom. Een newsroom is een fysieke plek waar de nieuws uit verschillende bronnen samen wordt gebracht. In de newsroom betrekken we het KCC. Ook collega’s vanuit de vakafdelingen kunnen gemakkelijk aansluiten en bespreken hoe we met opvattingen en sentimenten in de buitenwereld om moeten gaan. Een newsroom betekent korte lijnen en betere samenwerking. We kunnen snel schakelen en actie ondernemen. Implementatie beeldbank Communicatie maakt veel gebruik van beeldmateriaal. Dat beeldmateriaal moet veelal op maat worden gemaakt. We beschikten niet over een rechtenvrij archief. In 2020 hebben we een beeldbank geïmplementeerd waarin al onze beelden in ieder geval rechtenvrij worden opgeslagen en ook zodanig dat we in de toekomst beschikken over een historisch archief. Corona heeft overigens gemaakt dat we de beeldbank versneld hebben moeten implementeren. Implementatie sjabloon uitgaande brieven In 2020 is een sjabloon ontwikkeld voor alle uitgaande brieven van de 4 organisaties.
De beheerlast is daarmee verlaagd (1 sjabloon ipv 4 sjablonen, 1 formaat envelop). Voor medewerkers is het duidelijker en eenvoudiger welk format moet worden gebruikt. Door gebruik te maken van standaard sjablonen en formats en door deze aan te bieden door middel van onze reguliere systemen realiseren we dat archivering van uitgaande brieven geen probleem meer is. Dat gebeurt dan immers geautomatiseerd. Er kan ook beter foutloos worden gewerkt doordat we adresgegevens uit onze eigen geactualiseerde systemen halen. Medewerkers zijn geïnformeerd en worden opgeleid in het werken met InProces en het nieuwe sjabloon. Informatisering en Automatisering Vernieuwen en opschalen thuiswerkomgeving In 2020 is de oude thuiswerkomgeving van een applicatieportaal op basis van Remote Desktop Service vernieuwd tot een full-desktop op basis van Windows Virtual Desktop. Dit project was zo goed als afgerond toen op donderdag 12 maart 2020 de thuiswerkmaatregelen in het kader van Corona werden afgekondigd. Vervolgens hebben onze systeembeheerders in drie dagen niet alleen de vernieuwde thuiswerkomgeving productiegereed gemaakt maar deze ook direct opgeschaald naar een piekbelasting van circa 350 gelijktijdige gebruikers (was daarvóór ca. 50).
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 14
Hier betaalt de keuze voor de flexibele en schaalbare cloudtechnologie van Microsoft Azure, waar bij de oprichting van Duo+ radicaal voor is gekozen en sindsdien inmiddels vrijwel alle servers zijn ondergebracht, zich duidelijk uit! Wegens “thuiswerken tenzij” is de thuiswerkomgeving bovendien uitgebreid met een aantal zware grafische toepassingen die daar uit kostenoverwegingen aanvankelijk niet beschikbaar waren; deze vereisen namelijk enkele relatief zware (en dus dure) virtuele servers. Inmiddels kunnen vrijwel alle mensen die niet "fysiek" op locatie hoeven te zijn daadwerkelijk volledig thuiswerken. Enkele andere maatregelen die in het kader van de thuiswerksituatie zijn getroffen (veelal in samenspraak met Interne Dienstverlening / Facilitaire Zaken): • Uitgifte van meer dan 100 (leen)laptops, alsmede een groot aantal monitoren en aanverwante accessoires. • Inrichten specifieke ontmoetingsruimte in Uithoorn voor (team)overleggen "op anderhalve meter". • Uitbreiding werkplekken voor raadsleden en -ondersteuners tot een volledige Office 365-licentie met onder andere Teams (ten behoeve van videovergaderen). • Inrichten specifieke (mobiele en vaste) opstellingen voor videovergaderen met deelnemers die deels op locatie en deels thuis werken. Dit betrof een pilot met als feedback dat een en ander zeer laagdrempelig en gebruiksvriendelijk werd ervaren.
Inventarisatie in het kader van het actualiseren informatiebeleidsplan In 2020 is er een brede rondgang gemaakt langs een veelheid aan gremia en belanghebbenden, van alle vier de DUO-organisaties, om input op te halen (en daarna ook nog voor verificatie en draagvlak) voor het informatiebeleidsplan dat in 2021 moet worden opgeleverd. Hierin worden de fundamentele uitgangspunten onder het informatiebeleid neergezet (herijking cq. herbevestiging) en wordt de strategische richting dienaangaande voor de komende 3 - 5 jaar uitgezet, inclusief concrete uitvoeringsagenda. Diverse maatregelen met betrekking tot informatiebeveiliging Ook in 2020 is onverminderd ingezet op informatieveiligheid en zijn onder meer onderstaande maatregelen getroffen. Mede hierdoor is de jaarlijkse ENSIA-evaluatie (verantwoording informatieveiligheid) weer met goed gevolg afgerond. • Uitvoeren Cloud Security Scan op onze Microsoft 365 omgeving. • Invoering DKIM (anti-spam) en DMARC (anti-phishing en -spoofing) voor e-mail. • Implementatie zgn. Privacy Monitor voor het Centric-systeem Suite 4 Sociaal Domein, ten behoeve van. logging van toegang tot (persoons)gegevens. • Invoering multi-factor authenticatie (MFA), wat een extra stap toevoegt aan de inlogprocedure (bijv. SMScode). • Verscherping wachtwoordbeleid (langere wachtwoorden met specifieke restricties).
Doorontwikkeling functioneel beheer Belangrijk aandachtspunt in 2020 was de reductie van kwetsbaarheid op het gebied van functioneel applicatiebeheer. Middels gerichte werving, opleiding en inhuur van is de onderlinge vervangbaarheid toe- en daarmee afhankelijkheid van zgn. “eenpitters” afgenomen. Diverse aanbestedingen In 2020 heeft I&A een aantal aanbestedingen afgerond die per saldo niet alleen resulteren in een beperkte kostenreductie maar zeker ook in een toename van de kwaliteit: • BAG-applicatie: was Neuron Stelselregistratie van Vicrea, nu Vertex Objecten van Processfive. • Enterprise Service Bus (ESB): dit is weliswaar Neuron Integratie Platform van Vicrea gebleven maar deze ondergaat in 2021 een grootschalige update met diverse verbeteringen. • GEO-viewer: was Stroomlijn van Vicrea, wordt Kaartviewer van Geonovation (afronding implementatie 1Q2021). • Incidentmanagementsysteem: was ZENdesk van gelijknamig bedrijf, nu TOPdesk van eveneens gelijknamig bedrijf. Hierbij is bovendien een aantal modules rond assetmanagement en facilitair beheer afgenomen, waar met name ook Interne Dienstverlening baat bij heeft.
Tevens is in 2020 een begin gemaakt met de ingebruikname van het GGI Netwerk, een landelijk beveiligd datanetwerk voor en door gemeenten onder auspiciën van de VNG (gelieerd aan een gezamenlijke aanbesteding waarin Duo+ heeft deelgenomen) dat een alternatief vormt voor het commerciële GemNet van KPN.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 15
Harmonisatie briefsjablonen InProces In samenwerking met verschillende andere teams (onder andere. Communicatie) is er in 2020 hard gewerkt aan de harmonisatie van brief- en andere documentsjablonen voor ons zaak- en archiefsysteem (InProces). In dat kader is er bovendien een bewustwordingscampagne inclusief trainingen opgezet om het gebruik daarvan te stimuleren. Aldus wordt bespaard op briefpapier en enveloppen, applicatiebeheer ontlast, de kans op foutieve adressering (potentieel datalek) beperkt en correcte archivering bevorderd. Interne Dienstverlening Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kwaliteit Nieuwe Servicedeskapplicatie De applicatie Zendesk is in 2020 vervangen door Topdesk. Met deze wijziging is het de totale dienstverlening professioneler ingericht. Klanten kunnen zelf meldingen aanmaken, meteen de juiste informatie vinden die zij nodig hebben en het systeem zelf biedt meer mogelijkheden op het gebied van praktische inrichting van de backoffice. Bovendien is het in Topdesk wel mogelijk geworden een centrale CMDB te beheren, panden in beeld te krijgen en rapportages te genereren die tevens voor het dashboard werk kunnen worden ingezet.
Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kwetsbaarheid Start IBT In 2020 kwam de provincie met een niet heel positief rapport over het zaakgericht werken in onze vier organisaties en het daardoor niet op orde zijnde digitale archief. In het kader van Interbestuurlijk toezicht is in 2020 een rapport en plan van aanpak gemaakt, hetgeen kansen biedt om deze kwetsbare situatie op te kunnen vangen. De uitvoering vindt plaats in 2021 en verder, en zal elke afdeling en medewerker raken, dit rapport en de voorbereiding van het project hebben echter wel een deur geopend naar minder kwetsbaarheid. Versteviging archief en uitbreiding postintake Eén van de belangrijke aanbevelingen van de provincie in het kader van het IBT op archief was dat het cluster Postintake en Archief uitgebreid en verstevigd moest worden. Dit ter voorkoming van verdere achterstanden en ter ondersteuning van het professionaliseren van beide vakgebieden. Deze uitbreiding en versteviging van het cluster hebben inmiddels plaatsgevonden en geeft het team de nodige boost om in de komende jaren alle werkzaamheden te kunnen opvangen. Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kosten Bezuiniging kantoorartikelen versus Coronakosten In 2019 en 2020 is actief gestart met het bezuinigen op de inkoop van kantoorartikelen.
Door deze grotendeels te centraliseren en een beperktere basisvoorraad als standaard te hanteren, is een behoorlijke bezuiniging gerealiseerd. Mede uiteraard door de digitalisering van onze werkprocessen. Deze bezuiniging is bewust in 2020 niet als bezuiniging opgevoerd maar ingezet om de enorme toename van corona-inkoopkosten voor desinfectiemateriaal op te kunnen vangen.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 16
Investeringen ICT Incesteringen ICT (bedrag x € 1.000)
begroot 2020
begroot na wijzigingen 2020
wijziging 2020
rekening 2020
resultaat 2020
I&A - aanschaf computerapparatuur
-
232
232
256
-24
I&A - aanschaf netwerkapparatuur
-
80
80
68
12
I&A - aanschaf serverapparatuur
-
180
180
58
122
I&A - aanschaf randapparatuur
-
55
55
65
-10
I&A - aanschaf telefoons
-
20
20
19
1
Voorfinanciering fiets
-
-
-
-
-
Saldo
-
567
567
465
102
Toelichting op de investeringen De onderschrijding binnen de investeringen ICT wordt voornamelijk veroorzaakt door de lagere lasten aanschaf serverapparatuur. Doordat de applicaties naar de cloud zijn gebracht is de aanschaf van de benodigde serverruimte beperkt. De overschrijding met betrekking tot de aanschaf computerapparatuur wordt veroorzaakt door Corona, door het thuiswerken zijn er meerdere laptops aangeschaft waar geen rekening mee was gehouden. In 2021 worden de meerjarige investeringen in relatie tot het ideaalcomplex opnieuw beoordeeld. Slimmer Verbinden Het programma Slimmer Verbinden verandert langzamerhand van sturing naar rapportage. Het Directieberaad heeft dan ook in december jongstleden besloten om de kwartaalrapportages voortaan alleen te behandelen in het “Directie management team overleg” van Duo+. Alleen bij grotere knelpunten wordt het Directieberaad betrokken. Een aantal projecten lopen af, een aantal ondervinden vertraging door de Covid-maatregelen zoals het “Testen en plannen van de uitwijk” van de servers en nog wat “Harmony restpunten”, ontmanteling datacenters. Ook zijn er nog wel wat technische problemen met koppelingen (Bag met iBurgerzaken), door een nieuwe release van InProcess wordt verwacht dat andere koppelingsproblemen zijn opgelost.
De reserve van Slimmer Verbinden staat per 1-1-2021 op € 432K, als we daar de restant budgetten vanaf trekken resteert er een reserve van € 275K. Het Directieberaad heeft op 9 december 2020 besloten het saldo van de reserve Slimmer Verbinden beschikbaar te houden voor het project “Interventies gericht op het bevorderen van integraliteit in dienstverlening en de samenwerking”. De gewijzigde aanwending zal tevens bij de 1e voortgangsrapportage van 2021 aan het bestuur worden voorgelegd. Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K’s Kwaliteit Koppelingen met i-Burgerzaken Naast de eerder genoemde koppeling die nog niet werkt, zijn er diverse koppelingen met externe systemen die inmiddels wel werken en zorgen voor adequate data uitwisseling. De Suite voor Sociaal domein is volop in gebruik en (werk)processen zijn en worden nog steeds ingericht. Het project Monitoring en Sturing vordert gestaag en levert steeds meer informatie voor de managers op. De websites van de gemeenten zijn het afgelopen jaar eenduidig en verbeterd ingericht naar de nieuwe richtlijnen, er vindt nog een laatste kwaliteitstoets plaats. Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kwetsbaarheid Nu steeds meer (software)systemen voor de Duo organisaties zijn of worden ingericht neemt de kwetsbaarheid af. Er is meer gedeelde kennis en er zijn minder systemen te onderhouden.
Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kosten De projecten blijven vrijwel binnen het budget. Als er extra kosten zijn heeft dat betrekking op nadere eisen of zaken die bij nader inzien toch nodig zijn. Die kosten worden inmiddels door de Duo gemeenten gedragen. Door het gebruik van steeds minder applicaties en betere applicaties nemen de kosten voor het beheer af.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 17
3.2.2
Wat heeft het gekost?
Programma Bedrijfsvoering
rekening 2019
begroot 2020
begroot na wijzigingen 2020
wijziging 2020
rekening 2020
resultaat 2020
(bedrag x € 1.000) Structurele lasten
-15.500
-15.375
610
-14.766
-14.869
-103
Structurele baten
15.434
15.375
-565
14.811
14.878
67
Toevoegingen aan reserves
-
-
-
-
-
-
Onttrekkingen aan reserves
-
-
-
-
-
-
Saldo Structureel
-66
-
45
45
9
-36
Slimmer Verbinden
-360
-
-332
-332
-207
125
Incidentele lasten
109
-
-181
-181
-222
-41
Incidentele baten
43
-
181
181
181
-
Toevoegingen aan reserves
-315
-
-45
-45
-56
-11
Onttrekkingen aan reserves
360
-
332
332
207
-125
Saldo Incidenteel
-163
-
-45
-45
-96
-51
Saldo
-229
-
-
-
-87
-87
Toelichting op het resultaat Hogere lasten (€ 103) Hogere lasten Personeel en Organisatie (94K). Voornamelijk veroorzaakt door betaalde lasten voor de vier organisaties zoals advertenties voor vacatures; juridische adviezen met betrekking tot personeelsgeschillen; adviezen over actualisatie van het functiewaarderingssysteem (HR21);abonnementskosten met betrekking tot de vacaturebank en gemeentebanen. Tegenover deze hogere lasten staan hogere baten (€ 25K) voor kosten die (deels)doorberekend zijn en lagere lasten (€ 11K) voor opleidingen. Volgens het besluit zijn de latere lasten voor opleidingen toegevoegd aan de reserve om in te zetten voor 2021. Hogere lasten I&A (50K) Voornamlijk veroorzaakt door de hogere lasten (€ 50K) in verband met de implementatie van Topdesk, dit als gevolg van de licentiekosten. Hier was pas rekening meegehouden in de begroting 2021. Lagere lasten ID (-41K) De lagere lasten zijn het gevolg van Corona hierdoor zijn minder restauratieve voorzieningen, kopieerkosten etc. gebruikt. Hierdoor was het mogelijk om de hogere incidentele lasten in relatie tot Corona op te vangen. Hogere baten (€ 67K) De hogere baten worden veroorzaakt door doorberekende kosten Personeel en Organisatie, kosten I&A, (€ 51K, zie hierboven). Daarnaast is er opbrengst (€ 9K) met betrekking verkoop van oude hardware, en baten voor doorberekende lasten van communicatie (€ 7K).
Hogere incidentele lncidentele lasten (€ 41K) (Corona) Onder de incidentele lasten zijn de kosten die gemaakt zijn voor Corona opgenomen. Deze kosten geven een overschrijving van € 41K. Deze zijn echter opgevangen binnen de begroting van Duo+ als gevolg van lagere restauratieve voorzieningen ed. Zie hierboven bij lagere lasten ID. De incidentele baten zijn gelijk aan de specifieke vergoedingen van Corona ontvangen van de DUO-gemeenten.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 18
Reserves (€ 125K, lagere onttrekking en € 11K hogere toevoeging) De lagere onttrekking heeft volledig te maken met de lagere lasten van Slimmer Verbinden. Een aantal projecten worden nog afgerond in 2021. De hogere toevoeging heeft te maken met de lagere opleidingslasten, volgens het besluit worden deze toegevoegd aan de reserve voor de opleidingen in 2021.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 19
3.3
Programma Burger
3.3.1 Wat hebben we bereikt en wat hebben wij ervoor gedaan? Wat wilden wij bereiken? Wat wilden wij ervoor doen?
Bron:
Werken volgens dienstverleningsvisie
In 2020 wordt gewerkt volgens de (naar verwachting) in Begroting 2019 vastgestelde dienstverleningsvisie en het daaruit 2020 blz. 19 voortvloeiende uitvoeringsplan. De hierin afgesproken (nieuwe) werkwijzen worden gedurende het jaar gemonitord en eventueel indien nodig bijgesteld. Vooralsnog gaan we uit van de bestaande beschikbare middelen, en heeft dit geen financiële consequenties.
Digitalisering producten en diensten burgerzaken
De landelijke doelstelling is om in 2020 80% van de Begroting gemeentelijke producten en diensten digitaal aan te bieden. 2020 blz. 19 Voor een belangrijk deel van die doelstelling zijn we afhankelijk van landelijke wet- en regelgeving voor bijvoorbeeld het digitaal aanvragen van rijbewijzen en digitaal aangifte van geboorte en overlijden. Waar we wel invloed op hebben is de doorontwikkeling van de gemeentelijke websites en de e-formulieren die daar beschikbaar zijn. Door steeds meer producten en diensten digitaal aan te bieden, worden processen efficiënter ingericht. Niet alleen bij het team KCC, maar ook voor andere organisatieonderdelen. Burgerzaken zet dus de ingezette verdere digitalisering van de producten en diensten die geleverd worden, voort. De verwachting is dat deze verdere digitalisering bijdraagt aan efficiëntere werkprocessen en daarmee lagere kosten. Tevens zoekt Burgerzaken waar mogelijk aansluiting bij landelijke initiatieven.
Doorontwikkeling KCC
Het KCC is het voorportaal voor alle klantcontacten via Begroting de verschillende kanalen. In een optimaal werkend KCC 2020 blz. 19 kunnen klanten hun eigen kanaal kiezen, waarbij ieder kanaal hetzelfde antwoord geeft op vragen van inwoners en bedrijven. Eenvoudige producten kunnen bij het KCC, via het kanaal naar keuze, geregeld worden. Vakafdelingen kunnen zich dan volledig richten op de complexere (aan)vragen.
Professionalisering en optimalisatie Sociaal Domein.
Het Sociaal Domein is continue in beweging. Bij het Sociaal Domein gaat het om doorlopend verbeteren en vernieuwen (groeien). Waar staan we, waar willen we naar toe en wat kunnen we in de toekomst veranderen om het resultaat van de decentralisaties (en bijbehorende doelen) te optimaliseren. Welke koers willen de opdrachtgevers en de uitvoeringsorganisatie Duo+ verder volgen. In 2019 en 2020 wordt een bijdrage geleverd aan de door(visie)ontwikkeling en uitvoering (en inrichting) van het Sociaal Domein (brede toegang, integraal werken). Daarbij wordt ook beoordeeld of er op uitvoeringsniveau kosten bespaard kan worden door efficiënter of slimmer te werken.
Werken in (wederzijds) vertrouwen in plaats van controle (regeldruk voor inwoners verminderen).
In 2019 worden mogelijkheden onderzocht op welke wijze Begroting de administratieve lasten voor burgers kunnen worden 2020 blz. 19 verminderd (en die voor de accountant als audit-proof worden en 20 aangemerkt). Doelstelling is dat vanaf 1 januari 2020 zoveel als mogelijk regelluw (zo weinig als kan, zoveel als moet) wordt gewerkt bij het armoede- en minimabeleid en de schuldhulpverlening. De werkwijze wordt daarna verder uitgerold.
JAARSTUKKEN 2020
Begroting 2020 blz. 19
Pagina 20
Wat wilden wij bereiken?
Wat wilden wij ervoor doen?
Bron:
Data- en informatiemanagement optimaliseren.
Kwaliteitsbeheersing (waaronder datakwaliteit) blijft een belangrijk item in 2020. De datakwaliteit binnen het Sociaal Domein is in ontwikkeling. De doorontwikkeling van de datakwaliteit is erop gericht om in de loop van 2020 een compleet beeld van alle belangrijke datavelden van de domeinen binnen het Sociaal Domein te hebben (en waar mogelijk een verklarende/voorspellende waarde kan hebben voor trends en effecten). De data op de afdeling wordt gewaarborgd door data-governance.
Begroting 2020 blz. 20
Bereik en gebruik van gemeentelijke regelingen en schuldhulpverlening vergroten.
Het minima- en armoedebeleid is in 2019 gewijzigd voor Begroting Uithoorn. Ouder-Amstel volgt per 1 januari 2020. De 2020 blz. 20 ondersteuning voor kwetsbare doelgroepen is verruimd en meer afgestemd op de hulpvraag en de situatie van de cliënt. Om de doelgroep minima- en armoedebeleid en schuldhulpverlening vroegtijdig te bereiken, worden regelingen vereenvoudigd en wordt er intensief samengewerkt met diverse andere partijen/organisaties. Daarnaast zetten we intensief in op communicatie, onder andere door Multi Channel Management.
Borgen rechtmatigheid levering Binnen Jeugd en de Wmo wordt met veel (verschillende) Begroting zorg door zorgaanbieders zorgaanbieders gewerkt. Van belang is dat de rechtmatigheid 2020 blz. 20 borgen. van zorg geborgd is. In de lijn wordt gewerkt met controlemiddelen die gericht zijn op de kwaliteit van de zorg en het aannemelijk maken van de daadwerkelijke levering van de zorg door de zorgaanbieder. Het voorkomen van oneigenlijk gebruik van voorzieningen door goede voorlichting en preventieve activiteiten.
De PW, Wmo en Jeugdwet hebben als doel dat de juiste zorg Begroting en ondersteuning op de juiste plaats wordt vormgegeven en 2020 blz. 20 dat middelen daaraan worden besteed. Vanaf 1 januari 2020 wordt met een nieuwe handhavingsnota gewerkt die gericht is op preventieve activiteiten, met als doel om oneigenlijk gebruik van voorzieningen te voorkomen. Het uitgangspunt is dat met voorlichting en goed contact met de cliënt, oneigenlijk gebruik wordt voorkomen.
Managementinformatie en Benchmark(en).
De backoffice Sociaal Domein verstrekt periodiek (per Begroting kwartaal) informatie over kwantiteit en uitgaven. Zowel Ouder- 2020 blz. 20 Amstel als Uithoorn nemen deel aan de benchmark Divosa Werk & Inkomen, en Uithoorn neemt eveneens deel aan de benchmarkt Armoede & Schuldhulpverlening. De benchmark Werk & Inkomen geeft elke maand diepgaande gegevens op het gebied van bijstand, re-integratie en handhaving (en vergelijkingscijfers met 220 andere gemeenten). Deze benchmark-informatie betrekken we bij het verstrekken van de managementinformatie. Per kwartaal worden twee trends nader geanalyseerd. De benchmark armoede en schulden geeft jaarlijks een beeld op de prestaties op het gebied van armoedebeleid en schuldhulpverlening (in vergelijking tot 165 andere gemeenten).
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 21
KCC en Burgerzaken Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kwaliteit Werken volgens dienstverleningsvisie Verbeteren van de dienstverlening blijft een continu proces, waar we ook in 2020 aan gewerkt hebben. Zelfs in deze tijden van corona. Zo is dienstverlening van het KCC en de balie burgerzaken onder aangepaste omstandigheden toch is doorgegaan. Daarnaast zijn er steeds meer producten digitaal aangeboden en bestaande digitale producten verbeterd zoals verhuizingen. Hiermee is de dienstverlening voor de burger makkelijker gemaakt doordat men nog producten digitaal kan aanvragen. Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kwetsbaarheid Doorontwikkeling KCC Zeker in het afgelopen jaar met veel collega’s van andere afdelingen die thuiswerken, is de rol van het KCC als voorportaal voor alle klantcontacten nog belangrijker geworden, waarbij uiteraard het verstrekken van corona gerelateerde informatie voorop heeft gestaan. Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kosten Digitalisering producten en diensten burgerzaken Via de nieuwe websites van de gemeenten is de toegang tot de digitale producten verder verbeterd. Er worden steeds meer producten digitaal aangeboden en bestaande digitale producten verbeterd zoals verhuizingen.
Hiermee is de gemeentelijke dienstverlening voor de burger vergemakkelijkt doordat men nog meer producten digitaal kan aanvragen. Frontoffice Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kwaliteit Professionalisering en optimalisatie Sociaal Domein De nota Doorontwikkeling van het Sociaal Domein is afgerond en goedgekeurd door de Colleges. In 2020 heeft de Frontoffice gewerkt aan het bevorderen van het integraal werken tussen de klantmanagers en de medewerkers van de Backoffice. Hiermee wordt geanticipeerd op de werkwijze van de Brede Toegang die in 2021 zijn beslag krijgt. De Brede Toegang heeft tot doel om de vraag en de behoefte van de inwoner breed uit te vragen en integraal af te handelen. Eenmalig uitvragen, een adequate doorverwijzing, waar mogelijk een contactpersoon voor de inwoner maar ook een versterking van de samenwerking met het voorveld dan wel het Sociaal-/Kernteam leidt tot een verdere professionalisering van het Sociaal Domein. Werken in (wederzijds) vertrouwen in plaats van controle (regeldruk voor inwoners verminderen) In 2020 is er een aftrap geweest om middels schrapsessies efficiënter en effectiever te kunnen werken door de administratieve- en controlerende werkzaamheden onder de loep te nemen. De sessies worden in het eerste kwartaal van 2021 voortgezet. Voor zowel de inwoners als voor de medewerkers zal dit leiden tot minder regeldruk.
Bereik en gebruik van gemeentelijke regelingen en Schuldhulpverlening vergroten De pilot Vroegsignalering is in 2020, vanwege Corona, in aangepaste vorm gecontinueerd. Het gaat hier om Schuldhulpverlening die in een vroegtijdig stadium financiële problemen signaleert en met een integraal hulpaanbod de inwoner probeert te helpen om uit de schulden te komen. Vanaf 2021 is Vroegsignalering een wettelijke verplichting geworden en zullen alle signalen van signaalpartners (onder andere energiemaatschappijen, alle zorgverzekeraars en de woningcorporaties) opgepakt worden. Het vroegtijdig signaleren en direct acteren door zorg en ondersteuning te bieden bij (het verminderen van) de schulden heeft een preventieve werking op de schuldenaanpak. Het voorkomen van oneigenlijk gebruik van voorzieningen door goede voorlichting en preventieve activiteiten (kwaliteit en kosten) Klantmanagers besteden in hun gesprekken met hun cliënt nadrukkelijk aandacht aan rechten en plichten. Het gaat om de informatieverplichting om het recht op en de hoogte van de uitkering te kunnen vaststellen, maar ook d verplichting van de klant om alles in het werk te stellen wat in zijn of haar vermogen ligt om werk te zoeken. In 2020 is het nieuwe handhavingsbeleidsplan Sociaal Domein vastgesteld. Het plan geeft aan dat het effectiever om op preventieve dan op repressieve activiteiten in te zetten.
Dit aspect wordt in het tweede kwartaal van 2021 specifieker uitgewerkt.
JAARSTUKKEN 2020
Pagina 22
Nieuwe wet inburgering De nieuwe inburgeringswet is met een jaar uitgesteld naar 1 januari 2022. De regie op de inburgering wordt vanaf deze datum volledig bij de gemeente neergelegd. Vanaf april 2020 zijn we gestart met de voorbereiding van deze nieuwe uitvoeringspraktijk. Dit zal zijn vervolg krijgen in 2021 zodat op 1 januari 2022 de uitvoeringsorganisatie de regie over de inburgeringstrajecten ter hand nemen. Gemeente overstijgend werken Een deel van de Frontoffice werkt gemeente overstijgend. In 2020 zijn er voorbereidingen getroffen om in 2021 door het gehele team gemeente overstijgend te gaan werken. Dit moet de kwetsbaarheid verminderen en de slagvaardigheid vergroten. Ook de blijvende aandacht voor de harmonisering van het beleid tussen de verschillende gemeenten is een belangrijke voorwaarde voor de klantmanagers om goed uitvoering te kunnen geven aan gemeente overstijgend werken. Nieuwe Inkoop Jeugd per 1 januari 2022 Om de kosten op het domein Jeugd beheersbaar te houden volgt er opnieuw een nieuwe systematiek van de inkoop van de jeugdproducten. Het jaar 2021 is een overgangsjaar. Vanaf 1 januari 2022 sluiten de gemeente Ouder-Amstel en Uithoorn voor de zwaardere jeugdzorg aan bij de (regionale) nieuwe methodiek van Amsterdam. Deze overgang heeft een grote impact op de uitvoering(organisatie). De financieringswijze is dan op lumpsum basis.
De doelstelling van deze wijziging is om meer grip te krijgen op de uitgaven (en beheersing van de uitgaven) Jeugd. Voor de lichtere jeugdzorg is een nieuwe inkoop systematiek nog in ontwikkeling. Mogelijk wordt dit ook lumpsum. In 2020 en in 2021 vinden de voorbereidingen plaats om per 1 januari 2022 volgens de nieuwe inkoopsystematiek te kunnen werken. Backoffice Kansen die zich hebben voorgedaan in relatie tot de 3 K's Kwaliteit Data en informatiemanagement optimaliseren Voor wat betreft data- en informatiemanagement zijn in de afgelopen jaren al veel stappen gezet en dit moet verder worden uitgebreid. Kwaliteitsbeheersing (waaronder data- en informatiemanagement kwaliteit) was en blijft in de toekomst een belangrijk item. In 2020 zijn er contractmanagers aangesteld voor de Participatie Wet, Jeugd en Wmo voor de twee opdrachtgevers. Daarnaast is er (voor 14 uur per week) een medewerker privacy en informatieveiligheid aangesteld. Om data- en informatiemanagement verder te door ontwikkelen, vindt per 1 april 2021 een wijziging van de teams plaats binnen het Sociaal Domein. De voorbereidingen hiervan hebben in 2020 plaatsgevonden. Op deze manier levert het nieuwe team een waardevolle bijdrage in het inzichtelijk krijgen van de bedrijfsvoering kosten Sociaal Domein en de effectiviteit van de uitvoering.