1. Voorstel Algemeen Bestuur - Jaarstukken 2023 Duo+

Voorstel bestuur Programma

: Alle programma’s

Onderwerp

: Jaarstukken 2023 Duo+

Zaaknummer

:

Steller

: TJJ Schrandt

Afdeling

: Bedrijfsvoering

Bijlagen

: 1

Bespreek- of circulatiestuk

: Bespreekstuk

Besluit geheim

: Nvt

Toelichting geheim

: Nvt

Bijlage(n) geheim

: Nvt

Achterliggende documenten

: jaarstukken 2023 Duo+

Besluiten: Het bestuur van Duo+ besluit: 1. De jaarstukken 2023 vast te stellen, onder voorbehoud van zienswijze van de DUO-gemeenten. 2. Het voordelige rekeningresultaat 2023 (€ 106K) als volgt te bestemmen: a. Staf en algemene dekkingsmiddelen Van het resultaat (overschot € 57K) een bedrag van € 30K te reserveren voor de Organisatiedag 2024 en het restant (€ 27K) uit te betalen aan de DUO-gemeenten volgens de afgesproken verdeelsystematiek Staf/Bedrijfsvoering. b. Bedrijfsvoering Het overschot van € 631K zal wordt terugbetaald volgens de afgesproken verdeelsystematiek Staf/Bedrijfsvoering. c. Burger Het tekort van -/- € 373K in rekening te brengen aan de DUO-gemeenten volgens de afgesproken verdeelsystematiek Burger. d. Buurt Voor de teams IB en VTH af te wijken van de bestaande verdeelsystematiek Buurt. Voor het team IB, het overschot (€ 223K) te baseren op basis van de werkelijk uren. Voor het team VTH het tekort van salarislasten/inhuur (-/- € 254K) af te rekenen op basis van de werkplannen 2023. Het overige tekort (- € 178K) af te rekenen op basis van de bestaande verdeelsystematiek Buurt. 3. De jaarstukken 2023 voor zienswijze voor te leggen aan de raden van de DUO-gemeenten Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel. Korte samenvatting Duo+ sluit de jaarrekening 2023 af met een voordelig rekeningresultaat van € 106K.

Dit positieve resultaat is voornamelijk ontstaan door een voordeel binnen het programma Bedrijfsvoering. Dit is te verklaren door vacatureruimte van bestaande activiteiten maar ook de invulling van nieuwe activiteiten. Hierbij is het niet in alle gevallen mogelijk geweest om (tijdig) medewerkers, met de juiste competenties, te vinden en/of in te huren. Daartoe zijn, waar het kon, keuzes gemaakt die voornamelijk ten koste gingen van de ondersteuning van de eigen interne organisatie. Tegelijkertijd is het door een grote inspanning mogelijk geweest om naast de in de DVO’s afgesproken prestaties aanvullende prestaties te verrichten zoals de opvang van vluchtelingen, de aanbesteding van de accountants en de doorontwikkeling van de teams binnen de afdeling Buurt. Toelichting Inleiding Met de jaarstukken 2023 legt het Duo+ bestuur verantwoording af over de uitvoering van de taken vanuit de DUO-gemeenten en de daarmee verbonden financiën van het afgelopen jaar. Het referentiekader voor de verantwoording is de vastgestelde Begroting 2023, inclusief de wijzigingen gedurende het jaar. De verantwoording over het gevoerde beleid en de maatschappelijke effecten van de programma’s Burger en 1|5

Buurt vindt plaats binnen de jaarstukken van de DUO-gemeenten. In het jaarverslag wordt per programma ingegaan op de afwijkingen met betrekking tot het resultaat. Rechtmatigheid Dit jaar zal voor het eerst, niet de controlerend accountant aangeven welke rechtmatigheidsfouten (en onzekerheden) er opgetreden zijn maar de algemeen directeur van Duo+. Het gesprek over rechtmatigheidsfouten wordt daarmee primair gevoerd tussen de directeur van Duo+ en het bestuur van Duo+ en niet meer tussen de accountant en het bestuur van Duo+. In de paragraaf Bedrijfsvoering 6.4.3 is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. De verantwoording hanteert een grensbedrag van 1% van de totale lasten dit volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) en is daarmee vastgesteld op € 392.067. De begrotingsonrechtmatigheid is vastgesteld op € 947K maar is voor een groot deel (€ 557K) reeds in december 2023 gemeld aan het bestuur van Duo+ zodat een begrotingsonrechtmatigheid van € 390K resteert. Deze wordt onderstaand toegelicht. Omschrijving bevinding

Beheersmaatregel

Begrotingsrechtmatigheid Afwijking baten niet tijdig gemeld De betreft voornamelijk de hogere rentebaten op saldo-courant als gevolg van de gestegen rente gedurende het jaar. De overige afwijkingen betreffen uitkeringen van het UWV

De rente is inmiddels op een zodanig niveau dat we tussentijds een inschatting maken en bij de tweede voortgangsrapportage zullen melden.

Afwijking lasten niet tijdig gemeld De lagere lasten binnen Bedrijfsvoering zijn te verklaren door vacatureruimte van bestaande activiteiten maar ook de invulling van nieuwe activiteiten. Hierbij is het niet in alle gevallen mogelijk geweest om (tijdig) medewerkers, met de juiste competenties, te vinden en/of in te huren.

De onderschrijding van de lasten maakt sinds dit jaar onderdeel uit van de begrotingsrechtmatigheid. Tussentijds zal dit bijgestuurd worden en in december zal dit onderdeel uitmaken van de rapportage aan het bestuur.

Volgens het voorwaardencriterium is er € 1,8 mln. onrechtmatig Europees aanbesteed. Onderstaand de toelichting op deze onrechtmatigheid. Omschrijving bevinding

Beheersmaatregel

Voorwaardencriterium Inhuur personeel ten onrechte niet Europees aanbesteed. En bij De inhuur is voor een belangrijk deel gemeld bij het Bestuur van de vervanging van twee vrachtwagens werd eerst uitgegaan van Duo+. Door de inzet van de Broker, per 1 december 2023, is de koop, waarmee onder de Europese norm werd gebleven. Later verwachting dat deze onrechtmatigheid zich niet meer zal is ten onrechte bij het omzetten naar langdurige leasecontracten voordoen. Voor de inkoop is inmiddels een formulier ontwikkeld geen aandacht meer besteed aan het Europees aanbesteden. waardoor de kans op fouten bij de aanbesteding voorkomen kunnen worden.

Onderstaand de toelichting met betrekking tot het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O). Omschrijving bevinding

Beheersmaatregel

M&O Criterium Er is nog geen vastgesteld M&O beleid binnen Duo+. Binnen Duo+ is het risico ook minder groot dan bij de gemeenten omdat er minder processen zijn waarbij oneigenlijk gebruik gemaakt Geen opmerkingen. kan worden regelingen. Hierdoor heeft het nog niet die prioriteit gehad om dit beleid vast te stellen.

2|5

Resultaat 2023 en de resultaatbestemming in 2023 De jaarrekening 2023 sluit met een voordelig saldo van € 106K.

Programma (bedrag x € 1.000)

Resultaat 2023

Over- en onderschrijding

In te zetten in 2024 om activiteit te realiseren

Terugbetaling in 2024 aan DUOgemeenten

Te vorderen in 2024 van DUOgemeenten

-48

Overschrijding

30

Bedrijfsvoering

631

Onderschrijding

0

Burger

-373

Overschrijding

0

-373

Buurt

-209

Overschrijding

0

-209

Alg. dekkingsmiddelen

105

Onderschrijding

0

105

Totaal

106

30

736

Stafbureau

-78 631

0

-660

Stafbureau en algemene dekkingsmiddelen per saldo een overschot € 57K (-/ € 48k en € 105k) Binnen de Staf is er veel inhuur noodzakelijk geweest voor Inkoop (aanbesteding accountant, maatschappelijk verantwoord inkopen, advisering en organisatieontwikkeling). Inmiddels is de formatie voor een groot deel op orde. Daarnaast is er bij de managementassistenten, als gevolg van vacatures en ziekte en binnen de verbijzonderde interne controle (in verband met langdurig verlof) inhuur noodzakelijk geweest. Als gevolg van het voorgaande is er een kleine overschrijding ontstaan. Daarnaast is er een voordeel ontstaan wegens renteopbrengst. De rente is in 2023 aanzienlijk gestegen, hiervan is gebruik gemaakt door het rekening-courantsaldo via het schatkistbankieren uit te zetten. Voorstel: Een bedrag van € 30K te reserveren binnen de reserve Bedrijfsvoering om de Organisatiedag in 2024 gezamenlijk met de DUO-gemeenten te organiseren. Dit conform het besluit van het bestuur van Duo+ in december 2023. Het restant (€ 27K) terug te betalen aan de DUO-gemeenten, volgens de afgesproken verdeelsystematiek Staf/Bedrijfsvoering. Bedrijfsvoering (€ 631, overschot) Het overschot is voornamelijk ontstaan door lagere salarislasten en inhuur derden bij de teams P&O en Juridische Zaken en in mindere mate bij het team I&A. Hiervoor geldt, dat het moeilijk is geweest om vacatures in te vullen.

Wel is op deze functies ingehuurd, maar ook hier was het moeilijk om inhuurmedewerkers met de juiste competenties te vinden. Daarnaast geldt dat er gedurende het jaar extra middelen beschikbaar zijn gesteld om personeel aan te trekken voor nieuwe taken, maar dat de invulling van deze taken pas later in het jaar gerealiseerd is. Tevens zijn de kosten voor juridisch advies en Arbo lager, er is minder gebruik gemaakt van extern juridisch advies voor de teams P&O en Juridische zaken. Met betrekking tot de Arbo-taken is er gedurende de afgelopen jaren een stijging te constateren. In 2023 is deze lager dan geprognosticeerd en vooral in de tweede helft van het jaar ontstaan. De baten zijn per saldo lager, doordat de inzet voor geografische taken aan een andere gemeente beperkter is geweest dan vooraf ingeschat. Daarnaast is een hogere uitkering ontvangen van het UWV met betrekking tot Wazo (Wet arbeid en zorg). Voorstel: Het overschot (€ 631K) terug te betalen volgens de afgesproken verdeelsystematiek Staf/Bedrijfsvoering. Burger (-/- € 373K, tekort) Het tekort wordt veroorzaakt door een vaststellingsovereenkomst en door inhuur in verband met langdurige ziekte en vacatures waaronder het hoofd Buurt. Daarnaast is er voor een aantal werkzaamheden in het OGON afgesproken geen afzonderlijke maatwerkopdrachten af te sluiten.

Het betreffen hier werkzaamheden voor leerlingenvervoer, woonurgentie en SMI (sociaal medische indicatie), deze komen ten laste van het resultaat. Voorstel: Het tekort (€ 373K) op het programma Burger terug te vorderen van de DUO-gemeenten volgens de afgesproken verdeelsystematiek Burger. Buurt (-/- € 209, tekort) Alvorens in te gaan op de verklaring van het resultaat is het goed om te constateren dat er bij de tweede voortgangsrapportage 2023 van Duo+ € 225K vanuit het programma Buurt is terugbetaald aan de DUOgemeente. Hierbij werd er destijds nog vanuit gegaan dat er middelen over zouden blijven wat feitelijk ook 3|5

juist is voor de teams Inrichting en Beheer en Dagelijks Onderhoud. Hiertegenover staan echter hogere lasten die onderstaand toegelicht worden. Het tekort wordt per saldo voornamelijk veroorzaakt door hogere inhuurlasten. Dit is ontstaan door de vacature hoofd Buurt, die pas later in het jaar is ingevuld en de hogere inhuurlasten bij het team Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH). Tevens zijn er middelen beschikbaar gesteld door de DUO-gemeenten voor de noodzakelijke doorontwikkeling. Deze middelen zijn echter niet in de begroting van Duo+ opgenomen. Daarnaast is er door de DUO-gemeente Ouder-Amstel minder budget beschikbaar gesteld dan voor de uitvoering van het werkplan 2023 nodig was. Dit terwijl er wel, volgens afspraak, ingezet is om de (wettelijke) taken vanuit het werkplan zoveel als mogelijk uit te voeren. Het voordeel bij het team Inrichting en Beheer (IB) is veroorzaakt door vacatureruimte waarvoor het ook niet gelukt is om inhuur te vinden met de juiste competenties. Hierdoor zijn voornamelijk voor de DUOgemeente Uithoorn minder prestaties verricht. Voorstel: Voor de teams IB en het team VTH afwijkende verdeelsystematiek te hanteren. Voor het team Inrichting en Beheer het overschot (€ 223K) te verdelen volgens de werkelijk gemaakte uren.

Voor het team VTH het tekort (-/- € 254) van de salarislasten/inhuur, de werkplannen als uitgangspunt te nemen voor de verdeling evenals in 2024 (1e begrotingswijziging). De verwachting is, dat de afwijkende verdeling voor het team IB éénmalig is er zal bij de projecten rekening gehouden worden met de vacatureruimte en maandelijks zal de voortgang beoordeeld worden. Het resterende tekort (-/- € 178k) zal uitbetaald worden volgens de vastgestelde verdeelsystematiek Buurt. Accountantscontrole en rapport van bevindingen De accountantscontrole is inmiddels afgerond en de aanpassingen zijn verwerkt in de jaarrekening 2023. Op het moment van afronden is het rapport van bevindingen nog niet ontvangen.

Geheimhouding Nvt Juridisch Evenals vorig jaar worden een aantal afspraken buiten het toetsingskader van de accountant gehouden. Eerder is besloten door het bestuur van Duo+ om de accountant alleen de inkoop en aanbestedingsregels te laten toetsen op de Europese wet- en regelgeving en niet de interne inkoop en aanbestedingsregels. Daarnaast is de budgethoudersregeling uitgesloten van het normenkader. Het voorgaande betekent niet dat deze niet intern getoetst wordt, maar deze uitgesloten worden van de accountantscontrole. Een aantal artikelen in de GR dienen nog aangepast te worden net als vorig jaar wordt voorgesteld de volgende artikelen uit te sluiten van de accountantscontrole: a. artikel 4, lid 3 de taken de omvang van de uitvoering en de daaraan verbonden kosten worden in dienstverleningsovereenkomsten tussen de individuele gemeenten en Duo+ vastgelegd overeenkomstig de uitgangspunten van de regeling en het dienstverleningshandvest. Over 2023 zijn geen dienstverleningsovereenkomsten afgesloten waarin ook de kosten zijn opgenomen. b.

artikel 16, lid 1 de benoeming, schorsing en ontslag van personeelsleden van Duo+ als ambtenaar, dan wel volgens een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, geschiedt door het (dagelijks) bestuur met inachtneming van de door het (dagelijks) bestuur vastgelegde organisatiekaders en het door het algemeen bestuur vastgestelde financiële kaders. Dit artikel is niet in overeenstemming met het later genomen besluit, dat dit bij de directeur van Duo+ ligt. Personeel In de paragraaf bedrijfsvoering wordt aandacht besteed aan de personeelsontwikkelingen in 2023. Afstemming Afstemming heeft plaatsgevonden met alle afdelingen in Duo+, de financieel strategisch adviseurs vanuit de DUO-gemeenten, het DMT en het directieberaad. Communicatie Over de jaarstukken 2023 van Duo+ wordt niet afzonderlijk gecommuniceerd. 4|5

Risicomanagement De risico’s zijn opgenomen in de paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing. Financiën Onderstaand de bijdragen voor de DUO-gemeenten naar aanleiding van het resultaat 2023. Hierbij is rekening gehouden, dat van het resultaat € 106K, nog € 30K toegevoegd wordt aan de reserve Bedrijfsvoering voor de Organisatiedag in 2024. Voor de verdeling resteert dan € 76K (€ 106K-/- € 30K). Terugbetaling/vordering per DUOgemeente op basis van de verdeelsystematiek x € Diemen Totaal Diemen Ouder-Amstel Totaal Ouder Amstel Uithoorn Totaal Uithoorn Totaal bijdragen

Rekening 2023 In €

248.280 -231.520 59.524 76.283

Planning en voortgang De accountant kan op dit moment nog niet zijn verklaring afgeven. Dit heeft te maken met de nog voortdurende onzekerheid over de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording. De invoering hiervan is nog steeds niet definitief. Er wordt op korte termijn een uitspraak verwacht, waarbij er in de aangeleverde stukken vanuit gegaan is dat de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording definitief wordt. Planning en voortgang van de jaarstukken 2023: Jaarstukken 2023 Behandeling in DB (Duo+ bestuur) Aanlevering aan B&W Diemen Aanlevering aan B&W Uithoorn Aanlevering aan B&W Ouder-Amstel Behandeling in B&W Ouder-Amstel Behandeling in B&W Diemen Behandeling in B&W Uithoorn Behandeling in besluitvormende Raad Diemen Behandeling in besluitvormende Raad Ouder-Amstel Behandeling in besluitvormende Raad Uithoorn Indien Zienswijze Aanlevering aan DBR Behandeling in DBR Aanlevering aan DB (Duo+ bestuur) Vaststelling na zienswijzen DB (Duo+ bestuur) Indienen bij de Provincie

Dag donderdag vrijdag vrijdag vrijdag dinsdag dinsdag dinsdag donderdag donderdag donderdag

vrijdag

Datum 11 april 2024 12 april 2024 12 april 2024 12 april 2024 21 mei 2024 21 mei 2024 21 mei 2024 27 juni 2024 27 juni 2024 27 juni 2024 Afzonderlijk te plannen Afzonderlijk te plannen Afzonderlijk te plannen Afzonderlijk te plannen 12 juli 2024

5|5