Sheets Auditcommissie Deventer
Tekst van het document
We hongeren naar kennis terwijl we verdrinken in informatie John Naisbitt
Uit: advies Auditcommissie
Leren auditeren
Leren auditeren Beter sturen, scherper controleren
@engmail
www.periklesinstituut.nl
Uit: 4e kwartaalrapportage 2021 Deventer
Wat doet een Auditcommissie?
Faciliteert kaderstellen, budgetrecht en controleren
Wat is ‘in control’ zijn?
Halen we onze doelen? En hoe kan de raad dat nagaan?
Wat staat ons te doen?
Welk gesprek gaan wij met college, accountant én raad voeren?
De raad hoogste orgaan van de gemeente
Het gemeentebestuur
Het college dagelijks bestuur van de gemeente
Rekenkamer
Provincie
De raad
Accountant
Het college
Het gemeentebestuur
Aan het hoofd van de gemeente staat de gemeenteraad Grondwet, artikel 125
College voert het dagelijks bestuur over de gemeente Gemeentewet 160, lid 1a
Raad benoemt en ontslaat wethouders Gemeentewet 35, 49 en 189-191
College bereidt beslissingen voor en voert deze uit Gemeentewet 160, lid 1b
Aan het hoofd van de gemeente staat de gemeenteraad Grondwet, artikel 125
Raad heeft budgetrecht Gemeentewet 189-191
College heeft actieve informatieplicht aan raad
College stelt een voorstel voor de begroting op
Gemeentewet 169
Gemeentewet 190
College voert het dagelijks bestuur over de gemeente Gemeentewet 160, lid 1a
Kaderstellen
Welk maatschappelijk effect beogen we?
Beleidsvertaling
Hoe gaan we dat bereiken?
Financiële vertaling
Wat mag het kosten?
Uitvoering
Wat gaan we daarvoor doen?
Bijsturen en controleren
Halen we het? Zijn we tevreden?
Behaald
Uitgeput Tijd is om
Behaald
Uitgeput Tijd is om
Wat is het gewenste maatschappelijk effect volgens de raad precies? Hoe ziet het eruit als het af is? Wanneer is de raad tevreden? En is dat concreet (te maken)? Spoort het budget met het beoogd resultaat? Welk tijdpad hoort bij het resultaat? En waarom?
Jaarverslag en jaarrekening
Kwartaalrapportage en wijzigingen
Voorgaand jaar
Lopend jaar
Voorjaarsnota en begroting
Volgend jaar
De communicatiemuur
Wet van Sinterklaas: als je niet duidelijk vraagt wat je wilt, krijg je iets anders Rob de Best
Kaderstellen
• Welke maatschappelijke effecten? • Welke nanciële ruimte? • Waar zit ruimte?
• Aan circulaires en uitgangspunten
• Kaderstellende besluitvorming
• Kadernota verwerkt? • Andere kaders verwerkt?
• Kaderstellende besluitvorming over
• Begroting op schema? • Vinden geplande activiteiten ook plaats? • Budget op tijd uitgegeven?
• Afrondende besluitvorming
• Begroting gerealiseerd? • Op tijd en binnen budget? • Binnen kwaliteitskaders?
begrotingswijzigingen
fi
Controleren
provincie voldaan?
en Do
Praat óver het product zelf. Draagt het bij aan inzicht en sturing? Stel vragen! Waarom? Hoe is dat inzichtelijk? Kan een niet-specialistisch raadslid het volgen? Zoek de eendracht in de commissie Liefdevolle discipline Praat met de fracties Geef nieuwe producten een kans, dus wees geduldig
en do et Ni
Over de (politieke) inhoud praten Steeds nieuwe producten vragen Over geld praten
Toetst rechtmatigheid (tot 2023?) Controleert getrouwheid Beoordeelt kwetsbaarheid organisatie
Nieuwe accountant? Aanpassingen in organisatie? Meerwerk? Hoe realistisch is offerte? In hoeverre vooraf af te spreken? Met controleleider aan tafel?
Wat is rechtmatigheid? College neemt vanaf 2023 (?) kwantitatieve verklaring op over: Overschrijding van geautoriseerde begroting Afwijking van subsidie- en aanbestedingsvoorwaarden (zowel door college als derden) Interne toetsing van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (door derden, bijv kwijtschelding, uitkeringen, aanbestedingen)
Verbijzonderde interne controle Instrument voor beheersing interne processen ‘Derdelijnscontrole' (controle op werking systemen) College opdrachtgever Sterke relatie met rechtmatigheid Ook risicobeheersing (opzet, bestaan en werking beheersmaatregelen) en getrouwheid Bepaalt mede reikwijdte werkzaamheden accountant
Begroting
Brief Provincie 4e Kwartaalrapportage (prognose)
Accountantscontrole Oordeel Provincie
Jaarrekening Kaderbrief, Voorjaarsnota & Voorjaarsdebat Begroting Samenwerkingsverbanden
Kaderstellen Welk maatschappelijk e ect beogen we?
Oordeelsvorming Wat zijn de argumenten?
Controle Zijn wij tevreden over het maatschappelijk resultaat?
Besluitvorming
ff
Welke afweging maken we?
Bijstellen Permissie Controle
Plan
Uitvoering
en
m
le
ob
Pr
g
in
oe r
et dg
Bu
an
Pl
Ui tv
Kaderstelling
Controle
g
in
kk
De
t
ed ie
Kr
Behaald
Uitgeput Tijd is om
Advies AC over jaarrekening 2020
Advies AC over jaarrekening 2020 (2)
Advies AC over jaarrekening 2020 (2)
Kwartaalrapportages
Uit: advies AC april 2021
Kwartaalrapportages (2)
Uit: advies AC april 2021
Kwartaalrapportages (3) Belangrijk voor verbinding maatschappelijk effect, geld en tijd (doelstellingen en prestaties) Besproken in de raad? Rol AC daarbij? Ook hier: PDF of ‘hetgeldvan.Deventer’? Voldoende overzicht?
Kwartaalrapportages (4)
HetGeldVan
Kwartaalrapportages (4)
4e kwartaalrapportage 2021
4e kwartaalrapportage 2021
HetGeldVan
4e kwartaalrapportage 2021
HetGeldVan
Bestuursrapportages vergeleken
Hollands Kroon
Edam Volendam
Deventer
De bedoeling
Goede beheersing rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid ikv kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid raad
In het bijzonder de controlerende en toezichthoudende functie van de raad
Samenstelling
- Min 3 leden, max 1 per fractie - concerncontroller vaste adviseur. - AC kan zonder adviseurs vergaderen. - Pfh Fin standaard uitgenodigd
1 lid per fractie Concerncontroller, afd. hoofd n en pfh n standaard aanwezig
Vergaderfrequentie
Zo vaak als nodig (praktijk is maandelijks)
5 x per jaar ( vaker mag)
Afstemming van activiteiten van raad en college op gebied van control en risicomanagement, kwaliteit van nancieel beheer, n. beleid en inrichting nanciële organisatie, integriteit, fraude e.d. - Minimaal zes leden, verschillende fracties - Collegeleden, rekenkamer, accountant ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen kunnen uitgenodigd worden om inlichtingen te verschaffen of aan beraadslaging deel te nemen Zo vaak als de voorzitter dit nodig oordeelt (of ten minste 2 leden via de vz)
Openbaar?
Nee. Commissie kan anders besluiten.
In principe wel, cie kan anders besluiten.
Nee. Commissie kan niet anders besluiten.
Schriftelijk via advieslijst als ingekomen stuk
Vermeldt verordening niets over.
Advisering/afstemming over: - controleprotocol en normenkader - Onderzoeksonderwerpen tbv interimcontrole - Overleg met en keuze van accountant - Projectenmonitor - Rekenkamermonitor - PDCA in organisatie
- Voorbereiding besluitvorming jaarrekening & jaarverslag en aanwijzing accountant - Voorbereiding/bespreking notities en voorstellen mbt de P&C-cyclus - Onderhouden contact accountant - Bevorderen afstemming onderzoeken
Wijze van adviseren? Via presidium en college (!) Op verzoek van raad in vergadering
- Overlegplatform voor -
- Treedt niet in bevoegdheden raad en college Nee. Maar: vrij brede taakomschrijving - Afstemmingsoverleg voor onderzoeken Rekenkamercie én college (zowel planning als uit te brengen rapportages) fi
fi
fi
Extra bevoegdheden?
accountant(saangelegenheden) Voorbereiden aanbesteding Agenderen reguliere P&C producten, maar ook nancieel-technische onderwerpen en bestuurlijke dossiers met complexe en/of vérstrekkende nanciële componenten.
fi
Rol en/of taak
fi
fi
fi
Verordeningen op de Auditcommissie - vergelijking
- Commissie kan geheimhouding opleggen. - Vaststellen controleprotocol
Financiële verordeningen - vergelijking Hollands Kroon Edam Volendam Drempelbedrag budgetwijzigingen “tussenrapportage indien lasten de Afzonderlijk voorstel bij verwachting dat geautoriseerde lasten dreigen te lasten geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden” (25.000) overschrijden met minimaal € 50.000. Investeringsbudget: 25% of meer dan € 100.000. Drempelbedrag onvoorziene € 25.000 Aan- en verkoop goederen, werken en uitgaven (= niet in begroting) diensten groter dan bedrag dat jaarlijks wordt vastgesteld in nanciële kaders (€250.000, wensen en bedenkingen) Drempelbedrag kapitaallasten leningen Drempelbedrag garantstellingen, 200.000 Groter dan bedrag dat jaarlijks wordt waarborgen vastgesteld in nanciële kaders (€ 1 miljoen per jaar totaal - ook leningen) Afschrijvingstermijnen? Nota activeren- en afschrijven 2018 Bijlage bij verordening
Deventer Voorstel tot bijsturing bij “belangrijke afwijkingen in de uitvoering van de begroting op het niveau van het programmakader en de investering.”
Programma’s
Raad, bij aanvang raadsperiode
Raad. Aan begin van raadsperiode producten per programma.
Bestuursrapportages
Geen aantal genoemd (praktijk is twee?) Op afwijkingen.
Twee. Zomer- en winternota.
Prestatie-indicatoren Weerstandsratio
Verplichte beleidsindicatoren Niet genoemd.
Niet genoemd. Niet genoemd.
Raad, herijken indien nodig. Per programma: omschrijving, beleidscontext, strategische doelen, doelstellingen en prestaties Vier kwartaalrapportages, aansluitend bij programma-indeling begroting. Afwijkingen, prognose, integraal beeld (=voortgang) Beleidsindicatoren per programma Beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen.
Alleen in geval van Onvermijdelijk, Onuitstelbaar én Onvoorzien. Anders alleen bij Voorjaarsnota of Begroting. Nota verstrekking gemeentegaranties en geldleningen. Nota activering en afschrijving
Bijzonderheden
Beprijzing concurrerende economische activiteiten en afwijkingen
- Post onvoorzien obv bedrag per inwoner. - Budgetoverheveling in 4e kw. rapportage
fi
Nee
fi
Nee
fi
Normering nanciële kengetallen? Nee
Samenvattend Vergroot focus op overzicht verbinding maatschappelijk effect, tijd en geld in rapportages Worden aandachtspunten en verbeterpunten ook gesteund door de raad? En uitgevoerd? Rolopvatting te beperkt? Waarom alleen maar spreken over jaarrekening? Bespreek kwartaalrapportages in de gemeenteraad, voorzien van openbaar advies door Auditcommissie: dáár blijkt of verbinding m.e., tijd en geld klopt! Vraag om meerjarig overzicht uitputting ter beschikking gestelde kredieten (en dekking) grote projecten Budgetoverhevelingen: boeggolf als het zich elk jaar voordoet? Voer gesprek met college over uitvoeren VIC door accountant
fi
Werk aan een de nitie van ‘autonome ontwikkelingen’
www.periklesinstituut.nl/bibliotheek
Citaat van de Dag @periklescitaat
Periklesinstituut Heemraadssingel 167 • 3022 CG Rotterdam www.periklesinstituut.nl
+31 10 306 0366
contact@periklesinstituut.nl