Reactie college aanbevelingen Auditcommissie jaarstukken 2024

Grote Kerkhof 1 Postbus 5000 7400 GC Deventer 14 0570 telefoon

De leden van de gemeenteraad van de gemeente Deventer 0570 - 693225 direct telefoonnummer

gemeente@deventer.nl e-mail

DEV-C/ 2025-565

18 juni 2025

kenmerk

uw referentie

datum

M. Hobbij

Aanbevelingen Auditcommissie jaarstukken 2024

contactpersoon

onderwerp

Geachte leden van de gemeenteraad, Allereerst dank aan de Auditcommissie voor de tijd en aandacht die besteed is aan het doornemen van de jaarstukken en het opstellen van aanbevelingen. Het college deelt uw mening dat de verschillende onderdelen van audit, control en verantwoording goed in zicht en op orde zijn. Wij zijn verheugd wederom een goedkeurende verklaring van uw accountant te ontvangen en gaan hieronder kort in op uw specifieke adviezen / aanbevelingen. Advies 1a: De raad te vragen gebruik te maken van het portal hetgeldvan.deventer voor het bestuderen van financiële rapportages en documenten, dus ook voor de jaarstukken, omdat daar de informatie leesvriendelijk en overzichtelijk wordt aangeboden. Dit advies onderschrijven wij van harte. Hier zet het college ook al geruime tijd op in. Advies 1b: Het college te verzoeken zorg te dragen voor het realiseren van de portal als ‘brondocument1’ waarbij enige vorm van versiebeheer op het portal maakt dat een ‘bevroren’ brondocument in pdf overbodig wordt. En daarbij dat het portal eerder beschikbaar is dan nu (een weekend na ontvangst van het pdf-document). Wij nemen dit in onderzoek en informeren u uiterlijk in het vierde kwartaal van 2025 over de mogelijkheden hiervan. Advies 1c: De griffie te vragen sessies te organiseren waarbij raadsleden en -opvolgers wordt geleerd te werken met het portal.

Zorg dat gebruik kan worden gemaakt van de mogelijkheden van aantekeningen en het delen daarvan (achter de inlog) die het systeem biedt. Dit advies onderschrijven wij van harte en uiteraard kan de ambtelijke organisatie de Griffie hierbij assisteren. Advies 2: Het college opdracht te geven in de opzet van de jaarverantwoording, bij voorkeur in de samenvatting, inzichtelijk te maken waar de beslispunten uit het raadsbesluit hun grondslag vinden. Concreet is bijvoorbeeld beslispunt 3 uit het conceptbesluit niet uit de jaarstukken te herleiden.

www.deventer.nl

Wij begrijpen uw advies en nemen dit in onderzoek (in samenhang met advies 1b) en informeren u uiterlijk in het vierde kwartaal 2025 over de mogelijkheden hiervan. Advies 3: Van het college te verlangen uit te leggen wanneer een aanbeveling op onderdelen nog niet uitgevoerd kan worden en toe te lichten wat ervoor nodig is om dit wel op te pakken. Dit advies onderschrijven wij en nemen dit over. Advies 4: Het college te vragen inzicht te geven - met bijvoorbeeld met hulp van inzichten van andere gemeenten -van wat de voordelen en nadelen zijn van een meer uitgebreide controle op de uitgaven van middelen door derden partijen. Elementen daarbij zijn bijvoorbeeld extra kosten aan mensuren, verwacht direct en/of indirect rendement, mogelijke inbreuk op privacy van ontvangers. Het college is zich bewust van de nieuwe goedkeuringstolerantie van 2% en de gevolgen hiervan voor de beoordeling van het boekjaar 2025. Wij nemen het advies van de Auditcommissie in onderzoek en informeren u uiterlijk in het vierde kwartaal 2025 over de eventueel te treffen maatregelen en de gevolgen. Hierbij merken wij op dat hieruit voortvloeiende maatregelen pas effect hebben in boekjaar 2026.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Deventer, de secretaris, de burgemeester,

J.P. Wassens

R.C. König