Raadsvoorstel Evaluatie Kwartaalrapportage

RAADSVOORSTEL Onderwerp

: Evaluatie kwartaalrapportage

Voorstelnummer : Raadstafel : 21 april 2021 Raadsvergadering : 28 april 2021

Voorstel 1. Kennis te nemen van de evaluatie Kwartaalrapportage. 2. Instemmen met de aanbevelingen uit de evaluatie Kwartaalrapportage: a. Maak in de opzet van de kwartaalrapportage duidelijk wat wel en niet wordt vastgesteld; b. Verhoog de kwaliteit van de doelstellingen en prestaties, door deze meer SMART te maken. c. Voorzie afwijkingen van de doelstellingen of prestaties met kwalitatief eenduidige toelichtingen; d. Zorg voor een goede samenvatting, begrippenlijst en een leeswijzer, zolang er gebruik wordt gemaakt van de pdf-versie. e. Vermijd zo veel als mogelijk ambtelijk jargon. f. Geef overal consequent de middelen weer bij de prestaties. g. Geef op korte termijn duidelijkheid over de autonome ontwikkelingen. Wanneer is een ontwikkeling autonoom? h. Stimuleer het gebruik van de web-based versie op de site hetgeldvan.deventer.nl door - deze conform de afgesproken planning live te laten gaan; - door de raadsleden te trainen in het gebruik hiervan; - door een goede link van de website op te nemen in het raadsvoorstel en bespreekvoorstel; - door het toevoegen van een opmerkingen / notities functie; - de functionaliteit voor het stellen van filters in de web-versie op te nemen; - een printfunctie voor het afdrukken van geselecteerde informatie in de web-versie onder te brengen; - met ingang van het eerste kwartaal 2021 de pdf te laten vervallen. 3.

In te stemmen met de aanbevelingen van de Auditcommissie met betrekking tot de Kwartaalrapportage: a. Agendeer de kwartaalrapportage standaard aan een raadstafel. b. De pdf versie pas laten vervallen op het moment dat alle raadsleden/opvolgers zijn getraind in de site hetgeldvan.deventer.nl. 4. Het college en de agendacommissie opdracht te geven om uitvoering te geven aan de aanbevelingen; 5. Het college opdracht te geven om halfjaarlijks te rapporteren over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen. Inleiding In 2019 zijn de kwartaalrapportages in haar huidige vorm geïntroduceerd. Een kwartaalrapportage is een per kwartaal gestandaardiseerde integrale verantwoording (beleidsmatig en financieel) over het gevoerde bestuur en zo nodig een voorstel voor een wijziging van de begroting (bijsturing op beleid en financiën). Na één jaar werken met deze rapportage vorm heeft een evaluatie plaatsgevonden om te zien of de vorm en inhoud van deze rapportages aansluit bij de informatiebehoefte van de raad. Er is gekeken of de kwartaalrapportage goed functioneert en of er verbeterpunten zijn. Beoogd resultaat Een verdere verbetering van de Kwartaalrapportage en de besluitvorming over de Kwartaalrapportage. Kader - Richting ten behoeve van de ontwikkeling planning- en controlcyclus, juni 2017 - Financiële verordening Gemeente Deventer

2

Argumenten Voor Door het aannemen van de aanbevelingen wordt de kwartaalrapportage inhoudelijk en de besluitvorming over de kwartaalrapportage verbeterd. Tegen Door het toevoegen van een raadstafel in de behandeling van de kwartaalrapportage, wordt in sommige situaties de snelheid uit de besluitvorming gehaald. Draagvlak De evaluatie is tot stand gekomen door het houden van interviews met de fracties, leden van het college en de ambtelijke organisatie. De kwartaalrapportage wordt door de fracties en het college gewaardeerd als instrument. De tevredenheid is over het algemeen goed, maar er zijn ook enkele kanttekeningen geplaatst en verbeterpunten genoemd. Deze punten zijn verwerkt in de voorgestelde aanbevelingen. Financiële consequenties Geen Aanpak/uitvoering De aanbevelingen worden na vaststelling van het voorstel door de gemeenteraad uitgevoerd. *

De Auditcommissie, de voorzitter,

de secretaris,

E. van der Mik

I.A.J. Heijmans

Bijlagen: − Evaluatie kwartaalrapportage − Verslagen van de interviews