Plan van Aanpak Burgerberaad Deventer vastgesteld 19-07-2023

Plan van aanpak burgerberaad Deventer Inclusief vraagstelling, mandaat kaders en voorwaarden

8 juni 2023

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

Inhoudsopgave 1.

Inleiding ....................................................................................................................................... 3 1.1

2.

Belangrijkste kaders en mandaat ...................................................................................................... 3

Bijeenkomsten .............................................................................................................................. 4 2.1

Drempels wegnemen voor deelnemers ............................................................................................ 4

2.2

Input deelnemers .............................................................................................................................. 5

2.3 Ontwerp en opzet bijeenkomsten ..................................................................................................... 5 Bijeenkomst 1 – Kennismaken met elkaar en met het vraagstuk .............................................................. 5 Bijeenkomst 2 –Informatie en inspiratie.................................................................................................... 6 Bijeenkomst 3 – Eerste aanzet adviezen .................................................................................................... 7 Bijeenkomst 4 – Oordeelsvorming en adviezen verder uitwerken ............................................................ 8 Bijeenkomst 5 – Besluitvorming, reflectie en afronden ............................................................................. 8

3.

4.

2.4

Eindresultaat..................................................................................................................................... 9

2.5

Inhoudelijke opbrengsten ................................................................................................................. 9

Verdere randvoorwaarden .......................................................................................................... 10 3.1

Kaders voor de adviezen ................................................................................................................. 10

3.2

Communicatie ................................................................................................................................. 10

3.3

Loting .............................................................................................................................................. 12

3.4

Betrokkenheid vanuit de gemeente ................................................................................................ 13

3.5

Evaluatie ......................................................................................................................................... 14

Planning ..................................................................................................................................... 15

Bijlage 1 ............................................................................................................................................. 16 Bijlage 2 ............................................................................................................................................. 19

2

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

1. Inleiding De gemeenteraad van Deventer heeft de ambitie om een burgerberaad te organiseren over een onderwerp dat voor de gemeente belangrijk is en waar geen ‘makkelijke’ oplossingen voor zijn. De afgelopen weken hebben de fractiewoordvoerders zich, onder begeleiding van ANNE, gebogen over de vraagstelling voor het burgerberaad, het mandaat, de kaders en randvoorwaarden. In dit ‘plan van aanpak uitvoering burgerberaad’ is de input van de fractiewoordvoerders vertaald in de opzet van de bijeenkomsten en de bijbehorende communicatiecampagne. Het voorstel voor de vraagstelling en het mandaat van het burgerberaad is opgenomen in een apart memo. Na een positief besluit is nog enkele maanden voorbereidingstijd nodig om het burgerberaad daadwerkelijk te organiseren.

1.1

Belangrijkste kaders en mandaat

Met de woordvoerders van de raad is ook gesproken over de kaders en het mandaat voor een Deventer burgerberaad. De belangrijkste kaders zijn: • • • •

•

100 deelnemers. Maximaal vijf bijeenkomsten. De bijeenkomsten zullen zes uur duren en worden georganiseerd op zaterdagen. Deelnemers worden geworven met een persoonlijke brief die op willekeurige adressen, goed verdeeld over de gemeente, wordt bezorgd. De deelnemers worden in twee stappen geloot om zo tot een goede afspiegeling te komen van de Deventer samenleving. Als een bepaalde groep ondervertegenwoordigd is, ten opzichte van de samenstelling van de Deventer samenleving, kunnen extra inspanningen worden verricht om deze groepen toch te bereiken.

Voor de deelnemers is het heel belangrijk dat bij de start van het burgerberaad duidelijk is wat er met de uitkomsten van het burgerberaad gebeurt. Het is zeer wenselijk dat de gemeenteraad daarover vooraf duidelijkheid geeft. Hoe concreter dit wordt benoemd, hoe beter. Deelnemers begrijpen daarbij dat niet alle uitkomsten en adviezen zonder meer 1-op-1 kunnen worden overgenomen. Voor adviezen die niet of in aangepaste vorm worden overgenomen is het van belang dat de gemeente dat goed beargumenteert. Voorgesteld wordt het mandaat als volgt te formuleren: Voorstel mandaat: De uitkomsten van het burgerberaad zijn zwaarwegende adviezen die worden vertaald in het nog op te stellen/aan te passen mobiliteitsplan/klimaatvisie, waarbij de gemeenteraad alleen adviezen die juridisch, financieel of praktisch niet haalbaar zijn, onderbouwd niet zal overnemen of aanpassen Mandaat in de praktijk Dat betekent in de praktijk dat het burgerberaad, nadat het de adviezen aan de gemeente heeft aangeboden, mag verwachten dat de gemeente bij het mobiliteitsplan/de klimaatvisie een toelichting zal geven waaruit blijkt: - welke adviezen van het burgerberaad zijn overgenomen en hoe deze in het mobiliteitsplan/de klimaatvisie zijn vertaald; - welke adviezen in aangepaste vorm zijn overgenomen en waarom deze zijn aangepast; - welke adviezen niet zijn overgenomen en waarom niet. 3

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

2. Bijeenkomsten De raad heeft nadrukkelijk de wens uitgesproken dat het beraad wordt begeleid door een onafhankelijke partij. Het beraad doorloopt een proces, onafhankelijk van politieke en bestuurlijke invloeden, en dat vraagt om onafhankelijke begeleiding. Het dagvoorzitterschap en de organisatie van de bijeenkomsten wordt dan ook verzorgd door ANNE. Wat betreft de begeleiding van de gesprekken in kleinere groepen doen we ook een beroep op ervaren gespreksleiders van de gemeente.

2.1

Drempels wegnemen voor deelnemers

Om het voor deelnemers mogelijk en aantrekkelijk te maken om deel te nemen aan de bijeenkomsten is het belangrijk om een aantal drempels weg te nemen. •

Deelnemers krijgen een vergoeding voor deelname van 50 euro per bijeenkomst.

•

Deelnemers ontvangen een reiskostenvergoeding van 0,21 cent per kilometer en kunnen kinderopvangkosten declareren (tien euro per uur per kind).

•

De locatie is toegankelijk voor iedereen, dus ook voor mensen in rolstoel of met een visuele beperking.

•

Tijdens de bijeenkomsten is de catering bij voorkeur van een lokale cateraar.

Van elke bijeenkomst wordt een verslag gemaakt. Niet woordelijk, maar een impressie zodat deelnemers en anderen kunnen volgen wat er tijdens de bijeenkomst is besproken en welke afspraken er voor het vervolg zijn gemaakt. Daarnaast worden de opbrengsten van de gesprekken tijdens de bijeenkomsten uitgewerkt. Alle presentaties en stukken worden via de online werkomgeving gedeeld met de deelnemers. Deelnemers die niet digitaal vaardig zijn, kunnen op verzoek een fysiek exemplaar ontvangen. Na afloop van het beraad is het overzicht van alle informatie die met het beraad is gedeeld, de deskundigen die voor het beraad beschikbaar waren en de uitslag van de stemmingen, openbaar. Namen van deelnemers en de gesprekken in de kleine werkgroepen komen niet in dit verslag. De uitkomsten natuurlijk wel.

4

A:N+NE

2.2

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

Input deelnemers

Het uitgangspunt is dat deelnemers, binnen de vaststaande kaders, zo veel mogelijk zelf kunnen sturen op het proces. Om te weten welke ideeën deelnemers hierover hebben sluit elke bijeenkomst af met een korte vragenlijst die speciaal voor dit burgerberaad is gemaakt. Iedere bijeenkomst beginnen we met een korte terugkoppeling wat deze vragenlijst heeft opgeleverd en hoe dat is vertaald in de opzet van de volgende bijeenkomst. Deze vragenlijsten worden ook gebruikt voor de evaluatie.

2.3

Ontwerp en opzet bijeenkomsten

De kern van een burgerberaad is dat het een deliberatief proces is waarin alle deelnemers gelijkwaardig kunnen deelnemen. Hierbij is het uitwisselen van kennis en opvattingen belangrijker dan elkaar overtuigen. Om te zorgen dat de dialoog echt tot stand komt nodigen we mensen uit om hun oordeel zo lang mogelijk uit te stellen en echt in gesprek te gaan met elkaar. De opbouw van de 5 bijeenkomsten is:

Hieronder worden de bijeenkomsten verder uitgewerkt. Bijeenkomst 1 – Kennismaken met elkaar en met het vraagstuk De eerste bijeenkomst staat in het teken van het kennismaken met elkaar en het vraagstuk. We beginnen plenair en brengen voor een eerste kennismaking voor iedereen in beeld wie er zoal in de zaal zit. Vervolgens maken we kennis met elkaar in kleine groepjes. Verder moet het na de eerste bijeenkomst voor deelnemers duidelijk zijn wat de achtergronden, feiten en cijfers zijn bij het inhoudelijke vraagstuk dat voorligt. Het onderwerp wordt in de breedte goed geïntroduceerd. Vervolgens bepalen de deelnemers tijdens de eerste bijeenkomst de thema’s van het vraagstuk waarover ze het tijdens het burgerberaad willen hebben. Ook kiezen de deelnemers tijdens de eerste bijeenkomst de deskundigen voor de volgende bijeenkomst.

5

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

Programma dag 1: Kennismaken met elkaar en met het vraagstuk 9.30u Ontvangst en deelnemersregistratie Mensen worden welkom geheten met een kopje koffie/ thee en wat lekkers, ze kunnen ervoor kiezen om in de koffiecorner even te kletsen of al plaats te nemen aan een tafel. Bij iedere tafel zit een tafelbegeleider om de mensen te ontvangen. De indeling van de tafels is willekeurig, bijvoorbeeld op eerste letter voornaam. De tafelbegeleider zorgt voor een warme ontvangst en een gezellige sfeer. 10.00u Welkom en start van het programma Voorstellen dagvoorzitter, eerste informele kennismaking met de zaal, dat doen we met hand opsteken: waar mensen wonen, hoe ze wonen, met wie ze wonen en een paar vragen passend bij de centrale vraag. Per vraag geven we 2 mensen het woord om daar kort iets op toe te lichten. 10.15u Introductie wat een burgerberaad is 10.30u Verdere kennismaking met elkaar, in verschillende ronden zodat je al zoveel mogelijk mensen even hebt gezien en gesproken, gelegenheid om ook een tweede kopje koffie te nemen. Denk hierbij aan kennismaken met elkaar aan tafel aan de hand van vragen die op tafel staan. Daarna in tweetallen opzoek naar een tweetal van een andere tafel en met z’n 4-en kennismaken, dan ga je verder met iemand van het andere tweetal en zoek je opnieuw een tweetal op. Na de lunch wisselt ook de samenstelling van de tafel.

11.30u Introductie van het vraagstuk, wat is de vraag, wat is de achtergrond van deze vraag, waarom is deze vraag voor Deventer belangrijk en wat gaat de gemeente met de adviezen doen. Dit kan door de wethouder of door de programmamanager. 12.00u Lunch 12.45u Afspraken maken over spelregels, werkwijze en besluitvorming in het burgerberaad. Dit doen we samen met de deelnemers. Het is hun beraad en daarom belangrijk dat zij hier regie op hebben. We presenteren voorstellen en laten het beraad aanvullen en kiezen. 13.30u Mini-college over de breedte van de vraag: vraagstuk in historisch perspectief, de feiten en cijfers van vandaag, dilemma’s en uitdagingen. 13.45u Vragen aan spreker 14.15u Brainstormen over deelonderwerpen waar je als beraad aandacht aan wilt besteden en plenaire terugkoppeling 15.00u Voorbereiden kennisbijeenkomst, introductie experts, werkvormen, films etc die op een long list staan die passen bij het vraagstuk. Deze lijst laten aanvullen door het beraad door bijvoorbeeld korte posters/cv’s in de ruimte te hangen waarbij deelnemers stickers kunnen plakken op hun voorkeurdeskundige. Komen tot een selectie voor de volgende bijeenkomst. 16.00u Afsluiting 16.15u Einde bijeenkomst Bijeenkomst 2 –Informatie en inspiratie De tweede bijeenkomst staat in het teken van informatie en inspiratie. In deze bijeenkomst verdiepen de deelnemers zich in het onderwerp.

Er wordt gewerkt aan eenzelfde basiskennisniveau over het vraagstuk. De deelnemers verkennen de verschillende perspectieven op het vraagstuk, de onderliggende waarden en belangen en waar deze botsen. Een groot deel van de bijeenkomst bestaat (dan ook) uit gesprekken tussen deelnemers en deskundigen. Programma dag 2: Informatie en inspiratie 9.30u Ontvangst en deelnemersregistratie 10.00u Welkom en start programma We starten de dag met een korte terugblik op de vorige dag, het herhalen van de vraag waar we aan werken, waar we in het proces zijn en een vooruitblik op de dag die komen gaat. Aan de deelnemers wordt gevraagd of het programma akkoord is. 10.30u Carrousel met deskundigen, films, serious gaming en een leestafel We hebben een aanbod van 10 – 12 activiteiten (denk aan lezingen, films, Q&A sessies, serious game en een leestafel). Per uur kies je de activiteit die het beste aansluit bij jouw kennisvraag. De groep verdeelt zich over de verschillende subzalen. In het laatste kwartier van een uur maakt de groep een flipover met inzichten die zij hebben opgedaan. 6

A:N+NE

12.30u 13.00u 15.00u 16.00u

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

Activiteiten worden meerdere keren aangeboden, dus aan het einde van de dag hangen er meerdere flipovervellen in een subzaal. Lunch. Vervolg van de carrousel Rondje langs de inzichten die zijn opgedaan, om als groep ook te horen wat de inzichten zijn vanuit de activiteiten waar je niet bij was. Einde programma

Bijeenkomst 3 – Eerste aanzet adviezen De deelnemers brengen idealen en dilemma’s in beeld. En gaan vandaaruit aan de slag met een eerste aanzet voor de adviezen. Programma dag 3: Eerste aanzet adviezen 9.30u Ontvangst en deelnemersregistratie 10.00u Welkom en start programma We starten de dag met een korte terugblik op de vorige dag, het herhalen van de vraag waar we aan werken, waar we in het proces zijn en een vooruitblik op de dag die komen gaat. Aan de deelnemers wordt gevraagd of het programma akkoord is. 10.30u Verdiepen deelonderwerpen door idealen en dilemma’s in kaart te brengen en daarover in gesprek te gaan met elkaar. Wat zie je, wat is belangrijk, hoe kijken anderen ernaar? Tijdens de kennissessie hebben we inzicht gekregen in deelonderwerpen die samenhangen met de vraag. Welke idealen en dilemma’s komen daaruit naar boven. Wat zijn de uitdagingen waar je een oplossing voor zoekt? In een open space ga je aan de slag met het deelonderwerp waar je de meeste affiniteit mee hebt. Na een uur kies je een tweede onderwerp om aan te werken. De tafelbegeleiders en deskundigen zijn er om de groepen die ontstaan te ondersteunen.

12.30u Lunch 13.00u Korte presentatie door deelnemers van de opbrengsten van de ochtend 13.45u Toelichting op het maken van adviezen, hoe doe je dat? Hoe is een advies opgebouwd? Wat zijn voorbeelden van een goed advies? We presenteren een sjabloon dat deelnemers kunnen gebruiken bij het uitwerken van een advies. Dat draagt er ook aan bij dat de adviezen enigszins vergelijkbaar zijn in diepgang en structuur. 14.15u Aan de slag in werkgroepen met het maken van adviezen op basis van de idealen en dilemma’s vanuit de ochtend. 15.15u Ronde langs de andere groepen om feedback te geven en te kijken waar overlap zit en waar eventueel tegenstrijdigheden of verschillende inzichten. 15.45u Afsluiting dag 16.00u Einde programma

7

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

Bijeenkomst 4 – Oordeelsvorming en adviezen verder uitwerken In de vierde bijeenkomst wordt verder gewerkt aan de adviezen en is het de bedoeling om zoveel mogelijk verschillende perspectieven te betrekken bij het verder uitwerken van het advies waar je met jouw werkgroep aan werkt. Programma dag 4: Werken aan adviezen 9.30u Ontvangst en deelnemersregistratie 10.00u Welkom en start programma We starten de dag met een korte terugblik op de vorige dag, het herhalen van de vraag waar we aan werken, waar we in het proces zijn en een vooruitblik op de dag die komen gaat. Aan de deelnemers wordt gevraagd of het programma akkoord is. En is er een reflectie op de conceptadviezen die er tot nu toe liggen vanuit de gemeente. 10.30u In werkgroepen verder werken aan de adviezen. Daarin de uitnodiging om wat er tot nu toe ligt ook vanuit andere perspectieven te bekijken, blijft het advies overeind? Wat kan je verbeteren? 12.00u Lunch 12.30u Presentatie en peilende stemming adviezen 14.00u Met feedback uit de stemming aan de slag met adviezen om ze zo compleet en begrijpelijk mogelijk te maken. 15.30u Afsluiting van de dag 16.00u Einde programma

Bijeenkomst 5 – Besluitvorming, reflectie en afronden In deze laatste bijeenkomst staan alle adviezen op een rij en is er de tijd om met elkaar te stemmen over de adviezen en te reflecteren op de opbrengst, waar nodig kan het eindadvies nog worden aangevuld. Programma dag 5: Stemmen en afronden De invulling van deze dag hangt af van waar de groep op dat moment staat. Als de voorgaande 4 dagen volgens planning zijn verlopen, dan stemmen we op deze dag over de adviezen, doen we een check met de groep of de aangenomen adviezen samen de vraag goed en volledig beantwoorden en kijken we wat er nog 8

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

toegevoegd moet worden. Ook maken we afspraken over het schrijven van het eindrapport en hoe we de adviezen gaan aanbieden. Tot slot een feestelijke afsluiting met een toast op het resultaat en een groepsfoto. 9.30u Ontvangst en deelnemersregistratie 10.00u Welkom en start programma We starten de dag met een korte terugblik op de vorige dag, het herhalen van de vraag waar we aan werken, waar we in het proces zijn en een vooruitblik op de dag die komen gaat. Aan de deelnemers wordt gevraagd of het programma akkoord is. 10.30u Presentatie en stemming adviezen 12.30u Lunch 12.30u Reflectie op de adviezen, in groepen aan tafel in gesprek over het eindresultaat dat er nu ligt en of je je daarin kan vinden. 13.00u Plenaire terugkoppeling van de gesprekken aan tafel. 13.30u Ruimte om eventueel nog iets aan te vullen/uit te werken. 14.30u Presentatie uitwerking laatste punten en stemming 15.00u Afspraken over maken eindrapport en aanbieden adviezen 15.30u Afsluiten van het beraad met een toast en een groepsfoto 16.30u Einde programma

2.4

Eindresultaat

Het burgerberaad maakt een adviesrapport voor de gemeente met de adviezen waar zij overeenstemming over hebben. In het eindrapport staat ook het proces van het burgerberaad. ANNE neemt samen met de deelnemers de verantwoordelijkheid voor het opstellen van dit rapport. In dit rapport staat het volgende beschreven: • Inleiding en samenvatting: een impressie in foto’s, samenvatten van het proces en opbrengsten van het beraad op hoofdlijnen. • Vraag aan het burgerberaad beschrijving van de vraag aan het beraad • Adviezen van het burgerberaad: overzicht van de adviezen van het beraad aan de gemeente. • Opzet van het burgerberaad: doelstelling, vraagstelling, ontwerp, tijdsduur, mandaat, betrokken partijen, gesprekbegeleiding, vergoeding en communicatie. • Samenstelling van de deelnemersgroep: omvang van de groep, selectiecriteria, loting, betrokkenheid niet-ingelote bewoners. • Verloop van het burgerberaad: beschrijving van de fases en beschrijving van de bijeenkomsten.

2.5

Inhoudelijke opbrengsten

De inhoudelijke opbrengsten van het burgerberaad, de adviezen of besluiten, worden door de deelnemers onder begeleiding van ANNE verwerkt in een eindrapport. De deelnemers krijgen zoveel mogelijk zeggenschap in hoe dit wordt vormgegeven. Deelnemers krijgen de vraag of zij willen meeschrijven aan het eindrapport. De ‘schrijvers’ vormen samen een schrijfgroepje; zij verwerken samen met ANNE, de opbrengsten in een adviesrapport, zonder dat de inhoud van de adviezen wordt veranderd. Een schrijfgroepje kan bijvoorbeeld een voorwoord schrijven waarin ze omschrijven hoe zij het burgerberaad en de organisatie hebben ervaren. Vervolgens volgen de adviezen. Soms zijn deze al geclusterd in thema’s. Zo kan een schrijfgroepje ervoor kiezen om hier en daar nog wat extra toelichting te geven bij een aantal thema’s. Maar nogmaals: dit is helemaal aan het schrijfgroepje zelf. Als het rapport gereed is, dan volgt een aanbiedingsmoment aan de politiek. Hiervoor worden de deelnemers allemaal uitgenodigd. Een mooi moment ook voor de politiek om de deelnemers te bedanken en ervaringen uit te wisselen over het proces en de uitkomsten. 9

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

3. Verdere randvoorwaarden Eerder in dit plan zijn de belangrijkste randvoorwaarden genoemd. Hieronder volgen de andere randvoorwaarden die ook relevant zijn voor dit burgerberaad: • • • • •

• • • • • •

Iedereen krijgt een gelijke kans en een gelijke bijdrage aan het eindresultaat. Iedereen voelt zich vrij en veilig om haar mening, twijfels of vragen uit te spreken. De vertrouwenspersoon van de gemeente is beschikbaar voor deelnemers. Deelnemers bepalen zelf waar ze advies over geven. In de vraag aan het beraad wordt duidelijk aangegeven wat de vraag is en welke kaders daarbij belangrijk zijn. We maken van tevoren aan deelnemers duidelijk welke tijdsinvestering wordt gevraagd, zowel wat betreft de bijeenkomsten als eventueel tussentijds leeswerk. We hebben vooraf bedacht hoe het proces gaat verlopen, maar we zijn flexibel en passen het proces, de stappen en de bijeenkomsten aan, als het burgerberaad daarom vraagt. Uiteraard wel binnen de gestelde kaders zoals beschreven in dit plan van aanpak. Deelnemers doen mee als privépersoon, niet vanuit of namens (belangen) organisaties. De dialoog staat centraal en deelnemers gaan met elkaar in gesprek. Er is ruimte voor ‘tegengeluid’. We tolereren geen beïnvloeding van buitenaf en maken duidelijke afspraken over de informatie die we wel en niet delen met anderen tijdens het proces. We houden tussentijds de buitenwacht via nieuws- en of persberichten op de hoogte van het proces, maar niet van de inhoudelijke voortgang. De anonimiteit en privacy van deelnemers is gegarandeerd.

We gebruiken alleen voornamen, we delen zonder toestemming geen persoonsgegevens en vragen toestemming om beeldmateriaal te mogen delen. Dat spreken we ook af voor beeldmateriaal of berichten van de deelnemers en geldt ook voor wat er in de besloten online omgeving wordt gedeeld.

Hieronder is een aantal randvoorwaarden verder uitgewerkt:

3.1

Kaders voor de adviezen

Om een goed advies te kunnen geven waar de gemeente ook wat mee kan, moet het burgerberaad kennisnemen van wettelijke kaders, bestaand beleid en regelgeving en financiële mogelijkheden. Deze informatie wordt gedeeld en toegelicht door inhoudskundige ambtenaren van de gemeente. Dit gebeurt tijdens de eerste bijeenkomst waarin deelnemers kennismaken met het vraagstuk. De stukken waarin deze wet- en regelgeving en financiële en beleidskaders zijn vastgesteld worden gedeeld via de online omgeving en kunnen ook fysiek ter beschikking worden gesteld, zolang het openbare stukken betreft.

3.2

Communicatie

Communicatie loopt als een rode draad door het proces van voorbereiding en uitvoering van het burgerberaad. De communicatie is grofweg gericht op drie doelgroepen: • • •

Communicatie met het maxi-publiek (alle inwoners van de gemeente en de pers), zowel vooraf, tijdens als na het beraad. Communicatie met het mini-publiek (de deelnemers), zowel vooraf, tijdens als na het beraad. Communicatie intern met medewerkers van de gemeente, raad en college, zowel vooraf, tijdens als na het beraad.

ANNE neemt de communicatie met deelnemers voor haar rekening. De communicatie met alle inwoners van Deventer en de interne communicatie wordt uitgevoerd door team communicatie van de gemeente. Omdat er sprake is van samenhang tussen de drie trajecten, wordt uiteraard afgestemd. ANNE kan ook, indien gewenst, adviseren en ondersteunen bij de communicatie met het maxi-publiek 10

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

en de interne communicatie. ANNE heeft hier inmiddels in meerdere gemeenten ervaring mee opgedaan. Voor het beraad De communicatie rondom een burgerberaad begint met een brede publiekscampagne over het burgerberaad. Hoe breder de publiekscampagne wordt neergezet, hoe steviger een burgerberaad zal staan. Denk aan het flyeren binnen de gemeente op locaties waar veel mensen komen, het organiseren van een event/informatiemarkt over het aanstaande beraad, een social media campagne en het genereren van bekendheid in de lokale media. De publiekscampagne zal voor een deel gebruik maken van de standaard communicatiemiddelen van de gemeente. Daarnaast is het advies om te zorgen voor meer zichtbaarheid door de straat op te gaan. De raad vindt het belangrijk dat de deelnemers van het beraad een goede afspiegeling zijn van de Deventer samenleving. Daarom wordt in de publiekscampagne rekening gehouden met het bereiken van de groepen die doorgaans minder makkelijk worden bereikt. Denk hierbij aan inwoners met een migratie-achtergrond, laaggeletterden en jongeren. Belangrijk is dat tijdens deze campagne wordt uitgelegd wat een burgerberaad is, wat het onderwerp is, waarom de politiek voor dit instrument kiest en wat het mensen oplevert om mee te doen. In de communicatie over het burgerberaad staat het gekozen onderwerp centraal, niet de vraagstelling.

Daarin gaat het dus over wat mensen belangrijk vinden voor de bereikbaarheid of de klimaataanpak van Deventer. We leggen uit wat een burgerberaad is en roepen mensen op zich aan te melden en zo mee te praten over het (nog door de raad te kiezen) onderwerp. Onze boodschap is dat iedereen die geloot wordt mee kan doen en er geen voorkennis nodig is. Mensen die meedoen aan het burgerberaad hebben, namens al hun mede inwoners, een belangrijke stem in de keuzes die de gemeente gaat maken over de bereikbaarheid / klimaataanpak van de gemeente in de toekomst. Het doel van deze publiekscampagne voorafgaand aan het beraad is transparantie naar alle inwoners over het proces en het vergroot ook de kans dat mensen die een lotingsbrief ontvangen zich ook daadwerkelijk aanmelden, omdat ze inmiddels gehoord hebben over het beraad. Het is een optie om een bestuurder of bekende Deventenaar te vragen zich als ambassadeur te verbinden aan het beraad. Deze persoon kan dan op een aantal publieke momenten het belang van het beraad onderstrepen. Na enkele weken publiekscampagne worden de uitnodigingsbrieven verstuurd. Genodigden kunnen zich aanmelden, uit de aanmeldingen wordt een groep geloot die een zo goed mogelijk afspiegeling van Deventer is. Hierna worden genodigdenpersoonlijk geïnformeerd of ze zijn in- of uitgeloot.

De vraagstelling komt pas aan de orde bij de eerste correspondentie met de mensen die zijn ingeloot en gaan deelnemen en de echte start van het burgerberaad. Dan worden onderwerp en vraagstelling voor de deelnemers in eenvoudige taal en met voorbeelden toegelicht. Dan wordt ook uitgelegd wat er met de uitkomsten van het burgerberaad (dat zijn de adviezen die antwoord geven op de vraagstelling) wordt gedaan. Dit wordt ook wel het mandaat van het burgerberaad genoemd. Taal Iedereen die een lotingsbrief ontvangt, moet deze kunnen lezen. Dat betekent dat de lotingsbrief eenvoudig geschreven moet zijn en dat de inhoud visueel moet worden ondersteund. Met een QRcode in de brief kan worden doorgelinkt naar een website waar de brief wordt voorgelezen. Website voor maxi-publiek en werkomgeving voor mini-publiek Voor de communicatie met deelnemers, het mini-publiek, is tijdens het beraad een online werkomgeving beschikbaar. Deze werkomgeving is ingericht op het moment dat de deelnemers definitief zijn ingeloot. In 11

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

deze omgeving staat informatie over de bijeenkomsten, verslagen, werkdocumenten, etc. Deze informatie is alleen voor de deelnemers bedoeld en daarom is het belangrijk dat deelnemers kunnen inloggen. De gemeentewebsite www.deventer.nl biedt niet de mogelijkheid voor een deelnemersplatform met inlogoptie. Daarom richten wij een werkomgeving in voor deelnemers. De informatie over het burgerberaad voor het maxi-publiek wordt wel op een pagina van deventer.nl gepubliceerd. Deze informatie wordt alleen in het Nederlands aangeboden. Vooraf maakt ANNE met de projectorganisatie en team communicatie van de gemeente afspraken over eventuele aanwezigheid van de pers. Belangrijk: we leggen dit ook voor aan de deelnemers. Ons voorstel is dat de pers een paar deelnemers, die daartoe bereid zijn, kan volgen tijdens het beraad, door met hen in gesprek te gaan na iedere bijeenkomst, maar dat de pers niet aanwezig is bij de bijeenkomsten zelf. We bespreken ook hoe er wordt omgegaan met externe communicatie. Tijdens het beraad Ook tussentijdse communicatie is belangrijk. Dit zorgt ervoor dat deelnemers aangehaakt en geïnformeerd blijven, tussen de bijeenkomsten door. Na elke bijeenkomst ontvangen deelnemers een verslag en een vooruitblik naar de volgende bijeenkomst. Zit er veel tijd tussen twee bijeenkomsten, dan zorgen we voor updates voor de eerstvolgende bijeenkomst.

Tussen bijeenkomsten door kan er extra informatie worden gedeeld met de deelnemers. Ook kunnen er tussentijds korte vragenlijsten aan worden voorgelegd. Uitgangspunt is dat alle informatie voor iedereen toegankelijk moet zijn en dat iedereen volwaardig kan deelnemen aan het burgerberaad ook als hij/zij tussentijds geen informatie leest of aan adviezen schrijft. ANNE maakt, in samenwerking met team communicatie, na iedere bijeenkomst een nieuwsbericht op basis van het procesverslag. Dat kan de gemeente gebruiken voor pers- of social media berichten over het burgerberaad. Hiermee blijft ook het maxi-publiek tijdens het beraad geïnformeerd. Na het beraad Ook in de laatste fase is communicatie richting het mini- en maxi-publiek belangrijk. Deelnemers hebben tijd en energie geïnvesteerd in het traject. Het is daarom wel zo netjes om ze op de hoogte te houden van het vervolgtraject: wat gaat er gebeuren met de adviezen? Waar landen ze? Deelnemers ontvangen dan ook het eindrapport. En ook het maxi-publiek moet geïnformeerd worden over de uitkomsten van het beraad en het vervolgtraject. Communicatie met college, raad en interne collega’s Het college, de gemeenteraadsleden en de interne collega’s worden tussentijds natuurlijk geïnformeerd via de website voor het maxi-publiek en via het intranet van de gemeente.

Verder is er na elke bijeenkomst afstemming met projectleider burgerberaad van de gemeente. Dit gaat met name over proceszaken, niet over de inhoud. Raads- en collegeleden zijn niet welkom bij de bijeenkomsten van het beraad. Wel wordt het procesverslag, aangevuld met enkele voor de raad en het college als opdrachtgever relevante zaken, na elke bijeenkomst gedeeld. Op deze manier blijven raad en college ook betrokken bij het proces. Dit gebeurt via het weekbericht dat via de griffie wordt verspreid.

3.3

Loting

Op basis van BRP/BAG gegevens versturen we een uitnodiging aan 10.000 Deventenaren. In deze brief wordt uitgelegd wat we precies gaan doen en worden mensen uitgenodigd om zich aan te melden. Via een beveiligde website buiten de gemeente om kunnen mensen zich aanmelden om mee te doen. Er worden enkele gegevens gevraagd. Er wordt ook duidelijk gemaakt dat een aanmelding niet per 12

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

definitie leidt tot deelname. De uiteindelijke vraagstelling bepaalt mede welke gegevens worden uitgevraagd. Hieronder de criteria: • • • • • • •

Postcode Leeftijd Gender Opleidingsniveau Autochtone, westerse of niet-westerse achtergrond Huur – of koopwoning (alleen bij vraagstelling klimaat) Attitude ten opzichte van het onderwerp (alleen bij vraagstelling klimaat)

Op basis van de ingevulde gegevens wordt uiteindelijk geloot onder de aanmelders en komen we tot een zo evenwichtig mogelijke afspiegeling van de Deventer samenleving. Alhoewel het interessant lijkt om veel gegevens uit te vragen, doen we dat bewust niet. Hoe meer gegevens we vragen, hoe moeilijker het namelijk wordt om op basis van de loting tot een groep te komen die voldoende omvang heeft en een goede afspiegeling is van de samenleving. De loting verloopt via een speciale (beveiligde en onafhankelijke) lotingstool. Op basis van deze loting komen we uiteindelijk tot de 100 deelnemers. Daarbij is er een aantal aandachtspunten: • Bij een verdeling over postcodes wordt gestreefd naar zoveel mogelijk diversiteit op basis van de wijken waar de aanmelders vandaan komen. • We weten dat specifieke groepen (inwoners tot 40 jaar en inwoners met een migratie achtergrond) minder reageren op een uitnodiging om deel te nemen. Daarom zorgen we in de eerste loting voor een lichte oververtegenwoordiging van deze groepen. Zo zal de respons en uiteindelijke selectie een zo goed mogelijke afspiegeling vormen van de Deventer samenleving. Is er na de loting sprake van onderbezetting van bepaalde groepen, dan kan het wervingsproces nog verder worden geïntensiveerd.

Dat betekent dat in bepaalde wijken of op bepaalde locaties en op bepaalde momenten van deur tot deur wordt gegaan om mensen voor het beraad te werven. Tijdens het proces kan het voorkomen dat een deelnemer afhaakt en het beraad verlaat. Er is geen ondergrens voor het burgerberaad want een beraad is een kwalitatieve methode.

3.4

Betrokkenheid vanuit de gemeente

De uitvoering van het burgerberaad is in handen van een neutrale en professionele organisatie. Dat betekent niet dat de gemeente(lijke organisatie) geen rol heeft in de uitvoering. Wij zien de volgende taken voor de gemeente: Externe communicatie De communicatie met de deelnemers is in handen van ANNE. De communicatie met externe partijen (inwoners, pers, gemeenteraad) is in handen van de gemeentelijke organisatie. Uiteraard in afstemming met ANNE. Zie voor meer informatie over deze rolverdeling paragraaf 3.2 over communicatie. Gespreksleiders De gemeente beschikt over gekwalificeerde gespreksleiders die geen inhoudelijke betrokkenheid hebben bij het vraagstuk van het burgerberaad. De gemeente zal acht gespreksleiders leveren per bijeenkomst. We zullen deze gespreksleiders vooraf goed briefen. Ambtelijk deskundigen/vakspecialisten De ambtenaren die bezig zijn met het vraagstuk waarover het burgerberaad een advies moet uitbrengen beschikken over heel veel kennis van dat vraagstuk en de (lokale) praktijk. Zij zijn als vakspecialist ook 13

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

deskundigen. Deze kennis wil je als burgerberaad maximaal kunnen benutten. Aan de ambtelijk deskundigen wordt dan ook gevraagd of zij beschikbaar kunnen zijn tijdens, in ieder geval een deel van de eerste drie bijeenkomsten en, afhankelijk van het proces, ook tijdens de overige bijeenkomsten. Netwerk aanboren Het burgerberaad gaat graag in gesprek met externe deskundigen en belangenbehartigers. We vragen de ambtelijke organisatie mee te denken over welke contacten relevant zijn en de contacten die er zijn met de organisatie te delen. Projectorganisatie, interne werkgroep en beslissingen De raad geeft het college opdracht om dit burgerberaad uit te voeren. Daarmee is het college opdrachtgever voor ANNE. Met de projectorganisatie wordt in de voorbereiding en gedurende het proces periodiek afgestemd over het proces. Verder is de projectleider burgerberaad voor ANNE het eerste aanspreekpunt als er tussentijds beslissingen genomen moeten worden. Praktische ondersteuning Als er voor de bijeenkomsten voor gemeentelijke accommodaties wordt gekozen, dan is ondersteuning van de gemeente voor en op deze locaties gewenst. Verder levert de gemeente twee floormanagers tijdens de bijeenkomsten. Zij ontvangen de deelnemers, zorgen dat de catering op tijd klaar staat en beantwoorden allerlei praktische vragen van deelnemers.

3.5

Evaluatie

Het is van belang dat de gemeente al voor de start van het burgerberaad nadenkt over de evaluatie en de doelen die deze evaluatie moet dienen. De deelnemers zullen in ieder geval na iedere bijeenkomst worden gevraagd naar hun ervaringen en verbetersuggesties voor de volgende bijeenkomst. Op basis van deze informatie kunnen de bijeenkomsten en het proces worden geëvalueerd. Het opzetten, uitvoeren en eventueel verbreden van de evaluatie moet, omwille van de objectiviteit, niet door ANNE als organiserend bureau worden uitgevoerd, maar door de gemeente zelf of door een externe partij. Indien gewenst denken we hierover graag mee en leggen we graag contact met partners in ons kennisnetwerk die dit soort evaluaties eerder hebben uitgevoerd. Als het voor de evaluatie nodig is om deelnemers (aanvullende) vragen voor te leggen, stemmen we dit uiteraard graag met de gemeente af, zodat de deelnemers hier zo min mogelijk extra mee worden belast.

14

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

4. Planning De planning voor het burgerberaad op hoofdlijnen: Na het zomerreces start de publiekscampagne. Dit moment is afhankelijk van de besluitvorming door de raad. Eind september/begin oktober worden dan de lotingsbrieven verstuurd. Inwoners krijgen twee weken de tijd om te reageren. Vervolgens wordt aan de hand van de selectiecriteria het beraad samengesteld. Het is goed mogelijk dat bepaalde groepen nog ondervertegenwoordigd zijn. Hiervoor zal dan een extra inspanning geleverd moeten worden. Het streven is dat uiterlijk in december de definitieve groep deelnemers bekend is. Dat betekent dat een eerste bijeenkomst van het beraad in december of januari plaatsvindt. De vervolgbijeenkomsten zullen verdeeld zijn over de periode januari-juni 2024. Het is belangrijk dat er tussen de bijeenkomsten telkens minimaal vier weken zit. Dat betekent dat het eindproduct, afhankelijk dus van de start van het beraad, wordt opgeleverd in juli 2024. Activiteit

Periode

Publiekscampagne

september/oktober 2023

Loting

oktober/november 2023

Deelnemers bekend

december 2023

5 bijeenkomsten

december/januari -juni 2024

Advies klaar om aan te bieden

juli 2024

15

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

Bijlage 1 Opbrengst huiswerk over onderwerp voor burgerberaad, 10 mei 2023 • • • • • • • • • •

•

•

Betaalbare woningen (verdeling sociale huur- en koopwoningen) Parkeervoorzieningen (Elektrisch laden, bereikbaarheid, parkeerplekken etc) Cultureel aanbod (Samenbrengen van verschillende culturen, evenementen) Klimaat in brede zin: wat gaan we in Deventer concreet doen aan duurzaamheid / energieopwekking / CO2 reductie? Bouwen om te wonen: waar en hoe hoog? Bereikbaarheid Deventer: auto vs fiets / OV, autovrije Welle, 3e IJsselbrug, leefbaarheid Welke principes zijn belangrijk bij het maken van keuzes om Deventer in 2040 CO2neutraal (energie-neutraal) te krijgen? Welke principes op het gebied van mobiliteitsbeleid en (woning)bouwbeleid zijn belangrijk om Deventer in 2040 leefbaar en energieneutraal te krijgen? Hoe zorgen we voor voldoende betaalbare woningen in Deventer? Afvalbeleid.

o Willen we in de gemeente Deventer verder met het afvalscheidingssysteem Diftar? o Wat is voor Deventer voor de komende jaren de meest effectieve en efficiënte methode om de goede resultaten op het vlak van afvalscheiding voort te zetten? o Wat zijn de voor- en nadelen van Diftar? o Zijn er naast Diftar andere afvalscheidingsmethodieken die een beter (goedkoper en duurzamer resultaat opleveren? o Hoe kunnen we zwerfafvalproblemen beter te lijf gaan? Verduurzaming panden/gebouwen (woningen, bedrijven, verenigingen, instellingen etc.) o Hoe kunnen we in Deventer nog meer impuls geven aan verduurzaming van panden/gebouwen? o Met welke regelingen/oplossingen kunnen we optimale mogelijkheden om verder te verduurzamen? o Hoe gaan we mogelijkheden creëren om ook de minder kapitaalkrachtigen hun woning te kunnen laten verduurzamen? Inrichting verkeersdoorstorming Deventer (in samenhang met omliggende gemeenten) o Hoe kunnen we een betere verkeersdoorstroming in Deventer (stad en dorpen) voor Deventer zelf en verkeer van en naar de direct omliggende gemeenten organiseren? o Is de derde IJsselbrug een goede optie om zo het verkeer wat vanuit noordelijk Deventer, Zwolle, Olst en Wijhe komt niet door Deventer stad te leiden om de A1 of A50 te bereiken? o Moet het zgn.

dakpan-principe verder uitgebreid worden naar in een grotere ring rondom Deventer? Doorgaande route niet midden door Deventer maar rondom de stad met daarbij goede aansluiting voor de omliggende dorpen o Mijn fractie heeft overlegd over mogelijke onderwerpen. Volgens ons zijn er op dit moment geen onderwerpen die aan alle vier de eisen voldoen en daarmee geschikt zijn voor een burgerberaad. o Klimaatverandering: ▪ Welke maatregelen kunnen we inzetten om klimaatverandering te verminderen? (voorbeeld van Den Haag)

16

A:N+NE

•

• • • •

•

•

•

•

•

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

Hoe verdelen we de m2 eerlijk? o Als het gaat om onze ambities op het gebied van wonen, werken, welzijn, groen, klimaat/ energie en recreatie, dan willen we voorkomen dat er een gevecht gaat ontstaan over de ruimte. Onder welke voorwaarden (denk hierbij aan leefbaarheid, betaalbaarheid, mobiliteit, klimaat en energie, gezondheid en groen/ biodiversiteit) kan Deventer groeien en verdichten met voldoende draagvlak onder de Deventenaren? Wonen Energietransitie Leefbaarheid Woningbouw o Waar kan er wat gebouwd worden (appartementen, combi, hoogbouw) o Wat is de behoefte aan geschikte huisvesting voor verschillende doelgroepen? Mobiliteit o Wat voor keuze maak je ten aanzien van hoe je de stad zou willen inrichten (Auto, Fiets, Openbaar vervoer)? o Wat is er mogelijk met name in het stedelijke gedeelte van Deventer? De energietransitie o Welke bijdragen kunnen en willen huishoudens en bedrijven leveren aan beoogde afname CO2 uitstoot? 2030-2050. Leg dus de focus op concrete maatregelen door zowel huishoudens [zowel in eigen woning -isolatie, van gas af etc, als eigen gedrag qua consumptie/vervoerskeuze etc] als bedrijven (keuzen in productieproces, transport etc) om de CO2 productie te verminderen. Wat kunnen huishoudens en bedrijven ZELF doen? Daarbij allicht ook vragen wat dit vergt aan ondersteuning etc vanuit de gemeente.

En ook aandacht voor maatregelen voor korte termijn, middellange termijn etc. Dus NIET een vraag over waar we de windmolens en zonnepanelen (RES) kunnen plaatsen. Waar bouwen we de nieuwe woningen voor Deventer? o We willen nog zo’n 11.000 woningen bouwen. Grotendeels om de autonome groei op te vangen (7000 woningen) en deels om nieuwe inwoners aan Deventer te binden (4000 woningen). o Waar gaan we die woningen neerzetten? Wat vinden de inwoners van Deventer daarbij belangrijke aandachtspunten? Moeten we vooral compact gaan verdichten met meer hoogbouw binnen het stedelijk gebied van Deventer? Of moeten we ook gaan uitbreiden aan de stadsranden en in het landelijk gebied en de dorpen? Moeten we ook een sprong maken over de Ijssel met alle gevolgen van dien voor de infrastructuur (een derde brug)? o Dit is een thema dat redelijk concreet is, dat veel inwoners bezig houdt en dat voor veel inwoners ook gevolgen heeft. De uitkomsten van het beraad zouden richtinggevend moeten zijn voor te maken keuzen in de Raad mbt nieuw te ontwikkelen locaties, de herbenutting van het hoofdwegennet, het voorzieningenniveau van de gemeente etc. Parkeren (fiets+auto) in de binnenstad (en schilwijken) Hoe kunnen we tot een goede balans komen tussen leefbaarheid (minder verkeer), en parkeerwens van bewoners en bezoekers.

Waar schrappen we parkeren (bv Nieuwe Markt) en waar is nog ruimte? Hoe voorkomen we uitwijkgedrag naar de schilwijken, en op termijn naar een nog grotere ring aan schilwijken? o Vraagstelling nader concretiseren. Het thema van parkeren is concreet en raakt veel inwoners en bedrijven. Ook dit onderwerp heeft weer relatie met diverse actuele raadsdiscussies mbt oaactualisering hoofdwegenstructuur, mobiliteitsvisie etc. De planning daarop aanpassen. Alle onderwerpen richten zich specifiek op het creëren van een visie. Daarbij kunnen we onze inwoners voldoende ruimte geven om zelf te specificeren c.q. een focus te kiezen. Als fractie zijn wij van mening dat we hiermee ruimte geven aan een Burgerberaad om ook mede richting te 17

A:N+NE

•

•

•

• • •

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

bepalen. Tevens is een visie van inwoners op deze onderwerpen zeer gewenst. Deze hebben een directe impact op de leefomgeving van onze inwoners en zij kunnen hiermee direct invloed hebben op keuzes die wij als gemeente met regelmaat maken voor hen. Onderwerpen en toelichting: o Visie op mobiliteit: hoe verplaatsen wij ons binnen de gemeente? o Als gemeente zetten we in op een mobiliteit: we willen duurzaam bereikbaar zijn voor zowel onze inwoners als onze bezoekers. Maar hoe? En welke manieren van transport, waar wil de inwoner van onze gemeente dat we ons voor inzetten? Is dat op parkeren of juist op OV? Keuzes voor mobiliteit en bereikbaarheid maken we voor onze inwoners en bezoekers, maar welke ideeën hebben zij hier eigenlijk over en welke oplossingen zien zij? Iedereen heeft hier een mening over en we kunnen dus een brede inwonersgroep hiervoor motiveren en tegelijkertijd een hele tastbare oplossing voor gaan bieden. Visie op wonen: waar, hoe en onder welke voorwaarden wilt u wonen? o We staan als gemeente voor een grote uitdaging voor meer woningen voor onze inwoners. Inbreiden of uitbreiden. Hoe groot mag een dorp worden. We hebben er al veel gesprekken over gevoerd.

Maar welke behoefte is er nou eigenlijk onder onze inwoners? Waar zouden we nou vooral op moeten richten? 1-persoons? Sociaal? En belangrijker nog, wat zijn eigenlijk belangrijke voorwaarden voor onze inwoners? Het is een complex vraagstuk, maar iedereen in de gemeente heeft hier een mening over. Zeer divers en niet iedereen kan je tevreden maken. Tegelijkertijd staat er al veel op de rol. Maar zijn wij wel met de juiste dingen bezig voor onze inwoners? Visie op buurtvoorzieningen en vrijwilligersbeleid: op welke manier kunnen inwoners en gemeente samen een duurzame invulling geven aan buurtvoorzieningen en vrijwilligersbeleid? o We weten als gemeente dat goede buurtvoorzieningen belangrijk zijn voor onze inwoners. Maar welke buurtvoorzieningen zijn nou eigenlijk essentieel? Waar zouden we vooral op in moeten zetten? En hoe kunnen we dat stimuleren als gemeente? En we hebben steeds meer behoefte aan vrijwilligers. Dat hebben we in beleid gevat, maar hoe kijken onze inwoners daar eigenlijk naar? En hoe zouden zij graag zien dat we vrijwilligers stimuleren, het aantrekkelijk maken en houden en wat kunnen wij als gemeente hierin eigenlijk doen? Meer zeggenschap voor wijken en dorpen Bruisende binnenstad en dorpscentra Verbinding stad en platteland (klimaat / voedsel / begrip en perspectief voor boeren

18

A:N+NE

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

Bijlage 2 Opbrengst huiswerk kaders en randvoorwaarden voor burgerberaad, 17 mei 2023 • • • • • • • • • • •

• • • • • • • • • •

• • • • • •

Advies wordt meegenomen met de besluiten Transparantie (openbare livestream) Begeleiding en expertise (ondersteuning inzake onderwerpen van experts) Evaluatie en monitoring: Na afloop van het burgerberaad moet er een evaluatie- en monitoringsproces worden opgezet om de effectiviteit en impact ervan te beoordelen. Objectiviteit: Er moet verzekerd worden dat de deelnemers vrij zijn van politieke invloeden en dat het proces objectief wordt begeleid. Adviezen of overwegingen aan de voorkant, dus bij totstandkoming van nog te vormen beleid in de gemeente. Inwoners nemen deel, niet maatschappelijke organisaties e/o bedrijven inwonergedragen initiatief. Juist die inwoners betrekken die moeilijk te bereiken zijn c.q. die niet actief zijn in de gemeente. Inzetten op volledige loting en niet uitzonderingsgroepen creëren zoals bijvoorbeeld 'vrijdenkers' of 'ondernemers' dus 100% loting. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat deelnemers alle sessies deelnemen c.q. aangehaakt blijven, wat is daarvoor nodig en hoe kunnen we dat faciliteren? Duidelijke en brede communicatie (voor een ieder in een te begrijpen setting opstellen) voorafgaande aan het burgerberaad. Tevens meerdere talen om zo een zo breed mogelijke groep samen te kunnen stellen (achtergrond deelnemers). Raad/college geven duidelijk aan wat er gedaan wordt met de uitkomsten van het BB. Randvoorwaarden rondom BB duidelijk maken.

Bijvoorbeeld kinderopvang, tolken, wel of geen beloning, catering. Deelnemers worden gedegen voorbereid en begeleid op het BB. Tevens aanstellen vertrouwenspersonen en vraagbaken. Deelnemers dienen zich comfortabel te voelen. Groepsgrootte. Programma van de uitvoering van het beraad. Belangenverstrengelingen, invloed bedrijven, geen vertegenwoordiging/ belangbehartiging van groepen. Deelname echt alleen op persoonlijke titel. Duidelijke belofte wat met de aanbevelingen wordt gedaan. Aan welke voorwaarden moet het advies voldoen om overgenomen te worden (bijv. passend in landelijke en provinciale kaders, betaalbaarheid). Afspraken over betrokkenheid deelnemers na het advies (bij monitoring bijv.). Het begeleidende bureau draagt zorg voor informatie dat wetenschappelijk onderbouwd en gebalanceerd is en de informatie moet op diverse wijzen beschikbaar en toegankelijk zijn (teksten, (terugkijkbare) presentaties, video’s). Onafhankelijke voorzitter. Aanwezigheid/deelname fact-checkers. Onafhankelijke gespreksbegeleiders. Verbinding met de samenleving voor tijdens en na afloop van het proces: publiekscampagne vooraf, terugvindbare info, samenvattingen van bijeenkomsten. Aantal deelnemers: minimaal 100. Gefaciliteerd en betaald.

Representatieve groep in 2 fases: brede opgave (mikken op 10.000) en ook extra inspanning om mensen te krijgen die anders niet meedoen, uiteindelijke keuze gestratificeerd (tbv 19

A:N+NE

•

• • •

•

• • • • • • • • • • •

• • •

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

representativiteit) op basis van o.a. leeftijd, sekse, culturele achtergrond, inkomen, werk-geen werk, opleiding, wijken en afhankelijk van keuze vraagstelling: wel of geen woningbezitter, autobezitter e.d. Iedere inwoner kan zich herkennen in tenminste 1 deelnemer o 200+ deelnemers o Dubbele loting (2de loting op kenmerken) o Kenmerken zoals: o Soc. huurders/kopers naar Deventer verdeling (30% soc. huur), o Gelijke man - vrouw o Indien van toepassing: goede balans van sterke voor- en o tegenstanders + middenvelders van het onderwerp o Leeftijdsafspiegeling van Deventer inwoners (16+) Bij de vraagstelling moeten ook de dilemma’s worden benoemd (nu te algemeen). Adviezen moeten juridisch en financieel uitvoerbaar zijn. o Dit moet ook tussentijds getoetst kunnen worden. Vaststellen onder welke voorwaarden wij akkoord gaan met de uitkomsten o (bv: proces + terugkoppeling, budget, stemverhouding binnen de BB) o Adviezen worden in principe overgenomen worden, alleen als het niet uitvoerbaar is. o kan er goed beargumenteerd worden afgeweken. Vaststellen op weke wijze het BB wordt gefaciliteerd. o Bv: projectleider, ambtelijke ondersteuning, budget, vergoeding kinderopvang, verlof opnemen om aanwezig te kunnen zijn. o Doel moet 100% duidelijk zijn. Resultaat moet wat ons betreft “bindend” zijn. Onafhankelijke insteek van organiserende partij.

Voldoende tijd beschikbaar om tot een afgewogen resultaat te komen. Deelnemers moeten vrij zijn om een eigen mening te uiten. Duidelijke en heldere communicatie, zoveel mogelijk transparantie. Uitspraken over grootschalige opwek door het Burgerberaad (RES-bod) worden niet overgenomen door de gemeenteraad. Het burgerberaad is een afspiegeling van de Deventer bevolking middels een gewogen loting en het wegnemen van drempels. De uitkomsten van het burgerberaad worden direct overgenomen in staand en toekomstig beleid en uitgevoerd door alle wethouders. Er wordt tijdens het burgerberaad constant gecommuniceerd over het burgerberaad, bijeenkomsten zijn openbaar en transparant . Er wordt voldoende tijd genomen en voldoende inwoners gevraagd voor het burgerberaad. Representativiteit niet alleen op basis van de gebruikelijke categorieën zoals leeftijd en sekse, maar ook een representatie van stad / platteland of dorp en een representatie van onze ondernemers. Van tevoren besluiten hoe we met de uitkomsten omgaan. In principe uitkomsten overnemen: Ja, tenzij. Van tevoren inhoudelijke kaders wanneer niet. In principe níet amenderen. Experts aanwezig op het burgerberaad die zo nodig ter plaatste kunnen corrigeren als iets wettelijk of juridisch niet kan. Dit om teleurstelling achteraf te voorkomen.

De samenstelling van de groep (selectie via loting) moet wel herkenbaar overeenkomen met de bevolkingssamenstelling van Deventer. Gebruik indicatoren als leeftijd, sex, opleidingsniveau, inkomen en woonplek (stad/dorp). Trek lering van lessen uit Den Haag en Amsterdam over hoe

20

A:N+NE

• •

•

•

• •

Plan van aanpak

Gemeente Deventer

8 juni 2023

dat te doen is. Een “te academische vraagstelling” trekt vooral academici (zie Den Haag). Dat is met de huidige vraagstelling het geval. Begrijpelijkheid/complexiteit. Maak de vraagstelling niet te complex waardoor de belangstelling voor deelname daalt met risico’s voor representativiteit. Dat is helaas met huidige vraag wel het geval. Let op toegankelijke taal! Tijdsbesteding: o Neem de tijd die nodig is voor het vraagstuk. Het is vrijwilligerswerk dus vraag niet te veel tijd. Wij vrezen dat de huidige vraagstelling een (te) zwaar tijdsbeslag vergt. Zorg voor goede faciliteiten; o De locatie, de catering moeten in orde zijn. Zorg voor broodjes etc.; laat zien dat het proces en de deelnemers goed worden verzorgd. Zorg voor goede procesbegeleiders bijeenkomsten etc. Een beperkte onkostenvergoeding kan ook helpen. Serieus nemen. Garandeer en laat zien dat we als raad het beraad serieus nemen. De uitkomst van het beraad dus niet fors amenderen, afwijzen etc. Neem de individuele deelnemers ook serieus. Let erop dat ook de “meer introverte” deelnemers hun inbreng kunnen leveren. Idem voor deelnemers die meer “secundair” reageren (“ik had dit nog willen zeggen…).

21