Meer grip en betrokkenheid gemeenschappelijke regelingen regio IJsselland

Meer grip en betrokkenheid gemeenschappelijke regelingen regio IJsselland 30 oktober 2024 Aan: Gemeenteraden van de gemeenten in de regio IJsselland en de Provinciale Staten van de Provincie Overijssel1 Geachte gemeenteraadsleden en leden van de Provinciale Staten, We staan in IJsselland aan de vooravond van een mooie mijlpaal. De kopgroep gemeenschappelijke regelingen (GR-en), bestaande uit een afvaardiging van vier GR-en, griffiers en raadsleden, heeft de afgelopen maanden een voorstel ontwikkeld om de betrokkenheid tussen gemeenteraden en GR-en te versterken. Een belangrijke vervolgstap is om bij alle raden te toetsen of er draagvlak is om met de hieronder beschreven thema’s aan de slag te gaan. Hiervoor organiseren we een digitale werksessie waarvoor alle raadsleden in IJsselland en statenleden worden uitgenodigd. Dit zal plaatsvinden op vrijdagmiddag 29 november 2024 van 15:00 -16:30 uur. Het zal de eerste digitale bijeenkomst van raads- en statenleden in GR-regio IJsselland zijn, waar een concreet voorstel voorligt om meer grip op GR-en te krijgen. Niet alleen uniek qua inhoud maar zeker ook qua omvang. Mis het dus niet en laat uw mening horen, want wellicht schrijven we samen geschiedenis. In 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gewijzigd.

Als gevolg daarvan zijn de gemeenschappelijke regelingen (GR-en) GGD IJsselland, Omgevingsdienst IJsselland, Regionaal Serviceteam Jeugd en Veiligheidsregio IJsselland aangepast. Afgelopen zomer zijn de gewijzigde regelingen goedgekeurd door de besturen van voornoemde GR-en. Momenteel worden de regelingen officieel gepubliceerd. Doel van de gewijzigde wet is het versterken van de positie en betrokkenheid van gemeenteraden bij gemeentelijke samenwerkingsverbanden. Op verzoek van gemeenteraden hebben griffiers en GR-en de handen ineen geslagen en hebben raden en staten de afgelopen jaren actief geïnformeerd over de invoering van de Wgr en de nieuwe mogelijkheden die deze wet biedt. Ook is in april 2023 door griffiers en GR-en een raadsconferentie georganiseerd in regio IJsselland. Daaruit bleek dat gemeenteraden hun betrokkenheid bij de GR-en in IJsselland willen vergroten. Ook werd duidelijk dat raden nu nog geen formele raadsadviescommissies willen invoeren, maar eerst ervaring willen opdoen met een meer informele vorm waarmee hun betrokkenheid vergroot kan worden. Conform deze wens is vervolgens met instemming van 11 gemeenteraden besloten geen formele raadsadviescommissie in te stellen.

Wel is, parallel aan het herzieningstraject, door een kopgroep (bestaande uit griffiers en GR-en) nagedacht over het proces om te komen tot een structurele vorm van samenwerking die betrokkenheid van raadsleden kan versterken en passend is bij de regio IJsselland. In maart 2024 is de kopgroep uitgebreid met een zestal raadsleden. De kopgroep wordt nu gevormd door de zes raadsleden uit verschillende gemeenten, twee griffiers en vertegenwoordigers van de vier voornoemde GR-en. De kopgroep heeft zich ten doel gesteld mogelijke werkvormen te verkennen die het contact en betrokkenheid tussen raden en GRen vergroten en op een meer gestructureerde wijze vorm geven. In drie bijeenkomsten heeft de kopgroep de mogelijkheden verkend en gekeken naar de behoeften van raadsleden en GR-en. Hierbij zijn verschillende werkvormen besproken om betrokkenheid van raden te vergroten. 1 Daar waar gesproken wordt over ‘raadsleden’, moet voor de Omgevingsdienst IJsselland ook

‘statenleden’ gelezen worden.

De besprekingen kenmerkten zich door een enthousiaste drive om tot een werkbare vorm te komen die recht doet aan de rol, invloed en positie van raadsleden. Deze besprekingen hebben er bovendien voor gezorgd dat er over en weer meer begrip en inzicht is ontstaan tussen de GR-en en de raadsleden. Tegelijkertijd was er de zorg dat raadsleden krap in hun beschikbare tijd zitten en niet zitten te wachten op experimentele verkenningen met een onzekere uitkomst. Op basis hiervan is vanuit de kopgroep de gedachte ontstaan om zelf, als aanjager, gedurende een periode van twee jaar het voortouw te nemen en middels een lerend proces (learning by doing) met een aantal thema’s aan de slag te gaan en ervaring op te doen. Om dat proces van de grond te krijgen stelt de kopgroep voor te starten met drie thema’s, waarvan verwacht wordt dat ze de betrokkenheid zullen vergroten: • P&C-cyclus Er is behoefte aan meer eenduidigheid in de Planning & Control-documenten (P&C) die de GR-en aanleveren. Hoewel hier de afgelopen jaren al de nodige verbeteringen zijn aangebracht, ziet de kopgroep kansen voor verbetering. Zo verschillen de documenten per gemeenschappelijke regeling op bepaalde punten nog sterk en lopen niet alle planningen synchroon.

Het streven is hier meer uniformiteit in te creëren, zodat raadsleden beter overzicht krijgen van gemeenschappelijke regelingen en daarmee hun (kaderstellende en controlerende) rol richting de GR-en beter kunnen invullen. Daarmee wordt begonnen in het begrotingsproces van 2026. • Digitaal platform Het idee is een laagdrempelig digitaal platform te ontwikkelen waarop informatie over de vier GR-en (GGD IJsselland, Omgevingsdienst IJsselland, Regionaal Serviceteam Jeugd en Veiligheidsregio IJsselland) voor raadsleden beschikbaar is. Hier kan bijvoorbeeld informatie over de samenstelling van de GR, P&C-documenten en andere relevante gegevens worden geplaatst, zodat raadsleden makkelijker inzicht krijgen in de GR-en en informatie-uitwisseling tussen de raden en GR-en transparanter wordt. • Twee bijeenkomsten per jaar Tweemaal per jaar worden er bijeenkomsten georganiseerd (fysiek en/of digitaal) waarin raadsleden en GR-en elkaar ontmoeten en kunnen spreken over actuele thema’s en ontwikkelingen en advies kan worden ingewonnen waar nodig. Dit wordt gezien als een groeiproces, waarbij tussentijds wordt geëvalueerd of de gekozen aanpak voldoet aan de behoeften van raadsleden en daadwerkelijk bijdraagt aan een sterkere betrokkenheid tussen de GR-en en de gemeenteraden. Als kopgroep gaan we hiermee een nieuwe fase in.

Als u enthousiast bent om met ons aan deze thema’s te werken en deel wilt uitmaken van de kopgroep, nodigen we u van harte uit om dit aan ons te laten weten. Via deze link kunt u zich aanmelden voor de digitale werksessie van 29 november. Graag ontvangen we uw aanmelding voor 15 november. We kijken ernaar uit om elkaar dan te ontmoeten! Met vriendelijke groet, De kopgroep GR: Aaltje Booijink Joey Boon Jurjen Bos Sjoukje Douwstra

Raadslid Raalte Raadslid Zwolle Omgevingsdienst IJsselland GGD IJsselland

Annet ten Hoff Albert Holtland Danielle Homans Gerben Pluim Wim Prinsse Henk Schreuders Bé Veen Linda van Veen Mara Zweers

Griffier Steenwijkerland Raadslid Kampen Veiligheidsregio IJsselland Regionaal Serviceteam Jeugd Raadslid Dalfsen Veiligheidsregio IJsselland Raadslid Staphorst Raadslid Zwartewaterland Plv. griffier Zwolle