Leidraad grote projecten gemeente Deventer (vastgesteld 27-3-2019)

Leidraad grote projecten gemeente Deventer 1. Doel van de leidraad • •

Doel van deze leidraad is om heldere, elkaar bindende, afspraken tussen college, raad en ambtelijke organisatie vast te leggen over de positie van de raad bij grote projecten. Het gaat over afspraken over de momenten waarop de raad in grote projecten wordt geïnformeerd of ter besluitvorming wordt ingeschakeld, zodat zij haar kaderstellende en controlerende rol goed kan uitvoeren.

2. Aanwijzing en beëindiging als groot project 2.1 Grote projecten Grote projecten hebben één of meer van de volgende kenmerken: • Er zijn substantiële financiële gevolgen. • Er zijn aanmerkelijke risico’s aan het project verbonden. • Er zijn belangrijke gevolgen voor de samenleving aan verbonden. • Er is sprake van een lange doorlooptijd die meerdere raadsperiodes kan betreffen. • Er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces. • Er is sprake van politieke gevoeligheid. 2.2 Aanwijzing en beëindiging groot project • Het college doet jaarlijks bij de begroting een voorstel aan de raad voor het aanwijzen welke projecten de status van grote projecten krijgen. • Het college kan tussentijds voorstellen doen tot het opschalen of afschalen van de status van groot project. • De raad kan tussentijds zelf overgaan tot het opschalen of afschalen van de status van groot project. • De status van groot project vervalt in ieder geval na oplevering en/ of afloop van de nazorgfase (zie paragraaf 3).

3. De projectfasen 3.1 Projectfasen bij grote projecten • Bij een groot project zijn de volgende fasen van toepassing: a) Initiatieffase; b) Verkenningsfase; c) Realisatiefase; d) Nazorgfase. • Bij grote wettelijke opgaven is er beperkt keuzevrijheid waardoor de fasen uit de leidraad anders kunnen worden doorlopen. Indien aan de orde wordt dit inzichtelijk gemaakt. • De in het eerste lid onder a. en b. genoemde fasen beslaan het besluitvormingstraject van een groot project; de onder c. en d. genoemde fasen beslaan het realisatietraject van een groot project. In het besluitvormingstraject staan vooral de kaderstellende en controlerende rol van de raad centraal; in het realisatietraject staat vooral de controlerende rol van de raad centraal.

•

De raad heeft een besluitvormende rol bij de faseovergangen van grote projecten.

3.2 Grote projecten in de initiatieffase • Een groot project bevindt zich in de initiatieffase indien nog sprake is van visie- en gedachtevorming. In deze fase staat het exploreren van mogelijkheden en het bepalen van nut en noodzaak van het grote project centraal. • Bij de aanwijzing van de status groot project, indien deze nog niet aangewezen is bij de begrotingsvaststelling, wordt de raad geïnformeerd over de start van de initiatieffase en worden zo nodig middelen georganiseerd. • Aan het begin van de initiatieffase kan op verzoek van zowel het college als de raad een dialoog gevoerd worden over de mate van participatie voor het betreffende grote project (participatieladder) en hoe dit vormgegeven gaat worden. • De informatie waarover de raad, alvorens een besluit te nemen voor overgang naar de verkenningsfase, bestaat onder andere uit: o Een uitgewerkte probleemanalyse; o Een heldere omschrijving van de te bereiken doelstellingen; o Een overzicht van mogelijke alternatieven/ scenario’s; o De wijze van betrokkenheid van (bestuurlijke) partners, verbonden partijen en de samenleving; o De benodigde middelen voor de verkenningsfase en de verwachte investeringen en de risico’s voor de realisatie en exploitatie; o De betrokkenheid van de raad tijdens de verkenningsfase en het eventueel creëren van tussentijdse besluitvormingsmomenten.

• De voortgangsinformatie over het grote project waarover de raad in deze fase in ieder geval dient te beschikken is beschreven in paragraaf 4. • De initiatieffase kan uitmonden in een besluit om het grote project voort te zetten en zo mogelijk een aantal alternatieven te kiezen die verder worden uitgewerkt. Dit vergt een expliciet besluit van de raad. Indien hiertoe wordt besloten gaat het grote project de verkenningsfase in. 3.3 Grote projecten in de verkenningsfase • Een groot project bevindt zich in de verkenningsfase indien de afweging wordt gemaakt hoe een groot project concreet vormgegeven gaat worden. In deze fase staat het onderzoeken, wegen en selecteren van alternatieven/ scenario’s centraal en wordt gekomen tot een uitgewerkt plan. • Afhankelijk van het type grote project kunnen er tussentijdse besluitvormingsmomenten voor de raad gecreëerd worden. Dit ligt vast in het raadsbesluit over de afsluiting van de initiatieffase en het opstarten van de verkenningsfase.

• De informatie waarover de raad, alvorens een besluit te nemen voor overgang naar de realisatiefase, bestaat onder andere uit: o een uitgewerkt plan voor het grote project wat realiseerbaar is; o indien aan de orde de in beschouwing genomen alternatieven/ scenario’s en de wijze waarop deze zijn afgewogen; o de relevante onderzoeken en adviezen die bij de afweging en uitwerking een rol hebben gespeeld; o de doelstellingen, de scope, de kostenraming en dekking, de wijze waarop het grote project organisatorisch wordt vormgegeven en aangestuurd, de uitvoeringsplanning en de voorziene risico's met betrekking tot de gekozen uitwerking van het grote project; o De wijze van betrokkenheid van de (bestuurlijke) partners en de samenleving en hun eventuele commitment;

o

• •

indien van toepassing: de werkwijze van een publiek-private-samenwerking, de rol van de verbonden partijen, de private cofinanciering, de exploitatieopzet en de contracteringsstrategie. De voortgangsinformatie over het grote project waarover de raad in deze fase in ieder geval dient te beschikken is beschreven in paragraaf 4; De verkenningsfase kan uitmonden in het besluit om een groot project te gaan realiseren, indien aan de orde een alternatief te kiezen en dat daadwerkelijk uit te gaan voeren. Dit vergt een expliciet besluit van de raad. Indien hiertoe wordt besloten, gaat het grote project de realisatiefase in.

3.4 Grote projecten in de realisatiefase • Een project bevindt zich in de realisatiefase indien de activiteiten gericht zijn op de feitelijke realisering van het grote project binnen de door de raad gestelde kaders voor de uitvoering. De uitvoering mondt in beginsel uit in oplevering of voltooiing van het grote project, dat vervolgens de nazorgfase ingaat. • De voortgangsinformatie over het grote project waarover de raad in deze fase in ieder geval dient te beschikken is beschreven in paragraaf 4. • Eventuele scopewijzigingen van een groot project welke niet meer vallen binnen de door de raad gestelde kaders ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad. 3.5 Grote projecten in de nazorgfase • Een groot project bevindt zich in de nazorgfase indien het grote project tot stand is gebracht en de resultaten zich in de praktijk manifesteren. • Er wordt een eindevaluatie opgesteld conform paragraaf 4.4 en het grote project wordt afgesloten via een raadsbesluit.

4 Informatievoorziening 4.1 Projectplan • Voor een groot project dat is aangewezen wordt gestart met een projectplan. In deze rapportage worden de volgende zaken genoemd: o De scope van het grote project; o De raakvlakken met andere grote projecten; o De planning; o De financiën (kosten, dekking en exploitatie); o De aan het grote project verbonden risico's, de wijze waarop deze zullen worden beheerst en de mogelijke (financiële) gevolgen; o De betrokkenheid van de samenleving en van de relevante partners; o Genomen en te nemen bestuurlijke besluiten; o Overige informatie die de raad in het kader van het betreffende project moet weten. 4.2 Projectvoortgangsrapportages • Er worden periodiek projectvoortgangsrapportages gemaakt richting de raad. Deze vormen integraal onderdeel van de rapportages van de jaarlijkse P&C cyclus en de jaarrekening. • In deze periodieke projectvoortgangsrapportage wordt gerapporteerd over de stand van zaken van het grote project en dreigende afwijkingen op de volgende beheersaspecten van het grote project: o De scope; o De raakvlakken met andere grote projecten; o De planning;

o o o o o

De financiën(kosten, dekking en exploitatie); De aan het grote project verbonden risico’s, de beheersing en de mogelijke (financiële) gevolgen; De betrokkenheid van de samenleving en van de relevante partners; Informatie: besluitvorming; Overige informatie die de raad in het kader van het betreffende grote project moet weten.

4.3 Overige informatievoorziening • Buiten deze periodieke rapportagemomenten deelt het college indien nodig actief informatie over ontwikkelingen en dreigende afwijkingen over de grote projecten. 4.4 Onafhankelijk onderzoek • Binnen de gemeente Deventer is er een auditcharter vastgesteld (2012). Deze is ook van toepassing op de grote projecten. Het charter borgt de onafhankelijkheid van de onderzoekers en adviseurs binnen de gemeentelijke organisatie. • In het auditplan wordt gemotiveerd afgewogen welke grote projecten vallend onder deze leidraad in het komende jaar worden voorzien van een projectaudit. Deze projectaudit is aanvullend op de reguliere informatievoorziening over de voortgang van grote projecten zoals eerder in deze leidraad benoemd. Het college deelt de resultaten en de follow up van de projectaudits met de raad. • Daarnaast kan de raad of het college zelf onderzoeksopdrachten initiëren met behulp van externe deskundigheid, bijvoorbeeld in de vorm van een externe projectaudit. 4.5 Eindevaluatie • Er wordt een eindevaluatie opgesteld over de grote projecten om de leer- en verbeterpunten te achterhalen.

Deze evaluatie bevat onder andere informatie over: of de oorspronkelijke doelstellingen van het grote project zijn verwezenlijkt, of deze is gerealiseerd binnen de gestelde dekking, planning, risico’s en hoe de met de uitvoering belaste organisatie heeft gefunctioneerd. Tevens wordt ingegaan op hoe de samenwerking tussen college, raad en ambtelijke organisatie heeft gefunctioneerd.

5 Evaluatie leidraad •

De leidraad grote projecten wordt als er aanleiding is geëvalueerd.