Evaluatie Kwartaalrapportages gemeente Deventer - def

Evaluatie Kwartaalrapportages gemeente Deventer Ingrid Heijmans, Michiel Hobbij 1 december 2020

Samenvatting In 2019 zijn de kwartaalrapportages in haar huidige vorm geïntroduceerd. Na één jaar werken met deze rapportage vorm heeft een evaluatie plaatsgevonden om te zien of de vorm en inhoud van deze rapportages aansluit bij de informatiebehoefte van de raad. Er is gekeken of de kwartaalrapportage goed functioneert en of er verbeterpunten zijn. De kwartaalrapportage wordt door de fracties gewaardeerd als instrument. De tevredenheid is over het algemeen goed. Toch worden er kanttekeningen geplaatst en zijn er enkele punten waar men zonder uitzondering verandering in wil zien: • De besluitvorming expliciet maken in de rapportages wordt gezien als een must. • De kwaliteit van de toelichtingen dient eenduidig te worden en van betere kwaliteit. • Men stelt een samenvatting en leeswijzer op prijs om snel de weg te vinden in de rapportage. Slechts een enkeling maakt gebruik van de web-based versie, waardoor men onbekend is met de voordelen van deze versie, die tekortkomingen van de pdf-versie kunnen wegnemen. Dezelfde waardering voor en tevredenheid over het instrument is er ook van het college. Het vervaardigen van de rapportage neemt echter een forse ambtelijke inzet met zich mee. De belangrijkste kanttekening die hier geplaatst is betreft het primair gebruik maken van hetgeldvan.deventer.nl (en het laten vervallen van de pdf).

In de opzet en richtlijnen van de kwartaalrapportage was uitgegaan van een informatieve rapportage, die niet door de raad vastgesteld wordt. Inmiddels is dit wel het geval. Het college en de raad wordt de volgende aanbevelingen gedaan om de kwaliteit van de kwartaalrapportages te verhogen: • Houdt voorlopig de logische interval van vier kwartaalrapportages overeind. • Maak in de opzet van de kwartaalrapportage duidelijk wat wel en niet wordt vastgesteld. Expliciteer de te nemen besluiten in de kwartaalrapportage door het opnemen van een onderdeel besluitvorming / besluitvormingspunten. Expliciteer dat ook in het raadsvoorstel / besluit. • In lijn met de aanbevelingen bij de jaarrekening, verhoog de kwaliteit van de doelstellingen en prestaties, door deze meer SMART te maken. Formuleer de doelen in termen van de gewenste situatie in de Deventer. En vertaal de doelstellingen en prestaties naar meetbare indicatoren en streefwaarden. • Voorzie afwijkingen van de doelstellingen of prestaties met kwalitatief eenduidige toelichtingen. • Zorg voor een goede samenvatting, begrippenlijst en een leeswijzer, zolang er nog gebruik gemaakt wordt van de pdf versie. En vermijd zo veel als mogelijk ambtelijk jargon. • Geef overal consequent de middelen weer bij de prestaties. • Geef op korte termijn duidelijkheid over de autonome ontwikkelingen.

Wanneer is een ontwikkeling autonoom? • Stimuleer het gebruik van de web-based versie op de site hetgeldvan.deventer.nl door: o deze conform de afgesproken planning live te laten gaan; o door de raadsleden te trainen in het gebruik hiervan; o door een goede link van de website op te nemen in het raadsvoorstel en bespreekvoorstel; o door het toevoegen van een opmerkingen / notities functie; o de functionaliteit voor het stellen van filters in de web-versie op te nemen; o en een printfunctie voor het afdrukken van geselecteerde informatie in de web-versie onder te brengen; o met ingang van het eerste kwartaal 2021 de pdf te laten vervallen (onder voorbehoud van de beschikbaarheid van een goede zoekfunctie in de webversie en een digitaal kenmerk waarmee gewaarborgd wordt dat de gepubliceerde webversie ook de vastgestelde versie is).

1

Inleiding In 2019 zijn de kwartaalrapportages in haar huidige vorm geïntroduceerd. Na één jaar werken met deze rapportage vorm heeft een evaluatie plaatsgevonden om te zien of de vorm en inhoud van deze rapportages aansluit bij de informatiebehoefte van de raad. Er is gekeken of de kwartaalrapportage goed functioneert en of er verbeterpunten zijn. Waarom de kwartaalrapportages? Voor de introductie van de kwartaalrapportages ontvingen de raadsleden twee keer per jaar een rapportage. Een voorjaarrapportage in het tweede kwartaal en een najaarsrapportage in het laatste kwartaal. De gepresenteerde financiële informatie betrof alleen de wijzigingsvoorstellen van de begroting en de saldi van de programma’s. Het verloop van de begroting kon op basis van deze rapportages niet / erg moeilijk worden gevolgd. Daarnaast ontbrak de informatie over de realisatie van de doelstellingen en prestaties. Alleen aanpassingen van doelen en prestaties werden gemeld. Wat bevat de kwartaalrapportage? De kwartaalrapportage bestaat uit de volgende delen: • De financiële informatie, waarbij per kwartaal een overzicht van de uitputting en de wijzigingen wordt gegeven en tevens in een standenregister wordt getoond. Hiermee kunnen de wijzigingen door het gehele jaar worden gevolgd en wordt tevens de bron van de mutatie weergegeven (bijvoorbeeld een specifiek bestuursvoorstel).

• Daarnaast wordt per programma het totale financiële overzicht getoond, zodat het altijd inzichtelijk is waarvoor de raad mandaat heeft afgegeven. • Het tweede onderdeel bestaat uit de jaareinde verwachting van alle doelen en prestaties. Hierdoor wordt per kwartaal inzichtelijk gemaakt welke jaareinde verwachting wijzigt en welke gelijk blijft. Afwijkingen zijn voorzien van een toelichting. Ontworpen voor hetgeldvan.deventer.nl De kwartaalrapportage is ontworpen voor digitaal gebruik, dus in hetgeldvan.deventer.nl, waardoor er gewerkt kan worden met filters op doelen en prestaties en het gehele jaar gevolgd kan worden en extra kwartalen open en dicht geklapt kunnen worden. De pdf-versie die wordt verstrekt heeft deze functionaliteit niet en is beduidend onoverzichtelijker.

Opzet onderzoek Onderzoeksvorm Het onderzoek is uitgevoerd door Ingrid Heijmans (Raadsadviseur) en Michiel Hobbij (Concerncontroller). Het onderzoek is opgedeeld in twee delen: • Interviews met de raadsfracties • Interviews met de ambtelijke organisatie Raadsfracties Voor het onderzoek zijn interviews afgenomen met de raadsfracties. De leidraad van de interviews bestond uit 9 vragen (zie hieronder) Deze vragen, almede uitleg op hoofdlijnen ‘wat is een kwartaalrapportage’ en de door de raad vastgestelde notitie ‘Richting ten behoeve van ontwikkeling planning- en controlcyclus’ zijn vooraf aan de fracties zijn verstrekt, zodat men zich goed op het gesprek kon voorbereiden. De interviews zijn afgenomen in de periode 3 februari 2020 tot en met 12 maart 2020. Fractieoverzicht De volgende fracties zijn geïnterviewd: Deventer Belang, VVD, CDA, PvdA, Deventer Sociaal, ChristenUnie, D66, GroenLinks, Gemeentebelang. De fracties van DeventerNU en DENK zijn niet geïnterviewd. Deze interviews zijn door de betreffende fracties afgezegd. Een gevraagde schriftelijke reactie is niet ontvangen. Interviewvragen 1. Is de kwartaalrapportage goed toegankelijk en leesbaar? 2. Is de kwaliteit van de kwartaalrapportage voldoende voor de raad om zijn controlerende taak op een adequate wijze te kunnen vervullen? 2

3. 4. 5. 6.

7. 8. 9.

Sluit de informatie in de kwartaalrapportage aan op de informatiebehoefte van de raad? Geeft de kwartaalrapportage op transparante wijze inzicht in hoeverre de doelstellingen tot op dat moment zijn gerealiseerd en welke middelen daarvoor zijn ingezet? Hoe is de volledigheid van de toelichtingen? Wordt in de kwartaalrapportage goed helder welke besluiten (beleidswijzigingen) tussentijds zijn genomen door de raad en welke besluiten met het vaststellen van de kwartaalrapportage worden gevraagd? Kan / moet de kwartaalrapportage eenvoudiger van opzet? Zijn we tevreden over de termijnen en de timing? Zijn we tevreden over de voorbereiding, de behandelwijze en de besluitvorming?

Interviews ambtelijke organisatie Voor het tweede deel van het onderzoek zijn interviews afgenomen met de ambtelijke organisatie. De interviews waren gericht op het duidelijk krijgen van de voor de productie van de kwartaalrapportage benodigde inzet/capaciteit, werkbaarheid en kwaliteit. Er is gesproken met medewerkers van team F&C belast met de productie, programmamanagers, de secretaris, een bestuursondersteuner en de wethouder financiën. De interviews zijn afgenomen in de periode 2 september – 28 september 2020.

Resultaat fracties Het resultaat wordt weergegeven in de lijn van de vragen. Vooraf is het wel goed te weten dat de meeste raadsleden de vragen hebben beantwoordt met de pdf-versie voor ogen. Een enkeling gebruikt ook de hetgeldvan.deventer.nl versie. Toegankelijkheid en leesbaarheid Op de vraag of de kwaliteit van de kwartaalrapportage voldoende is voor de raad om zijn controlerende taak op een adequate wijze te kunnen vervullen, is men in algemene zin positief. Er wordt een stijgende lijn in de kwaliteit gezien, maar men heeft ook een aantal kanttekeningen. De rapportage is leesbaar, maar voor nieuwkomers wel erg lastig. De insteek is ‘technisch’; er worden specifieke begrippen gehanteerd, ambtelijk jargon, etc. die je wel goed moet snappen en ook niet eenduidig worden gelezen. Zo is er veel discussie over het begrip autonome ontwikkeling; wat is het en wordt het goed toegepast? De hoeveelheid opgenomen in de pdf wordt gezien als (te) veel. Enkele fracties willen vooral de focus op wat niet goed gaat. Hoofdzakelijk wordt een leeswijzer (opzet rapportage, leeswijze tabellen), een begrippenlijst, een samenvatting met toeleiding naar de belangrijkste aanbevelingen en keuzes wordt als gedeelde suggestie meegegeven. Aangezien er zowel een pdf als een website is, kan dit ook verwarring opleveren in gesprekken en discussies wordt opgemerkt.

De tijdigheid van de website wordt gezien als een aandachtspunt. De website mag ook beter onder de aandacht worden gebracht in voorstellen agenda, etc.. Wel vraagt men oog voor dode linkjes. Controlerende taak Op de vraag of de kwaliteit van de kwartaalrapportage voldoende is om de raad om zijn controlerende taak op een adequate wijze te kunnen vervullen, komt geen eenduidig antwoord. De ondertoon is niet negatief, maar er zijn veel verschillende op- en aanmerkingen gemaakt. De vertaling van het coalitieakkoord naar en de kwaliteit van de doelstellingen en prestaties wordt als onvoldoende gezien. Deze moeten meer SMART en van enkele fracties ook ambitieuzer (er staan wel veel bolletjes op groen). Daar waar doelstellingen en prestaties niet gerealiseerd worden ontbreekt het aan een toelichting op het maatschappelijke effect daarvan. De besluiten die de raad moet nemen bij de kwartaalrapportage zijn niet verwoord. Daar moet men zelf in de rapportage naar op zoek en deze zijn niet expliciet opgenomen in het raadsvoorstel en besluit. Men wil heel duidelijk hebben waar ja of nee tegen wordt gezegd. Ook bij dit punt worden de autonome ontwikkeling vaker genoemd als een punt waar onduidelijkheid over is. Daarnaast vraagt een enkele fractie om aandacht voor de duidelijkheid van de tabellen (kloppen optellingen, verhaal achter de cijfers).

Als gewenste toevoeging wordt door een enkele fractie informatie over maatschappelijke thema’s genoemd en een risicoparagraaf.

3

Informatiebehoefte Op de vraag of de informatie in de kwartaalrapportage aansluit op de informatiebehoefte van de raad komt geen eenduidig beeld. Dit wisselt van ja het sluit aan tot nee het sluit niet aan. Op hoofdlijnen zien men wel alles, maar daartussenin worden een aantal suggesties gedaan: • Neem voorportaalinformatie op. • Neem informatie over maatschappelijke thema’s op. • Voorzie de kwartaalrapportage van een risicoparagraaf. • Benadruk de grote lijnen. • Maak een link naar onderliggende beleidsnotities en andere monitors. • Voortgang moties en toezeggingen. • Planning van woningbouwprojecten. • Inzicht in waar het vrije geld zit. Los van punten met betrekking tot de kwartaalrapportage wordt ook de behoefte aan een raadsbudget genoemd. Transparantie realisatie doelstellingen Op de vraag of de kwartaalrapportage op transparante wijze inzicht geeft in hoeverre de doelstellingen tot op dat moment zijn gerealiseerd en welke middelen daarvoor zijn ingezet wordt over het algemeen positief geantwoord. Een enkele fractie maakt een opmerking over het ambitieniveau van de doelstellingen en ambities en enkele fracties merken op dat groen wel de dominante kleur van de bolletjes is. Ook wordt opgemerkt dat niet overal even consequent bij de prestaties de middelen worden weergegeven. Volledigheid toelichtingen De volledigheid van de toelichten wordt wisselend ervaren.

Het algemene beeld is dat de raadsleden op de hoofdlijnen wel alles te zien krijgen. Echter wordt op detail niveau wel een en ander gemist. Men wil graag wat meer duiding over prestaties die niet behaald worden en ook een toelichting wanneer er juist meer prestaties zijn behaald dan afgesproken (of middelen besteed). Het wisselende beeld zit ook op onevenwichtigheid in de toelichtingen. Hierdoor roepen sommige vragen veel technische vragen op, zeker als de toelichting kernachtig is. Zo is het niet altijd helder wat de achterliggende reden van een rode of oranje bolletje is. Ook wordt er aandacht gevraagd om bij het schrijven goed voor ogen te hebben voor wie je het schrijft (heeft de lezer voldoende kennis om aan een half woord genoeg te hebben of moet er toch meer toegelicht worden). Een enkele fractie vraagt aandacht voor de kwaliteit van de teksten (te wollig, te ambtelijk). Besluiten Op de vraag of het in de kwartaalrapportage goed helder is welke besluiten (beleidswijzigingen) tussentijds zijn genomen door de raad en welke besluiten met het vaststellen van de kwartaalrapportage worden gevraagd, is het antwoord van de fracties eensluidend; nee. De fracties vinden dat het in de rapportage niet helder is welke besluiten er precies in de kwartaalrapportage worden gevraagd. Men vind dat dit expliciet moet worden weergegeven.

Hierin betrekt men ook de onduidelijkheid over de autonome ontwikkelingen. Die behoefte leeft ook voor de tussentijdse besluiten (tussen de rapportages in). Dit is met het standenregister vormgegeven, maar daar men maar zeer beperkt met de webversie werkt, wordt dit niet herkend. Complexiteit Op de vraag of de kwartaalrapportage eenvoudiger van opzet moet zijn wordt hoofdzakelijk ja gezegd. Dit wordt wel ingegeven vanuit de pdf-versie. Fractieleden die wel gebruik maken van de web-versie geven aan dat deze veel overzichtelijker is. De meest suggesties voor de-complexificeren gaan uit van een samenvatting, leeswijzer en expliciete besluiten. Een andere suggestie is om alleen de samenvatting en leeswijzer op pdf-formaat te verstrekken en de hele rapportage alleen web-based (hetgeldvan.devenger.nl). Wel ziet men in de tijd wel de reeds doorgevoerde verbeteringen in de kwartaalrapportage. Termijnen en timing Over het algemeen is men tevreden over de termijnen en de timing. Of het 3 of 4 rapportages moeten zijn, zijn de meningen verdeeld. Aandacht wordt gevraagd voor voldoende behandeltijd (wanneer deze samenvallen met de voorjaarsnota en begroting) en het op tijd live zijn van de web-versie. Een consequenter ritme van uitkomen wordt ook op prijs gesteld. 4

Proces voorbereiding, behandelwijze en besluitvorming Er is behoefte aan een presentaties / toelichting op hoofdlijnen. Alle fracties vragen aandacht voor het expliciteren van besluiten die in de kwartaalrapportage worden gevraagd. Ook wordt gevraagd P&Cdocumenten niet met elkaar te vermengen, bijvoorbeeld zoals met de kaderbrief in de kwartaalrapportage. Een suggestie die aan de hand gedaan wordt is de rapportage als hamerstuk te rapporteren en wanneer een fractie behoefte heeft om deze aan een raadstafel te bespreken deze bij de agendacommissie aangebracht kan worden. Ook wordt het op prijs gesteld als er een plenaire uitlegsessie wordt aangeboden met uitleg over de rapportage.

Resultaat ambtelijke organisatie Ondanks dat het zwaartepunt van het ambtelijk deel van het onderzoek ligt in de hoeveel inspanning die de productie en publicatie van een kwartaalrapportage met zich meebrengt volgen we wel zoveel mogelijk dezelfde lijnen als in het fractiedeel van het onderzoek. Toegankelijkheid en leesbaarheid Ambtelijk is men positief over de kwaliteit van de kwartaalrapportage. De kwaliteit is over de versies toegenomen en getracht wordt de rapportage zovele mogelijk goed leesbaar te maken voor de raad. De pdf wordt gezien als een uit te faseren product en voor het verder vergroten van de toegankelijkheid en leesbaarheid wordt vooral hetgeldvan.deventer.nl gezien als te hanteren product. Inmiddels is het productieproces zo ver dat ook de website op tijd live kan zijn en deze barrière voor het gebruik is weggenomen. Controlerende taak Aangegeven wordt dat de kwartaalrapportage ook voor het college van belang is omdat met deze vorm ook een integraal beeld van de begroting aan het college kan worden getoond. Het ontbreken daaraan was in de oude rapportages een belangrijke tekortkoming. Hierdoor krijgt de kwartaalrapportage ook op collegeniveau meer aandacht dan de oude rapportage kreeg. De frequentie en de mate van uitgebreidheid is ambtelijk nog een discussiepunt.

Informatiebehoefte Op de vraag of de informatie in de kwartaalrapportage aansluit op de informatiebehoefte van het college dan wordt deze positief beantwoord. Er wordt niets gemist en de rapportage is zeer uitgebreid. Wel wordt de vraag opgeroepen of deze niet te uitgebreid is. Ambtelijk wordt als voordeel genoemd dat de kwartaalrapportage, los van andere voortgangsoverleggen ambtelijk-bestuurlijk, ieder kwartaal nadrukkelijk tussen programmamanager en wethouder de jaareindeverwachting wordt besproken en de balans wordt opgemaakt. Dit zorgt ook in de samenwerking tussen team F&C en de programmamanager voor het gelijk zetten van de klokken. De kwartaalrapportage voor eigen gebruik wordt niet echt herkend. Het wordt toch vooral gezien als een bestuurlijk product. Los van de hierboven genoemde voordelen. Ook hier wordt de oproep gedaan toch vooral hetgeldvan.deventer.nl te gebruiken op raadsniveau, waarmee het maken van een leeswijzer niet strikt noodzakelijk is. Ook wordt aandacht gevraagd voor het op raadsniveau goed kunnen lezen van de tabellen die best complex kunnen zijn. Hiervoor zijn wellicht ambtelijk georganiseerde informatiesessies gewenst. Transparantie realisatie doelstellingen In de ambtelijke organisatie is het duidelijk dat voor doelen, prestaties en financiën de insteek de jaareindeverwachting is.

Met andere woorden verwachten wij aan het einde van net jaar conform de begroting de doelen, prestaties en de middeleninzet te halen. De kleur van de bolletjes voor doelen en prestaties en de toelichting op de financiën is daarop gericht. Die insteek is ambtelijk uniform. Die beleving is bij de fracties (een aantal) anders en dat zorgt voor een verschil in beleving. Volledigheid toelichtingen Ambtelijk wordt de volledigheid van toelichtingen als passend beschouwd, met de kanttekening dat men ook aandacht vraagt voor het detailniveau van de toelichting; zijn deze niet te gedetailleerd? Zoals straks ook uit de toelichting op de inzet blijkt, wordt er door een behoorlijke hoeveelheid medewerkers aan de kwartaalrapportage gewerkt, hetgeen onherroepelijk ook verschil in detaillering 5

met zich meebrengt. Getracht wordt hier zoveel mogelijk één lijn in te trekken, maar de korte productiedoorlooptijd en inzet laat momenteel niet meer toe. Besluiten Er wordt meer aandacht besteed aan het besluitdictum dan bij de start van de kwartaalrapportages. Inmiddels gaat het beter. Aandachtspunt bij het opstellen van de toelichtingen is het voorkomen van toelichtingen die besluitvorming suggereren. Complexiteit Als het gaat om de complexiteit en de vraag of de kwartaalrapportage eenvoudiger van opzet moet zijn, is het ambtelijk standpunt dat de eenvoud in hetgeldvan.deventer.nl is gerealiseerd. De pdf wordt ambtelijk gezien als een tussenoplossing, een tijdelijk noodzakelijk kwaad, maar het doel is altijd geweest een webversie te gebruiken. Dat was destijds ook de insteek van de app waarmee de gemeente in 2014 nog de Kordes award won voor het beste jaarverslag in de publieke sector. Doorontwikkelingsinspanning zal daarom ook op de webversie / geldvan.deventer.nl liggen en niet op de pdf. Termijnen en timing De frequentie van de kwartaalrapportage wordt ambtelijk gezien als een gegeven. Men begrijpt de keuze, maar een lagere frequentie, bijvoorbeeld 3 rapportages wordt ook gezien als een prima optie. Ook wordt de suggesties gedaan om de rapportage nog verder te integreren met andere P&Cproducten.

Dit wordt mede ingegeven doordat wanneer een rapportage samenvalt met bijvoorbeeld de begroting men ziet dat de aandacht dan niet uitgaat naar de kwartaalrapportage. Ook wordt genoemd dat naast de vier kwartaalrapportage er ook nog een begroting, jaarrekening, voorjaarsnota et cetera wordt opgesteld. Daarmee is het ook een volle P&C-producten kalender. Proces voorbereiding, behandelwijze en besluitvorming Het ambtelijk gevoel is dat de inspanning niet geheel opwegen tegen het gebruik van de rapportage door de raad. De kwartaalrapportage verdient meer aandacht. De efficiëntie van het proces en ook de bespreekwaarde en hanteerbaarheid van de kwartaalrapportage kan worden vergroot door de pdf te laten vervallen en volledig over te stappen op hetgeldvan.deventer.nl. Ambtelijk is de bereidheid om de raad met helpsessies in deze omschakeling te faciliteren. Ambtelijke inzet In de ambtelijke productie zijn drie functiegroepen het meest actief. • De programmamanagers, die de eindejaarsverwachting opstellen van de doelen en de prestaties en de afwijkingen hierop toelichten. • De medewerkers van team F&C die de financiële analyse maken, de financiële jaareindeverwachting opstellen en in samenwerking met de programmamanagers voltooien. • De medewerkers van team F&C die de uiteindelijke consolidatie van de kwartaalrapportage uitvoeren.

De inzet van de programmamanager wisselt van programma tot programma. Dit heeft vooral te maken met afstemming met programmaonderdeelmanagers. De productietijd is kort. Dit brengt scherpte in het proces en versterkt de samenwerking tussen programmamanager en het team F&C. De verstrekte richtlijnen en het te lopen tijdspad zijn duidelijk voor de programmamanagers. Over de richtlijnen wordt opgemerkt dat deze nog wat summierder uitgevoerd kunnen worden. Het zwaartepunt op de productie inspanning ligt bij team F&C. Hier worden de financiële analyses opgesteld, de afwijkingen toegelicht en afgestemd met de programmamanager. Het maken van de analyse is geen druk-op-de-knop-werk en vraagt een forse inspanning. Tevens wordt hier het productiesysteem LIAS gevuld waarmee de kwartaalrapportage wordt geproduceerd en gepubliceerd (pfd en geldvan.deventer.nl). Ook worden hier de benodigde bijlagen samengesteld en bijgevoegd. Het maken van de pdf is een forse inspanning en vraag opmaakwerk omdat de teksten en tabellen nu erg crú uit het systeem komen. Het systeem is ook iet ingericht om een boekwerk te produceren,

6

maar om de rapportage op het geldvan.deventer.nl te publiceren. Overigens geldt deze inspanning voor alle P&C-producten. Gesignaleerd wordt dat de kwartaalrapportage groeit omdat er onderdelen aan toegevoegd worden zoals de stand van zaken van de moties en de rapportage grote projecten (leidraad). Op zich begrijpelijk, maar dit zijn wel extra inspanningen. De exacte omvang van de inspanningen kan niet zo gegeven worden, dit wisselt per rapportage, maar gemiddeld toont dit het volgende beeld. Consolidatie 72 uur Publicatie en productie 72 uur Analyse en productie 320 uur Programmamanagement 150 uur Totaal 614 uur per rapportage

Conclusies De kwartaalrapportage wordt door de fracties gewaardeerd als instrument. De tevredenheid is over het algemeen goed. Toch worden er kanttekeningen geplaatst en zijn er enkele punten waar men zonder uitzondering verandering in wil zien: • De besluitvorming expliciet maken in de rapportages wordt gezien als een must. • De kwaliteit van de toelichtingen dient eenduidig te worden en van betere kwaliteit. • Men stelt een samenvatting en leeswijzer op prijs om snel de weg te vinden in de rapportage. Slechts een enkeling maakt gebruik van de web-based versie, waardoor men onbekend is met de voordelen van deze versie, die tekortkomingen van de pdf-versie kunnen wegnemen. Dezelfde waardering voor en tevredenheid over het instrument is er ook van het college. De belangrijkste kanttekening die ook hier geplaatst is betreft het primair gebruik maken van hetgeldvan.deventer.nl (en het laten vervallen van de pdf). In de opzet en richtlijnen van de kwartaalrapportage was uitgegaan van een informatieve rapportage, die niet door de raad vastgesteld wordt. Inmiddels is dit wel het geval.

Aanbevelingen Het college en de raad wordt de volgende aanbevelingen gedaan om de kwaliteit van de kwartaalrapportages te verhogen: • Houdt voorlopig de logische interval van vier kwartaalrapportages overeind. • Maak in de opzet van de kwartaalrapportage duidelijk wat wel en niet wordt vastgesteld. Expliciteer de te nemen besluiten in de kwartaalrapportage door het opnemen van een onderdeel besluitvorming / besluitvormingspunten. Expliciteer dat ook in het raadsvoorstel / besluit. • In lijn met de aanbevelingen bij de jaarrekening, verhoog de kwaliteit van de doelstellingen en prestaties, door deze meer SMART te maken. Formuleer de doelen in termen van de gewenste situatie in de Deventer. En vertaal de doelstellingen en prestaties naar meetbare indicatoren en streefwaarden. • Voorzie afwijkingen van de doelstellingen of prestaties met kwalitatief eenduidige toelichtingen. • Zorg voor een goede samenvatting, begrippenlijst en een leeswijzer, zolang er nog gebruik gemaakt wordt van de pdf versie. En vermijd zo veel als mogelijk ambtelijk jargon. • Geef overal consequent de middelen weer bij de prestaties. • Geef op korte termijn duidelijkheid over de autonome ontwikkelingen.

Wanneer is een ontwikkeling autonoom? • Stimuleer het gebruik van de web-based versie op de site hetgeldvan.deventer.nl door: o deze conform de afgesproken planning live te laten gaan; o door de raadsleden te trainen in het gebruik hiervan; o door een goede link van de website op te nemen in het raadsvoorstel en bespreekvoorstel; o door het toevoegen van een opmerkingen / notities functie; o de functionaliteit voor het stellen van filters in de web-versie op te nemen; o en een printfunctie voor het afdrukken van geselecteerde informatie in de web-versie onder te brengen;

7

o

met ingang van het eerste kwartaal 2021 de pdf te laten vervallen (onder voorbehoud van een goede zoekfunctie in de webversie en de beschikbaarheid van een digitaal kenmerk waarmee gewaarborgd wordt dat de gepubliceerde webversie ook de vastgestelde versie is).

8