Bijlage 3 - Concept Reglement van orde RAC
Tekst van het document
Reglement van Orde Raadsadviescommissie Regio Stedendriehoek Apeldoorn - Brummen - Deventer - Epe - Heerde - Lochem - Voorst - Zutphen
30 april 2024 Concept 2
Gemeenschappelijke Regeling Regio Stedendriehoek Artikel 23 – Gemeenschappelijke adviescommissie Het algemeen bestuur stelt, als de raden dit overeenkomstig artikel 24a van de wet gezamenlijk voorstellen, een gemeenschappelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 24a van de wet in. Artikel 24 – Werkwijze Het algemeen bestuur regelt in ieder geval de samenstelling, de bevoegdheden, de thema’s, taken en werkwijze van de in dit hoofdstuk genoemde commissies en overleggen.
3
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ......................................................................................................................... 4 Hoofdstuk 1
Algemene bepalingen....................................................................................... 5
Artikel 1
Begripsomschrijvingen ..................................................................................... 5
Artikel 2
Raadsadviescommissie.................................................................................... 5
Artikel 3
Taken van de Raadsadviescommissie ............................................................. 5
Artikel 4
De voorzitter ..................................................................................................... 5
Artikel 5
De secretaris .................................................................................................... 6
Hoofdstuk 2
Vergaderingen.................................................................................................. 6
Paragraaf 1
Voorbereidingen ........................................................................................... 6
Artikel 6
Vergaderingen.................................................................................................. 6
Artikel 7
Uitnodiging: agenda ......................................................................................... 6
Artikel 8
Toezending voorstellen .................................................................................... 7
Paragraaf 2
Orde ter vergadering..................................................................................... 7
Artikel 9
Opening vergadering ........................................................................................ 7
Artikel 10
Adviseurs ...................................................................................................... 7
Artikel 11
Notulen ......................................................................................................... 7
Artikel 12
Ingekomen stukken en mededelingen........................................................... 7
Artikel 13
Handhaving orde; schorsing ......................................................................... 7
Paragraaf 3
Beslissing en stemming ................................................................................ 8
Artikel 14
Beslissing en stemming ................................................................................ 8
Hoofdstuk 3
RECHTEN VAN LEDEN ................................................................................... 8
Artikel 15
Het doen van voorstellen .............................................................................. 8
Artikel 16
Voorstellen van orde ..................................................................................... 8
Hoofdstuk 4
SLOTBEPALINGEN ......................................................................................... 8
Artikel 17
Uitleg reglement ........................................................................................... 8
Artikel 18
Evaluatie ....................................................................................................... 8
Artikel 19
In werking treden .......................................................................................... 8
4
Hoofdstuk 1 Artikel 1
Algemene bepalingen
Begripsomschrijvingen
in dit besluit wordt verstaan onder: a. Raadsadviescommissie: gemeenschappelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 24 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen en artikel 23 van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Stedendriehoek. b. Deelnemende gemeente: gemeente die deelneemt aan de gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek c. Voorzitter: de voorzitter van de Raadsadviescommissie d. Secretaris: de secretaris van de Raadsadviescommissie e. Griffier: de griffier of zijn vervanger die door het griffiersoverleg is aangewezen als adviseur van de Raadsadviescommissie f. Griffiersoverleg: het periodiek overleg van de raadsgriffiers van de deelnemende gemeenten g. Regiobestuur: het Algemeen Bestuur van Regio Stedendriehoek h. Regiobestuurder: lid van het Algemeen Bestuur van Regio Stedendriehoek afkomstig uit de gastgemeente waar de Raadsadviescommissie vergadert i. Regiosecretaris: Regiosecretaris als bedoeld in artikel 29 van de gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek j. Voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering.
Artikel 2 1. 2. 3. 4. 5.
6.
Raadsadviescommissie
Op grond van artikel 23 van de gemeenschappelijke regeling Regio Stedendriehoek wordt een Raadsadviescommissie ingesteld. De Raadsadviescommissie bestaat uit maximaal twee leden per deelnemende gemeente. De raden van de deelnemende gemeenten wijzen uit hun midden twee leden en twee plaatsvervangende leden aan. De zittingsperiode van de Raadsadviescommissie is gelijk aan de zittingsperiode van de raden. Het lidmaatschap van een lid eindigt: a. op eigen verzoek b. indien het lid aftreedt als lid van de raad c. indien de raad de aanwijzing van het lid van de commissie intrekt. Indien het lidmaatschap van een lid eindigt, wijst de raad van de betreffende gemeente een opvolger aan.
Artikel 3
Taken van de Raadsadviescommissie
De Raadsadviescommissie adviseert het regiobestuur en de raden van de deelnemende gemeenten over: a. het (besluitvormings)proces betreffende regionale zaken waarbij besluiten van de raden van de deelnemende gemeenten gewenst of vereist is; b. de regie bij de inzet van raadsinstrumenten of raadsbevoegdheden ten aanzien van regionale onderwerpen of waarvan de inzet consequenties kan hebben voor de intergemeentelijke samenwerking in Regio Stedendriehoek; c. aandachtspunten en vragen bij de aanbieding van de Kaderbrief en de Begroting van Regio Stedendriehoek of de behandeling van andere regionale besluiten met ingrijpende gevolgen voor de deelnemende gemeenten.
Artikel 4 1.
De voorzitter
De voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter worden door de leden van de Raadsadviescommissie uit hun midden gekozen voor de duur van de zittingsperiode van 5
2.
3.
de Raadsadviescommissie. Ieder lid kan zich beschikbaar stellen. De voorzitter is belast met: a. het voorbereiden en leiden van de vergadering b. het handhaven van de orde c. het doen naleven van het reglement van orde Hij verleent het woord, formuleert de conclusies, waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mede.
Artikel 5 1. 2. 3. 4.
De secretaris
De regiosecretaris voorziet de Raadsadviescommissie van de secretaris. De secretaris is in elke vergadering van de Raadsadviescommissie aanwezig. Hij kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen. Bij verhindering of afwezigheid voorziet de regiosecretaris in overleg met de voorzitter in de vervanging.
Hoofdstuk 2
Vergaderingen
Paragraaf 1
Voorbereidingen
Artikel 6 1. 2. 3. 4. 5.
6.
7.
Artikel 7 1.
2. 3. 4.
5.
Vergaderingen
De Raadsadviescommissie stelt voor haar vergaderingen een vergaderschema vast. De vergaderingen worden gehouden in het gemeentehuis van de in het vergaderschema genoemde gastgemeente of op een andere locatie binnen die gemeente. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van het vergaderschema. Hij voert hierover overleg met de leden van de Raadsadviescommissie. De vergaderingen van de Raadsadviescommissie zijn openbaar. In afwijking van het vierde lid kan een vergadering geheel of gedeeltelijk in beslotenheid worden gehouden op verzoek van de voorzitter of een lid van de Raadsadviescommissie of het Algemeen Bestuur. Als de Raadsadviescommissie naar aanleiding van het vijfde lid beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de gehele of gedeeltelijke vergadering verzetten, vindt de vergadering geheel of gedeeltelijk plaats achter gesloten deuren. Van een besloten (deel van een) vergadering wordt melding gemaakt in het verslag en wordt zo nodig een afzonderlijk verslag gemaakt.
Uitnodiging: agenda
De voorzitter zendt -spoedeisende vergaderingen uitgezonderd- tenminste 10 dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke uitnodiging onder vermelding van de dag, tijd en plaats van de vergadering. De uitnodigingsbrief vermeldt de onderwerpen, die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld. De Raadsadviescommissie kan, op voorstel van een lid of de voorzitter, besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen. De Raadsadviescommissie kan besluiten in spoedeisende gevallen, op voorstel van een lid of de voorzitter, onderwerpen die niet in de uitnodigingsbrief zijn vermeld, terstond in behandeling nemen. De voorzitter kan na het verzenden van de uitnodigingsbrief zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop vermelde voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk twee dagen voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.
6
Artikel 8
Toezending voorstellen
De voorzitter zorgt ervoor dat - spoedeisende gevallen uitgezonderd- de te behandelen onderwerpen en de daarop betrekking hebbende stukken tegelijkertijd met de uitnodigingsbrief meegezonden worden.
Paragraaf 2 Artikel 9 1. 2.
2. 3.
Opening vergadering
De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip. Wanneer 15 minuten na opening van de vergadering het vereiste aantal leden conform artikel 14 lid 3 niet aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en uur van de volgende vergadering.
Artikel 10 1.
Orde ter vergadering
Adviseurs
De voorzitter of een lid kan voorstellen om niet leden als adviseur aan de vergadering te laten deelnemen bij de bespreking van een of meerdere agendapunten. De commissie nodigt de griffier uit als adviseur voor het bijwonen van de vergaderingen en andere bijeenkomsten van de Commissie. Niet leden hebben geen stemrecht in de vergadering
Artikel 11
Notulen
1. De ontwerp-notulen van de voorgaande vergadering worden gelijktijdig met de schriftelijke uitnodiging aan de leden van de Raadsadviescommissie toegezonden. 2. Bij het begin van de vergadering worden de notulen van de vorige vergadering vastgesteld. 3. De leden, waar onder de voorzitter en de secretaris hebben het recht, een voorstel tot verandering te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. 4. De notulen moeten inhouden: a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd hebben; b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest en de conclusies; c. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijk stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich van stemming hebben onthouden; d. de tekst van de ter vergadering ingediende voorstellen van orde, moties, subamendementen en amendementen; 5. De notulen worden opgesteld onder de zorg van de secretaris; 6. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
Artikel 12
Ingekomen stukken en mededelingen
Na de behandeling van de notulen doet de voorzitter mededeling van de sedert de vorige vergadering ingekomen en voor de Raadsadviescommissie bestemde stukken en hetgeen verder ter kennis van het dient te worden gebracht. Hij doet daaromtrent de nodige mededelingen en voorstellen.
Artikel 13 1.
Handhaving orde; schorsing
Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het 7
2.
woord ontzeggen. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en –indien na heropening de orde opnieuw wordt verstoord- de vergadering sluiten.
Paragraaf 3 Artikel 14 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Beslissing en stemming
Beslissing en stemming
De voorzitter sluit een agendapunt als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de leden anders besluiten. Indien van toepassing vraagt de voorzitter of stemming nodig is over een voorstel. Als dit niet het geval is, stelt de voorzitter vast dat het voorstel is aangenomen. In de vergadering kan slechts worden beraadslaagd of besloten, als ten minste de helft van de deelnemende gemeenten vertegenwoordigd is. Stemming vindt plaats door handopsteken. Voor het aannemen van een besluit is een normale meerderheid vereist. Indien het een stemming over personen betreft vindt stemming schriftelijk plaats.
Hoofdstuk 3 Artikel 15
Rechten van leden
Het doen van voorstellen
1. De leden van de Raadsadviescommissie hebben het recht voorstellen te doen. De voorstellen moeten tenminste 48 uur vóór de vergadering en door tenminste 1 medelid zijn ondertekend, schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend. 2. De Raadsadviescommissie kan in spoedeisende gevallen op voorstel van de voorzitter besluiten om onderwerpen, die niet in de uitnodigingsbrief zijn vermeld, terstond in behandeling te nemen. 3. De in dit artikel bedoelde voorstellen kunnen door de opsteller schriftelijk of mondeling worden toegelicht.
Artikel 16 1. 2. 3.
Voorstellen van orde
De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen. Over een voorstel van orde beslist de Raadsadviescommissie terstond.
Hoofdstuk 4 Artikel 17
Slotbepalingen
Uitleg reglement
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de Raadsadviescommissie op voorstel van de voorzitter.
Artikel 18
Evaluatie
De commissie draagt zorg voor de evaluatie van het algemeen functioneren en de werkwijze van de commissie uiterlijk aan het begin van het kalenderjaar waarin algemene raadsverkiezingen in de gemeenten plaatsvinden.
Artikel 19
In werking treden
Dit besluit treedt in werking op 26 september 2024. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur Regio Stedendriehoek op 26 september 2024.
8