Bijlage 2 - Memo conceptreglement RAC

Reglement van orde Aan: Datum: Agendapunt: Onderwerp: Opsteller: Bijlagen:

Raadscommissie Regio Stedendriehoek i.o. 30 april 2024 xx Reglement van orde Raadsadviescommissie Geert Janssen, secretaris Raadsadviescommissie i.o. Concept reglement van orde

1. Kernvoorstel De Raadsadviescommissie i.o. adviseert: a. Het conceptreglement ter consultatie voor te leggen aan de acht gemeenteraden en de griffiers te vragen dit proces te begeleiden in hun gemeente; b. De planning te hanteren zoals opgenomen in paragraaf 5;

2. Aanleiding De acht gemeenteraden hebben het Algemeen Bestuur van de Regio Stedendriehoek gevraagd om een Raadsadviescommissie (RAC) in te stellen. Het Algemeen Bestuur heeft hiermee ingestemd. Op grond van de gewijzigde gemeenschappelijke regeling (per 1 juli 2024) regelt het algemeen bestuur in ieder geval de samenstelling, de bevoegdheden, de thema’s, taken en werkwijze van de adviescommissie (art. 24 Regeling). Voordat het algemeen bestuur dit reglement van orde vast stelt, is het gewenst dat de RAC i.o. en de gemeenteraden betrokken worden bij het reglement. Deze memo is hiervoor bedoeld.

3. Toelichting en bespreekpunten Het voorliggende reglement heeft het reglement dat de Regio Foodvalley hanteert als basis. Dit reglement komt in grote lijnen overeen met hoe in de Regio Stedendriehoek tot op heden gesproken is over de RAC. Deze gesprekken zijn verwerkt in het conceptreglement. Een aantal leden van de RAC i.o. hebben, zoals afgesproken tijdens het vorige overleg, in de voorbereiding meegedacht over het conceptreglement en de bespreking in de RAC i.o.. Het conceptreglement wordt voor een juridische check ook nog voorgelegd aan een aantal (juridisch) medewerkers uit de gemeenten, die eerder betrokken zijn geweest bij het opstellen van de gemeenschappelijke regeling. Een groot deel van het reglement beschrijft de normale gang van zaken in een commissie. Dit zijn algemene zaken en vragen geen nadere bespreking. Daarnaast staan er zaken in het reglement die dat wel vragen. Bijvoorbeeld als het gaat om de samenstelling, rol en werkwijze van de RAC.

4. Bespreekpunten Samenstelling Raadsadviescommissie (artikel 2) De samenstelling van de RAC is mede afhankelijk van de rol van de commissie. Een meer inhoudelijke rol vraagt om een bredere samenstelling, dan wanneer de rol beperkt is tot advisering over het proces. Aangezien tot op heden de lijn is dat de RAC adviseert over het proces (zie volgende punt), wordt geadviseerd om de samenstelling te beperken en daarom te kiezen voor maximaal twee leden per gemeenteraad. De rol en taak van de commissie vraagt niet om een samenstelling gebaseerd op de grootte per gemeente. Dit sluit aan op gemeenschappelijke regeling zelf waar er geen onderscheid is gemaakt per gemeente in stemverhouding. Door de formulering van de tekst (‘maximaal’) kunnen gemeenteraden zelf besluiten om deel te nemen aan de raadsadviescommissie en wie zij afvaardigen. Overwogen kan worden om geen plaatsvervangende leden aan te wijzen. Vragen voor RAC i.o.: a. Deelt u de keuze om maximaal twee leden per gemeente aan te wijzen? b. Wilt u werken met plaatsvervangende leden?

Taken van de Raadsadviescommissie (artikel 3) De taken van de RAC zijn het belangrijkste onderdeel voor het reglement. Het heeft effect op de keuzes die verder te maken zijn. Binnen de taken van de RAC is belangrijkste keuze of de RAC alleen spreekt over het besluitvormingsproces van regionale zaken richting de raden of dat de RAC ook inhoudelijk spreekt over regionale zaken en daarin een rol heeft. In het afgelopen jaar is hier regelmatig over gesproken door de RAC i.o., in de raden en in het DB en AB. Uit de gesprekken kwam duidelijk naar voren dat de raadsadviescommissie een a-politieke rol heeft. Zij adviseert alleen over het (besluitvormings)proces van regionale zaken waarbij besluiten van de raden van de deelnemende gemeenten gewenst of vereist is. De leden van de RAC kunnen daarnaast een rol hebben bij informatieuitwisseling tussen de raden onderling, bijvoorbeeld bij zienswijzeprocedures, kwaliteit van informatievoorziening aan de raden, het doorgeven van signalen vanuit de raden (terugkoppeling) of andere zaken. Belangrijke conclusie uit de gesprekken is ook dat de RAC adviserend zijn en geen besluiten nemen. De leden zijn niet verantwoordelijk voor de uitvoering van het proces of de inhoudelijke keuzes die worden gemaakt. Vraag voor RAC i.o.: c.

Bevestigt u de lijn tot op heden dat de RAC alleen een adviserende rol heeft ten behoeve van het (besluitvormings)proces, informatieuitwisseling tussen raden en advisering over de informatievoorziening richting de raden? Secretaris (artikel 5) De secretaris van de RAC kan worden geleverd vanuit diverse gremia. Dit zou het griffiersoverleg kunnen zijn, het algemeen of dagelijks bestuur of de regionale werkorganisatie. Gelet op de huidige praktijk wordt voorgesteld om de secretaris vanuit de werkorganisatie te laten komen en de secretarisdirecteur deze persoon te laten aanwijzen. Vraag voor RAC i.o.: d. Bevestigt u de praktijk om de secretaris van de RAC door de secretaris-directeur te laten aanwijzen? Vergaderingen (artikel 6) De huidige praktijk is dat de vergaderingen van de RAC i.o. wisselend plaatsvinden in één van de acht gemeenten. Dit kan in het gemeentehuis of op een andere locatie binnen die gemeente zijn. Deze praktijk is vastgelegd in dit artikel. Een ander vraagstuk voor de vergaderingen is de mate van openbaarheid. Vergaderingen in het publieke domein, zoals raadsvergaderingen, zijn over het algemeen openbaar. Alleen in uitzonderingsgevallen zijn de vergaderingen niet openbaar. De rol en taak van de RAC is niet zodanig dat deze vraagt om vertrouwelijkheid van de vergadering. Daarom is nu opgenomen dat de vergaderingen en stukken openbaar zijn.

Vraag voor RAC i.o.: e. Deelt u de keuze om de vergaderingen en stukken openbaar te laten zijn? Adviseurs (artikel 10) In het reglement kan worden opgenomen of niet-leden kunnen deelnemen aan de vergadering als adviseur. Nog specifieker kan worden opgenomen dat bepaalde personen standaard deelnemen aan de vergadering, bijvoorbeeld een AB-lid, de secretaris-directeur of een griffier. Gelet op de rol van de RAC (advisering op proces) is het van belang dat de griffiers goed zijn aangehaakt. Zij begeleiden namelijk het proces binnen hun eigen raad. Daarom wordt voorgesteld dat vanuit het griffiersoverleg standaard één griffier deelneemt aan de RAC als adviseur. Vanwege continuïteit wordt voorgesteld dit telkens dezelfde griffier (of een vervanger) te laten zijn. Andere adviseurs, bijvoorbeeld de secretaris-directeur of een ADB-lid, kunnen op ad-hoc basis worden uitgenodigd voor de vergadering. Het is mogelijk om ook insprekers gelegenheid te geven om te mogen inspreken. Gelet op de rol/taak van de RAC is het niet logisch om insprekers gelegenheid te geven. In uitzonderingsgevallen kan de voorzitter of een lid voorstellen om een inspreker te laten deelnemen aan de bespreking als adviseur. Vraag voor RAC i.o.: f. Deelt u de keuze om één griffier standaard als adviseur te laten deelnemen aan de vergaderingen en andere adviseurs of insprekers alleen op incidentele basis?

Evaluatie (artikel 18) In het voorbeeld van de Regio Foodvalley is geen evaluatiemoment opgenomen in het reglement. Dit is wel het geval in het voorbeeld van de Groene Metropool Regio. De raadsadviescommissie is een nieuw instrument binnen de regio (en de wetgeving). Het is daarom goed om dit instrument te evalueren. Daarom wordt voorgesteld om een artikel toe te voegen waarin aan het begin van het kalenderjaar waarin gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden het functioneren van de RAC te evalueren. Dit is dus voor de verkiezingen met de dan zittende raadsleden. Om te kunnen aansluiten bij de evaluatie die plaatsvind op de Regio Stedendriehoek als geheel, zoals opgenomen in de regeling, is het woord ‘uiterlijk’ opgenomen, zodat de mogelijkheid bestaat om in het jaar voorafgaand aan de raadsverkiezingen te evalueren. Vraag voor RAC i.o.: g. Wilt u een evaluatiemoment uiterlijk aan het begin van het kalenderjaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden? Algemeen Hiervoor zijn de belangrijkste bespreekpunten geformuleerd uit het reglement. Toch kan het zijn dat er nog zaken missen in het reglement of dat andere artikelen dan genoemd vragen oproepen. Vraag voor RAC i.o.: h. Mist u nog elementen in het reglement die u graag toegevoegd wilt zien? i. Zijn er andere punten uit het conceptreglement die om bespreking vragen?

5. Proces Het proces om te komen tot een reglement van orde vraagt om zorgvuldigheid. Zowel de raadsadviescommissie, de raden, de griffiers en de leden van het Algemeen Bestuur moeten zich kunnen vinden in het reglement of minstens gehoord zijn. Daarom wordt het volgende proces voorgesteld: 3 mei | Versturen conceptreglement naar RAC 3 mei – 21 mei | Mogelijkheid RAC-leden om conceptreglement te bespreken met eigen raad 14 mei | Bespreking conceptreglement in griffiersoverleg 21 mei | Bespreking conceptreglement in RAC 28 mei | Raadsbijeenkomst: sessie over rol van de raad / RAC 21 mei – 17 sept. | Agendering conceptreglement in de raden ter consultatie 24 sept. | Bespreking uitkomst consultatie en definitief reglement in RAC 26 sept. | Vaststelling definitief reglement in AB Week 30 sept. | Aanwijzing leden raadsadviescommissie door gemeenteraden 26 nov.* | Eerste formele RAC met verkiezing voorzitter en vicevoorzitter * Mogelijk wordt er een extra RAC ingepland tussen september en november